¿Qué es un reintegro?

¿Qué es un reintegro?

Un reintegro es la devolución registrada de la mercancía que salió de tu bodega como préstamo o consignación: el momento en que el cliente, el vendedor externo, el empleado o el taller que recibió los productos los regresa, y tu inventario vuelve a contarlos entre sus existencias. En Kardex Tauro, el reintegro es el documento que cierra el ciclo iniciado cuando entregaste esa mercancía a un tercero, y se registra con el botón Reintegrar de la ventana Lista de Préstamos y Consignaciones.

Para entenderlo bien conviene verlo como la segunda mitad de un ciclo. En la ayuda del programa, préstamo y consignación son un mismo documento con dos nombres: formaliza la entrega temporal de productos del inventario a un tercero, conservando la empresa la propiedad sobre ellos. No es una venta ni un consumo, porque la mercancía no se pierde de manera definitiva, y tampoco genera cuentas por cobrar ni por pagar. Cuando ese documento se finaliza, el sistema descuenta las existencias y registra en el Kardex una salida temporal por consignación. El reintegro hace el recorrido inverso: cada unidad que el tercero devuelve regresa a la bodega, las existencias aumentan y el Kardex registra un movimiento de entrada por reintegro.

Por qué el ciclo necesita su documento de cierre

Si la mercancía vuelve físicamente a la bodega pero nadie registra el reintegro, el sistema sigue mostrando esas unidades como prestadas: el tercero aparece debiendo algo que ya devolvió, las existencias disponibles no reflejan lo que realmente tienes y el historial del Kardex queda incompleto. Por eso el reintegro no es un trámite decorativo: es el registro que reconcilia lo físico con lo contable. La lista de préstamos funciona además como punto de control de los activos en poder de terceros, ya sean empleados, vendedores externos, clientes, talleres de reparación, ferias o distribuidores, porque permite saber en todo momento quién tiene productos de la empresa, cuánto falta por devolver y qué consignaciones llevan mucho tiempo sin reintegrarse.

Cómo opera el reintegro en la práctica

Todo comienza en la ventana Lista de Préstamos y Consignaciones. Solo se puede reintegrar un documento en estado CERRADA o PARCIAL; si está ABIERTA todavía se está editando, y si está FINALIZADA ya no queda producto pendiente. Los pasos son:

1. Seleccionar la consignación que se desea reintegrar y hacer clic en el botón Reintegrar.
2. Se abre automáticamente la ventana de reintegro, que muestra el consignatario que devuelve, el empleado que recibe la devolución y la lista de productos prestados con sus cantidades pendientes.
3. En la columna Recibir se digita cuántas unidades se están devolviendo en ese momento; el sistema valida que no se puedan reintegrar más unidades de las prestadas originalmente.
4. Si los productos usan seriales, se abre la ventana de selección de seriales y los seriales reintegrados deben coincidir exactamente con los prestados.
5. Se completa la referencia del ingreso con el número del documento de consignación y se confirma con el botón Recibir.

Al confirmar, el sistema actualiza automáticamente las existencias del inventario, pues los productos regresan a la bodega; también actualiza la columna Recibidas del detalle, el estado del documento (PARCIAL o FINALIZADA) y el Kardex con el movimiento de entrada.

Localizar la consignación antes de reintegrar

El reintegro siempre comienza por localizar el documento correcto en la ventana Lista de Préstamos y Consignaciones. Esta ventana se organiza como un formulario maestro-detalle: la lista superior muestra los encabezados de todas las consignaciones (número de documento, tercero, estado, total y fecha) y, al hacer clic sobre una fila, la zona inferior muestra el detalle con los productos prestados, sus cantidades y sus valores.

Para encontrar una consignación concreta, el buscador en tiempo real de la parte superior acepta cualquier dato: número de documento, nombre del tercero, estado o cualquier texto contenido en el documento, y filtra la lista al instante. Cuando se borra el texto del buscador, vuelven a mostrarse todos los registros.

Si se necesita más precisión, los filtros del menú contextual son apilables: se pueden combinar criterios por documento, por tercero, por estado, por valor mayor que o menor que, y por fecha mayor que o menor que. Por ejemplo, se puede pedir ver todas las consignaciones en estado PARCIAL de un empleado concreto, o todas las consignaciones en estado CERRADA con fecha menor que un día determinado, para detectar préstamos antiguos que nunca se reintegraron. Además, todo lo que se muestra después de filtrar se convierte en reporte con la opción Ver Reporte, o se exporta a Excel, lo que facilita el seguimiento de los productos en poder de terceros.

