O que é uma saída por kardex?

O que é uma saída por kardex?

Uma saída por kardex é um movimento de saída que diminui a existência de um produto no armazém e fica registrado no histórico do kardex do artigo. No Kardex Tauro, a maioria das saídas não é digitada diretamente: ela nasce de forma automática ao finalizar um documento como uma fatura de venda, um consumo de armazém, uma transferência interna ou uma merma. A saída manual por kardex é o caso diferente: é usada quando a mercadoria sai do estoque sem que exista um documento comercial que respalde a operação, e é registrada pela janela Menos Kardex, também chamada de saída manual de inventário, que permite diminuir a quantidade de unidades de um produto no armazém atual e gera automaticamente o lançamento contábil correspondente no histórico do kardex. Na classificação de usos do produto, esse movimento corresponde a um ajuste negativo de inventário: uma saída não comercial (mermas, roubos, obsolescência) que pode não ter terceiro associado.

A janela Menos Kardex, zona por zona

A janela é aberta, geralmente, pelo botão "- Kardex" da janela principal do Kardex. Na parte superior ela mostra, de forma informativa e somente para leitura, o código do produto, as existências atuais (quantidade de unidades que há no armazém antes de aplicar a saída) e o nome do produto, de modo que se possa confirmar que o artigo certo está sendo ajustado.

Sob o título "Retirar produtos do inventário" são preenchidos os campos do formulário de saída:

• Diminuir em: campo numérico onde se digita a quantidade de unidades que se deseja subtrair do estoque.
• Referência: campo de texto livre para detalhar o motivo, a razão ou a circunstância da saída; é vital para a auditoria e a rastreabilidade futura. A ajuda sugere textos como "Faltante em contagem física", "Mercadoria danificada não registrada", "Roubo detectado" ou "Merma por vencimento".
• Valor: valor unitário pelo qual a mercadoria está saindo, sempre com IVA incluído, porque no Kardex Tauro todos os preços são registrados com IVA incluído. Se o valor for informado sem IVA, o sistema calcula existências e médias com um custo inferior ao real.
• Terceiro: seletor com lupa ou lista para escolher a pessoa envolvida na saída: o cliente que recebeu a mercadoria, o funcionário que reporta a falha, o responsável pelo ajuste ou qualquer pessoa relevante para a rastreabilidade.

Na zona inferior, o botão Cancelar fecha a janela sem aplicar nenhuma alteração, e o botão Salvar executa a operação: cria o lançamento no Kardex com conceito de saída manual ou ajuste, subtrai as unidades das existências atuais e atualiza o inventário do armazém.

Casos de uso típicos da saída manual

A ajuda descreve quatro situações em que corresponde registrar uma saída manual por kardex:

1. Ajuste por faltante em contagem física. Durante um inventário físico são detectadas 10 unidades a menos do que o sistema registra. Usa-se Menos Kardex para retirar essas 10 unidades, com uma referência como: "Faltante detectado em contagem física de [data], armazém principal".
2. Registro de mercadoria danificada ou perdida. Encontra-se mercadoria danificada por um vazamento de água ou roubada que não foi documentada no momento. A referência sugerida é "Mercadoria danificada por vazamento de água em [data], armazém 2" ou "Roubo detectado em [data], ata de segurança nº 123".
3. Ajuste por erro em recebimento anterior. Em uma compra anterior chegaram 50 unidades, mas foram registradas 60. As 10 unidades excedentes são retiradas com uma referência como "Correção de erro no recebimento da compra nº 4567 de [data]".
4. Saída de amostras ou doações não registradas. Amostras ou doações que não passaram pelo módulo de consumos nem de vendas são retiradas com referências como "Amostras entregues ao cliente XYZ em [data]" ou "Doação à instituição ABC em [data]".

O que não deve ser registrado como saída manual

Se a mercadoria sai porque foi vendida, consumida internamente ou transferida para outro armazém, não corresponde usar esta janela: o correto é ir ao Módulo de Saídas e usar a janela adequada, como Faturas de Venda, Consumos de Armazém, Transferências Internas ou Mermas. Ao finalizar esses documentos, o sistema gera a saída de Kardex automaticamente, desconta as existências corretamente e conserva a rastreabilidade comercial. Menos Kardex fica então para exceções e ajustes: corrigir faltantes em contagens físicas, registrar mercadoria perdida ou roubada que não foi documentada no momento, ou ajustar divergências entre o sistema e o físico que não têm documento de suporte.

