Como importar estoque e terceiros do Excel

Como importar estoque e terceiros do Excel

Se o seu catálogo de produtos ou a sua lista de clientes, fornecedores e funcionários está guardada em uma planilha, a seção Importar do Kardex Tauro evita que você digite cada registro um a um. Essa ferramenta, a primeira das três abas que compõem a Ficha Datos dentro da janela Configuração, permite a carga em massa e rápida de grandes volumes de informação: o que levaria horas ou dias de trabalho manual é resolvido em poucos minutos, mesmo quando se trata de milhares de linhas. O melhor de tudo é que ela não exige modelos rígidos nem formatos especiais, como este artigo explica em detalhe.

O que pode ser importado e com qual botão

A seção Importar tem dois botões principais, cada um com um propósito bem definido. Antes de copiar os seus dados, vale saber o que cada botão espera receber, porque os campos disponíveis para o mapeamento são diferentes em cada caso.

Vale entender desde o início que no Kardex Tauro o conceito de terceiro é unificado: não existem módulos separados para clientes, fornecedores, funcionários, transportadores ou consignatários, porque todos são terceiros. Um registro importado uma única vez fica disponível em todo o sistema. O mesmo terceiro pode ser usado como cliente em uma nota de venda, como fornecedor em uma ordem de compra ou como funcionário em um consumo de almoxarifado, sem precisar importá-lo três vezes nem criar registros duplicados para cada papel que ele venha a desempenhar.

O mecanismo: a área de transferência do Windows

A diferença fundamental em relação a outros programas é que o Kardex Tauro não exige um modelo para download nem um formato fixo. Você não precisa salvar um arquivo CSV em uma pasta especial nem adaptar os dados a um modelo preestabelecido: a ponte dos dados é a área de transferência do Windows. Por isso serve qualquer planilha que permita copiar informações, como Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Sheets, LibreOffice e aplicativos semelhantes.

O fluxo de trabalho geral é o seguinte:

1. Abra a sua planilha de origem, onde as informações estão organizadas em linhas e colunas.
2. Selecione com o mouse todas as linhas e colunas que deseja importar; os cabeçalhos são opcionais.
3. Copie a seleção com Ctrl + C ou com clique direito e depois a opção Copiar.
4. No programa, vá em Configuração, abra a Ficha Datos, entre na seção Importar e clique em Importar Estoque ou em Importar Terceiros.
5. Na janela que se abre, clique no botão Colar colunas da área de transferência: o sistema lê as informações copiadas e as mostra na grade inferior, respeitando a estrutura original de linhas e colunas.

O assistente de mapeamento: campo por campo

Assim que os dados são colados, abre-se o assistente de importação, a janela que dá a você o controle total sobre como as suas informações são interpretadas. A regra de ouro é a liberdade da ordem: não importa como as colunas estejam organizadas na sua planilha. Se o Nome está na coluna A e o Código na coluna Z, ou se existem colunas intermediárias que não interessam (fotos, notas do Excel, datas de criação), o sistema se adapta a você. O importador mostra uma prévia dos dados lidos e pede que você associe cada campo do sistema à coluna correspondente da sua seleção, usando três ideias simples:

• Campo de destino: indica qual dado o sistema precisa, por exemplo Código, Nome, Valor de Compra, Valor de Venda ou Estoque Mínimo. Cada campo aparece com o seu rótulo descritivo na janela.
• Coluna de origem: é a coluna da sua planilha que contém esse dado. Para indicá-la, você digita na caixa de texto do campo o número (índice) da coluna correspondente.
• Omitir colunas: se a sua planilha tiver colunas que você não deseja importar, basta não atribuí-las a nenhum campo e o sistema as ignora por completo.

