Cómo importar inventario y terceros desde Excel

Cómo importar inventario y terceros desde Excel

Si su catálogo de productos o el listado de clientes, proveedores y empleados está guardado en una hoja de cálculo, la sección Importar de Kardex Tauro le evita digitar cada registro uno por uno. Esta herramienta, la primera de las tres pestañas que componen la Ficha Datos dentro de la ventana Configuración, permite la carga masiva y rápida de grandes volúmenes de información: lo que tomaría horas o días de trabajo manual se resuelve en pocos minutos, incluso cuando se trata de miles de filas. Lo mejor de todo es que no exige plantillas rígidas ni formatos especiales, como se explica a lo largo de este artículo.

Qué se puede importar y con qué botón

La sección Importar cuenta con dos botones principales, cada uno con un propósito bien definido. Antes de copiar sus datos conviene tener claro qué espera recibir cada botón, porque los campos disponibles para el mapeo son distintos en cada caso.

Conviene entender desde el principio que en Kardex Tauro el concepto de tercero es unificado: no existen módulos separados para clientes, proveedores, empleados, transportadores o consignatarios, porque todos son terceros. Un registro importado una sola vez queda disponible en todo el sistema. El mismo tercero puede utilizarse como cliente en una factura de venta, como proveedor en una orden de compra o como empleado en un consumo de almacén, sin necesidad de importarlo tres veces ni de crear registros duplicados por cada rol que vaya a desempeñar.

El mecanismo: el portapapeles de Windows

La diferencia principal frente a otros programas es que Kardex Tauro no exige una plantilla descargable ni un formato rígido. No tiene que guardar un archivo CSV en una carpeta especial ni adaptar sus datos a un modelo preestablecido: el puente de datos es el portapapeles de Windows. Por esa razón sirve cualquier hoja de cálculo que permita copiar información, como Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Sheets, LibreOffice y aplicaciones similares.

El flujo de trabajo general es el siguiente:

1. Abra su hoja de cálculo de origen, donde tiene la información organizada en filas y columnas.
2. Seleccione con el ratón todas las filas y columnas que desea importar; puede incluir los encabezados si lo desea.
3. Copie la selección con Ctrl + C o con clic derecho y luego la opción Copiar.
4. En el programa vaya a Configuración, abra la Ficha Datos, entre en la sección Importar y haga clic en Importar Inventario o en Importar Terceros.
5. En la ventana emergente que se abre, haga clic en el botón Pegar columnas desde el portapapeles: el sistema lee la información copiada y la muestra en el grid inferior, respetando la estructura original de filas y columnas.

El asistente de mapeo: campo por campo

Una vez pegados los datos, se abre el asistente de importación, la ventana que le da el control total sobre cómo se interpreta su información. La regla de oro es la libertad del orden: no importa cómo estén organizadas las columnas en su hoja de cálculo. Si el Nombre está en la columna A y el Código en la columna Z, o si existen columnas intermedias que no le interesan (fotos, notas del Excel, fechas de creación), el sistema se adapta a usted. El importador muestra una vista previa de los datos leídos y le pide asociar cada campo del sistema con la columna correspondiente de su selección, mediante tres ideas simples:

• Campo de destino: indica qué dato necesita el sistema, por ejemplo Código, Nombre, Valor Compra, Valor Venta o Stock Mínimo. Cada campo aparece con su etiqueta descriptiva en la ventana.
• Columna de origen: es la columna de su hoja de cálculo que contiene ese dato. Para indicarla, usted escribe en el cuadro de texto del campo el número (índice) de la columna correspondiente.
• Omitir columnas: si su hoja trae columnas que no desea importar, simplemente no las asigna a ningún campo y el sistema las ignora por completo.

