Inventario para distribuidoras de alimentos: lotes, vencimientos y rutas

Inventario para distribuidoras de alimentos: lotes, vencimientos y rutas

Si usted distribuye alimentos a tiendas, restaurantes y cafeterías, su inventario no se maneja como el de un almacén de repuestos ni como el de una ferretería. Sus productos tienen fecha de vencimiento, sus clientes piden hoy lo que van a vender mañana y su repartidor sale en la mañana con un cargue que debe volver convertido en entregas confirmadas, efectivo y, en ocasiones, devoluciones. Este artículo explica cómo ordenar esa operación con cinco herramientas: control por lote, despacho FEFO, manejo de devoluciones de ruta, mermas controladas y cuadre diario del cargue.

Una operación que rota rápido y con fecha límite

La distribuidora de alimentos combina tres condiciones que pocos negocios mayoristas tienen al mismo tiempo: volúmenes altos, márgenes que no perdonan el desperdicio y ventas que se cierran en la calle, lejos de la bodega y del escritorio. Un cargue mal planeado produce dos problemas a la vez: producto que regresa porque no se vendió y clientes que quedaron sin surtir, que llaman al día siguiente o se pasan a la competencia.

Además, el tiempo juega en contra desde el momento en que la mercancía llega. Una caja de yogur, de queso fresco o de crema de leche tiene una fecha límite de venta, y cada día que pasa en la estantería acerca el producto a la merma. Por eso el inventario de una distribuidora se administra por lote y por vencimiento, no como unidades sueltas apiladas en la bodega. Lo que distingue a una operación ordenada es simple:

• El producto se identifica por lote desde que entra, no cuando está por vencer.
• El vehículo es un punto de venta más: lo que se sube mal, se devuelve o se pierde.
• El cliente mezcla formas de pago y situaciones: efectivo, fiado, cambios, devoluciones por producto próximo a vencer.

Cuando esas tres condiciones se administran a mano, el dueño termina decidiendo con la memoria y con papeles sueltos. Con un registro ordenado, decide con datos.

Control por lote: registrar lote y vencimiento en cada entrada

El primer paso es que cada entrada a bodega quede registrada con su lote y su fecha de vencimiento. No alcanza con anotar que llegaron 120 unidades de yogur: hay que registrar a qué lote pertenecen y cuándo vencen. Con esa información, el inventario deja de ser una pila de cajas idénticas y se convierte en una lista de partidas que se pueden ordenar por urgencia.

El registro del lote permite responder las preguntas que este negocio hace todos los días: qué vence primero, cuántas unidades quedan de cada lote y, si un cliente devuelve una caja de un lote puntual, a quién se le vendió ese lote y cuántas unidades pueden estar afectadas. Es la misma lógica del código de barras aplicada a la vida útil del producto.

Un ejemplo de control por lote para un mismo producto, yogur natural vendido por unidad:

Con esa tabla a la vista, la decisión de despacho es directa: el lote Y-1407 sale primero porque vence el 30 de septiembre, y su saldo de 28 unidades incluye 4 unidades devueltas que reingresaron con su lote original. El saldo se calcula como las entradas menos las ventas más las devoluciones reingresadas: 120 menos 96 más 4 son 28. Si esas 4 devoluciones no se hubieran registrado, el sistema mostraría 24 unidades y la bodega tendría 28: un desfase que más tarde se convierte en faltantes o sobrantes sin explicación.

Despacho FEFO: lo que vence antes sale primero

FEFO viene del inglés first expired, first out, y en la práctica significa que lo primero que debe salir de la bodega es lo que vence primero. Suena sencillo, pero exige disciplina, porque el instinto natural es despachar lo que llegó primero o lo que está más a la mano. La regla correcta es ordenar la bodega por vencimiento, no por gusto ni por orden de llegada.

Algunas reglas prácticas para el despacho:

• Ubicar los lotes más próximos a vencer al frente de la estantería y los más nuevos detrás.
• Armar cada cargue consultando la lista de vencimientos, no la memoria del encargado.
• Instruir al personal de bodega para que nunca despache un lote nuevo mientras quede uno más antiguo sin salir.
• Revisar los lotes de la ruta anterior que regresaron antes de volver a despacharlos.

Vender primero lo que vence primero no solo protege la merma propia: también protege al cliente que revende el producto. Una tienda que recibe yogur con poco tiempo de vida útil lo devuelve o deja de comprar; un restaurante que recibe producto fresco y con buen plazo se convierte en un cliente estable.

Devoluciones de ruta: reingresar solo lo que sirve

Al final del día, el repartidor regresa con lo que no se vendió: producto que el cliente no quiso recibir, cajas que no alcanzaron a entregarse y unidades que el cliente devuelve por estar próximas a vencer o por daño. La regla de oro es que no todo lo que regresa vuelve a la estantería. Cada devolución se clasifica antes de reingresar:

• En buen estado y con vencimiento útil: se reingresa al lote original, con su fecha, y vuelve a la fila FEFO.
• Próxima a vencer, con empaque dañado o en mal estado: no se reingresa; pasa a merma o a un apartado de gestión especial, como promoción, nota crédito del proveedor o descarte.

