Punto de reorden: fórmula, ejemplo y cómo fijarlo producto por producto

Punto de reorden: fórmula, ejemplo y cómo fijarlo producto por producto

El punto de reorden es la cantidad de existencias a partir de la cual debes lanzar una orden de compra para reponer un producto. No es una sugerencia teórica: es el momento exacto en el que, si pides hoy, el proveedor te entregará justo cuando todavía te queda mercancía para vender, sin quiebres de stock y sin excedentes que ocupen espacio. Cuando un dueño de tienda decide "pedir cuando se esté acabando", en realidad está dejando esa decisión a la memoria y a la intuición del día. Y la memoria falla: una semana ocupada, un proveedor que cambia sus plazos y el producto más vendido queda en cero sin que nadie lo haya notado a tiempo.

En este artículo vas a ver qué es el punto de reorden, la fórmula para calcularlo con un ejemplo numérico completo resuelto paso a paso, qué pasa cuando pides antes o después de tiempo, y cómo fijarlo producto por producto según la velocidad de venta. Al final tendrás un plan concreto para aplicarlo esta misma semana, sin necesidad de herramientas complicadas.

Qué es el punto de reorden

El punto de reorden, también llamado punto de pedido, es el nivel de stock que dispara una nueva orden de compra. Funciona como una alarma: mientras el inventario esté por encima de ese nivel, no haces nada; en cuanto el saldo lo cruza hacia abajo, toca reponer. Es una decisión de cuándo, no de cuánto: cuántas unidades pedir es otra pregunta, que se responde con el tamaño de tu lote de compra, el espacio disponible y las condiciones del proveedor. El punto de reorden solo te dice el momento.

Para entenderlo, piensa en el recorrido de un producto. Cada día se venden ciertas unidades. Cuando haces un pedido, el proveedor no entrega al día siguiente: pasan días, a veces semanas, entre que ordenas y recibes la mercancía. Ese tiempo se llama lead time. Durante el lead time la tienda sigue vendiendo, así que necesitas stock disponible para cubrir esas ventas. Además, las ventas no son exactas: hay días buenos, retrasos del proveedor, entregas incompletas, conteos que se equivocan. El stock de seguridad es el colchón que absorbe esas variaciones. El punto de reorden junta las dos cosas: lo que vas a vender mientras llega el pedido, más un margen de protección.

Un ejemplo rápido. Imagina una ferretería que repone el mismo día de cada mes porque así lo hizo siempre. Un mes cualquiera, el proveedor tarda dos días más de lo habitual y las ventas de esa semana suben por una obra del barrio. Resultado: estante vacío del producto estrella durante cuatro días. Con un punto de reorden fijado con datos, esa ferretería habría pedido unos días antes, porque la orden no depende del calendario sino del nivel real de existencias. Esa es la diferencia entre administrar por fechas y administrar por niveles.

La fórmula del punto de reorden

La fórmula clásica es:

Punto de reorden = (consumo diario × lead time del proveedor) + stock de seguridad

Cada variable se mide así:

• Consumo diario: cuántas unidades vendes o usas por día, en promedio. Se calcula dividiendo las ventas de un período (30, 60 o 90 días) entre el número de días. Usa unidades físicas, no dinero: a la fórmula le importan las cajas y las botellas que salen del almacén, no el valor en pesos de lo vendido.
• Lead time del proveedor: los días que pasan desde que haces el pedido hasta que la mercancía está en tu bodega, lista para vender. No uses el plazo que promete el vendedor en el catálogo: mide el tiempo real de tus últimos pedidos, porque ahí es donde aparecen las sorpresas.
• Stock de seguridad: unidades extra que cubren retrasos del proveedor, picos de venta y errores de conteo. Es tu seguro contra el quiebre de stock y su tamaño depende de qué tan variables sean tus ventas y qué tan confiable sea tu proveedor.

Lo importante es mantener las mismas unidades en toda la fórmula. Si el consumo diario está en unidades por día, el lead time debe estar en días y el resultado sale en unidades. Mezclar semanas con días, o unidades con docenas, es la forma más rápida de obtener un punto de reorden absurdo que después nadie entiende por qué no funciona.

