Cómo saber cuánto se compra de cada producto

Cómo saber cuánto se compra de cada producto

Muchos negocios pequeños compran de memoria. El dueño sabe que el mes pasado se pidió bastante de tal proveedor, o que la bodega siempre se llena de unos productos y se vacía de otros, pero no podría responder con números una pregunta sencilla: cuántas unidades de cada artículo entraron en el año y cuánto dinero se fue en cada uno. Esa falta de detalle se paga caro: se negocia sin datos, se repone lo que sobra y se descuida lo que falta.

Saber cuánto se compra de cada producto no es un lujo reservado a las grandes empresas: es una de las preguntas más rentables que un negocio pequeño puede responder. Con esa cifra se negocia mejor con los proveedores, se evita acumular mercancía que no rota y se planea el presupuesto del próximo periodo con base en la realidad y no en la intuición. En este artículo explicamos por qué importa ese dato, cómo construirlo a partir de las órdenes de compra y qué decisiones tomar cuando ya se tiene.

Por qué importa saber cuánto compras de cada producto

El total de compras del año dice muy poco: saber que el negocio compró mercancía por valor de ochenta millones de pesos no ayuda a decidir nada concreto. Lo útil es el detalle por producto, porque cada cifra responde a una pregunta distinta:

• Para negociar con proveedores. Un proveedor escucha de otra forma cuando se le dice que el negocio le compró mil doscientas unidades de un producto en el año que cuando solo se le pide una rebaja porque somos buenos clientes. El volumen real por artículo es la mejor herramienta de negociación: con él se piden mejores condiciones de pago, descuentos por volumen o prioridad en los despachos, y se sabe a qué proveedor conviene presionar.
• Para no sobre-comprar ni quedarse corto. Cuando el pedido se decide por sensaciones se repite siempre el mismo error: se pide de más del artículo que se cree que más se vende y se olvida el que de verdad está escaseando. Con el número en la mano, la compra se reparte según lo que cada producto consumió en el periodo y no según lo que el comprador recuerda.
• Para detectar lo que no rota. Hay productos que ocupan espacio y capital durante meses mientras las órdenes siguen llegando por inercia. Al comparar lo comprado con el movimiento real de cada artículo en el inventario, esos productos quedan en evidencia y se puede frenar la compra antes de que el problema crezca.
• Para planear el presupuesto. El presupuesto de compras del próximo año no se inventa: se proyecta a partir de lo que cada producto demandó este año. Quien sabe cuánto compró por producto sabe cuánto dinero necesitará y cuándo, y puede gestionar crédito o anticipar pagos con tiempo.

La orden de compra es el origen del dato

La cifra de cuánto se compra de cada producto no se inventa: se lee de los documentos que el negocio ya genera. La orden de compra es el registro donde queda escrita la decisión de comprar: qué producto, cuántas unidades, a qué costo y a qué proveedor. Cada orden está asociada al artículo que se pidió, así que el historial del año no es más que la suma ordenada de todas esas órdenes.

En Kardex Tauro el negocio registra sus órdenes de compra y, cuando la mercancía llega, la recepción de esa compra genera el ingreso al inventario con su costo; cada compra queda asociada a su producto. Esto significa que la base para responder cuánto se compró de cada artículo ya se está registrando en el día a día: no hace falta llevar una contabilidad paralela, solo aprovechar la información que las órdenes de compra ya contienen.

Cómo acumular la información mes a mes

Llevar el dato no exige fórmulas complicadas. La idea es simple: al cierre de cada periodo se suman las compras de cada producto y se van acumulando durante el año. Estos son los pasos:

1. Definir el periodo. Lo natural es el año, pero conviene acumular también por mes para ver en qué épocas se concentran las compras de cada artículo.
2. Reunir las órdenes del periodo. Cada orden de compra registrada debe quedar incluida, sin importar si fue grande o pequeña; las órdenes pequeñas y frecuentes son las que más se olvidan.
3. Sumar por producto. Para cada artículo se acumulan dos cifras: las unidades compradas y el valor total de esas compras. Ambas importan: una dice cuánto volumen se movió y la otra cuánto dinero se comprometió.
4. Calcular la participación. Se divide el valor comprado de cada producto entre el valor total comprado en el periodo. Ese porcentaje muestra qué tan importante es cada artículo dentro de las compras del negocio.
5. Revisar el resultado con criterio. La tabla consolidada no se guarda y se olvida: se revisa antes de cada ronda de compras y al menos una vez al mes.

Un ejemplo con números

Veamos el caso de una ferretería que quiere saber cómo distribuyó sus compras durante el año. Al consolidar sus órdenes de compra producto por producto obtiene esta tabla (valores ilustrativos en pesos colombianos):

La lectura es inmediata. El cemento concentra el 34 % del dinero comprado y es, con diferencia, el producto más importante de la ferretería: cualquier mejora en su costo de compra vale más que un descuento repartido entre los demás artículos. Por eso merece una negociación dedicada con su proveedor y compras planeadas con anticipación.

Las brocas muestran otro patrón: siete órdenes en el año para 240 unidades indican pedidos pequeños y repetidos. Consolidar esas compras en menos órdenes, de mayor tamaño, reduce el tiempo dedicado a tramitar pedidos y da más fuerza al negociar el precio. Las lijas, con solo tres órdenes y el 12 % del valor, son un artículo de apoyo: no conviene dedicarles grandes esfuerzos de negociación, pero sí vigilar que su pedido se renueve antes de agotarse y no por costumbre.

La tabla también invita a comparar cada fila con el movimiento del inventario. Si un producto acumula compras altas pero sale poco de la bodega, la conclusión no es que se venda mal, sino que se está comprando de más: el dinero quedó convertido en mercancía quieta.

Qué decisiones tomar con esa información

El valor de la tabla no está en llenarla, sino en las decisiones que permite tomar. Estos son los usos más frecuentes:

• Priorizar la negociación. Una parte pequeña de los productos suele concentrar la mayor parte del valor comprado. Negociar primero con los proveedores de esos artículos rinde más que repartir el esfuerzo entre todos por igual.
• Ajustar la frecuencia de compra. Quien compra poco y seguido pierde tiempo y poder de negociación; quien compra mucho de una sola vez arriesga quedar con inventario parado. El número por producto ayuda a encontrar el punto medio para cada artículo.
• Depurar la lista de compras. Los productos con compras bajas y movimiento bajo deben revisarse: tal vez siguen en la lista por costumbre y su espacio se puede aprovechar mejor.
• Proyectar el presupuesto. Con el valor comprado por producto de este año se construye el punto de partida del presupuesto del próximo, ajustado por los cambios que el negocio planee.
• Detectar errores a tiempo. Una compra duplicada, una cantidad mal digitada o un pedido que nunca llegó dejan huella en el acumulado mensual; revisarlo con regularidad permite corregir el error antes de que afecte el inventario.

Saber cuánto se compra de cada producto convierte la compra en una decisión informada y no en una corazonada. Registrar las órdenes de compra en Kardex Tauro, recibir la mercancía con su costo y revisar el acumulado por producto una vez al mes es suficiente para que cualquier negocio pequeño hable con sus proveedores con datos en la mano y compre solo lo que necesita.