¿Qué es un tercero?

¿Qué es un tercero?

Si usted le vende mercancía a la misma empresa de la que compra sus insumos, ¿esa empresa es su cliente o su proveedor? Para la contabilidad y el control de inventarios la respuesta es: las dos cosas. En los programas de gestión se usa una sola palabra para nombrarla: tercero. Entender este concepto le evita registros duplicados, le ordena su cartera y le permite ver el historial completo de cada persona o entidad con la que hace negocios.

Un solo registro para todos los roles

En Kardex Tauro, un tercero es cualquier persona natural o jurídica que interactúa con el sistema, sin importar el rol que desempeñe en una transacción específica. El programa no maneja categorías separadas de clientes, proveedores, empleados o compradores: administra una lista única de terceros y cada uno asume el rol que corresponda según el documento en el que participe. Así, la misma persona o empresa puede actuar como cliente en una venta, proveedor en una compra o empleado en un consumo interno.

La siguiente tabla resume los roles que puede asumir un mismo tercero y el documento en el que actúa:

Las bodegas destino de un traslado interno también se registran como terceros (centros de costo), igual que un empleado que consume insumos, un transportador que mueve mercancía entre bodegas o un taller al que se envía un equipo en reparación. En la práctica, todo documento que entra o sale de su empresa lo hace con un tercero asociado.

¿Por qué una sola palabra en lugar de varias listas?

En muchos programas existe una lista de clientes y otra de proveedores, aunque se trate de la misma persona. El concepto de tercero elimina esa separación porque es más simple y más exacto:

• Un proveedor que también es cliente se registra una sola vez, con un solo código y un solo número de documento: no hay duplicación de información.
• La gestión de contactos se simplifica y la búsqueda y selección funcionan igual en todas las ventanas: ventas, compras, consumos, traslados, devoluciones, consignaciones y caja.
• Se puede consultar el historial completo de interacciones con cada persona o entidad: lo que le compró, lo que le vendió y lo que debe.

Los datos del registro

Para registrar un tercero se piden pocos campos, pero cada uno cumple una función:

Un código que no cambia

El campo Código es el único que no se puede modificar después de crear el tercero: al editar el registro aparece en gris, sin posibilidad de cambio. La razón es de trazabilidad: el código queda como referencia en todos los documentos históricos del sistema (compras, ventas, traslados, mermas, cuentas por cobrar y por pagar). Si se permitiera cambiarlo, se perdería el vínculo con todo ese historial.

Por eso se recomienda usar códigos significativos y fáciles de recordar: CLI001 para clientes, PROV001 para proveedores, EMP001 para empleados o TRAN001 para transportadores. Si un código se asigna mal, el sistema no deja corregirlo: habría que crear un tercero nuevo y migrar manualmente los documentos asociados, un proceso complejo que requiere intervención técnica. Tampoco se deben reutilizar códigos de terceros eliminados: cada tercero debe tener un código único.

El sistema valida esa unicidad: si se intenta crear un tercero con un código ya existente, muestra un error. Y en las ventanas donde se selecciona un tercero, si se digita un código que no existe, el campo se pone en rojo. Para evitar esa situación, lo recomendado es usar el botón de búsqueda (la lupa) del selector y elegir el tercero de la lista en lugar de teclear el código.

Línea de crédito y acceso web: dos campos que deciden

La línea de crédito es el monto máximo que el tercero puede deber a la empresa en cualquier momento por ventas a crédito. Cuando se realiza una venta a crédito, el sistema verifica automáticamente que las cuentas por cobrar actuales del tercero más el valor de la nueva venta no superen esa línea; si la superan, la venta se bloquea. Si la línea queda en cero, el tercero no puede comprar a crédito y todas sus compras deben ser de contado. Por eso conviene asignarla con criterio: empezar con límites conservadores e irlos subiendo conforme el cliente demuestre capacidad de pago. Ejemplo: un cliente con línea de crédito de 5.000.000 que ya debe 3.000.000 puede recibir una venta a crédito de 1.500.000 (el total proyectado sería 4.500.000), pero una de 2.500.000 se bloquea, porque el total llegaría a 5.500.000.

