Descuentos, devoluciones y notas en las compras

Descuentos, devoluciones y notas en las compras

En la lección anterior vimos cómo se registra una compra desde el momento en que se pacta con el proveedor. Pero en la vida real pocas compras quedan exactamente como se planearon: el proveedor otorga un descuento, la mercancía llega dañada y hay que devolverla, o el negocio aprovecha el plazo para pagar menos. Cada una de esas situaciones cambia lo que se debía registrar y, si no se ajusta a tiempo, el inventario, las cuentas por pagar y los resultados quedan con valores equivocados. Esta lección explica qué ocurre en la contabilidad cuando la compra no queda como se pactó: el descuento comercial que ya viene en la misma factura, el descuento por pronto pago, la devolución total o parcial de mercancía y la nota crédito con la que el proveedor respalda la rebaja. Todo se muestra con asientos, para que usted vea exactamente qué cuenta se afecta en cada caso. Recuerde que el control físico de las existencias —por ejemplo con el módulo de inventarios de Kardex Tauro— y el registro contable van de la mano: primero se entiende el documento y después se hace el asiento.

Antes de empezar conviene recordar un principio general: la mercancía se registra por su valor real, es decir, por lo que en verdad se pagará por ella después de rebajas, devoluciones y descuentos. Todo lo que reduzca lo que se paga al proveedor debe terminar reduciendo también el valor al que queda la compra en los libros. La excepción aparente es el descuento por pronto pago, que algunas empresas tratan como un beneficio financiero, como veremos más adelante. Lo importante es que ninguna rebaja ni devolución puede quedar sin registrar, porque cada una toca al mismo tiempo el inventario y la deuda con el proveedor.

1. Descuento comercial incluido en la misma factura

El descuento comercial es la rebaja que el proveedor concede sobre el precio de lista, por volumen, por temporada, por ser cliente antiguo o por las condiciones de la negociación. Cuando ese descuento aparece en la misma factura, la contabilidad ni siquiera lo ve como un hecho separado: la compra se registra directamente por el valor neto, es decir, por el precio ya rebajado. Si una mercancía tiene un precio de lista de $1.000.000 y el proveedor concede un descuento comercial, la factura llega por el valor ya rebajado y el asiento se hace por ese mismo valor. En la práctica el descuento se resta en la propia factura, antes de totalizar, y por eso no aparece ninguna cuenta de descuento en el asiento.

La razón contable es sencilla: el costo del inventario debe quedar registrado por lo que realmente costó adquirirlo, y el descuento comercial hace parte de la negociación del precio, no es un ingreso del negocio. Quien registra la compra por el valor de lista y luego contabiliza el descuento como un ingreso está duplicando una operación que solo rebaja el costo. En el kardex, ese valor neto es el que se divide entre las unidades recibidas para hallar el costo unitario de entrada; si se registrara el valor bruto, el costo unitario quedaría inflado y el costo de la mercancía vendida se calcularía mal. Por eso, cuando el descuento viene en la factura, todo el proceso —factura, asiento y kardex— trabaja con el mismo valor neto desde el primer día.

2. Descuento por pronto pago: pagar antes y pagar menos

El descuento por pronto pago es diferente: no rebaja el precio de la mercancía, sino que premia al comprador por pagar antes de la fecha pactada. El proveedor puede ofrecer, por ejemplo, que si la factura se paga dentro de los primeros quince días se abone una parte del valor de la deuda. La compra se registró completa el día en que se recibió la mercancía, con su cuenta por pagar por el valor total. Después, cuando llega el pago dentro del plazo, el negocio paga menos de lo que debía: la deuda era de $100 y se pagan $97. Esa diferencia de $3 es el beneficio del pronto pago, y el asiento debe mostrar que la deuda se extingue por su valor completo mientras el pago sale por el valor real desembolsado.

