Descontos, devoluções e notas nas compras

Descontos, devoluções e notas nas compras

Na lição anterior vimos como se registra uma compra desde o momento em que é acordada com o fornecedor. Mas na vida real poucas compras ficam exatamente como foram planejadas: o fornecedor concede um desconto, a mercadoria chega danificada e precisa ser devolvida, ou o negócio aproveita o prazo para pagar menos. Cada uma dessas situações muda o que deveria ter sido registrado e, se não for ajustada a tempo, o estoque, as contas a pagar e os resultados ficam com valores errados. Esta lição explica o que acontece na contabilidade quando a compra não fica como foi pactuada: o desconto comercial que já vem na própria fatura, o desconto por pronto pagamento, a devolução total ou parcial de mercadoria e a nota de crédito com a qual o fornecedor ampara a redução. Tudo é mostrado com lançamentos, para que você veja exatamente qual conta é afetada em cada caso. Lembre-se de que o controle físico das existências —por exemplo com o módulo de estoques do Kardex Tauro— e o registro contábil andam juntos: primeiro se entende o documento e depois se faz o lançamento.

Antes de começar, convém lembrar um princípio geral: a mercadoria é registrada pelo seu valor real, ou seja, pelo que de fato será pago por ela depois de reduções, devoluções e descontos. Tudo o que reduz o que se paga ao fornecedor deve terminar reduzindo também o valor pelo qual a compra fica nos livros. A exceção aparente é o desconto por pronto pagamento, que algumas empresas tratam como um benefício financeiro, como veremos adiante. O importante é que nenhuma redução nem devolução pode ficar sem registro, porque cada uma toca ao mesmo tempo o estoque e a dívida com o fornecedor.

1. Desconto comercial incluído na própria fatura

O desconto comercial é a redução que o fornecedor concede sobre o preço de lista, por volume, por temporada, por ser cliente antigo ou pelas condições da negociação. Quando esse desconto aparece na própria fatura, a contabilidade nem sequer o vê como um fato separado: a compra é registrada diretamente pelo valor líquido, ou seja, pelo preço já reduzido. Se uma mercadoria tem um preço de lista de $1.000.000 e o fornecedor concede um desconto comercial, a fatura chega pelo valor já reduzido e o lançamento é feito por esse mesmo valor. Na prática, o desconto é subtraído na própria fatura, antes de totalizar, e por isso não aparece nenhuma conta de desconto no lançamento.

A razão contábil é simples: o custo do estoque deve ficar registrado pelo que realmente custou adquiri-lo, e o desconto comercial faz parte da negociação do preço, não é receita do negócio. Quem registra a compra pelo preço de lista e depois contabiliza o desconto como receita está duplicando uma operação que apenas reduz o custo. No kardex, esse valor líquido é o que se divide entre as unidades recebidas para achar o custo unitário de entrada; se fosse registrado o valor bruto, o custo unitário ficaria inflado e o custo da mercadoria vendida seria calculado errado. Por isso, quando o desconto vem na fatura, todo o processo —fatura, lançamento e kardex— trabalha com o mesmo valor líquido desde o primeiro dia.

2. Desconto por pronto pagamento: pagar antes e pagar menos

O desconto por pronto pagamento é diferente: ele não reduz o preço da mercadoria, mas premia o comprador por pagar antes da data pactuada. O fornecedor pode oferecer, por exemplo, que se a fatura for paga dentro dos primeiros quinze dias, uma parte do valor da dívida seja abatida. A compra foi registrada por completo no dia em que a mercadoria foi recebida, com a sua conta a pagar pelo valor total. Depois, quando o pagamento chega dentro do prazo, o negócio paga menos do que devia: a dívida era de $100 e se pagam $97. Essa diferença de $3 é o benefício do pronto pagamento, e o lançamento deve mostrar que a dívida se extingue pelo seu valor completo enquanto o pagamento sai pelo valor real desembolsado.

