Software de control de existencias

Software de control de existencias

Buscar "software de control de existencias" devuelve casi siempre lo mismo: listas de programas, comparativas y páginas que prometen resolver el inventario de una pyme en una tarde. El problema es que la herramienta no es el punto de partida. Si nadie registra las salidas, si no se sabe con qué documento salió una caja del depósito y si el conteo físico se hace una vez al año, ningún programa va a arreglar el descuadre: lo va a dejar más visible, que no es lo mismo. Un sistema ordena lo que ya se hace de alguna manera; no inventa una disciplina que no existe.

Este artículo intenta lo contrario de un anuncio. Antes de hablar de programas, explica qué significa controlar existencias de verdad, por qué un inventario que "no cuadra" casi siempre es un problema de proceso y no de sistema, y qué conviene preguntar antes de comprar cualquier software de existencias. Después muestra las funciones que un sistema de este tipo debería tener a la vista todos los días, un ejemplo con números para que cada lector haga su propia cuenta, y un cierre honesto: en ciertos casos no hace falta ningún software.

Nota de transparencia: este artículo lo publica el equipo que desarrolla Kardex Tauro, un software de inventarios y facturación para pymes. No comparamos marcas, no prometemos precios y no vamos a describir funciones que no existan. La intención es que el lector pueda decidir con criterio, incluso si decide no comprar nada.

Qué significa controlar existencias de verdad

Tener una lista de productos con cantidades no es controlar existencias. Una lista dice lo que alguien creyó que había el día que la escribió, y a partir de ese momento empieza a envejecer. Controlar existencias es otra cosa: es poder responder cuatro preguntas en cualquier momento, sin abrir una carpeta, sin llamar a nadie y sin esperar al conteo de fin de mes. Las cuatro preguntas son estas.

• Qué hay. Cuántas unidades hay de cada producto, de cada referencia y de cada presentación, contando lo que está disponible y lo que está comprometido.
• Dónde está. En cuál bodega, en cuál estantería y, cuando corresponde, en cuál centro de costo.
• Cuánto vale. A qué costo está ese inventario hoy y cómo cambió ese costo con las últimas compras.
• Qué va a hacer falta. Qué se está agotando y qué se está quedando quieto, viejo o a punto de vencerse.

Lo importante no es cada pregunta por separado, sino que las cuatro se puedan responder juntas y en el mismo instante. Saber que hay doscientas unidades de un producto sin saber en qué bodega están es una respuesta a medias. Saber cuántas unidades hay y a cuánto se compraron, pero no saber cuáles se están agotando, sirve para el informe contable y no para operar. El control real aparece cuando las cuatro respuestas salen del mismo registro y ese registro se alimenta todos los días con lo que pasa en el depósito.

Hay una segunda condición, menos vistosa, que decide si el control funciona o no: la velocidad. Una respuesta correcta pero de la semana pasada no sirve para despachar un pedido de hoy. Si para saber cuántas unidades quedan hay que preguntarle a la persona que sabe, entonces no hay control de existencias, hay una consulta a una persona. El sistema puede ser muy simple; lo que no puede es llegar tarde.

Controlar el dinero y controlar las unidades no son lo mismo

Hay una confusión muy común en las pymes: creer que el control de existencias es una tarea contable. No lo es, o al menos no es solo eso. La contabilidad necesita saber cuánto vale el inventario al cierre del período; la operación necesita saber cuántas unidades hay y dónde están. Son dos preguntas distintas, las dos son legítimas, y el error consiste en usar una respuesta para tapar la otra.

Controlar el valor sin controlar las unidades produce informes que cuadran en el papel y almacenes que no contienen lo que dicen contener. Controlar las unidades sin controlar el valor produce un depósito ordenado y un responsable que no sabe cuánto dinero tiene dormido en las estanterías. El punto intermedio es el mismo registro alimentando las dos vistas: cada movimiento cambia una cantidad y, en el mismo acto, cambia un valor. La tabla siguiente resume las dimensiones que hay que vigilar y qué se rompe cuando falta una.

La tabla tiene una lectura práctica. Las dos primeras filas son las que casi todo el mundo mira; las cuatro restantes son las que explican la mayoría de las sorpresas. Un negocio puede tener el valor del inventario perfectamente calculado y, al mismo tiempo, no tener idea de dónde está el producto que un cliente vino a reclamar.