Si el reingreso no se registra, el saldo del lote queda mal: el sistema dice que hay 24 unidades y en la bodega hay 28, o al revés. Y si se reingresa producto dañado o por vencer, la siguiente ruta lo llevará a otro cliente, que lo devolverá otra vez: la merma viaja en el vehículo, ocupa espacio, cuesta gasolina y deteriora la relación con quien recibe.

Merma controlada: medir para negociar y mejorar

En una distribuidora de alimentos, la merma tiene dos causas principales: vencimiento y daño en transporte. Cada baja por una u otra causa debe registrarse con su motivo. Puede parecer un trámite, pero es de las anotaciones que más plata le ahorran al negocio, porque la merma registrada se convierte en información para decidir.

Con un registro constante de mermas se puede:

• Calcular cuánto se pierde por mes y por causa: vencimiento, daño, rotura.
• Identificar los productos problemáticos, esos que siempre quedan sin vender y se vencen.
• Negociar con el proveedor con cifras en la mano: cambios de producto, notas crédito, entregas más frecuentes y en menor cantidad.
• Medir si la operación mejora de un mes a otro y qué decisión funcionó.

La merma no registrada es solo plata que se va sin dejar rastro. La merma registrada muestra dónde está el problema: si el vencimiento pesa más que el daño, el problema está en la compra y en el despacho; si el daño pesa más, el problema está en el cargue y en la conducción. Diagnósticos distintos, soluciones distintas.

Precios y listas por cliente

Una distribuidora no vende a un solo precio. La tienda de barrio que compra tres cajas por semana no recibe el mismo trato que el restaurante que pide dos veces por semana, ni que la cafetería que compra a diario. Por eso los precios deben organizarse por listas: lista para tiendas, lista para restaurantes, lista para clientes de volumen, cada una con su margen o su precio de referencia.

La lista correcta se asigna al cliente al momento de armar el pedido, y el repartidor lleva la factura o remisión con los precios de ese cliente, no con una tarifa general. Eso evita dos problemas clásicos: cobrar de más al cliente bueno y regalarle margen al cliente chico.

El cargue de ruta y el cuadre del día

El cargue se arma con los pedidos del día, no con el inventario total. Cada pedido se despacha contra las existencias disponibles y, dentro de ellas, contra el lote que vence primero. Al terminar el cargue, la bodega debe quedar con un saldo explicable: lo que había, menos lo que salió, es lo que queda.

Un ejemplo de cargue para una ruta con tres productos:

Las unidades se expresan en el empaque que se vende. En el caso del yogur, el disponible de 88 unidades corresponde a 28 del lote Y-1407 y 60 del lote Y-1421, así que el despacho FEFO saca primero las 28 unidades del lote que vence el 30 de septiembre y completa con 60 del lote de octubre. El pedido pedía 150 y solo había 88: al cliente se le informa el faltante antes de salir, no cuando el repartidor llega con menos de lo prometido.

Al cierre del día, el cuadre de la ruta de venta se hace con tres cifras:

• Total facturado en la ruta: todo lo que salió del cargue y se entregó.
• Dinero recibido: efectivo y otros medios de pago de los clientes.
• Valor de las devoluciones recibidas y de lo que quedó pendiente de cobro.

La fórmula del cuadre es directa: el total facturado debe ser igual al dinero recibido más las devoluciones más el saldo por cobrar. Si la suma no cuadra, hay un faltante o un sobrante que debe explicarse el mismo día, cuando el repartidor todavía está en la bodega y los papeles están frescos. Dejarlo para mañana convierte una duda pequeña en un problema sin resolver.

Qué sistema necesita una distribuidora de alimentos

Cuando el negocio crece, una hoja de cálculo no sostiene este nivel de control: los lotes se mezclan, los vencimientos se pierden entre filas y el cuadre de ruta se convierte en una tarea de horas. Lo que se necesita es un sistema que maneje lotes y vencimientos en cada entrada y salida, controle precios por lista de cliente, facture la ruta, registre devoluciones y mermas con su causa y permita cuadrar el día con el cargue. Un programa de inventarios como Kardex Tauro está pensado para ese trabajo: cada movimiento queda asociado a su lote y la información queda lista para armar el siguiente cargue.

La ventaja de una distribuidora no está solo en comprar barato: está en vender todo antes de que venza, llegar completo a los clientes y saber cada día cuánto entró, cuánto salió, cuánto se perdió y por qué. El control por lote, el despacho FEFO y el cuadre de ruta bien llevados, con un programa como Kardex Tauro, son lo que convierte una operación de mucho movimiento en un negocio ordenado y predecible.