E a diferença, em que conta fica? Aqui se aplica a política contábil de cada empresa. O critério mais simples, e o mais usado em negócios pequenos, diz que a diferença diminui o custo da compra: é creditada em uma conta de desconto sobre compras que reduz o valor pelo qual a mercadoria ficou registrada. O outro critério, usado por empresas que querem medir o benefício de se financiar barato, reconhece a diferença como receita financeira. As duas formas são válidas e nenhuma muda o dinheiro que sai nem o total creditado ao fornecedor. A política é definida pelo seu contador; aqui mostramos o efeito do critério simples, que é o que recomendamos para começar: a diferença é creditada na conta que reduz o custo e a operação fica coerente com o princípio de que a compra é registrada pelo seu valor real.

O erro mais comum neste ponto é tratar o desconto por pronto pagamento como se fosse um desconto comercial e subtraí-lo do valor do estoque de entrada desde o primeiro dia. Não se pode: quando a mercadoria chega, ainda não se sabe se o negócio pagará dentro do prazo, de modo que a compra e a conta a pagar são registradas por completo. O benefício do pronto pagamento só existe se o pagamento ocorrer a tempo e só nesse momento é contabilizado.

3. Devolução de mercadoria ao fornecedor

Quando a mercadoria recebida não serve —chega danificada, com especificações diferentes, em quantidade errada ou vencida— a empresa a devolve ao fornecedor. A devolução pode ser total, quando se devolve toda a compra, ou parcial, quando se devolve apenas a parte que não serve. Nos dois casos, a contabilidade reverte o que havia sido registrado no dia da compra, na mesma proporção: o estoque diminui pelo valor da mercadoria devolvida e a conta a pagar ao fornecedor diminui pelo mesmo valor. Se a compra ainda não foi paga, a devolução reduz diretamente a dívida; se já foi paga, a devolução não pode tocar a conta a pagar, porque ela já está quitada, e em seu lugar nasce uma conta a receber do fornecedor: o direito de receber o dinheiro de volta ou de aplicá-lo em compras futuras.

Suponha que foram compradas mercadorias de $1.000.000 a prazo e se devolvem $200.000. O lançamento da compra tinha sido um débito em estoque e um crédito em fornecedores de $1.000.000. O lançamento da devolução é o seu espelho: débito em fornecedores e crédito em estoque de $200.000. Depois disso, a dívida fica em $800.000, que é exatamente o que se deve pagar pelo que foi conservado. No kardex, a devolução é registrada como uma saída de estoque pelo custo ao qual a mercadoria entrou, e assim o custo unitário do que resta não fica distorcido. Se a devolução ocorrer depois de parte da mercadoria já ter sido vendida, o lançamento é completado com o ajuste do custo da mercadoria vendida, um caso que se vê em lições mais avançadas.

Há um detalhe que costuma ser esquecido: a compra original incluía, além do valor da mercadoria, o imposto associado à transação, que foi registrado em uma conta separada e fez parte do total da conta a pagar. Quando se devolve mercadoria, a parte do imposto que corresponde à devolução também é revertida, porque não se pode continuar aproveitando como imposto recuperável um valor por mercadoria que já não se tem. A redução que o fornecedor reconhece normalmente inclui esse imposto, e o lançamento da devolução deve refletir as duas partes: a mercadoria e o seu imposto. Não fazer isso é um dos erros mais repetidos na prática.

4. A nota de crédito: o documento que ampara a redução

Toda devolução ou redução concedida pelo fornecedor deve ficar amparada por um documento escrito, que na operação entre empresas se chama nota de crédito. A nota de crédito do fornecedor é o comprovante que atesta que a dívida do comprador foi reduzida, seja porque se devolveu mercadoria, porque o fornecedor concedeu um desconto depois da fatura ou porque corrigiu um erro no preço ou na quantidade. Sem esse documento, a redução não tem suporte e o lançamento que a registra ficaria sem respaldo em uma revisão. Por isso a regra prática é: primeiro se recebe a nota de crédito, confere-se que os valores coincidem com a mercadoria devolvida e só então se faz o lançamento. Se o fornecedor reconhece a devolução mas a nota ainda não chegou, o lançamento é adiado até tê-la, ou é feito com a documentação interna de respaldo e conciliado depois, conforme o procedimento de cada empresa.