Por qué el stock que no cuadra casi siempre es un problema de proceso

Cuando un conteo físico encuentra menos unidades de las que el sistema indica, la reacción más frecuente es culpar al programa o buscar un ladrón. Las dos explicaciones existen, pero en una pyme pequeña son la minoría. La mayor parte de los descuadres viene de la misma fuente: el sistema no sabe algo que ocurrió en el mundo real, porque nadie se lo contó o se lo contó tarde.

La causa número uno son las salidas que nunca se registran. Sale una caja para un pedido urgente, se entrega, se cobra y el registro queda para después. Ese "después" no llega. La causa número dos es el registro agrupado: en lugar de anotar cada movimiento cuando ocurre, se anota todo el viernes de memoria. En ese momento no se registra lo que pasó, se registra lo que se recuerda, y lo que se recuerda siempre está redondeado.

Después vienen las causas más silenciosas, que casi nunca se reconocen como tales. Mercancía que sale sin documento porque se usó para un arreglo interno, para una muestra o para el consumo de la propia oficina. Productos que se dañaron y nunca se dieron de baja, y que quedan en el sistema como si estuvieran disponibles. Diferencias de unidad de medida: el sistema cuenta cajas y el vendedor despacha unidades sueltas, o al contrario. Errores de dedo al capturar cantidades, que se compensan solos un mes y se acumulan el siguiente. Y por último, el conteo mal hecho: dos personas cuentan el mismo estante, una salta una fila, y la diferencia aparece como si fuera real.

Ninguna de esas causas se arregla comprando un programa. Se arreglan cambiando el proceso: quien entrega, registra; quien registra, deja el documento; quien daña, da de baja con un motivo; quien cuenta, cuenta con una lista impresa y en un orden fijo. Un software puede hacer ese proceso mucho más rápido y más difícil de olvidar, y ese es un aporte real, pero no puede hacerlo en lugar de la persona.

Las siete preguntas antes de comprar cualquier software de existencias

Si después de leer lo anterior el proceso ya está más o menos claro, la decisión sobre el programa se vuelve mucho más fácil. Estas siete preguntas sirven para cualquier opción, y ninguna necesita conocimientos técnicos para formularse.

Qué debe mostrar el sistema todos los días

Más allá de la marca, hay una lista corta de cosas que el responsable del depósito debería poder ver sin pedirle permiso a nadie. Si el sistema no las muestra, el control depende de la paciencia de alguien y termina dependiendo de su memoria. Estas son las que se consultan a diario en un inventario que se toma en serio.

• Existencias actuales por producto y por bodega, consultables en cualquier momento.
• El kardex por producto: cada movimiento con fecha, documento, concepto, cantidad, costo promedio y saldo resultante.
• Las entradas y las salidas por sus módulos, sin tener que reconstruir el día a mano.
• Los ajustes manuales, los que suman y los que restan, cada uno con su motivo: faltantes, sobrantes, daños o errores de registro.
• Los conteos físicos y su comparación con lo que dice el sistema.
• Los lotes, con sus fechas de vencimiento y los días que les quedan.
• Los seriales, hasta tres identificadores por producto, con su trazabilidad y sus garantías.
• El reporte de existencias y el de antigüedad del inventario, que muestra los productos estancados.
• La alerta de existencias negativas, que permite verlas y corregirlas antes de que se conviertan en un problema contable.

Esa lista es exactamente la que cubre Kardex Tauro, que además trabaja con varias bodegas y centros de costo, permite traslados entre bodegas, importa y exporta a Excel y maneja roles y permisos por usuario y copias de seguridad. La base de datos puede ser local, en red o en un servidor web, según cómo esté armado el negocio. Conviene aclarar lo que no está: no hay una alerta automática de mínimos ni de punto de reorden, así que esa parte del trabajo sigue siendo una decisión de la persona que compra.

Un ejemplo con números

Para que la discusión deje de ser abstracta, conviene hacer la cuenta con un caso concreto y pequeño. Supongamos un producto que el sistema reporta con mil quinientas unidades de existencia teórica. Llega el conteo físico y encuentra mil cuatrocientas sesenta y tres. La diferencia son treinta y siete unidades. Con un costo promedio de ocho mil cuatrocientos por unidad, esa diferencia vale trescientas diez mil ochocientas.

Vale la pena mirar la proporción antes de sacar conclusiones. Treinta y siete unidades sobre mil quinientas son alrededor de dos unidades y media por cada cien: un descuadre pequeño, de esos que casi nadie reporta porque parece normal. Y es justamente por eso que importa. Un faltante pequeño que aparece una vez es un episodio; el mismo faltante que se repite todos los meses deja de ser un problema de conteo y pasa a ser un problema de registro de salidas. Contar mejor no lo va a resolver, porque el conteo ya se hizo bien: el número que está mal es el del sistema, y el sistema está mal porque nadie le contó todas las salidas.