El detalle inferior es la clave para saber cuánto falta por devolver: la columna Prestadas indica las unidades entregadas originalmente y la columna Recibidas, las que ya regresaron a la bodega. Si un producto tiene 10 unidades prestadas y 6 recibidas, faltan 4 por reintegrar; comparar ambas columnas en cada consignación es la forma más directa de controlar los activos prestados y de decidir a qué terceros conviene hacer seguimiento.

El ciclo numérico del préstamo al reintegro

El ejemplo más claro es seguir un préstamo de 20 unidades desde la salida hasta el cierre total:

Como muestra la tabla, no es necesario devolver todo de una sola vez: se admiten reintegros parciales a medida que el tercero va devolviendo, y cada reintegro actualiza las cantidades pendientes. Cuando la columna Recibidas iguala a la columna Prestadas en todos los productos, el documento pasa a FINALIZADA y el ciclo del préstamo se completa con éxito; en ese estado ya no se pueden hacer más reintegros.

Reintegro total y parcial: cómo avanza el documento

No es necesario que el tercero devuelva todo el producto de una sola vez. La ayuda del programa lo dice con claridad: se pueden hacer múltiples reintegros parciales hasta completar el total prestado, y cada reintegro actualiza las cantidades pendientes. Un ejemplo típico: si se prestaron 10 herramientas a un empleado y devuelve 3 hoy y las 7 restantes la próxima semana, se registran dos reintegros separados, cada uno con su propia confirmación.

Cada vez que se confirma un reintegro, el documento avanza según lo que falte por devolver. Si el reintegro no completa las cantidades prestadas, la consignación pasa de estado CERRADA a PARCIAL y permanece en ese estado, permitiendo nuevos reintegros, mientras la ventana de reintegro muestra automáticamente las cantidades pendientes de cada producto. Cuando se devuelve todo y las cantidades recibidas coinciden con las prestadas, el documento pasa a FINALIZADA; en ese estado ya no se pueden hacer más reintegros porque no queda producto pendiente.

El sistema conserva además el historial completo de todos los reintegros realizados: en cualquier momento se puede saber cuánto producto se ha devuelto y cuánto falta por devolver. Esa trazabilidad completa es lo que permite cerrar con confianza el ciclo de cada préstamo, desde la entrega inicial hasta la última devolución.

Estados del documento y diferencias con otros documentos

Una consignación transita por cinco estados: ABIERTA, cuando se está editando y aún no se puede imprimir ni reintegrar; CERRADA, cuando los productos ya fueron entregados al tercero, las existencias están descontadas y se espera la devolución; PARCIAL, cuando ya hubo uno o más reintegros pero falta producto por devolver; FINALIZADA, cuando todo lo prestado fue reintegrado; y ELIMINADA, cuando quedó anulada como registro histórico. Esta lógica distingue al préstamo de otros documentos: una factura de venta, un consumo o una merma descuentan existencias de forma permanente, mientras que la consignación las descuenta solo temporalmente y las recupera con el reintegro. Por eso es el único documento con botón Reintegrar y con columnas Prestadas y Recibidas para el control de devoluciones, y el único que vigila activamente quién debe producto a la empresa.

Los cinco estados de la consignación y su relación con el reintegro

Como el reintegro depende del estado del documento, conviene tener clara la tabla completa de estados por los que transita una consignación:

Con esta tabla en mente es fácil entender el comportamiento del botón Reintegrar: está disponible mientras el documento se encuentra en CERRADA o PARCIAL. En ABIERTA la entrega aún no se finalizó y no hay existencias descontadas que devolver, y en FINALIZADA ya se devolvió todo. Por eso, antes de reintegrar conviene revisar el estado en la lista superior; de todos modos, la ventana valida que la consignación seleccionada esté en un estado que permita reintegros.

Relación con la ventana Recibir Productos

La ventana que se abre al reintegrar es exactamente la misma ventana Recibir Productos del módulo Entradas: comparten interfaz, validaciones y proceso de captura de información. La única diferencia es el contexto desde donde se invoca. Recibir Productos se usa para recibir mercancía de proveedores, órdenes de producción u otras entradas, mientras que el botón Reintegrar de la lista de préstamos la invoca específicamente para registrar devoluciones de productos prestados. Esa consistencia garantiza que toda recepción de mercancía al inventario se procese con los mismos controles.