En el caso del inventario, los campos que la ventana Importar Inventario desde Excel permite mapear son los siguientes:

No es obligatorio mapear todos los campos: si su hoja no tiene información de marca, notas o descripción, deje esos campos en blanco y el sistema los ignorará. El orden de las columnas tampoco importa, porque usted decide qué número va en cada campo. Una ayuda valiosa del asistente es el grid de datos pegados: al hacer clic en el encabezado de cualquier columna del grid, el sistema muestra el índice numérico de esa columna, que es exactamente el número que debe escribir en los campos de mapeo. Así no tiene que contar columnas a mano dentro de su archivo de Excel.

Para terceros, los campos que la importación puede alimentar son seis: Código, Nombre, Dirección, Teléfono, Email y un sexto campo complementario, generalmente Documento de identidad o Notas según la configuración de su base de datos. La regla de oro es la misma: si el Nombre está en la primera columna de su selección (columna A), escriba el número 1 en el campo Nombre; si su hoja no tiene columna de Email, deje ese campo en blanco y el sistema lo ignorará.

Validaciones en tiempo real

Mientras usted mapea las columnas, el sistema realiza validaciones automáticas para evitar errores catastróficos antes de que los datos toquen su base:

• Códigos duplicados: si intenta importar un producto o tercero con un código que ya existe en la base de datos, el sistema lo alerta para evitar que se sobrescriba información accidentalmente. Si dos filas de su propio archivo repiten código, también lo detecta y le pide corregir la hoja antes de continuar.
• Campos obligatorios: el sistema le indica si ha olvidado mapear un campo indispensable. Para inventario, el Código es el identificador único de cada producto y debe quedar bien mapeado; para terceros, los campos obligatorios son el Código y el Nombre.
• Formato de datos: el importador intenta reconocer automáticamente los formatos de números, decimales y textos, y aplica la configuración de la Ficha General para interpretar valores monetarios, separadores de miles y el separador decimal (punto o coma).

En la parte inferior de la ventana aparece un mensaje de advertencia que conviene leer siempre: antes de importar no olvide crear un backup, y recuerde que los productos importados se agregan al inventario actual; en el caso de los terceros, se agregan a los existentes. La importación es aditiva, no borra lo que ya tiene. Junto a ese mensaje se muestra el total de filas detectadas en el portapapeles, que le permite confirmar que ninguna fila quedó por fuera de la selección, y el botón Importar Datos, que permanece deshabilitado hasta que haya pegado información y completado el mapeo mínimo requerido.

Importar inventario paso a paso

Para cargar productos, el flujo completo es el siguiente, de principio a fin:

1. Preparar el archivo de Excel: abra la hoja donde está la información de los productos y verifique que esté organizada en columnas claras. Es recomendable que la primera fila contenga los encabezados (Código, Nombre, Precio, etc.) para facilitar la identificación, y que no haya filas vacías intercaladas ni caracteres extraños.
2. Copiar los datos al portapapeles: seleccione con el ratón todas las filas y columnas que desea importar, incluyendo los encabezados si lo desea, y cópielas con Ctrl + C. Si tiene columnas que no necesita, simplemente no las seleccione.
3. Abrir la ventana de importación: en el programa vaya a Configuración, luego a Ficha Datos, entre en la sección Importar y haga clic en el botón Importar Inventario. Se abrirá la ventana emergente Importar Inventario desde Excel.
4. Pegar los datos en el sistema: haga clic en Pegar columnas desde el portapapeles. El sistema lee la información copiada y la muestra en el grid inferior; verifique que el total de filas coincida con la cantidad de productos que espera importar.
5. Identificar los índices de columna: haga clic en el encabezado de cada columna del grid para que el sistema le muestre su índice numérico, y anote cuál corresponde a Código, a Nombre, a Precio, etc.
6. Mapear los campos: escriba en cada campo de la zona central el índice de la columna correspondiente. Por ejemplo, si el Código está en la columna A, escriba 1 en el campo Código; si el Nombre está en la columna B, escriba 2 en el campo Nombre; si el Valor venta está en la columna F, escriba 6 en el campo Valor venta. Deje en blanco los campos que no apliquen.
7. Verificar antes de importar: revise que el mapeo sea correcto, confirme que el total de filas es el esperado y asegúrese de tener un backup reciente de la base de datos, creado en la sección Backups de la Ficha Datos.
8. Ejecutar la importación: haga clic en el botón Importar Datos. El sistema procesa todas las filas y crea los productos en el inventario; al finalizar, los nuevos productos quedan disponibles en la ventana de Inventario.