Ejemplo numérico resuelto

Tomemos una tienda de abarrotes que quiere ordenar la reposición de cuatro productos con velocidades de venta distintas. Para cada uno se midió el consumo diario con las ventas de los últimos 90 días y el lead time real del proveedor, y se definió un stock de seguridad según qué tan variables son las ventas. Los resultados quedan así:

Revisemos el cálculo del café 500 g paso a paso, porque combina un lead time largo con un stock de seguridad alto:

La lectura es simple: cuando el café baje a 70 unidades, se hace el pedido. Las primeras 50 unidades cubren las ventas de los 10 días que tarda el proveedor, y las 20 restantes son el colchón por si la entrega llega tarde o la semana vende más de lo normal. Si el pedido llega a tiempo, el saldo quedará cerca de las 20 unidades: justo donde debe estar. Aplica el mismo razonamiento a los otros tres productos: el arroz se pide al llegar a 90 unidades, el aceite a 56 y el detergente a 36.

La misma fórmula sirve para reaccionar cuando algo cambia. Si el proveedor del café anuncia que su entrega pasará de 10 a 15 días, no hace falta esperar a un quiebre para actuar: el nuevo punto de reorden es (5 × 15) + 20 = 95 unidades. Un ajuste de una línea en tu tabla de productos y el sistema de alertas vuelve a quedar alineado con la realidad.

Qué pasa si pides antes o después de tiempo

Pedir antes de que el saldo toque el punto de reorden parece inofensivo, pero tiene costo. Cada caja que llega antes de tiempo es dinero congelado: ya lo pagaste, ocupa espacio en tu bodega y no genera ventas hasta que le toque su turno en el anaquel. Si el producto tiene vencimiento, como alimentos, cosméticos o medicinas, cada día extra en el estante acerca la pérdida. Y el dinero inmovilizado en inventario es dinero que no puedes usar para pagar proveedores, reponer lo que sí se vende rápido o aprovechar una oportunidad de compra.

Pedir después del punto de reorden es peor, porque ahí aparece el quiebre de stock: el estante vacío, el cliente que se va a la tienda de enfrente y la venta que no se recupera. Cuando el proveedor finalmente entrega, no recuperas al cliente que ya compró en otro lado; solo repones para el siguiente ciclo. Si el quiebre se repite con el mismo producto, los clientes aprenden a no buscarlo en tu negocio. Con el punto de reorden bien fijado, la orden se dispara con tiempo de sobra y el quiebre solo ocurre si fallan el proveedor y el colchón al mismo tiempo, algo mucho menos frecuente.

El punto de reorden correcto camina en el filo: lo suficientemente alto para que el pedido llegue antes de quedarte sin stock, y lo suficientemente bajo para no acumular inventario de más. La fórmula te da ese número con datos, no con corazonadas.

Cómo fijar el punto de reorden producto por producto

No todos los productos merecen el mismo tratamiento. Fijar un solo punto de reorden para toda la tienda es como usar una misma talla de zapato para todo el mundo: le queda mal a casi todos. La clave está en la velocidad de venta: los productos de alta rotación se vigilan más de cerca porque un error en ellos se nota de inmediato en las ventas y en la caja.

• Alta rotación: los que más vendes. Se vigilan más: punto de reorden calculado con precisión, revisión diaria o cada dos días del saldo, y stock de seguridad ajustado a la variabilidad real de las ventas. Un quiebre aquí duele doble, porque es el producto que paga el arriendo.
• Rotación media: revisión semanal. El punto se calcula igual que para los demás, pero una semana de diferencia en la orden no es catastrófica, así que el control puede ser menos frecuente.
• Baja rotación o artículos caros: el costo de tenerlos parados es alto, así que el stock de seguridad debe ser menor y el punto, más ajustado. Aquí el error típico es el inverso: pedir de más por miedo a quedarse sin stock y terminar con capital muerto en un producto que sale dos veces al mes.
• Perecederos: el stock de seguridad no puede ser generoso, porque el excedente se pierde por vencimiento. Mejor un punto más bajo y órdenes más frecuentes, aunque eso signifique pagar más fletes.
• Estacionales: el punto de reorden no es fijo: sube antes de la temporada alta y baja después. Un producto que vende 3 unidades al día en enero y 30 en diciembre no puede tener el mismo punto todo el año; si lo tiene, se queda sin stock justo cuando más vende.