No caso do estoque, os campos que a janela Importar Estoque do Excel permite mapear são os seguintes:

Não é obrigatório mapear todos os campos: se a sua planilha não tiver informações de marca, notas ou descrição, deixe esses campos em branco e o sistema os ignorará. A ordem das colunas também não importa, porque você decide qual número vai em cada campo. Uma ajuda valiosa do assistente é a grade de dados colados: ao clicar no cabeçalho de qualquer coluna da grade, o sistema mostra o índice numérico daquela coluna, exatamente o número que você deve digitar nos campos de mapeamento. Assim você nunca precisa contar colunas manualmente dentro do seu arquivo do Excel.

Para terceiros, os campos que a importação pode alimentar são seis: Código, Nome, Endereço, Telefone, Email e um sexto campo complementar, geralmente Documento de identidade ou Notas conforme a configuração da sua base de dados. A regra de ouro é a mesma: se o Nome está na primeira coluna da sua seleção (coluna A), digite o número 1 no campo Nome; se a sua planilha não tiver coluna de Email, deixe esse campo em branco e o sistema o ignorará.

Validações em tempo real

Enquanto você mapeia as colunas, o sistema realiza validações automáticas para evitar erros catastróficos antes que os dados toquem a sua base:

• Códigos duplicados: se você tentar importar um produto ou terceiro com um código que já existe na base de dados, o sistema alerta para evitar que informações sejam sobrescritas por acidente. Se duas linhas do seu próprio arquivo repetirem o código, ele também detecta o problema e pede que você corrija a planilha antes de continuar.
• Campos obrigatórios: o sistema avisa se você esqueceu de mapear um campo indispensável. Para estoque, o Código é o identificador único de cada produto e precisa ficar bem mapeado; para terceiros, os campos obrigatórios são o Código e o Nome.
• Formato dos dados: o importador tenta reconhecer automaticamente os formatos de números, decimais e textos, e aplica a configuração da Ficha General para interpretar valores monetários, separadores de milhares e o separador decimal (ponto ou vírgula).

Na parte inferior da janela aparece uma mensagem de aviso que vale sempre ler: antes de importar, não se esqueça de criar um backup, e lembre-se de que os produtos importados são adicionados ao estoque atual; no caso dos terceiros, eles são adicionados aos existentes. A importação é aditiva: ela não apaga o que você já tem. Ao lado dessa mensagem é mostrado o total de linhas detectadas na área de transferência, que permite confirmar que nenhuma linha ficou de fora da seleção, e o botão Importar dados, que permanece desabilitado até que você cole as informações e complete o mapeamento mínimo exigido.

Importar estoque passo a passo

Para carregar produtos, o fluxo completo é o seguinte, do início ao fim:

1. Preparar o arquivo do Excel: abra a planilha onde estão as informações dos produtos e verifique se ela está organizada em colunas claras. É recomendável que a primeira linha contenha os cabeçalhos (Código, Nome, Preço, etc.) para facilitar a identificação, e que não haja linhas vazias no meio nem caracteres estranhos.
2. Copiar os dados para a área de transferência: selecione com o mouse todas as linhas e colunas que deseja importar, incluindo os cabeçalhos se quiser, e copie com Ctrl + C. Se houver colunas que você não precisa, basta não selecioná-las.
3. Abrir a janela de importação: no programa vá em Configuração, depois em Ficha Datos, entre na seção Importar e clique no botão Importar Estoque. A janela Importar Estoque do Excel será aberta.
4. Colar os dados no sistema: clique em Colar colunas da área de transferência. O sistema lê as informações copiadas e as mostra na grade inferior; verifique se o total de linhas corresponde à quantidade de produtos que você espera importar.
5. Identificar os índices das colunas: clique no cabeçalho de cada coluna da grade para que o sistema mostre o seu índice numérico e anote qual corresponde a Código, a Nome, a Preço, etc.
6. Mapear os campos: digite em cada campo da área central o índice da coluna correspondente. Por exemplo, se o Código está na coluna A, digite 1 no campo Código; se o Nome está na coluna B, digite 2 no campo Nome; se o Valor de venda está na coluna F, digite 6 no campo Valor de venda. Deixe em branco os campos que não se aplicam.
7. Verificar antes de importar: revise se o mapeamento está correto, confirme se o total de linhas é o esperado e garanta que você tem um backup recente da base de dados, criado na seção Backups da Ficha Datos.
8. Executar a importação: clique no botão Importar dados. O sistema processa todas as linhas e cria os produtos no estoque; ao finalizar, os novos produtos ficam disponíveis na janela de Estoque.