Importar terceros paso a paso

La carga de terceros sigue el mismo espíritu, con unos pasos más cortos:

1. Preparar el Excel: organice la lista de clientes, proveedores o empleados en su hoja de cálculo y asegúrese de que los códigos no estén duplicados con los que ya existen en el sistema.
2. Copiar: seleccione todas las celdas que desea importar, con o sin encabezados, y cópielas al portapapeles con Ctrl + C.
3. Pegar: en la ventana de importación haga clic en Pegar columnas desde el portapapeles y verifique en el cuadro inferior que el total de filas sea el correcto.
4. Identificar índices: haga clic en los encabezados de las columnas del grid para descubrir qué número asigna el sistema a cada una; por ejemplo, Código en la columna 1 y Nombre en la columna 2.
5. Mapear: escriba esos números en los campos correspondientes (Código, Nombre, Dirección, Teléfono, Email) y deje en blanco los que su hoja no tenga.
6. Importar: haga clic en Importar datos. El sistema valida que no haya códigos repetidos y agrega los nuevos terceros a la lista de terceros.

Qué sale mal y cómo evitarlo

La experiencia muestra que la mayoría de los problemas de una importación no están en el programa sino en la hoja de origen o en el mapeo. Estos son los cinco errores más frecuentes y la manera de evitarlos:

1. Filas vacías y saltos de línea en celdas: una fila completamente vacía intercalada entre los datos puede confundir al lector del portapapeles y hacer que interprete mal los límites de la tabla; los saltos de línea dentro de una misma celda desordenan el contenido que se pega en el grid. Antes de copiar, elimine las filas vacías intercaladas y limpie las celdas con caracteres extraños.
2. Grupos y subgrupos que aún no existen: si su archivo trae una columna de grupo o subgrupo, asegúrese de que esos grupos ya estén creados en la ventana de Grupos del sistema, o escríbalos exactamente como desea que se creen. Un nombre escrito con mayúsculas diferentes, espacios de más o tildes distintas puede generar clasificaciones duplicadas o productos sin grupo.
3. Códigos duplicados y la inmutabilidad del código: una vez que un producto o tercero se crea en el sistema, su código no se puede cambiar. Si su hoja repite códigos o choca con los registros existentes, el sistema lo alertará; revise la columna de códigos antes de copiar para no duplicar registros ni crear códigos erróneos que quedarán para siempre.
4. Decimales, separadores de miles y símbolos: los valores deben estar en formato numérico estándar, sin símbolos de moneda como $ ni signos de porcentaje (%), y usando el separador decimal configurado en la Ficha General (punto o coma). Un precio copiado como $3.500 o como 3,500 cuando la configuración espera el otro separador se interpreta mal y puede alterar todo el catálogo.
5. Mapeos cruzados y olvido del backup: el error clásico es asignar la columna del costo al campo del precio de venta, o viceversa, y descubrirlo después de la carga. La importación es una operación de alto impacto que puede alterar miles de registros en segundos; por eso el backup previo en la sección Backups es obligatorio, y una prueba piloto con las primeras 5 o 10 filas revela cualquier error de mapeo antes de la carga masiva.

