Anticipos y préstamos: empleados, contratistas y terceros

Anticipos y préstamos: empleados, contratistas y terceros

En la operación diaria de un negocio no todo el dinero que sale de la caja corresponde a un gasto o a una compra. Con frecuencia el dueño entrega dinero por adelantado: le da a un empleado un adelanto de sueldo, le presta dinero a un colaborador que lo necesita, le paga por anticipado a un proveedor que exige un abono antes de despachar la mercancía, o deja mercancía en manos de un vendedor externo para que la comercialice. En todos esos casos el dinero o la mercancía sale del negocio, pero el negocio no pierde su derecho: espera recibir a cambio un descuento futuro, una entrega de bienes, un servicio o la devolución del dinero. Mientras ese derecho no se materialice, la contabilidad no debe tratarlo como un gasto, sino como una cuenta por cobrar.

Esta lección del manual de contabilidad explica cómo registrar esas salidas que todavía no son gastos: el anticipo a un empleado, el préstamo a un empleado, el anticipo a un proveedor o a un contratista independiente y la mercancía entregada a un tercero para que la venda por cuenta del negocio. Veremos el asiento que se hace en el momento en que el dinero sale, el asiento que se hace cuando el anticipo se aplica, se legaliza o se devuelve, un ejemplo numérico completo presentado en tablas y los errores más comunes que conviene evitar.

Un anticipo o un préstamo no es un gasto todavía

La primera idea que hay que fijar es la diferencia entre gasto y desembolso. El desembolso es la salida de dinero; el gasto es el consumo del beneficio. Cuando el negocio paga el arriendo del local, recibe de inmediato el derecho a usarlo durante el mes: allí el desembolso y el gasto ocurren casi al mismo tiempo. Pero cuando el negocio entrega un anticipo, todavía no recibe ningún bien ni servicio. El empleado aún no ha trabajado los días que se le adelantan, el proveedor aún no ha entregado la mercancía, el deudor aún no ha devuelto el dinero. Registrar esas entregas como gasto adelantaría un costo que pertenece al futuro y distorsionaría la utilidad del periodo.

Lo correcto es registrar el anticipo como un derecho del negocio. En términos contables, ese derecho es una cuenta por cobrar, es decir, un activo: algo que el negocio espera convertir en un beneficio futuro, ya sea recibiendo el dinero de vuelta, ya sea recibiendo la mercancía o el servicio prometido, ya sea descontando el valor de una obligación que tenía con esa persona. La cuenta recibe un nombre según el caso: anticipo a empleados, cuentas por cobrar a empleados, anticipo a proveedores o mercancía en poder de terceros.

Esta manera de registrar sigue el principio de que la información contable debe reflejar la esencia económica de las operaciones y no solamente su forma. La forma es una salida de caja; la esencia es que el negocio conserva un derecho. La partida doble lo expresa con claridad: cada vez que el dinero sale por un anticipo o por un préstamo, se debita una cuenta por cobrar y se acredita la caja o el banco. Cuando el derecho se cobra, se aplica o se devuelve, el asiento se revierte: se debita lo que el negocio recibe, sea dinero, sea mercancía, sea una deuda menor, y se acredita la cuenta por cobrar que queda saldada.

Llevar este control tiene beneficios prácticos inmediatos. Al cierre del mes, el dueño puede ver en un solo informe cuánto dinero del negocio está en manos de otras personas, cuánto le deben los empleados por adelantos y préstamos, y cuánto tiene anticipado a proveedores por mercancía que aún no ha llegado. Esa información evita sorpresas: si no se controla, un anticipo olvidado se convierte en un doble pago y un préstamo a un empleado sin seguimiento se convierte en una pérdida silenciosa.

Anticipo a un empleado: adelanto de sueldo o de gastos de viaje

El caso más frecuente es el adelanto de sueldo. Un empleado solicita parte de su salario antes de la fecha ordinaria de pago, o recibe dinero por adelantado para cubrir los gastos de un viaje de trabajo: transporte, alojamiento y alimentación. En los dos casos el negocio entrega dinero hoy y espera recuperarlo en el corto plazo. La forma de recuperarlo depende de la política interna del negocio: en unos casos el valor se descuenta del sueldo cuando llega la liquidación del periodo y en otros el empleado presenta los soportes de los gastos realizados y el anticipo se legaliza contra esos gastos reales. Cada negocio define su propia política y la deja por escrito para evitar malentendidos.

El asiento en el momento de la entrega es simple. Se debita la cuenta por cobrar que representa el derecho del negocio y se acredita la caja, o el banco si el giro se hace por transferencia:

• Débito: Anticipo a empleados, cuenta por cobrar que crece con cada adelanto entregado.
• Crédito: Caja o Banco, que disminuye por la salida del dinero.

