O que é um terceiro?

O que é um terceiro?

Se você vende mercadoria para a mesma empresa de quem compra seus insumos, essa empresa é sua cliente ou sua fornecedora? Para a contabilidade e o controle de estoques, a resposta é: as duas coisas. Nos programas de gestão, usa-se uma única palavra para nomeá-la: terceiro. Entender esse conceito evita registros duplicados, organiza sua carteira e permite ver o histórico completo de cada pessoa ou entidade com quem você faz negócios.

Um único registro para todos os papéis

No Kardex Tauro, um terceiro é qualquer pessoa física ou jurídica que interage com o sistema, independentemente do papel que desempenhe em uma transação específica. O programa não trabalha com categorias separadas de clientes, fornecedores, funcionários ou compradores: ele administra uma lista única de terceiros, e cada um assume o papel que corresponder ao documento em que participa. Assim, a mesma pessoa ou empresa pode atuar como cliente em uma venda, fornecedor em uma compra ou funcionário em um consumo interno.

A tabela a seguir resume os papéis que um mesmo terceiro pode assumir e o documento em que atua:

Os almoxarifados de destino em uma transferência interna também são registrados como terceiros (centros de custo), assim como um funcionário que consome insumos, um transportador que movimenta mercadoria entre almoxarifados ou uma oficina para a qual se envia um equipamento em reparo. Na prática, todo documento que entra ou sai da sua empresa o faz com um terceiro associado.

Por que uma única palavra em vez de várias listas?

Muitos programas mantêm uma lista de clientes e outra de fornecedores, ainda que se trate da mesma pessoa. O conceito de terceiro elimina essa separação porque é mais simples e mais exato:

• Um fornecedor que também é cliente é registrado uma única vez, com um só código e um só número de documento: não há duplicação de informações.
• A gestão de contatos fica mais simples e a busca e a seleção funcionam igual em todas as janelas: vendas, compras, consumos, transferências, devoluções, consignações e caixa.
• Você pode consultar o histórico completo de interações com cada pessoa ou entidade: o que ela comprou de você, o que vendeu para você e o que deve.

Os dados do registro

Para registrar um terceiro são poucos campos, mas cada um cumpre uma função:

Um código que não muda

O campo Código é o único que não pode ser modificado depois que o terceiro é criado: ao editar o registro, ele aparece acinzentado. O motivo é a rastreabilidade: o código permanece como referência em todos os documentos históricos do sistema (compras, vendas, transferências, perdas, contas a receber e a pagar). Se fosse possível alterá-lo, perderia-se o vínculo com todo esse histórico.

Por isso, recomenda-se usar códigos significativos e fáceis de lembrar: CLI001 para clientes, PROV001 para fornecedores, FUN001 para funcionários ou TRAN001 para transportadores. Se um código for atribuído errado, o sistema não permite corrigi-lo: seria preciso criar um terceiro novo e migrar manualmente os documentos associados, um processo complexo que exige intervenção técnica. Também não se devem reutilizar códigos de terceiros excluídos: cada terceiro deve ter um código único.

O sistema valida essa unicidade: se você tentar criar um terceiro com um código já existente, aparece um erro. E nas janelas em que um terceiro é selecionado, se você digitar um código que não existe, o campo fica vermelho. Para evitar isso, o recomendado é usar o botão de busca (lupa) do seletor e escolher o terceiro na lista em vez de digitar o código.

Linha de crédito e acesso web: dois campos que decidem

A linha de crédito é o valor máximo que o terceiro pode dever à empresa em qualquer momento por vendas a crédito. Quando se faz uma venda a crédito, o sistema verifica automaticamente se as contas a receber atuais do terceiro somadas ao valor da nova venda não ultrapassam essa linha; se ultrapassarem, a venda é bloqueada. Se a linha ficar em zero, o terceiro não pode comprar a crédito: todas as suas compras devem ser à vista. Por isso, convém atribuí-la com critério: comece com limites conservadores e aumente conforme o cliente demonstrar capacidade de pagamento. Exemplo: um cliente com linha de crédito de 5.000.000 que já deve 3.000.000 pode receber uma venda a crédito de 1.500.000 (o total projetado seria 4.500.000), mas uma de 2.500.000 é bloqueada, porque o total chegaria a 5.500.000.

