Adiantamentos e empréstimos: funcionários, prestadores e terceiros

Adiantamentos e empréstimos: funcionários, prestadores e terceiros

Na operação diária de um negócio, nem todo o dinheiro que sai do caixa corresponde a uma despesa ou a uma compra. Com frequência o dono entrega dinheiro por adiantamento: dá a um funcionário um adiantamento de salário, empresta dinheiro a um colaborador que precisa, paga por antecipado a um fornecedor que exige um sinal antes de despachar a mercadoria, ou deixa mercadoria nas mãos de um vendedor externo para que ele a comercialize. Em todos esses casos o dinheiro ou a mercadoria sai do negócio, mas o negócio não perde o seu direito: espera receber em troca um desconto futuro, uma entrega de bens, um serviço ou a devolução do dinheiro. Enquanto esse direito não se concretizar, a contabilidade não deve tratar a entrega como despesa, mas sim como uma conta a receber.

Esta lição do manual de contabilidade explica como registrar essas saídas que ainda não são despesas: o adiantamento a um funcionário, o empréstimo a um funcionário, o adiantamento a um fornecedor ou a um prestador de serviços independente e a mercadoria entregue a um terceiro para que ele a venda por conta do negócio. Veremos o lançamento feito no momento em que o dinheiro sai, o lançamento feito quando o adiantamento é aplicado, comprovado ou devolvido, um exemplo numérico completo apresentado em tabelas e os erros mais comuns que convém evitar.

Um adiantamento ou um empréstimo ainda não é despesa

A primeira ideia que precisa ficar clara é a diferença entre despesa e desembolso. O desembolso é a saída de dinheiro; a despesa é o consumo do benefício. Quando o negócio paga o aluguel do ponto, recebe de imediato o direito de usá-lo durante o mês: ali o desembolso e a despesa acontecem quase ao mesmo tempo. Mas quando o negócio entrega um adiantamento, ainda não recebeu nenhum bem nem serviço. O funcionário ainda não trabalhou os dias que estão sendo pagos adiantados, o fornecedor ainda não entregou a mercadoria, o devedor ainda não devolveu o dinheiro. Registrar essas entregas como despesa anteciparia um custo que pertence ao futuro e distorceria o lucro do período.

O correto é registrar o adiantamento como um direito do negócio. Em termos contábeis, esse direito é uma conta a receber, ou seja, um ativo: algo que o negócio espera transformar em um benefício futuro, seja recebendo o dinheiro de volta, seja recebendo a mercadoria ou o serviço prometido, seja descontando o valor de uma obrigação que tinha com aquela pessoa. A conta recebe um nome conforme o caso: adiantamento a funcionários, contas a receber de funcionários, adiantamento a fornecedores ou mercadoria em poder de terceiros.

Essa forma de registrar segue o princípio de que a informação contábil deve refletir a essência econômica das operações e não somente a sua forma. A forma é uma saída de caixa; a essência é que o negócio conserva um direito. A partida dobrada expressa isso com clareza: cada vez que o dinheiro sai por um adiantamento ou por um empréstimo, uma conta a receber é debitada e o caixa ou o banco é creditado. Quando o direito é cobrado, aplicado ou devolvido, o lançamento é invertido: o que o negócio recebe, seja dinheiro, seja mercadoria, seja uma dívida menor, é debitado, e a conta a receber que fica quitada é creditada.

Manter esse controle traz benefícios práticos imediatos. No fechamento do mês, o dono pode ver em um único relatório quanto dinheiro do negócio está nas mãos de outras pessoas, quanto os funcionários devem por adiantamentos e empréstimos e quanto foi pago antecipado a fornecedores por mercadoria que ainda não chegou. Essa informação evita surpresas: sem controle, um adiantamento esquecido vira um pagamento em dobro e um empréstimo a funcionário sem acompanhamento vira uma perda silenciosa.

Adiantamento a um funcionário: adiantamento de salário ou de despesas de viagem

O caso mais frequente é o adiantamento de salário. Um funcionário pede parte do salário antes da data normal de pagamento, ou recebe dinheiro por antecipado para cobrir as despesas de uma viagem de trabalho: transporte, hospedagem e alimentação. Nos dois casos o negócio entrega dinheiro hoje e espera recuperá-lo no curto prazo. A forma de recuperação depende da política interna do negócio: em alguns casos o valor é descontado do salário quando chega a liquidação do período e em outros o funcionário apresenta os comprovantes das despesas realizadas e o adiantamento é acertado contra essas despesas reais. Cada negócio define a sua própria política e a deixa por escrito para evitar mal-entendidos.

O lançamento no momento da entrega é simples. A conta a receber que representa o direito do negócio é debitada e o caixa é creditado, ou o banco se o pagamento for feito por transferência:

• Débito: adiantamento a funcionários, conta a receber que aumenta a cada adiantamento entregue.
• Crédito: caixa ou banco, que diminui pela saída do dinheiro.

