Como fazer um Kardex valorizado

Como fazer um Kardex valorizado

Se o seu negócio vende produtos físicos, provavelmente você já conhece o kardex: o registro onde as entradas e saídas de mercadoria do almoxarifado são anotadas. Porém, controlar apenas quantidades é como saber quantas caixas há na prateleira sem saber quanto dinheiro elas representam. Um kardex valorizado resolve essa limitação, porque registra o custo de cada movimento além das unidades. Assim, a qualquer momento é possível responder com precisão quanto dinheiro está investido no estoque e quanto realmente custou a mercadoria que foi vendida.

Neste artigo explicamos o que é um kardex valorizado, quais colunas ele deve ter, como cada movimento é valorizado multiplicando o custo unitário pela quantidade, e mostramos um exemplo passo a passo com números concretos que você pode replicar na sua empresa.

O que é um kardex valorizado

O kardex tradicional registra quantas unidades entram, quantas saem e quantas permanecem em estoque. O kardex valorizado faz exatamente o mesmo, mas cada linha também carrega valores monetários: o custo unitário do produto e o custo total do movimento. Com isso, o registro de estoques não diz apenas "restam 70 unidades", e sim "restam 70 unidades valorizadas em 77.000", uma informação muito mais útil para a tomada de decisões.

A diferença não é pequena. Com um kardex somente de quantidades, se o preço de compra muda entre uma nota fiscal e outra, é impossível saber qual custo atribuir à mercadoria que sai. Com o kardex valorizado, cada saída é calculada com um critério definido, como o custo médio ponderado, e o saldo fica sempre expresso em dinheiro. Isso transforma o kardex em uma ferramenta contábil e financeira, e não apenas operacional.

Quais colunas tem um kardex valorizado

Um formato completo de kardex valorizado é organizado em três grandes blocos: entradas, saídas e saldo. As colunas básicas são as seguintes:

• Data: o dia em que o movimento acontece, seja uma compra, uma venda, uma devolução ou um ajuste.
• Detalhe ou conceito: a descrição do movimento, por exemplo "compra inicial" ou "venda a cliente".
• Entradas: quantidade recebida, custo unitário dessa compra e valor total da entrada.
• Saídas: quantidade despachada, custo unitário aplicado e valor total da saída, que é o custo da mercadoria vendida.
• Saldo: unidades que restam, custo unitário vigente e valor total do estoque restante.

Alguns formatos acrescentam colunas auxiliares, como o número da nota fiscal, o nome do fornecedor ou do cliente ou uma caixa de observações. Essas colunas são bem-vindas, mas o coração do kardex valorizado são os três blocos anteriores, cada um com sua quantidade, seu custo unitário e seu valor total.

Como o kardex é valorizado: custo unitário vezes quantidade

A lógica do kardex valorizado é simples: cada movimento é convertido em dinheiro. Para uma entrada, o valor total é a quantidade comprada multiplicada pelo custo unitário da compra. Para uma saída, o valor total é a quantidade vendida multiplicada pelo custo unitário que corresponder, conforme o método de valoração escolhido pela empresa.

O custo médio ponderado é um método muito comum em pequenas empresas. A ideia é que, quando chega uma compra nova a um preço diferente, o custo unitário do produto é recalculado dividindo o valor total do estoque pelo total de unidades disponíveis. Desse cálculo sai um novo custo médio, que é aplicado às saídas seguintes até que outra compra chegue e o cálculo seja refeito.

É importante entender que a valoração depende do custo pelo qual você comprou a mercadoria, e não do preço pelo qual a vende. Se você vende um item por 15.000 que lhe custou 10.000, a saída no kardex é registrada por 10.000. A diferença entre os dois valores é o seu lucro, e ela só pode ser calculada com segurança se o kardex estiver valorizado.

Exemplo passo a passo de um kardex valorizado

Para ver na prática, imagine que a sua empresa trabalha com um único produto e que, durante o mês de março, registra estes movimentos: uma compra inicial de 100 unidades, uma venda de 40 unidades, uma segunda compra a um preço diferente e outra venda. Assim ficaria o kardex valorizado usando o método do custo médio ponderado (valores em uma moeda genérica):

Vamos revisar o que aconteceu em cada linha. No dia primeiro de março entram 100 unidades a 1.000 cada, e o estoque fica valorizado em 100.000. No dia seis de março saem 40 unidades; como o custo médio vigente é 1.000, a saída é registrada por 40.000, que é o custo da mercadoria vendida daquele dia, e o saldo fica em 60 unidades por 60.000.

No dia doze de março acontece o movimento principal: chega uma compra de 40 unidades, desta vez a 1.250. O valor total do estoque passa a 110.000 (os 60.000 anteriores mais os 50.000 da compra nova) e as unidades disponíveis somam 100. Ao dividir 110.000 por 100, o novo custo médio é 1.100. Por isso a coluna de saldo não mostra mais 1.000, e sim 1.100.

Finalmente, no dia dezoito de março são vendidas 30 unidades. Como o custo médio já foi atualizado, essas unidades saem a 1.100 cada: o custo da mercadoria vendida é 33.000 e o saldo fica em 70 unidades valorizadas em 77.000. Se essa venda tivesse sido feita a 1.500 por unidade, a receita seria 45.000 e o lucro bruto da operação, 12.000.

Para que serve um kardex valorizado

O primeiro uso é calcular o custo da mercadoria vendida. Cada saída do kardex valorizado mostra quanto custou a mercadoria que você entregou ao cliente, um dado indispensável para determinar o lucro bruto do negócio. Sem esse dado, qualquer cálculo de rentabilidade é apenas uma suposição.

O segundo uso é conhecer o valor do estoque. O saldo final do kardex, expresso em dinheiro, é o valor da mercadoria disponível. Esse valor é necessário para as demonstrações financeiras, para saber quanto capital está parado no almoxarifado e para decidir se é melhor comprar mais mercadoria ou liquidar os itens que não giram.

O terceiro uso é controlar a rentabilidade produto a produto. Ao comparar o custo unitário de cada saída com o preço de venda, você identifica rapidamente quais itens deixam margem e quais estão sendo vendidos quase ao custo. O kardex valorizado também ajuda a detectar diferenças: se o registro diz que restam 70 unidades, mas a contagem física encontra 65, há uma inconsistência que deve ser investigada a tempo.

Como manter o kardex valorizado em dia

Manter o kardex valorizado à mão, movimento por movimento, funciona quando o negócio é muito pequeno e o volume de operações é baixo. Mas quando as compras e as vendas aumentam, o risco de erros e de registros atrasados cresce rápido: um movimento nunca anotado desvaloriza o estoque e distorce o custo da mercadoria vendida de todo o período.

Por isso muitos donos de pequenas empresas usam um programa de estoques. No Kardex Tauro, ao registrar uma compra, o movimento de kardex é gerado automaticamente e o custo médio do produto é atualizado: não é preciso digitar nada novamente na ficha. Da mesma forma, as vendas registradas no sistema geram a saída correspondente no kardex.

Dessa maneira, o Kardex Tauro mantém o registro valorizado em dia enquanto você recebe compras e faz vendas, e quando precisar saber quanto estoque tem e quanto ele vale, o dado está disponível sem conciliar planilhas manualmente. O kardex valorizado, feito à mão ou com a ajuda do Kardex Tauro, deixa de ser burocracia e se torna uma fonte de decisões: quanto comprar, o que vender e a que preço.