Importar terceiros passo a passo

A carga de terceiros segue o mesmo espírito, com alguns passos mais curtos:

1. Preparar o Excel: organize a lista de clientes, fornecedores ou funcionários na sua planilha e garanta que os códigos não estejam duplicados com os que já existem no sistema.
2. Copiar: selecione todas as células que deseja importar, com ou sem cabeçalhos, e copie para a área de transferência com Ctrl + C.
3. Colar: na janela de importação clique em Colar colunas da área de transferência e verifique no quadro inferior se o total de linhas está correto.
4. Identificar os índices: clique nos cabeçalhos das colunas da grade para descobrir qual número o sistema atribui a cada uma; por exemplo, Código na coluna 1 e Nome na coluna 2.
5. Mapear: digite esses números nos campos correspondentes (Código, Nome, Endereço, Telefone, Email) e deixe em branco os que a sua planilha não tiver.
6. Importar: clique em Importar dados. O sistema valida se não há códigos repetidos e adiciona os novos terceiros à lista de terceiros.

O que dá errado e como evitar

A experiência mostra que a maioria dos problemas de uma importação não está no programa, mas na planilha de origem ou no mapeamento. Estes são os cinco erros mais frequentes e a forma de evitá-los:

1. Linhas vazias e quebras de linha dentro das células: uma linha completamente vazia no meio dos dados pode confundir o leitor da área de transferência e fazer com que ele interprete mal os limites da tabela; quebras de linha dentro de uma mesma célula bagunçam o conteúdo que é colado na grade. Antes de copiar, remova as linhas vazias intercaladas e limpe as células com caracteres estranhos.
2. Grupos e subgrupos que ainda não existem: se o seu arquivo trouxer uma coluna de grupo ou subgrupo, garanta que esses grupos já estejam criados na janela Grupos do sistema, ou escreva os nomes exatamente como deseja que eles sejam criados. Um nome escrito com maiúsculas diferentes, espaços a mais ou acentos diferentes pode gerar classificações duplicadas ou produtos sem grupo.
3. Códigos duplicados e a imutabilidade do código: depois que um produto ou terceiro é criado no sistema, o seu código não pode ser alterado. Se a sua planilha repetir códigos ou colidir com os registros existentes, o sistema alerta; revise a coluna de códigos antes de copiar para não duplicar registros nem criar códigos errados que ficarão para sempre.
4. Decimais, separadores de milhares e símbolos: os valores devem estar em formato numérico padrão, sem símbolos de moeda como $ nem sinais de porcentagem (%), e usando o separador decimal configurado na Ficha General (ponto ou vírgula). Um preço copiado como $3.500 ou como 3,500 quando a configuração espera o outro separador é interpretado errado e pode alterar todo o catálogo.
5. Mapeamentos cruzados e esquecimento do backup: o erro clássico é atribuir a coluna do custo ao campo do valor de venda, ou vice-versa, e descobrir isso depois da carga. A importação é uma operação de alto impacto que pode alterar milhares de registros em segundos; por isso o backup prévio na seção Backups é obrigatório, e um teste-piloto com as primeiras 5 ou 10 linhas revela qualquer erro de mapeamento antes da carga em massa.