Quando o adiantamento é descontado da folha de pagamento do funcionário, a conta que registra a obrigação do negócio com o seu pessoal é debitada e a conta de adiantamentos é creditada: o funcionário recebe menos dinheiro na liquidação e o direito do negócio fica quitado. Quando o adiantamento era para despesas de viagem e o funcionário apresenta os comprovantes, a conta de despesas de viagem é debitada pelo valor comprovado e a conta de adiantamentos é creditada. Se o funcionário gastou menos do que recebeu, devolve a diferença em dinheiro e essa devolução é registrada debitando o caixa e creditando a conta de adiantamentos.

Um bom hábito é deixar registro escrito do acordo antes de entregar o dinheiro: um comprovante assinado com o valor, a data e a forma de recuperação. Não é preciso nenhum formulário especial; basta um documento interno organizado que permita identificar a qualquer momento o saldo pendente com cada funcionário e o motivo de cada entrega.

Empréstimo a um funcionário

O empréstimo a um funcionário parece um adiantamento, mas tem uma diferença de fundo. O adiantamento é aplicado contra salários futuros ou contra despesas que o funcionário comprova, enquanto o empréstimo é devolvido em dinheiro, geralmente em parcelas periódicas combinadas entre as partes. O negócio empresta um valor, o funcionário o devolve aos poucos e a conta a receber diminui a cada parcela. O empréstimo pode ter juros ou não, conforme a política do negócio; nesta lição focamos o registro do dinheiro emprestado e da sua recuperação.

No desembolso do empréstimo, o lançamento é o seguinte: a conta a receber de funcionários é debitada pelo valor emprestado e o caixa ou o banco é creditado pela mesma quantia. Convém manter separadas a conta de adiantamentos e a de empréstimos a funcionários para distinguir o dinheiro que será descontado daquele que será devolvido em dinheiro; se o negócio preferir uma conta única, pode manter um auxiliar por funcionário e por conceito que cumpra a mesma função.

Quando o funcionário paga cada parcela, o lançamento é o inverso: o caixa é debitado e a conta a receber de funcionários é creditada. A cada parcela o saldo diminui até chegar a zero quando a devolução é concluída. É recomendável manter um pequeno controle por devedor com a data do empréstimo, o valor inicial, as parcelas recebidas e o saldo pendente. Esse controle permite responder em segundos quanto cada funcionário deve ao negócio e quando terminará de pagar.

Tanto o adiantamento quanto o empréstimo exigem vigilância. A experiência mostra que os saldos pequenos e esquecidos são os mais perigosos: a cobrança é deixada de lado, o funcionário muda de função ou sai e o negócio perde o rastro do dinheiro. Por isso convém revisar essas contas pelo menos uma vez por mês e cobrar ou descontar os saldos antigos antes que cresçam sem controle.

Adiantamento a um fornecedor ou a um prestador de serviços

Há fornecedores que exigem um sinal antes de fabricar ou despachar a mercadoria, principalmente em pedidos especiais, materiais caros ou trabalhos sob medida. Também acontece com um prestador de serviços independente que pede dinheiro por antecipado para iniciar uma obra ou um serviço. Em todos esses casos o negócio entrega dinheiro hoje em troca de uma entrega futura. Enquanto essa entrega não acontece, o negócio tem o direito de recebê-la ou de recuperar o seu dinheiro, e esse direito é registrado como adiantamento a fornecedores.

O lançamento na entrega do adiantamento é: débito na conta de adiantamento a fornecedores e crédito no caixa ou no banco. Observe que nenhuma conta de compras nem de despesas é debitada: ainda não há mercadoria recebida nem serviço prestado. A conta de adiantamento a fornecedores é um ativo, uma conta a receber em sentido amplo, e aparece no balanço junto com os demais direitos do negócio.

Quando o fornecedor entrega a mercadoria, chega o momento de aplicar o adiantamento. Suponha que o negócio adiantou dois milhões e o fornecedor despacha uma compra de cinco milhões. A compra é registrada pelo valor total e o lado do crédito se divide em dois: o adiantamento já entregue é creditado e deixa de ser um direito, porque a mercadoria toma o seu lugar, e o saldo restante é pago à vista ou fica como conta a pagar ao fornecedor. Se o saldo for pago à vista, o lançamento completo da compra tem um débito pelo total da mercadoria, um crédito pelo adiantamento aplicado e um crédito pelo dinheiro pago naquele momento. Na seção do exemplo numérico veremos esse caso com valores e em tabela.

Convém esclarecer que a compra não é registrada pelo valor líquido, mas sim pelo valor total, porque a mercadoria que entra no negócio vale esse total e o estoque deve refleti-lo. O adiantamento não reduz o custo da mercadoria: ele se transforma em parte do pagamento dessa mesma mercadoria. Confundir esses dois momentos é causa de erros frequentes, porque se a compra fosse registrada apenas pelo valor pago à vista, o estoque ficaria subavaliado e o lucro futuro ficaria mal calculado.