A caixa Usuário Web habilita o terceiro, em geral clientes ou fornecedores, a entrar no sistema pelo navegador sem instalar nada: ele pode consultar saldos de contas a receber ou a pagar, ver seu histórico de compras ou vendas, baixar notas fiscais eletrônicas e acompanhar pedidos de compra pendentes. Ao marcá-la, o campo de senha é habilitado e deve cumprir as políticas de segurança configuradas.

Exemplo: o mesmo CNPJ que compra de você e vende para você

A Distribuidora ABC S.A.S. (NIT 900.123.456-7) vende para o seu armazém óleo e grãos e, ao mesmo tempo, os funcionários dela compram de você embalagens e materiais de limpeza. Em um sistema com listas separadas, essa empresa apareceria duas vezes: uma como fornecedora e outra como cliente, com dados duplicados e dois históricos que nunca se cruzam. Com o conceito de terceiro, cria-se um único registro com um único código: nos pedidos de compra esse terceiro atua como fornecedor; nas notas fiscais de venda, como cliente; e nas contas a pagar ou a receber, como credor ou devedor conforme o saldo.

Ao consultar o histórico desse código, o Kardex Tauro mostra as duas direções do negócio: quanto ele vendeu para você e quanto comprou de você, com seus documentos e saldos. Esse mesmo registro alimenta todas as análises: vendas por cliente, compras por fornecedor e consumos por funcionário.

Erros comuns ao administrar terceiros

• Criar duas vezes o mesmo terceiro: antes de registrar, pesquise por nome, código ou documento; o sistema rejeita códigos duplicados, mas a boa prática é verificar primeiro com o buscador.
• Códigos sem critério: um código sem sentido obriga a abrir o registro para saber quem é; use nomenclaturas claras como CLI001 ou PROV001 e treine todo o pessoal que cria terceiros para seguir os mesmos padrões.
• Excluir terceiros com histórico: o sistema valida se o terceiro não está em documentos ativos antes de excluir, mas convém verificar antes se ele tem notas fiscais ou contas associadas: excluí-lo sem avaliar o impacto pode quebrar a rastreabilidade.
• Nomes inconsistentes: não use "João Pereira" em um registro e "João Carlos Pereira" em outro se for a mesma pessoa; nomes completos e consistentes evitam confusões na busca.

Terceiros, carteira e análise ABC

O conceito de terceiro conecta-se diretamente à sua carteira: os devedores que aparecem nas contas a receber são clientes registrados como terceiros, e a linha de crédito do registro afeta a capacidade de gerar novas contas a receber; os credores das contas a pagar são fornecedores registrados como terceiros. Na prática, sua lista de contas a receber é a lista dos seus terceiros-cliente com saldo pendente, e sua lista de contas a pagar, a dos terceiros-fornecedor para quem você deve.

Como toda operação fica associada a um terceiro, você pode responder perguntas como: quem compra mais? De quem eu compro mais? Qual produto movimenta mais valor com cada terceiro? O sistema registra os usos de cada produto por terceiro (tipo de documento, código e nome do terceiro, unidades movimentadas, quantidade de documentos e valor total) e, com essas informações, aplica-se o princípio de Pareto, ou análise ABC, por terceiro:

Com essa classificação, você identifica seus clientes críticos (o grupo que gera a maior parte das suas vendas), detecta se depende demais de um único fornecedor e pode concentrar seus esforços comerciais e de negociação onde mais convém.

O terceiro é a peça que une a contabilidade ao estoque: todo documento entra ou sai com um terceiro associado, e cada valor que você deve ou que lhe devem pertence a um registro único. Aplique esse conceito desde o primeiro registro e sua informação ficará pronta para relatórios, análises e decisões. Este artigo explica o conceito geral; para decisões específicas sobre a sua contabilidade, consulte o seu contador.