¿Qué es una salida por kardex?
¿Qué es una salida por kardex?
Una salida por kardex es un movimiento de egreso que disminuye la existencia de un producto en la bodega y queda registrado en el historial del Kardex del artículo. En Kardex Tauro, la mayoría de las salidas no se digita directamente: nace de forma automática al finalizar un documento como una factura de venta, un consumo de almacén, un traslado interno o una merma. La salida manual por kardex es el caso distinto: se usa cuando la mercancía sale del inventario sin que exista un documento comercial que respalde la operación, y se registra con la ventana Menos Kardex, llamada también salida manual de inventario, que permite disminuir la cantidad de unidades de un producto en la bodega actual y genera automáticamente el asiento contable correspondiente en el historial del Kardex. En la clasificación de usos del producto, este movimiento corresponde a un ajuste negativo de inventario: una salida no comercial (mermas, robos, obsolescencia) que puede no tener tercero asociado.
La ventana Menos Kardex, zona por zona
La ventana se abre, generalmente, desde el botón "- Kardex" de la ventana principal del Kardex. En la parte superior muestra, de forma informativa y de solo lectura, el código del producto, las existencias actuales (cantidad de unidades que hay en la bodega antes de aplicar la salida) y el nombre del producto, de modo que se pueda confirmar que se está ajustando el artículo correcto.
Bajo el título "Retirar productos del inventario" se diligencian los campos del formulario de salida:
- Disminuir en: campo numérico donde se digita la cantidad de unidades que se desea restar al inventario.
- Referencia: campo de texto libre para detallar el motivo, la razón o la circunstancia de la salida; es vital para la auditoría y la trazabilidad futura. La ayuda sugiere textos como "Faltante en conteo físico", "Mercancía dañada no registrada", "Robo detectado" o "Merma por vencimiento".
- Valor: valor unitario al cual está saliendo la mercancía, siempre con IVA incluido, porque en Kardex Tauro todos los precios se registran con IVA incluido. Si se ingresa el valor sin IVA, el sistema calcula existencias y promedios con un costo inferior al real.
- Tercero: selector con lupa o lista para elegir a la persona involucrada en la salida: el cliente que recibió la mercancía, el empleado que reporta la falla, el responsable del ajuste o cualquier persona relevante para la trazabilidad.
En la zona inferior, el botón Cancelar cierra la ventana sin aplicar ningún cambio, y el botón Guardar ejecuta la operación: crea el asiento en el Kardex con concepto de salida manual o ajuste, resta las unidades de las existencias actuales y actualiza el inventario de la bodega.
Casos de uso típicos de la salida manual
La ayuda describe cuatro situaciones en las que corresponde registrar una salida manual por kardex:
- Ajuste por faltante en conteo físico. Durante un inventario físico se detectan 10 unidades menos de las que registra el sistema. Se usa Menos Kardex para retirar esas 10 unidades, con una referencia como: "Faltante detectado en conteo físico del [fecha], bodega principal".
- Registro de mercancía dañada o perdida. Se encuentra mercancía dañada por una fuga de agua o robada que no se documentó en su momento. La referencia sugerida es: "Mercancía dañada por fuga de agua el [fecha], bodega 2" o "Robo detectado el [fecha], acta de seguridad #123".
- Ajuste por error en recepción anterior. En una compra anterior llegaron 50 unidades pero se registraron 60. Se retiran las 10 unidades excedentes con una referencia como: "Corrección de error en recepción de compra #4567 del [fecha]".
- Salida de muestras o donaciones no registradas. Se entregaron muestras o donaciones que no pasaron por el módulo de consumos ni de ventas. Se retiran con referencias como "Muestras entregadas a cliente XYZ el [fecha]" o "Donación a institución ABC el [fecha]".
Qué no debe registrarse como salida manual
Si la mercancía sale porque se vendió, se consumió internamente o se trasladó a otra bodega, no corresponde usar esta ventana: lo correcto es ir al Módulo de Salidas y usar la ventana correspondiente, como Facturas de Venta, Consumos de Almacén, Traslados Internos o Mermas. Al finalizar estos documentos, el sistema genera la salida de Kardex de forma automática, descuenta las existencias correctamente y conserva la trazabilidad comercial. Menos Kardex queda entonces para excepciones y ajustes: corregir faltantes en conteos físicos, registrar mercancía perdida o robada que no se documentó en su momento, o ajustar discrepancias entre el sistema y el físico que no tienen un documento de soporte.