La regla práctica: recalcula el punto de reorden cada vez que cambie algo. Si un producto duplica su venta, su punto se duplica; si un proveedor nuevo tarda el doble en entregar, hay que pedir antes. Dejar los puntos congelados durante un año entero es la receta para que la fórmula pierda todo su valor y vuelvas a depender del ojo del encargado.

Errores típicos al calcular el punto de reorden

• Usar el consumo promedio anual cuando hay estacionalidad: el promedio esconde los picos. Si en diciembre vendes el triple, el promedio anual te hará pedir tarde justo en la temporada que más facturas. Mide el consumo del período reciente que refleje la época actual del año.
• Ignorar el lead time real del proveedor: el proveedor promete 48 horas, pero la última entrega tardó 9 días. Si tu fórmula usa las 48 horas, el quiebre está garantizado. Mide desde el momento del pedido hasta que la mercancía está en tu estante, con días hábiles reales y sin contar el tiempo que tu propio personal tarda en recibir y ubicar la mercancía.
• No sumar el stock de seguridad: la fórmula sin colchón solo funciona en un mundo sin retrasos ni sorpresas. En el mundo real, un retraso de dos días con cero colchón significa estante vacío. El stock de seguridad no es un lujo: es la parte de la fórmula que cubre lo imprevisible.
• No recalcular cuando cambia el proveedor: cada proveedor tiene su propio lead time, su lote mínimo, su frecuencia de visitas y su cumplimiento histórico. Cambiaste de proveedor y seguiste con el punto viejo: ese punto ya no significa nada, porque la variable más importante de la fórmula cambió sin que el número se actualizara.
• Tratar todos los productos por igual: "pedir cuando queden 50" para todo el catálogo deja sin stock a los que venden 12 al día y llena la bodega con los que venden 2 al mes. El punto de reorden es, por definición, un número individual por producto.

El punto de reorden en el día a día

La fórmula es la parte fácil. Lo difícil es mantener los datos al día: el punto de reorden solo sirve si el saldo que comparas contra él es real. Si tu registro dice que quedan 80 unidades y en la práctica hay 45, vas a ordenar tarde siempre, sin importar qué tan bien calculado esté el punto. Por eso la disciplina de registrar cada entrada y salida vale más que cualquier fórmula: un software como Kardex Tauro registra cada entrada y salida para que la fórmula parta de datos reales y no de estimaciones hechas de memoria.

Con los puntos definidos, la operación diaria se vuelve una lista corta de comparaciones: ¿qué producto cruzó su punto de reorden hoy? Con un programa como Kardex Tauro, el saldo de cada producto se actualiza con cada movimiento registrado, y revisar contra el punto de reorden toma segundos, no una tarde de conteo manual. Y cuando llega el pedido, registrar la entrada te confirma que el ciclo se cerró y que el punto sigue siendo correcto para el ritmo de venta actual.

Plan para esta semana

No necesitas implementar nada complejo para empezar. Haz esto en orden:

1. Elige los cinco productos que más venden en tu negocio.
2. Calcula el consumo diario de cada uno con las ventas de los últimos 30 a 90 días.
3. Mide el lead time real: revisa cuándo hiciste el último pedido y cuándo llegó la mercancía.
4. Define el stock de seguridad como los días extra que quieres cubrir, por ejemplo un 20% o 30% del consumo durante el lead time.
5. Aplica la fórmula y anota el punto de reorden de cada producto en una tabla visible.
6. Revisa los puntos cada mes y cada vez que cambie un proveedor o una temporada.

El punto de reorden no elimina la incertidumbre del negocio, pero sí elimina la parte evitable: quedarte sin stock por no haberte dado cuenta a tiempo. Con la fórmula, un buen registro de movimientos y una revisión periódica, la reposición deja de ser una corazonada y se convierte en una decisión calculada, producto por producto.