A fronteira com o documento de merma aparece na própria ajuda. A janela Criar Merma ou Diminuição é o módulo onde são registradas perdas, deteriorações, danos ou ajustes negativos de inventário: ela exige selecionar o responsável e a causa, e ao finalizar a merma as existências são descontadas automaticamente e o lançamento no Kardex é gerado como saída por merma ou diminuição. Por isso, quando a perda ou o dano é formalizado como documento de merma com responsável e causa, é esse documento que deve produzir a saída. A saída manual por kardex fica para os ajustes sem documento de suporte, como os quatro casos descritos: a ajuda coloca em Menos Kardex a mercadoria danificada ou perdida que não foi documentada no momento, enquanto o fato já documentado como merma é registrado pela janela do próprio documento. Uma nuance que convém conhecer: a ajuda menciona as diferenças negativas das contagens físicas nos dois módulos, como um tipo de merma que pode ser registrado como documento e como um caso típico de ajuste manual. O que separa uma via da outra é a existência do documento: se a diferença é formalizada como merma, a saída nasce desse documento ao finalizá-lo; se a diferença é detectada e ajustada diretamente, sem documento prévio que a respalde, o registro correto é a saída manual por kardex.

Exemplo numérico: faltante detectado em contagem física

Em uma contagem física do armazém principal, as existências mostradas pelo sistema são comparadas com as unidades contadas. Para cada produto com faltante, abre-se Menos Kardex, digita-se a quantidade em "Diminuir em", o custo unitário com IVA incluído em "Valor" e uma referência descritiva em "Referência".

O ajuste retira 13 unidades por um valor total de 27100. Cada registro deixa um lançamento no Kardex com sua referência e sua data; se uma contagem posterior revelar outro faltante, o procedimento é repetido com uma referência nova que o identifique.

Situação e documento correto

A imutabilidade do Kardex e a correção de erros

Depois que se pressiona Salvar, o movimento fica gravado no histórico do Kardex de forma permanente e imutável: o sistema não permite apagar, anular nem editar um lançamento já salvo, porque isso quebraria a integridade contábil e a rastreabilidade do inventário. Se foi digitada uma quantidade incorreta, um valor errado ou um terceiro equivocado, não se deve procurar uma opção de exclusão. A solução indicada pela ajuda é abrir a janela Mais Kardex sobre o mesmo produto e fazer a entrada manual pela quantidade ou pelo valor errado, usando na Referência um texto como: "Reversão de erro em saída manual de data X". Dessa forma o inventário volta ao seu estado correto e o histórico de auditoria reflete tanto o erro quanto a sua correção de forma transparente.

Boas práticas de auditoria

• Referência descritiva: um texto como "Ajuste" não diz nada no futuro; um como "Ajuste por faltante em contagem cíclica do armazém 2, responsável: João Perez" poupa horas de investigação para contadores e auditores.
• Valor com IVA incluído: informar o valor sem IVA deixa existências e médias com custo inferior ao real e distorce a rentabilidade dos relatórios.
• Permissões restritas: por sua capacidade de alterar o inventário sem um documento comercial de respaldo, a permissão desta janela deve ficar limitada a administradores, contadores ou chefes de armazém de máxima confiança.
• Evidência física: ao ajustar faltantes, roubos ou danos, convém guardar fotos, atas de contagem ou relatórios de segurança que respaldem o movimento.
• Investigar as causas: se o mesmo produto ou o mesmo armazém exige ajustes com frequência, é preciso revisar o controle interno, os processos de recebimento ou a capacitação da equipe.

Em resumo, a saída manual por kardex é a ferramenta de ajuste para registrar saídas de inventário quando não existe um documento comercial que respalde a saída. Usada com referências descritivas, valores com IVA incluído e permissões restritas, ela mantém a integridade do inventário diante de faltantes, perdas, danos e erros de registro que não foram documentados no momento.