¿Y la diferencia, en qué cuenta queda? Aquí se aplica la política contable de cada empresa. El criterio más simple, y el más usado en negocios pequeños, dice que la diferencia disminuye el costo de la compra: se abona a una cuenta de descuento sobre compras que rebaja el valor al que quedó registrada la mercancía. El otro criterio, usado por empresas que quieren medir el beneficio de financiarse barato, reconoce la diferencia como un ingreso financiero. Las dos formas son válidas y ninguna cambia el efectivo que sale ni el total que se le abona al proveedor. La política la define su contador; aquí mostramos el efecto del criterio simple, que es el que recomendamos para empezar: la diferencia se abona a la cuenta que rebaja el costo y la operación queda coherente con el principio de que la compra se registra por su valor real.

El error más común en este punto es tratar el descuento por pronto pago como si fuera un descuento comercial y restarlo del valor del inventario de entrada desde el primer día. No se puede: cuando llega la mercancía todavía no se sabe si el negocio pagará dentro del plazo, de modo que la compra y la cuenta por pagar se registran completas. El beneficio del pronto pago solo existe si el pago ocurre a tiempo y solo en ese momento se contabiliza.

3. Devolución de mercancía al proveedor

Cuando la mercancía recibida no sirve —llega dañada, con especificaciones distintas, en cantidad equivocada o vencida— la empresa la devuelve al proveedor. La devolución puede ser total, cuando se regresa toda la compra, o parcial, cuando solo se regresa la parte que no sirve. En los dos casos la contabilidad revierte lo que se había registrado el día de la compra, en la misma proporción: baja el inventario por el valor de la mercancía devuelta y baja la cuenta por pagar al proveedor por el mismo valor. Si la compra todavía no se ha pagado, la devolución reduce directamente la deuda; si ya se pagó, la devolución no puede tocar la cuenta por pagar, porque ya está saldada, y en su lugar nace una cuenta por cobrar al proveedor: el derecho a recibir de vuelta el dinero o a aplicarlo a futuras compras.

Suponga que se compraron mercancías por $1.000.000 a crédito y se devuelven $200.000. El asiento de la compra había sido un débito a inventario y un crédito a proveedores por $1.000.000. El asiento de la devolución es el espejo: débito a proveedores y crédito a inventario por $200.000. Después de eso la deuda queda en $800.000, que es justo lo que se debe pagar por lo que sí se conservó. En el kardex, la devolución se registra como una salida de inventario al costo al que entró la mercancía, y de esa forma el costo unitario de lo que queda no se distorsiona. Si la devolución ocurre después de que parte de la mercancía ya se vendió, el asiento se complementa ajustando el costo de la mercancía vendida, un caso que se revisa en lecciones más avanzadas.

Hay un detalle que suele olvidarse: la compra original incluía, además del valor de la mercancía, el impuesto asociado a la transacción, que se registró en una cuenta aparte y formó parte del total de la cuenta por pagar. Cuando se devuelve mercancía, la parte del impuesto que corresponde a la devolución también se revierte, porque no se puede seguir tomando como impuesto descontable un valor por mercancía que ya no se tiene. La rebaja que el proveedor reconoce normalmente incluye ese impuesto, y el asiento de la devolución debe reflejar las dos partes: la mercancía y su impuesto. No hacerlo es uno de los errores más repetidos en la práctica.

4. La nota crédito: el documento que respalda la rebaja

Toda devolución o rebaja concedida por el proveedor debe quedar respaldada por un documento escrito, que en la operación entre empresas se llama nota crédito. La nota crédito del proveedor es el comprobante que acredita que la deuda del comprador se reduce, ya sea porque se devolvió mercancía, porque el proveedor concedió un descuento posterior a la factura o porque corrigió un error en el precio o en la cantidad. Sin ese documento, la rebaja no tiene soporte y el asiento que la registra quedaría sin respaldo ante una revisión. Por eso la regla práctica es: primero se recibe la nota crédito, se revisa que los valores coincidan con la mercancía devuelta y solo entonces se hace el asiento. Si el proveedor reconoce la devolución pero la nota aún no llega, el asiento se difiere hasta tenerla, o se registra con la documentación interna de respaldo y se concilia después, según el procedimiento de cada empresa.