Resumo: qual documento movimenta quais contas

A tabela a seguir resume os quatro casos desta lição: qual documento origina cada situação e qual efeito ela tem sobre as contas. É um bom guia para revisar antes de registrar qualquer redução ou devolução.

Exemplo completo passo a passo

Para ver como esses casos se encadeiam, vamos acompanhar uma operação real do início ao fim. Uma empresa compra mercadoria a prazo por $3.000.000 e a recebe no seu armazém; por simplicidade, o exemplo trabalha com o valor da mercadoria e deixa o imposto de fora, embora você já saiba que na prática o imposto associado é registrado em separado e é revertido na mesma proporção quando há devolução. Semanas depois, parte da mercadoria chega em mau estado e são devolvidos $500.000, amparados pela nota de crédito do fornecedor. Finalmente, a empresa paga o saldo dentro do prazo pactuado e o fornecedor concede um desconto por pronto pagamento de $30.000. Vamos ver os três lançamentos.

Depois do lançamento 2, a conta de Fornecedores ficou em $2.500.000, que é o saldo que a empresa realmente devia: os $3.000.000 da compra menos os $500.000 da devolução. No lançamento 3, essa dívida se extingue por completo: o débito de $2.500.000 a deixa em zero, o crédito ao banco de $2.470.000 mostra o dinheiro que realmente saiu e os $30.000 restantes ficam na conta de desconto, que conforme a política reduz o custo da compra ou é reconhecida como receita financeira. Ao final, o saldo de Fornecedores é zero e o estoque ficou pelo valor líquido do que realmente foi conservado: $2.500.000. Observe que o lançamento 3 é o único que toca o dinheiro, porque a devolução e o desconto comercial nunca implicaram movimento de caixa.

Erros comuns ao registrar reduções e devoluções

• Registrar o desconto comercial como receita: quando a redução vem na própria fatura ela apenas reduz o custo da compra; contabilizá-la como receita infla os resultados e deixa o estoque com um valor maior do que o real.
• Registrar a compra pelo valor bruto e esperar para ajustar depois: enquanto o estoque e a conta a pagar não forem corrigidos, os saldos não refletem a obrigação verdadeira e o custo unitário do kardex fica errado desde a entrada.
• Não reverter o imposto associado na devolução: a redução do fornecedor normalmente inclui o imposto da mercadoria devolvida e essa parte também deve sair das contas; deixar o imposto completo infla o benefício aproveitado e deixa a conta a pagar errada.
• Não contabilizar a devolução porque já a descontamos do pagamento: pagar menos sem fazer o lançamento deixa o estoque com mercadoria que já não existe e a conta a pagar com um saldo que já não corresponde; primeiro se registra a devolução e depois se paga o saldo correto.
• Fazer o lançamento sem a nota de crédito: sem o documento de respaldo a redução não tem suporte e, se o fornecedor não concordar, a empresa fica sem como comprovar por que pagou menos.
• Confundir o desconto comercial com o pronto pagamento: o primeiro reduz o preço desde a fatura; o segundo só existe se o pagamento ocorrer antes do vencimento e é reconhecido no momento do pagamento, não antes.

Para encerrar

As reduções e devoluções não são eventos raros: são parte normal da operação de compra e, bem registradas, mantêm o estoque, a conta a pagar e os resultados no seu valor real. A chave está em seguir sempre a mesma ordem: revisar o documento (a fatura reduzida ou a nota de crédito), conferir os valores com a mercadoria recebida ou devolvida, fazer o lançamento que reverte ou ajusta as contas afetadas e atualizar o kardex com o valor líquido. Este manual explica os critérios gerais e os lançamentos típicos, sem entrar em alíquotas de impostos específicas nem em normas particulares de cada país, porque esses detalhes dependem da legislação local vigente e da política contábil de cada empresa; para aplicá-los ao seu caso concreto, consulte o seu contador, que é quem define o critério final e verifica se os registros cumprem a normativa aplicável.