Kardex de mercancías

Kardex de mercancías

Si usted tiene un negocio que compra y vende productos —una tienda, un almacén, un distribuidor, una ferretería o un minimarket—, seguramente ha pasado por esto: no sabe con certeza cuántas unidades quedan de un artículo, cuántas se vendieron la semana pasada o si lo que muestra el estante coincide con lo que dice su cuaderno. La herramienta clásica para resolver ese problema se llama kardex de mercancías y sigue siendo, después de décadas, la base de todo buen control de inventario.

En este artículo le explicamos qué es un kardex de mercancías, qué movimientos registra, cómo se lee con un ejemplo práctico y en qué se diferencia del inventario general de su empresa.

¿Qué es el kardex de mercancías?

El kardex de mercancías es un registro individual que se lleva para cada producto: allí se anotan, en orden cronológico, todas las unidades que entran a la empresa y todas las que salen, junto con la fecha, el detalle del movimiento y el saldo que queda después de cada uno. Es, en pocas palabras, la hoja de vida de cada artículo que usted vende.

Si su negocio maneja cientos de referencias, no necesita un cuaderno con cientos de hojas sueltas: necesita que cada producto tenga su propio historial. Por eso el kardex se organiza por producto y no por factura. La pregunta que responde no es «¿qué vendí hoy?», sino «¿qué ha pasado con este producto específico desde que llegó a mi bodega?».

El formato clásico del kardex incluye la fecha del movimiento, el detalle o concepto (una compra, una venta, una devolución), la cantidad de entradas, la cantidad de salidas y el saldo o existencia resultante. Con esa información, el saldo siempre se puede verificar: sume las entradas, reste las salidas y compare el resultado con el conteo físico.

¿Qué movimientos registra el kardex de mercancías?

En un negocio de compra y venta, el kardex debe capturar todo movimiento que aumente o disminuya las existencias de un producto. Los más comunes son:

• Compras o ingresos: cada vez que usted recibe mercancía de un proveedor, las unidades entran al inventario y aumentan el saldo del producto.
• Ventas o salidas: cada factura de venta descuenta del saldo las unidades vendidas.
• Devoluciones de clientes: cuando un cliente devuelve un artículo, las unidades regresan al inventario y el saldo se reintegra.
• Devoluciones a proveedores: cuando usted devuelve mercancía en mal estado, las unidades salen del inventario.
• Mermas: los productos dañados, vencidos o perdidos deben salir del kardex para que el saldo refleje solo lo que realmente existe.
• Traslados: si el negocio tiene más de una bodega o punto de venta, mover unidades entre ellos también se registra, para que cada ubicación tenga su propio saldo.

Cada movimiento queda anotado con su fecha y su cantidad, de modo que el historial del producto sea completo, ordenado y auditable.

Ejemplo práctico de un kardex de mercancías

Supongamos que usted vende detergente en polvo de 1 kg en su tienda. Durante el mes de enero, el kardex de ese producto se vería así:

Observe cómo funciona: el 2 de enero entran 30 unidades y el saldo queda en 30. Cada venta resta del saldo, y la devolución del día 12 reintegra las 2 unidades que el cliente devolvió, porque esa mercancía vuelve a estar disponible para la venta. La merma del 25 de enero, en cambio, descuenta la unidad dañada, porque ya no se puede vender.

Si al final del mes usted cuenta físicamente el detergente y encuentra 22 unidades, el kardex cuadra. Si encuentra menos, hay una diferencia que debe investigar: algo salió sin registrarse o hay un error de conteo. Si encuentra más, probablemente hay entradas sin registrar. Ese es el verdadero valor del kardex: convertir el inventario en un sistema que se puede verificar.

¿Para qué sirve el kardex de mercancías?

El kardex de mercancías sirve, ante todo, para dos cosas: saber cuánto tiene de cada producto y saber cuánto ha vendido de cada producto. Con eso, un pequeño empresario puede responder preguntas que antes resolvía a ciegas:

• ¿Cuántas unidades me quedan de este artículo hoy?
• ¿Cuántas unidades vendí de este producto el mes pasado?
• ¿Cuándo fue la última compra y cuánto recibí?
• ¿Cuánto se ha perdido por mermas, devoluciones o errores?
• ¿Es momento de hacer un nuevo pedido al proveedor?

Esa información protege el dinero del negocio por varias vías. Primero, evita el faltante: si usted sabe cuánto hay, no le vende a un cliente un producto que ya no tiene, ni le promete mercancía que no puede despachar. Segundo, evita el exceso: comprar de más inmoviliza plata en productos que quizá no roten. Tercero, permite detectar pérdidas a tiempo: si el saldo del kardex no coincide con lo que hay en la bodega, algo está pasando —un robo, un error o un registro pendiente— y es mejor saberlo cuanto antes. Y cuarto, facilita calcular el costo de lo vendido, porque cada salida queda asociada a su valor.

¿En qué se diferencia el kardex del inventario general?

El inventario general es la lista consolidada de todo lo que tiene la empresa en un momento dado: producto, cantidad y valor total. Es una fotografía: se toma en una fecha determinada —por ejemplo, al cierre del mes o del año— y muestra cuánto hay en total. El kardex, en cambio, es una película: registra cada movimiento en el tiempo, producto por producto.

La diferencia práctica es enorme. El inventario general le dice «usted tiene 4.500 unidades por valor de 38 millones». El kardex le dice «de detergente de 1 kg entraron 30 unidades, salieron 34, quedan 22, y la última venta fue el 20 de enero». Sin el kardex, el inventario general es solo una cifra global difícil de explicar; con el kardex, esa cifra se puede desglosar y verificar artículo por artículo.

Además, el inventario general suele hacerse de forma periódica —una vez al mes o al año—, mientras que el kardex se actualiza con cada movimiento. Por eso el kardex no reemplaza el conteo físico: lo complementa. El conteo confirma que el kardex dice la verdad, y el kardex explica las diferencias que el conteo encuentre.

Cómo llevar el kardex de mercancías en Kardex Tauro

Llevar el kardex a mano, en cuadernos o en hojas de cálculo es posible, pero frágil: un registro olvidado, una suma mal hecha o una hoja perdida rompen todo el sistema. Por eso en Kardex Tauro el kardex de mercancías se genera automáticamente, sin que usted tenga que anotar nada dos veces.

Cada compra que usted registra como ingreso actualiza el kardex del producto: las unidades entran y el saldo aumenta. Cada factura de venta hace lo mismo en sentido contrario: las unidades salen y el saldo disminuye. Las devoluciones reintegran las unidades al inventario y las mermas las descuentan, siempre con su fecha y su detalle. Y como todo queda guardado por producto, usted puede consultar el historial completo de cualquier artículo cuando lo necesite: cuándo entró, cuándo salió, en qué documento y cuánto queda hoy.

Con Kardex Tauro su kardex de mercancías está siempre al día, y cuadra con lo que realmente hay en su bodega siempre que el conteo físico se haga con disciplina. Esa combinación —un registro automático y confiable más un conteo periódico— es la que mantiene sano el inventario de un negocio pequeño, sin faltantes de última hora ni plata dormida en productos que no rotan.