Resumen: qué documento mueve qué cuentas

La siguiente tabla resume los cuatro casos de esta lección: qué documento origina cada situación y qué efecto tiene sobre las cuentas. Es una buena guía para repasar antes de registrar cualquier rebaja o devolución.

Ejemplo completo paso a paso

Para ver cómo se encadenan estos casos, sigamos una operación real de principio a fin. Una empresa compra mercancía a crédito por $3.000.000 y la recibe en su bodega; por simplicidad, el ejemplo trabaja sobre el valor de la mercancía y deja por fuera el impuesto, aunque usted ya sabe que en la práctica el impuesto asociado se registra por separado y se revierte en la misma proporción cuando hay devolución. Semanas después, parte de la mercancía llega en mal estado y se devuelven $500.000, respaldados por la nota crédito del proveedor. Finalmente, la empresa paga el saldo dentro del plazo pactado y el proveedor le concede un descuento por pronto pago de $30.000. Veamos los tres asientos.

Después del asiento 2, la cuenta de Proveedores quedó en $2.500.000, que es el saldo que la empresa realmente debía: los $3.000.000 de la compra menos los $500.000 de la devolución. En el asiento 3 esa deuda se extingue completa: el débito por $2.500.000 la deja en cero, el crédito al banco por $2.470.000 muestra el efectivo que realmente salió y los $30.000 restantes quedan en la cuenta de descuento, que según la política rebaja el costo de la compra o se reconoce como ingreso financiero. Al final, el saldo de Proveedores es cero y el inventario quedó por el valor neto de lo que realmente se conservó: $2.500.000. Observe que el asiento 3 es el único que toca el efectivo, porque la devolución y el descuento comercial nunca implicaron movimiento de dinero.

Errores comunes al registrar rebajas y devoluciones

• Registrar el descuento comercial como un ingreso: cuando la rebaja viene en la misma factura solo rebaja el costo de la compra; contabilizarla como ingreso infla los resultados y deja el inventario con un valor mayor al real.
• Registrar la compra por el valor bruto y esperar a ajustar después: mientras el inventario y la cuenta por pagar no se corrijan, los saldos no reflejan la obligación verdadera y el costo unitario del kardex queda mal desde la entrada.
• No reversar el impuesto asociado en la devolución: la rebaja del proveedor normalmente incluye el impuesto de la mercancía devuelta y esa parte también debe salir de las cuentas; dejar el impuesto completo infla el beneficio que se toma y la cuenta por pagar queda mal.
• No contabilizar la devolución porque ya la descontamos del pago: pagar menos sin hacer el asiento deja el inventario con mercancía que ya no existe y la cuenta por pagar con un saldo que ya no corresponde; primero se registra la devolución y después se paga el saldo correcto.
• Hacer el asiento sin la nota crédito: sin el documento de respaldo la rebaja no tiene soporte y, si el proveedor no está de acuerdo, la empresa queda sin cómo demostrar por qué pagó menos.
• Confundir el descuento comercial con el pronto pago: el primero rebaja el precio desde la factura; el segundo solo existe si se paga antes del vencimiento y se reconoce en el momento del pago, no antes.

Para cerrar

Las rebajas y devoluciones no son eventos raros: son parte normal de la operación de compra y, bien registradas, mantienen el inventario, la cuenta por pagar y los resultados en su valor real. La clave está en seguir siempre el mismo orden: revisar el documento (la factura rebajada o la nota crédito), verificar los valores contra la mercancía recibida o devuelta, hacer el asiento que revierte o ajusta las cuentas afectadas y actualizar el kardex con el valor neto. Este manual explica los criterios generales y los asientos típicos, sin entrar en tasas de impuestos específicas ni en normas particulares de cada país, porque esos detalles dependen de la legislación local vigente y de la política contable de cada empresa; para aplicarlos a su caso concreto, consulte a su contador, que es quien define el criterio final y verifica que los registros cumplan la normativa aplicable.