Cuando se descuenta de la nómina del empleado, se debita la cuenta que registra la obligación del negocio con su personal y se acredita la cuenta de anticipos: el empleado recibe menos dinero en la liquidación y el derecho del negocio queda saldado. Cuando el anticipo era para gastos de viaje y el empleado presenta los soportes, se debita la cuenta de gastos de viaje por el valor justificado y se acredita la cuenta de anticipos. Si el empleado gastó menos de lo recibido, devuelve la diferencia en efectivo y esa devolución se registra debitando caja y acreditando la cuenta de anticipos.

Un buen hábito es dejar constancia escrita del acuerdo antes de entregar el dinero: un comprobante firmado en el que consten el valor, la fecha y la forma de recuperación. No se necesita ningún formulario especial; basta un documento interno ordenado que permita identificar en cualquier momento el saldo pendiente con cada empleado y el motivo de cada entrega.

Préstamo a un empleado

El préstamo a un empleado se parece al anticipo, pero tiene una diferencia de fondo. El anticipo se aplica contra sueldos futuros o contra gastos que el empleado legaliza, mientras que el préstamo se devuelve en dinero, generalmente en abonos periódicos pactados entre las partes. El negocio presta una suma, el empleado la reintegra poco a poco y la cuenta por cobrar se reduce con cada abono. El préstamo puede pactarse con interés o sin interés, según la política del negocio; en esta lección nos concentramos en el registro del dinero prestado y de su recuperación.

Al desembolsar el préstamo, el asiento es el siguiente: débito a la cuenta por cobrar a empleados por el valor prestado y crédito a caja o banco por la misma suma. Conviene mantener separadas la cuenta de anticipos y la de préstamos a empleados para distinguir el dinero que se descuenta de aquel que se devuelve en efectivo; si el negocio prefiere una sola cuenta, puede llevar un auxiliar por empleado y por concepto que cumpla la misma función.

Cuando el empleado paga cada abono, el asiento es el inverso: se debita caja y se acredita la cuenta por cobrar a empleados. Con cada abono el saldo disminuye hasta llegar a cero cuando se completa la devolución. Es recomendable llevar una pequeña relación por deudor en la que consten la fecha del préstamo, el valor inicial, los abonos recibidos y el saldo pendiente. Esa relación permite responder en segundos cuánto le debe cada empleado al negocio y cuándo terminará de pagar.

Tanto el anticipo como el préstamo exigen vigilancia. La experiencia muestra que los saldos pequeños y olvidados son los más peligrosos: se descuida su cobro, el empleado cambia de funciones o se retira y el negocio pierde el rastro del dinero. Por eso conviene revisar esas cuentas al menos una vez al mes y cobrar o descontar los saldos antiguos antes de que crezcan sin control.

Anticipo a un proveedor o a un contratista

Hay proveedores que exigen un abono antes de fabricar o despachar la mercancía, sobre todo cuando se trata de pedidos especiales, materiales costosos o trabajos a la medida. También ocurre con un contratista independiente que pide dinero por adelantado para iniciar una obra o un servicio. En todos estos casos el negocio entrega dinero hoy a cambio de una entrega futura. Mientras esa entrega no ocurra, el negocio tiene el derecho de recibirla o de recuperar su dinero, y ese derecho se registra como anticipo a proveedores.

El asiento al entregar el anticipo es: débito a la cuenta de anticipo a proveedores y crédito a caja o a banco. Obsérvese que no se debita ninguna cuenta de compras ni de gastos: todavía no hay mercancía recibida ni servicio prestado. La cuenta de anticipo a proveedores es un activo, una cuenta por cobrar en sentido amplio, y se presenta en el balance junto con los demás derechos del negocio.

Cuando el proveedor entrega la mercancía llega el momento de aplicar el anticipo. Supongamos que el negocio anticipó dos millones y el proveedor despacha una compra por cinco millones. La compra se registra por su valor total y la contrapartida se divide en dos: el anticipo ya entregado se acredita y deja de ser un derecho, porque la mercancía lo reemplaza, y el saldo restante se paga de contado o queda como cuenta por pagar al proveedor. Si el saldo se paga de contado, el asiento completo de la compra tiene un débito por el total de la mercancía, un crédito por el anticipo aplicado y un crédito por el dinero pagado en ese momento. En la sección del ejemplo numérico veremos este caso con cifras y en una tabla.

Conviene aclarar que la compra no se registra por el valor neto sino por el valor total, porque la mercancía que entra al negocio vale ese total y el inventario debe reflejarlo. El anticipo no reduce el costo de la mercancía: se convierte en una parte del pago de esa misma mercancía. Confundir estos dos momentos es causa de errores frecuentes, porque si la compra se registrara solo por el valor pagado de contado, el inventario quedaría subvalorado y la utilidad futura quedaría mal calculada.

La misma lógica aplica cuando el anticipo se entrega a un contratista independiente. Si se le paga por adelantado una parte de un trabajo, se debita una cuenta de anticipos y se acredita caja o banco; cuando el contratista termina la obra o presta el servicio, se reconoce el gasto o el costo correspondiente y se acredita la cuenta de anticipos por el valor aplicado. El principio es siempre el mismo: primero se registra el derecho y después, cuando el beneficio se recibe, se registra el gasto o el costo.