A mesma lógica vale quando o adiantamento é entregue a um prestador de serviços independente. Se parte de um trabalho é paga por antecipado, uma conta de adiantamentos é debitada e o caixa ou o banco é creditado; quando o prestador termina a obra ou presta o serviço, a despesa ou o custo correspondente é reconhecido e a conta de adiantamentos é creditada pelo valor aplicado. O princípio é sempre o mesmo: primeiro se registra o direito e depois, quando o benefício é recebido, se registra a despesa ou o custo.

Dinheiro ou mercadoria em poder de terceiros

Há uma quarta situação em que o negócio entrega recursos que continuam sendo dele: a mercadoria deixada com um terceiro para que ele a venda por conta do negócio. É o caso do consignatário ou do vendedor externo que recebe produtos em consignação: a mercadoria sai do depósito, mas não foi vendida e continua pertencendo ao negócio. Por isso, no momento da entrega nenhuma venda é registrada e nenhuma receita é reconhecida: muda apenas o lugar onde a mercadoria está, e não o seu dono.

Para controlar essa mercadoria, a contabilidade usa uma conta de controle, que pode se chamar mercadoria em poder de terceiros ou contas a receber de consignatários. Na entrega da mercadoria, essa conta de controle é debitada e a conta de estoque é creditada, de modo que o valor total do estoque do negócio não muda: uma parte continua no depósito e outra está em poder do terceiro, mas as duas somam o mesmo total e a contabilidade consegue mostrar onde está cada parte.

O controle não termina com o lançamento. O negócio deve exigir do terceiro relatórios periódicos: quanto foi vendido, quanto ainda resta em estoque e quanto deve ser remetido em dinheiro. Quando o terceiro vende, o negócio registra a venda normalmente e baixa a mercadoria vendida da conta de controle; quando o terceiro devolve mercadoria, ela volta ao depósito e a transferência é invertida. Uma conciliação periódica entre o relatório do terceiro e os registros do negócio permite detectar as diferenças a tempo.

Alguns negócios também entregam dinheiro a terceiros, por exemplo um fundo rotativo dado a um vendedor externo para despesas de gestão ou um depósito dado como garantia. A lógica é a mesma: esse dinheiro continua sendo do negócio e deve aparecer como um direito até ser comprovado com recibos ou devolvido. A regra de ouro é simples: todo recurso que sai do negócio antes de o negócio receber o seu benefício deve ficar registrado em uma conta que permita saber quem o tem e quanto vale.

Resumo dos lançamentos por caso

A tabela a seguir resume os casos vistos nesta lição com os seus dois momentos: o lançamento feito quando o dinheiro sai do negócio e o lançamento feito quando o adiantamento é aplicado, comprovado, cobrado ou devolvido.

Exemplo numérico: adiantamento a um fornecedor

Encerramos a lição com um exemplo completo. O negócio de Rosa precisa de mercadoria no valor de cinco milhões e o fornecedor pede um adiantamento de dois milhões para reservar o pedido. Rosa entrega o adiantamento com uma transferência bancária. Duas semanas depois o fornecedor entrega a mercadoria e Rosa paga o saldo de três milhões à vista. Os lançamentos dos dois momentos ficam assim:

Observe o resultado do segundo momento. A mercadoria entra pelo seu valor total de cinco milhões, a conta de adiantamento a fornecedores é creditada em dois milhões e chega a zero, porque o direito virou mercadoria, e o banco diminui em três milhões pelo saldo pago. No total o negócio desembolsou cinco milhões, o mesmo valor da mercadoria recebida, e no balanço o adiantamento desaparece enquanto o estoque cresce pelo valor completo da compra.

Erros comuns ao registrar adiantamentos e empréstimos

Para encerrar, vamos rever os erros mais frequentes no manuseio dessas contas:

• Registrar o adiantamento como despesa do período. É o erro mais comum. Antecipa custos que pertencem ao futuro, aumenta as despesas do mês, reduz o lucro e deixa o negócio sem a conta que permitiria aplicar o adiantamento quando chegar a hora.
• Perder o acompanhamento dos empréstimos a funcionários. Se as parcelas não são registradas, o saldo contábil não bate com a realidade, o negócio não sabe quanto tem a receber e parte do dinheiro emprestado pode nunca voltar.
• Esquecer de aplicar os adiantamentos a fornecedores quando a compra chega. O resultado é pagar duas vezes pela mesma mercadoria ou registrar compras por um valor maior do que o real, com a consequente bagunça nas contas a pagar.
• Baixar a mercadoria em consignação como se tivesse sido vendida no momento da entrega. Isso antecipa receitas e lucros: o negócio acredita que vendeu o que ainda está na prateleira do terceiro e toma decisões com base em informação errada.

A boa notícia é que todos esses erros são evitados com disciplina simples: registrar cada entrega como conta a receber, aplicar o adiantamento quando a mercadoria ou o serviço chega e revisar os saldos dessas contas pelo menos uma vez por mês. Com esse hábito, o balanço sempre dirá quanto dinheiro do negócio está nas mãos de funcionários, fornecedores e terceiros. Para continuar aprendendo o passo a passo do registro contábil com exemplos práticos, o manual de contabilidade do Kardex Tauro acompanha você lição após lição, da primeira compra ao fechamento do período.