Un ejemplo numérico de principio a fin

Suponga que quiere cargar al inventario los primeros productos de su negocio y que su hoja de cálculo queda organizada así, con los encabezados en la primera fila:

Después de copiar las filas en Excel y de hacer clic en Pegar columnas desde el portapapeles, el grid muestra las cinco filas de productos (seis si usted incluyó los encabezados) y el contador de total de filas lo confirma. El mapeo queda así: Código es la columna 1, Nombre de producto la columna 2, Valor compra la 3, Valor venta la 4, Existencias la 5, Grupo la 6 y Unidades de medida la 7. Los campos Marca, IVA, Notas y Descripción se dejan en blanco porque la hoja no los incluye. Al hacer clic en Importar Datos, el sistema valida los códigos (los cinco son nuevos y únicos), crea los productos y los muestra en la ventana de Inventario con sus valores de compra, de venta y sus existencias. Si en su país el separador decimal es la coma, escriba los valores con coma, por ejemplo 2500,50, y el sistema los interpretará de acuerdo con la configuración de la Ficha General.

Casos de uso típicos

• Arrancar el sistema (implementación inicial): el primer día de uso puede cargar todo el catálogo de productos y la base de clientes y proveedores desde sus hojas de cálculo, en lugar de registrarlos uno por uno durante varios días. Es el uso más frecuente de la herramienta.
• Migrar desde Excel u otro programa: si viene de otro software de inventarios, exporte sus datos a una hoja de cálculo, ordénelos y utilice la importación para llevarlos al nuevo sistema sin reescribir la historia de clientes, proveedores y productos.
• Actualizar precios, costos o stock inicial: prepare una hoja con los códigos y los valores nuevos. Dependiendo de la configuración del asistente, si un código ya existe el sistema puede actualizar el producto o ignorarlo; consulte con el administrador cuál es el comportamiento en su instalación antes de ejecutar una carga masiva.
• Unificar la base de terceros: importe una sola lista de contactos y cada tercero quedará disponible como cliente, proveedor o empleado en todas las ventanas y selectores del sistema, sin duplicar registros por rol.

Recomendaciones de limpieza y buenas prácticas

• Encabezados claros: aunque el sistema permite mapear las columnas, una primera fila con los nombres de los campos (Código, Descripción, Precio) facilita enormemente el proceso.
• Limpieza de datos: elimine las filas vacías intercaladas, los saltos de línea dentro de las celdas y los caracteres extraños antes de copiar la selección.
• Revise la columna de códigos: los códigos deben ser únicos dentro de su archivo y no chocar con los ya existentes en la base de datos; recuerde que son inmutables una vez creados.
• Verifique los formatos numéricos: sin símbolos de moneda ni de porcentaje, y con el separador de decimales configurado en la Ficha General.
• Confirme grupos, subgrupos y unidades de medida: deben estar creados previamente o escritos exactamente como desea crearlos, y deben coincidir con los configurados en el sistema.
• Prueba piloto: si es la primera vez que importa o si trabaja con miles de registros, valide el proceso con las primeras 5 o 10 filas antes de la carga completa.
• Backup antes y verificación después: genere un respaldo en la sección Backups antes de importar y, al terminar, abra la ventana de Inventario o la lista de terceros para confirmar que precios, costos y existencias quedaron en las columnas correctas. Si algo salió mal, restaure el backup y repita la importación con el mapeo corregido.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar desde Google Sheets o LibreOffice? Sí. El sistema lee los datos del portapapeles de Windows, por lo que funciona con cualquier aplicación de hoja de cálculo que permita copiar datos, sin importar su marca.

¿Qué pasa si mi archivo tiene más columnas de las que necesito? Nada. Mapee solamente las columnas que le interesan y deje en blanco los campos de las demás; el sistema ignora las columnas no mapeadas.

¿Los grupos y subgrupos se crean automáticamente? Depende de la configuración de su sistema. Lo recomendable es crear primero los grupos y subgrupos en la ventana correspondiente, o escribir sus nombres exactamente como desea que se creen.

¿Puedo importar imágenes de productos? No. Las imágenes se cargan individualmente desde la ficha de imagen de cada producto, una vez que el producto ya existe en el sistema; la importación no procesa imágenes.