Kardex de mercadorias: o que é e como manter seu estoque sob controle

Kardex de mercadorias: o que é e como manter seu estoque sob controle

Se você tem um negócio que compra e vende produtos —uma loja, um armazém, um distribuidor, uma ferragem ou um minimercado—, provavelmente já passou por isto: não sabe com certeza quantas unidades de um artigo ainda tem, quantas vendeu na semana passada ou se o que a prateleira mostra coincide com o que o seu caderno diz. A ferramenta clássica para resolver esse problema se chama kardex de mercadorias e, depois de décadas, continua sendo a base de todo bom controle de estoque.

Neste artigo explicamos o que é um kardex de mercadorias, quais movimentos ele registra, como se lê com um exemplo prático e em que ele se diferencia do inventário geral da sua empresa.

O que é o kardex de mercadorias?

O kardex de mercadorias é um registro individual mantido para cada produto: ali se anotam, em ordem cronológica, todas as unidades que entram na empresa e todas as que saem, junto com a data, o detalhe do movimento e o saldo que fica depois de cada um. Em poucas palavras, é a história de vida de cada artigo que você vende.

Se o seu negócio trabalha com centenas de itens, você não precisa de um caderno com centenas de folhas soltas: precisa que cada produto tenha seu próprio histórico. Por isso o kardex é organizado por produto e não por nota fiscal. A pergunta que ele responde não é “o que vendi hoje?”, mas “o que aconteceu com este produto específico desde que chegou ao meu depósito?”.

O formato clássico do kardex inclui a data do movimento, o detalhe ou conceito (uma compra, uma venda, uma devolução), a quantidade de entradas, a quantidade de saídas e o saldo ou existência resultante. Com essa informação, o saldo sempre pode ser conferido: some as entradas, subtraia as saídas e compare o resultado com a contagem física.

Quais movimentos o kardex de mercadorias registra?

Em um negócio de compra e venda, o kardex deve capturar todo movimento que aumente ou diminua as existências de um produto. Os mais comuns são:

• Compras ou entradas: cada vez que você recebe mercadoria de um fornecedor, as unidades entram no estoque e aumentam o saldo do produto.
• Vendas ou saídas: cada nota fiscal de venda desconta do saldo as unidades vendidas.
• Devoluções de clientes: quando um cliente devolve um artigo, as unidades voltam ao estoque e o saldo é reintegrado.
• Devoluções a fornecedores: quando você devolve mercadoria com defeito, as unidades saem do estoque.
• Mermas: os produtos danificados, vencidos ou perdidos devem sair do kardex para que o saldo reflita somente o que realmente existe.
• Transferências: se o negócio tem mais de um depósito ou ponto de venda, movimentar unidades entre eles também é registrado, para que cada local tenha seu próprio saldo.

Cada movimento fica anotado com sua data e sua quantidade, de modo que o histórico do produto seja completo, organizado e fácil de auditar.

Exemplo prático de um kardex de mercadorias

Suponha que você venda detergente em pó de 1 kg na sua loja. Durante o mês de janeiro, o kardex desse produto ficaria assim:

Veja como funciona: no dia 2 de janeiro entram 30 unidades e o saldo fica em 30. Cada venda subtrai do saldo, e a devolução do dia 12 reintegra as 2 unidades que o cliente devolveu, porque essa mercadoria volta a ficar disponível para venda. A merma do dia 25, por outro lado, desconta a unidade danificada, pois ela não pode mais ser vendida.

Se ao final do mês você contar fisicamente o detergente e encontrar 22 unidades, o kardex bate. Se encontrar menos, há uma diferença que precisa ser investigada: algo saiu sem registro ou há um erro de contagem. Se encontrar mais, provavelmente há entradas não registradas. Esse é o verdadeiro valor do kardex: transformar o estoque em um sistema que pode ser conferido.

Para que serve o kardex de mercadorias?

O kardex de mercadorias serve, acima de tudo, para duas coisas: saber quanto você tem de cada produto e saber quanto vendeu de cada produto. Com isso, um pequeno empresário pode responder perguntas que antes resolvia no escuro:

• Quantas unidades deste artigo tenho hoje?
• Quantas unidades deste produto vendi no mês passado?
• Quando foi a última compra e quanto recebi?
• Quanto se perdeu com mermas, devoluções ou erros?
• É hora de fazer um novo pedido ao fornecedor?

Essa informação protege o dinheiro do negócio de várias formas. Primeiro, evita a falta de mercadoria: se você sabe quanto tem, não vende a um cliente um produto que já não possui, nem promete mercadoria que não pode entregar. Segundo, evita o excesso: comprar demais imobiliza dinheiro em produtos que talvez não girem. Terceiro, permite detectar perdas a tempo: se o saldo do kardex não coincide com o que está no depósito, algo está acontecendo —um roubo, um erro ou um lançamento pendente— e é melhor saber o quanto antes. E quarto, facilita calcular o custo das mercadorias vendidas, porque cada saída fica associada ao seu valor.

Qual é a diferença entre o kardex e o inventário geral?

O inventário geral é a lista consolidada de tudo o que a empresa tem em um dado momento: produto, quantidade e valor total. É uma fotografia: é tirada em uma data determinada —por exemplo, no fechamento do mês ou do ano— e mostra quanto existe no total. O kardex, por sua vez, é um filme: registra cada movimento ao longo do tempo, produto por produto.

A diferença prática é enorme. O inventário geral diz “você tem 4.500 unidades no valor de 38 milhões”. O kardex diz “do detergente de 1 kg entraram 30 unidades, saíram 34, restam 22, e a última venda foi no dia 20 de janeiro”. Sem o kardex, o inventário geral é apenas um número global difícil de explicar; com o kardex, esse número pode ser detalhado e conferido artigo por artigo.

Além disso, o inventário geral costuma ser feito de forma periódica —uma vez por mês ou por ano—, enquanto o kardex é atualizado a cada movimento. Por isso o kardex não substitui a contagem física: ele a complementa. A contagem confirma que o kardex diz a verdade, e o kardex explica as diferenças que a contagem encontrar.

Como manter o kardex de mercadorias no Kardex Tauro

Manter o kardex à mão, em cadernos ou em planilhas é possível, mas frágil: um lançamento esquecido, uma soma errada ou uma folha perdida quebram todo o sistema. Por isso no Kardex Tauro o kardex de mercadorias é gerado automaticamente, sem que você precise anotar nada duas vezes.

Cada compra que você registra como entrada atualiza o kardex do produto: as unidades entram e o saldo aumenta. Cada nota fiscal de venda faz o mesmo no sentido contrário: as unidades saem e o saldo diminui. As devoluções reintegram as unidades ao estoque e as mermas as descontam, sempre com data e detalhe. E como tudo fica guardado por produto, você pode consultar o histórico completo de qualquer artigo quando precisar: quando entrou, quando saiu, em qual documento e quanto resta hoje.

Com o Kardex Tauro, o seu kardex de mercadorias está sempre em dia, e bate com o que realmente está no seu depósito sempre que a contagem física for feita com disciplina. Essa combinação —um registro automático e confiável mais uma contagem periódica— é o que mantém saudável o estoque de um pequeno negócio, sem faltas de última hora nem dinheiro parado em produtos que não giram.