El ejercicio también sirve para lo contrario. Si la diferencia no se repite, si aparece un mes y desaparece el siguiente, entonces sí conviene revisar el procedimiento de conteo, la calibración de la balanza, la unidad de medida o el producto que se capturó con un código que no era. La misma cifra lleva a dos decisiones opuestas según lo que haya pasado los meses anteriores, y ese es el motivo por el cual el kardex de cada producto vale más que el total del inventario.

Cómo saber si el control está mejorando

Un sistema de existencias no se evalúa por la cantidad de informes que produce, sino por tres señales simples que se pueden revisar todos los meses sin ser contador.

La primera es la exactitud del inventario: la diferencia entre lo que dice el sistema y lo que encuentra el conteo, medida producto por producto y no como un gran promedio. Un negocio puede tener una diferencia total pequeña y unos cuantos productos con diferencias enormes que se compensan entre sí; mirar solo el total esconde el problema. La segunda es la rotación: cuántas veces sale y se repone el inventario en un período. Un producto que rota mucho casi nunca se queda viejo, y un producto que rota poco es candidato a quedarse quieto. La tercera son los quiebres: las veces en que un producto que se vende de manera habitual no estaba disponible cuando alguien lo pidió. Un quiebre no aparece en el informe de inventario porque el inventario estaba en cero y cero es un número válido; aparece en la caja, cuando la venta no se hizo.

Las tres señales tienen algo en común: no se pueden calcular el primer día. Se necesitan varios meses de registro parejo para tener una línea base, y esa línea es la que después permite decir si el control mejoró o empeoró. Un negocio que empieza a registrar hoy no va a saber si mejoró hasta dentro de un tiempo; lo que sí puede saber desde el primer día es si el registro está completo, que es la única condición que depende de él.

Errores comunes

Casi todos los intentos de controlar existencias que fracasan lo hacen por alguno de estos motivos, y ninguno tiene que ver con la calidad del programa elegido.

• Comprar el software antes de decidir el proceso, con la esperanza de que la herramienta ordene lo que nadie ha decidido ordenar.
• Usar el sistema solo para facturar y dejar el inventario para después, con lo cual la factura y la realidad se separan desde el primer día.
• Registrar todo al final del mes de memoria, que es la forma más rápida de convertir un registro en una estimación.
• Contar una sola vez al año, cuando el conteo debería ser parte de la rutina y no un evento anual.
• Mezclar productos parecidos bajo un mismo código para "simplificar", con lo cual se pierde justamente el detalle que se quería tener.
• No usar lotes cuando el producto vence, y enterarse de que algo caducó solo cuando ya no se puede vender.
• Ajustar el sistema para que coincida con el conteo sin investigar la causa, que es la manera de borrar la evidencia y quedarse con el mismo problema.
• Dejar que cualquiera cambie cantidades sin dejar rastro de quién lo hizo y por qué.

Un cierre honesto

Después de todo lo anterior conviene decirlo sin rodeos: hay negocios que no necesitan un software de existencias. Si el catálogo es corto, si lo maneja una sola persona y si esa persona sabe de memoria dónde está cada cosa, un cuaderno bien llevado o una plantilla de Excel ordenada es suficiente, y es más barato. El software empieza a pagarse solo cuando aparece alguna de estas condiciones: más de una persona tocando el inventario, más de una bodega, productos que vencen o que llevan serial, conteos que ya no se terminan de hacer, o un valor de pérdidas que supera con holgura el trabajo de mantener el registro al día.

Cuando esas condiciones están presentes, Kardex Tauro es una opción que cubre lo que se describió en este artículo: existencias por producto y bodega, kardex con costo promedio, ajustes con motivo, conteos comparados, lotes con vencimiento, seriales, reportes de existencias y de antigüedad, alerta de existencias negativas, traslados entre bodegas y exportación a Excel. No promete otra cosa, y esa es la idea: una herramienta no arregla un proceso desordenado, pero un proceso ordenado sin herramienta se sostiene solo mientras dure la memoria de quien lo lleva.

La decisión útil no es cuál programa comprar, sino cuál es el primer movimiento que va a quedar registrado hoy. Si esa respuesta existe, cualquier herramienta razonable sirve. Si no existe, ninguna va a servir, ni la más completa ni la más cara, porque el problema no estaba en el software. Kardex Tauro está hecho para el momento en que esa respuesta ya existe y hace falta dejar de sostenerla con la memoria.