Como Saber Quanto se Compra de Cada Produto

Como Saber Quanto se Compra de Cada Produto

Muitos negócios pequenos compram de memória. O dono sabe que no mês passado se pediu bastante de tal fornecedor, ou que o depósito sempre se enche de uns produtos e se esvazia de outros, mas não conseguiria responder com números uma pergunta simples: quantas unidades de cada item entraram no ano e quanto dinheiro foi gasto em cada um. Essa falta de detalhe sai cara: negocia-se sem dados, repõe-se o que sobra e deixa-se de lado o que está faltando.

Saber quanto se compra de cada produto não é um luxo reservado às grandes empresas: é uma das perguntas mais rentáveis que um negócio pequeno pode responder. Com esse número, negocia-se melhor com os fornecedores, evita-se acumular mercadoria que não gira e planeja-se o orçamento do próximo período com base na realidade e não na intuição. Neste artigo explicamos por que esse dado importa, como construí-lo a partir das ordens de compra e quais decisões tomar quando ele já está em mãos.

Por que importa saber quanto se compra de cada produto

O total de compras do ano diz muito pouco: saber que o negócio comprou mercadoria no valor de oitenta milhões de pesos não ajuda a decidir nada concreto. O útil é o detalhe por produto, porque cada número responde a uma pergunta diferente:

• Para negociar com fornecedores. Um fornecedor escuta de outra forma quando se diz que o negócio comprou dele mil e duzentas unidades de um produto no ano do que quando apenas se pede um desconto porque somos bons clientes. O volume real por item é a melhor ferramenta de negociação: com ele se pedem melhores condições de pagamento, descontos por volume ou prioridade nas entregas, e se sabe em qual fornecedor vale a pena pressionar.
• Para não comprar demais nem ficar sem estoque. Quando o pedido é decidido por sensações, o mesmo erro se repete sempre: pede-se demais do produto que se acredita vender mais e esquece-se o que de fato está acabando. Com o número em mãos, a compra é dividida conforme o que cada produto consumiu no período e não conforme o que o comprador lembra.
• Para identificar o que não gira. Há produtos que ocupam espaço e capital durante meses enquanto os pedidos continuam chegando por inércia. Ao comparar o que foi comprado com o movimento real de cada item no estoque, esses produtos ficam evidentes e é possível frear a compra antes que o problema cresça.
• Para planejar o orçamento. O orçamento de compras do próximo ano não se inventa: projeta-se a partir do que cada produto demandou neste ano. Quem sabe quanto comprou por produto sabe quanto dinheiro precisará e quando, e pode providenciar crédito ou antecipar pagamentos com tempo.

A ordem de compra é a origem do dado

O número de quanto se compra de cada produto não se inventa: lê-se nos documentos que o negócio já gera. A ordem de compra é o registro onde fica escrita a decisão de comprar: qual produto, quantas unidades, a que custo e de qual fornecedor. Cada ordem está associada ao item que foi pedido, então o histórico do ano nada mais é do que a soma organizada de todas essas ordens.

No Kardex Tauro, o negócio registra suas ordens de compra e, quando a mercadoria chega, o recebimento dessa compra gera a entrada no estoque com o seu custo; cada compra fica associada ao seu produto. Isso significa que a base para responder quanto se comprou de cada item já está sendo registrada no dia a dia: não é preciso manter uma contabilidade paralela, apenas aproveitar a informação que as ordens de compra já contêm.

Como acumular a informação mês a mês

Manter esse dado não exige fórmulas complicadas. A ideia é simples: no fechamento de cada período, somam-se as compras de cada produto e elas vão se acumulando durante o ano. Estes são os passos:

1. Definir o período. O natural é o ano, mas convém acumular também por mês para ver em quais épocas as compras de cada item se concentram.
2. Reunir as ordens do período. Toda ordem de compra registrada deve ficar incluída, grande ou pequena; as ordens pequenas e frequentes são as que mais se esquecem.
3. Somar por produto. Para cada item, acumulam-se dois números: as unidades compradas e o valor total dessas compras. Ambos importam: um diz quanto volume foi movimentado e o outro quanto dinheiro foi comprometido.
4. Calcular a participação. Divide-se o valor comprado de cada produto pelo valor total comprado no período. Esse percentual mostra o quanto cada item é importante dentro das compras do negócio.
5. Revisar o resultado com critério. A tabela consolidada não se guarda e se esquece: ela se revisa antes de cada rodada de compras e pelo menos uma vez por mês.

Um exemplo com números

Vejamos o caso de uma loja de ferragens que quer saber como distribuiu suas compras durante o ano. Ao consolidar suas ordens de compra produto por produto, ela obtém esta tabela (valores ilustrativos em pesos colombianos):

A leitura é imediata. O cimento concentra 34 % do dinheiro comprado e é, de longe, o produto mais importante da loja: qualquer melhoria no seu custo de compra vale mais do que um desconto repartido entre os demais itens. Por isso ele merece uma negociação dedicada com o fornecedor e compras planejadas com antecedência.

As brocas mostram outro padrão: sete ordens no ano para 240 unidades indicam pedidos pequenos e repetidos. Consolidar essas compras em menos ordens, de maior tamanho, reduz o tempo dedicado a tramitar pedidos e dá mais força na negociação do preço. As lixas, com apenas três ordens e 12 % do valor, são um item de apoio: não convém dedicar grandes esforços de negociação a elas, mas sim vigiar para que o pedido seja renovado antes de acabar e não por costume.

A tabela também convida a comparar cada linha com o movimento do estoque. Se um produto acumula compras altas mas sai pouco do depósito, a conclusão não é que ele venda mal, e sim que se está comprando demais: o dinheiro acabou virando mercadoria parada.

Quais decisões tomar com essa informação

O valor da tabela não está em preenchê-la, mas nas decisões que ela permite tomar. Estes são os usos mais frequentes:

• Priorizar a negociação. Uma parte pequena dos produtos costuma concentrar a maior parte do valor comprado. Negociar primeiro com os fornecedores desses itens rende mais do que dividir o esforço igualmente entre todos.
• Ajustar a frequência de compra. Quem compra pouco e com frequência perde tempo e poder de negociação; quem compra muito de uma vez só arrisca ficar com estoque parado. O número por produto ajuda a encontrar o ponto intermediário para cada item.
• Limpar a lista de compras. Os produtos com compras baixas e movimento baixo devem ser revisados: talvez continuem na lista por costume e seu espaço possa ser melhor aproveitado.
• Projetar o orçamento. Com o valor comprado por produto neste ano, constrói-se o ponto de partida do orçamento do próximo, ajustado pelas mudanças que o negócio planeja.
• Detectar erros a tempo. Uma compra duplicada, uma quantidade digitada errada ou um pedido que nunca chegou deixam rastro no acumulado mensal; revisá-lo com regularidade permite corrigir o erro antes que ele afete o estoque.

Saber quanto se compra de cada produto transforma a compra em uma decisão informada e não em um palpite. Registrar as ordens de compra no Kardex Tauro, receber a mercadoria com o seu custo e revisar o acumulado por produto uma vez por mês é suficiente para que qualquer negócio pequeno converse com seus fornecedores com dados em mãos e compre apenas o que precisa.