La casilla Usuario Web habilita al tercero, por lo general clientes o proveedores, para entrar al sistema desde un navegador sin instalar nada: puede consultar saldos de cuentas por cobrar o por pagar, ver su historial de compras o ventas, descargar facturas electrónicas y revisar órdenes de compra pendientes. Al marcarla se habilita el campo de contraseña, que debe cumplir las políticas de seguridad configuradas.

Ejemplo: el mismo NIT que le compra y le vende

Comercializadora ABC S.A.S. (NIT 900.123.456-7) le vende a su almacén aceite y granos y, a la vez, sus empleados le compran a usted empaques y útiles de aseo. En un sistema con listas separadas, esa empresa aparecería dos veces: una como proveedor y otra como cliente, con datos duplicados y dos historiales que nunca se cruzan. Con el concepto de tercero se crea un único registro con un solo código: en las órdenes de compra ese tercero actúa como proveedor; en las facturas de venta, como cliente; y en las cuentas por pagar o por cobrar aparece como acreedor o deudor según el saldo.

Al consultar el historial de ese código, Kardex Tauro le muestra las dos direcciones del negocio: cuánto le ha comprado y cuánto le ha vendido, con sus documentos y sus saldos. Ese mismo registro alimenta todos los análisis: ventas por cliente, compras por proveedor y consumos por empleado.

Errores comunes al administrar terceros

• Crear dos veces al mismo tercero: antes de registrar, busque por nombre, código o documento; el sistema rechaza códigos duplicados, pero la mejor práctica es verificar primero con el buscador.
• Códigos sin criterio: un código sin sentido obliga a abrir el registro para saber quién es; use nomenclaturas claras como CLI001 o PROV001 y capacite a todo el personal que crea terceros para que siga los mismos estándares.
• Eliminar terceros con historial: el sistema valida que el tercero no esté en documentos activos antes de eliminar, pero conviene revisar antes si tiene facturas o cuentas asociadas: eliminarlo sin evaluar el impacto puede romper la trazabilidad.
• Nombres inconsistentes: no use "Juan Pérez" en un registro y "Juan Carlos Pérez" en otro si es la misma persona; los nombres completos y consistentes evitan confusiones al buscar.

Terceros, cartera y análisis ABC

El concepto de tercero conecta directamente con su cartera: los deudores que aparecen en las cuentas por cobrar son clientes registrados como terceros, y la línea de crédito del registro afecta la capacidad de generar nuevas cuentas por cobrar; los acreedores de las cuentas por pagar son proveedores registrados como terceros. En la práctica, su lista de cuentas por cobrar es la lista de sus terceros-cliente con saldo pendiente, y su lista de cuentas por pagar, la de sus terceros-proveedor a quienes les debe.

Como toda operación queda asociada a un tercero, puede responder preguntas como: ¿quién compra más?, ¿a quién le compro más? o ¿qué producto mueve más valor con cada tercero? El sistema registra los usos de cada producto por tercero (tipo de documento, código y nombre del tercero, unidades movidas, cantidad de documentos y valor total) y con esa información se aplica el principio de Pareto, o análisis ABC, por tercero:

Con esa clasificación identifica a sus clientes críticos (el grupo que genera la mayor parte de sus ventas), detecta si depende demasiado de un solo proveedor y puede enfocar sus esfuerzos comerciales y de negociación donde más convenga.

El tercero es la pieza que une la contabilidad con el inventario: cada documento entra o sale con un tercero asociado, y cada peso que debe o le deben pertenece a un registro único. Aplique este concepto desde el primer registro y su información quedará lista para reportes, análisis y decisiones. Este artículo explica el concepto general; para decisiones particulares sobre su contabilidad, consulte a su contador.