Errores comunes al reintegrar y cómo evitarlos

• Dejar que la mercancía vuelva sin registrar el reintegro. Si los productos regresan físicamente a la bodega pero no se procesa la devolución, el sistema sigue mostrándolos como prestados: el tercero aparece debiendo algo que ya devolvió, las existencias disponibles no reflejan lo que realmente hay y la consignación puede quedar olvidada en estado CERRADA.
• Intentar reintegrar más unidades de las prestadas. El sistema valida las cantidades y no permite devolver más de lo que se entregó originalmente; por eso conviene digitar con cuidado la columna Recibir, verificando que coincida con lo que realmente llega a la bodega.
• Devolver seriales que no coinciden con los prestados. En los productos serializados, los seriales reintegrados deben coincidir exactamente con los prestados; esa validación es la base de la trazabilidad de equipos y herramientas en poder de terceros.
• Reintegrar desde un estado equivocado. Una consignación ABIERTA todavía se está editando y no puede reintegrarse, y una FINALIZADA ya no tiene producto pendiente; la ventana solo permite reintegrar documentos en estado CERRADA o PARCIAL.
• Intentar editar o eliminar documentos en estados avanzados. Las consignaciones CERRADA, PARCIAL o FINALIZADA solo se abren para ver o imprimir: no se pueden editar, y si se necesita modificar algo hay que crear una consignación nueva. El botón Eliminar, por su parte, se desactiva para consignaciones que ya tienen productos reintegrados o que están en estados avanzados, protegiendo así la integridad histórica de las operaciones.
• Descuidar la documentación. Al entregar la mercancía, imprima la consignación para que acompañe la entrega; al reintegrar, complete la referencia del ingreso con el número del documento de consignación, registre en las notas la fecha esperada de devolución y conserve constancias que respalden cada movimiento.
• Perder el seguimiento en el tiempo. Las consignaciones que llevan mucho tiempo en CERRADA sin reintegros pueden indicar olvidos: conviene monitorear los documentos PARCIAL, aplicar filtros de fecha para detectar préstamos antiguos, establecer plazos máximos de devolución y conciliar periódicamente las consignaciones activas con el inventario físico en poder de terceros.

Preguntas frecuentes sobre el reintegro

¿Puedo reintegrar solo una parte de lo prestado?

Sí. No es necesario devolver todo de una sola vez: se pueden registrar múltiples reintegros parciales a medida que el tercero devuelve los productos. Con cada reintegro se actualizan las cantidades pendientes y el documento queda en estado PARCIAL hasta que se complete la devolución total.

¿Desde qué estados puedo reintegrar una consignación?

Únicamente desde CERRADA o PARCIAL. Si está ABIERTA todavía se está editando y no se ha descontado mercancía; si está FINALIZADA ya se devolvió todo; y si está ELIMINADA solo queda como registro histórico.

¿Qué pasa si la mercancía regresa pero nadie registra el reintegro?

El sistema sigue mostrando esas unidades como prestadas: el tercero aparece debiendo algo que ya devolvió, las existencias no reflejan la realidad de la bodega y el Kardex queda incompleto. Registrar el reintegro apenas llega la mercancía es lo que reconcilia lo físico con lo contable.

¿Por qué el sistema rechaza mi reintegro?

Las causas más frecuentes son tres: se digitó una cantidad mayor que la prestada originalmente, los seriales devueltos no coinciden con los prestados, o la consignación no está en un estado que permita reintegros. El sistema aplica esas validaciones automáticamente para proteger la consistencia del inventario.

¿Cuándo se completa el ciclo del préstamo?

Cuando las cantidades recibidas igualan a las prestadas en todos los productos del detalle, el documento pasa a FINALIZADA y las existencias han regresado por completo al inventario. En ese momento el ciclo del préstamo se ha completado con éxito y ya no se pueden registrar más reintegros.

Buenas prácticas al reintegrar

• Registrar el reintegro apenas el tercero devuelve la mercancía, para mantener el control actualizado y evitar consignaciones olvidadas en estado CERRADA.
• Revisar el estado físico de la mercancía devuelta antes de confirmar y verificar que las cantidades digitadas coincidan con lo que realmente llega a la bodega.
• Con productos serializados, comprobar que cada serial reintegrado coincida exactamente con uno prestado: es la base de la trazabilidad de equipos y herramientas en poder de terceros.
• Registrar la fecha y el empleado que recibe la devolución, anotar en la referencia del ingreso el número del documento de consignación y usar las notas para documentar la fecha esperada de devolución.
• Monitorear con los filtros de la ventana los documentos PARCIAL y las consignaciones CERRADA antiguas, y conciliar periódicamente las consignaciones activas con el inventario físico en poder de terceros.

Con el reintegro bien documentado, cada préstamo que cierra deja una huella clara en el inventario y en el Kardex: en Kardex Tauro siempre sabes qué salió, qué volvió, cuándo y a manos de quién.