La frontera con el documento de merma aparece en la propia ayuda. La ventana Crear Merma o Disminución es el módulo donde se registran pérdidas, deterioros, daños o ajustes negativos de inventario: exige seleccionar el responsable y la causa, y al finalizar la merma se descuentan automáticamente las existencias y se genera el asiento en el Kardex como salida por merma o disminución. Por eso, cuando la pérdida o el daño se formaliza como documento de merma con responsable y causa, es ese documento el que debe producir la salida. La salida manual por kardex queda para los ajustes que no tienen documento de soporte, como los cuatro casos descritos: la ayuda ubica en Menos Kardex la mercancía dañada o perdida que no se documentó en su momento, mientras que el hecho ya documentado como merma se registra por la ventana del documento. Una matiz que conviene conocer: la ayuda menciona las diferencias negativas de los conteos físicos en ambos módulos, como un tipo de merma que se puede registrar como documento y como un caso típico de ajuste manual. Lo que separa una vía de la otra es la existencia del documento: si la diferencia se formaliza como merma, la salida nace de ese documento al finalizarlo; si la diferencia se detecta y se ajusta directamente, sin documento previo que la respalde, el registro correcto es la salida manual por kardex.
Ejemplo numérico: faltante detectado en conteo físico
En un conteo físico de la bodega principal se comparan las existencias que muestra el sistema contra las unidades contadas. Para cada producto con faltante se abre Menos Kardex, se digita la cantidad en "Disminuir en", el costo unitario con IVA incluido en "Valor" y una referencia descriptiva en "Referencia".
| Producto | Saldo antes (sistema) | Conteo físico | Unidades a retirar | Costo unitario (IVA incluido) | Saldo después |
|---|---|---|---|---|---|
| Empaque de cartón reforzado | 500 | 492 | 8 | 1200 | 492 |
| Cinta de embalaje (rollo) | 240 | 235 | 5 | 3500 | 235 |
El ajuste retira 13 unidades por un valor total de 27100. Cada registro deja un asiento en el Kardex con su referencia y su fecha; si un conteo posterior revela otro faltante, se repite el procedimiento con una referencia nueva que lo identifique.
Situación y documento correcto
| Situación | Documento o ventana correcta |
|---|---|
| Venta de mercancía a un cliente | Factura de Venta (Módulo de Salidas) |
| Consumo interno de materiales por un área o empleado | Consumo de Almacén |
| Mercancía que pasa a otra bodega | Traslado Interno |
| Pérdida, daño o vencimiento formalizado como documento, con responsable y causa | Merma o Disminución: al finalizar descuenta existencias y genera el asiento en el Kardex |
| Faltante detectado en conteo físico, sin documento de soporte | Salida manual (Menos Kardex) |
| Mercancía dañada o perdida que no se documentó en su momento | Salida manual (Menos Kardex) |
| Exceso registrado por error en una recepción anterior | Salida manual (Menos Kardex) |
| Muestras o donaciones que no pasaron por ventas ni consumos | Salida manual (Menos Kardex) |
La inmutabilidad del Kardex y la corrección de errores
Una vez que se pulsa Guardar, el movimiento queda grabado en el historial del Kardex de forma permanente e inmutable: el sistema no permite borrar, anular ni editar un asiento ya guardado, porque eso rompería la integridad contable y la trazabilidad del inventario. Si se digitó una cantidad incorrecta, un valor errado o un tercero equivocado, no se debe buscar una opción de borrado. La solución indicada por la ayuda es abrir la ventana Más Kardex sobre el mismo producto y realizar la entrada manual por la cantidad o el valor erróneo, usando en la Referencia un texto como: "Reversión de error en salida manual de fecha X". De esta manera el inventario vuelve a su estado correcto y el historial de auditoría refleja tanto el error como su corrección de forma transparente.
Buenas prácticas de auditoría
- Referencia descriptiva: un texto como "Ajuste" no dice nada a futuro; uno como "Ajuste por faltante en conteo cíclico de bodega 2, responsable: Juan Pérez" ahorra horas de investigación a contadores y auditores.
- Valor con IVA incluido: ingresar el valor sin IVA deja existencias y promedios con un costo inferior al real y distorsiona la rentabilidad de los reportes.
- Permisos restringidos: por su capacidad de alterar el inventario sin un documento comercial de respaldo, el permiso de esta ventana debe limitarse a administradores, contadores o jefes de bodega de máxima confianza.
- Evidencia física: al ajustar faltantes, robos o daños, conviene conservar fotos, actas de conteo o reportes de seguridad que respalden el movimiento.
- Investigar las causas: si el mismo producto o la misma bodega exige ajustes con frecuencia, hay que revisar el control interno, los procesos de recepción o la capacitación del personal.
En resumen, la salida manual por kardex es la herramienta de ajuste para registrar egresos de inventario cuando no existe un documento comercial que respalde la salida. Usada con referencias descriptivas, valores con IVA incluido y permisos restringidos, mantiene la integridad del inventario frente a faltantes, pérdidas, daños y errores de registro que no fueron documentados en su momento.