Um exemplo numérico do início ao fim

Suponha que você queira carregar no estoque os primeiros produtos do seu negócio e que a sua planilha esteja organizada assim, com os cabeçalhos na primeira linha:

Depois de copiar as linhas no Excel e clicar em Colar colunas da área de transferência, a grade mostra as cinco linhas de produtos (seis se você incluiu os cabeçalhos) e o contador de total de linhas confirma isso. O mapeamento fica assim: Código é a coluna 1, Nome do produto a coluna 2, Valor de compra a 3, Valor de venda a 4, Estoque a 5, Grupo a 6 e Unidade de medida a 7. Os campos Marca, IVA, Notas e Descrição ficam em branco porque a planilha não os inclui. Ao clicar em Importar dados, o sistema valida os códigos (os cinco são novos e únicos), cria os produtos e os mostra na janela de Estoque com os seus valores de compra, de venda e as suas quantidades. Se o separador decimal do seu país for a vírgula, escreva os valores com vírgula, por exemplo 2500,50, e o sistema os interpretará de acordo com a configuração da Ficha General.

Casos de uso típicos

• Iniciar o sistema (implementação inicial): no primeiro dia de uso você pode carregar todo o catálogo de produtos e a base de clientes e fornecedores a partir das suas planilhas, em vez de registrá-los um a um durante vários dias. É o uso mais frequente da ferramenta.
• Migrar do Excel ou de outro programa: se você vem de outro software de estoque, exporte os seus dados para uma planilha, organize-os e use a importação para levá-los ao novo sistema sem reescrever o histórico de clientes, fornecedores e produtos.
• Atualizar preços, custos ou estoque inicial: prepare uma planilha com os códigos e os novos valores. Dependendo da configuração do assistente, quando um código já existe o sistema pode atualizar o produto ou ignorá-lo; consulte o administrador para saber qual é o comportamento na sua instalação antes de executar uma carga em massa.
• Unificar a base de terceiros: importe uma única lista de contatos e cada terceiro ficará disponível como cliente, fornecedor ou funcionário em todas as janelas e seletores do sistema, sem duplicar registros por papel.

Recomendações de limpeza e boas práticas

• Cabeçalhos claros: mesmo que o sistema permita mapear as colunas, uma primeira linha com os nomes dos campos (Código, Descrição, Preço) facilita muito o processo.
• Limpeza dos dados: remova as linhas vazias intercaladas, as quebras de linha dentro das células e os caracteres estranhos antes de copiar a seleção.
• Revise a coluna de códigos: os códigos devem ser únicos dentro do seu arquivo e não podem colidir com os que já existem na base de dados; lembre-se de que eles são imutáveis depois de criados.
• Verifique os formatos numéricos: sem símbolos de moeda nem de porcentagem, e com o separador decimal configurado na Ficha General.
• Confirme grupos, subgrupos e unidades de medida: eles devem estar criados antes ou escritos exatamente como você deseja criá-los, e devem coincidir com os configurados no sistema.
• Teste-piloto: se for a sua primeira importação ou se você trabalha com milhares de registros, valide o processo com as primeiras 5 ou 10 linhas antes da carga completa.
• Backup antes e verificação depois: gere um backup na seção Backups antes de importar e, ao terminar, abra a janela de Estoque ou a lista de terceiros para confirmar que preços, custos e quantidades ficaram nas colunas certas. Se algo der errado, restaure o backup e repita a importação com o mapeamento corrigido.

Perguntas frequentes

Posso importar do Google Sheets ou do LibreOffice? Sim. O sistema lê os dados da área de transferência do Windows, por isso funciona com qualquer aplicativo de planilha que permita copiar dados, independentemente da marca.

O que acontece se o meu arquivo tiver mais colunas do que eu preciso? Nada. Mapeie apenas as colunas que interessam e deixe em branco os campos das demais; o sistema ignora as colunas não mapeadas.

Os grupos e subgrupos são criados automaticamente? Depende da configuração do seu sistema. O recomendável é criar primeiro os grupos e subgrupos na janela correspondente, ou escrever os nomes exatamente como deseja que eles sejam criados.

Posso importar imagens de produtos? Não. As imagens são carregadas individualmente na aba de imagem de cada produto, depois que o produto já existe no sistema; a importação não processa imagens.