Dinero o mercancía en manos de terceros

Hay una cuarta situación en la que el negocio entrega recursos que siguen siendo suyos: la mercancía que se deja en manos de un tercero para que la venda por cuenta del negocio. Es el caso del consignatario o del vendedor externo que recibe productos en consignación: la mercancía sale de la bodega, pero no se ha vendido y sigue siendo propiedad del negocio. Por eso, en el momento de la entrega no se registra ninguna venta ni se reconoce ningún ingreso: solo cambia el lugar donde está la mercancía, no su dueño.

Para controlar esa mercancía la contabilidad usa una cuenta de control, que puede llamarse mercancía en poder de terceros o cuentas por cobrar a consignatarios. Al entregar la mercancía se debita esa cuenta de control y se acredita la cuenta de inventario, de manera que el valor total del inventario del negocio no cambia: una parte sigue en la bodega y otra está en poder del tercero, pero ambas suman el mismo total y la contabilidad puede mostrar dónde se encuentra cada parte.

El control no termina con el asiento. El negocio debe exigir al tercero informes periódicos: cuánto ha vendido, cuánto le queda en existencia y cuánto debe remitir en dinero. Cuando el tercero vende, el negocio registra la venta de manera normal y da de baja la mercancía vendida de la cuenta de control; cuando el tercero devuelve mercancía, esta regresa a la bodega y se revierte el traslado. Una conciliación periódica entre el informe del tercero y los registros del negocio permite detectar las diferencias a tiempo.

En algunos negocios también se entrega dinero a terceros, por ejemplo un fondo rotatorio a un vendedor externo para sus gastos de gestión o un depósito entregado como garantía. La lógica es la misma: ese dinero sigue siendo del negocio y debe figurar como un derecho hasta que se legalice con soportes o se devuelva. La regla de oro es sencilla: todo recurso que sale del negocio sin que este haya recibido todavía su beneficio debe quedar registrado en una cuenta que permita saber quién lo tiene y cuánto vale.

Resumen de asientos según el caso

La siguiente tabla resume los casos vistos en esta lección con sus dos momentos: el asiento que se hace cuando el dinero sale del negocio y el asiento que se hace cuando el anticipo se aplica, se legaliza, se cobra o se devuelve.

Ejemplo numérico: anticipo a un proveedor

Cerramos la lección con un ejemplo completo. El negocio de Rosa necesita mercancía por cinco millones y su proveedor le pide un anticipo de dos millones para apartar el pedido. Rosa entrega el anticipo con un giro desde el banco. Dos semanas después el proveedor entrega la mercancía y Rosa paga el saldo de tres millones de contado. Los asientos de los dos momentos quedan así:

Observe el resultado del segundo momento. La mercancía entra por su valor total de cinco millones, la cuenta de anticipo a proveedores se acredita por dos millones y queda en cero, porque el derecho ya se convirtió en mercancía, y el banco disminuye en tres millones por el saldo pagado. En total el negocio desembolsó cinco millones, la misma cifra que vale la mercancía recibida, y en el balance el anticipo desaparece mientras el inventario crece por el valor completo de la compra.

Errores comunes al registrar anticipos y préstamos

Para cerrar, repasemos los errores que con más frecuencia se cometen al manejar estas cuentas:

• Registrar el anticipo como un gasto del periodo. Es el error más común. Adelanta costos que pertenecen al futuro, sube los gastos del mes, reduce la utilidad y deja al negocio sin la cuenta que permitiría aplicar el anticipo cuando llegue el momento de hacerlo.
• Perder el seguimiento de los préstamos a empleados. Si los abonos no se anotan, el saldo registrado no coincide con la realidad, el negocio no sabe cuánto le deben y parte del dinero prestado puede no volver nunca.
• Olvidar aplicar los anticipos a proveedores cuando llega la compra. El resultado es pagar dos veces por la misma mercancía o registrar compras por un valor mayor al real, con el consiguiente desorden en las cuentas por pagar.
• Dar de baja la mercancía en consignación como si se hubiera vendido en el momento de entregarla. Eso anticipa ingresos y utilidades: el negocio cree que vendió lo que todavía está en la estantería del tercero y toma decisiones sobre una información equivocada.

La buena noticia es que todos estos errores se evitan con disciplina simple: registrar cada entrega como cuenta por cobrar, aplicar el anticipo cuando llega la mercancía o el servicio, y revisar los saldos de estas cuentas al menos una vez al mes. Con ese hábito, el balance le dirá siempre cuánto dinero del negocio está en manos de empleados, proveedores y terceros. Para seguir aprendiendo el paso a paso del registro contable con ejemplos prácticos, el manual de contabilidad de Kardex Tauro lo acompaña lección tras lección, desde la primera compra hasta el cierre del periodo.