Software de controle de estoque

Software de controle de estoque

Procurar por "software de controle de estoque" devolve quase sempre a mesma coisa: listas de programas, comparativos e páginas que prometem resolver o estoque de uma pequena empresa numa tarde. O problema é que a ferramenta não é o ponto de partida. Se ninguém registra as saídas, se não se sabe com qual documento uma caixa saiu do depósito e se a contagem física acontece uma vez por ano, nenhum programa vai resolver a diferença: vai apenas deixá-la visível, o que não é a mesma coisa. Um sistema organiza o que já se faz de alguma maneira; ele não inventa uma disciplina que não existe.

Este artigo tenta fazer o contrário de um anúncio. Antes de falar de programas, explica o que significa controlar estoque de verdade, por que um estoque que "não fecha" é quase sempre um problema de processo e não de sistema, e o que convém perguntar antes de comprar qualquer software de estoque. Depois mostra as funções que um sistema desse tipo deveria ter à vista todos os dias, um exemplo com números para que cada leitor faça a própria conta, e um encerramento honesto: em certos casos não é necessário nenhum software.

Nota de transparência: este artigo é publicado pela equipe que desenvolve o Kardex Tauro, um software de estoque e faturamento para pequenas e médias empresas. Não comparamos marcas, não prometemos preços e não vamos descrever funções que não existam. A intenção é que o leitor decida com critério, mesmo que decida não comprar nada.

O que significa controlar estoque de verdade

Ter uma lista de produtos com quantidades não é controlar estoque. Uma lista diz o que alguém acreditava que havia no dia em que a escreveu, e a partir desse momento começa a envelhecer. Controlar estoque é outra coisa: é conseguir responder a quatro perguntas a qualquer momento, sem abrir uma pasta, sem ligar para ninguém e sem esperar pela contagem do fim do mês. As quatro perguntas são estas.

• O que existe. Quantas unidades há de cada produto, de cada referência e de cada apresentação, contando o que está disponível e o que já está comprometido.
• Onde está. Em qual depósito, em qual prateleira e, quando for o caso, em qual centro de custo.
• Quanto vale. A que custo esse estoque está hoje e como esse custo mudou com as últimas compras.
• O que vai faltar. O que está acabando e o que está ficando parado, velho ou perto de vencer.

O importante não é cada pergunta isolada, mas que as quatro possam ser respondidas juntas, no mesmo instante. Saber que existem duzentas unidades de um produto sem saber em qual depósito elas estão é meia resposta. Saber quantas unidades há e quanto custaram, mas não saber quais estão acabando, serve para o relatório contábil e não para a operação. O controle real aparece quando as quatro respostas saem do mesmo registro, e esse registro é alimentado todos os dias com o que acontece no depósito.

Existe uma segunda condição, menos vistosa, que decide se o controle funciona ou não: a velocidade. Uma resposta correta, mas da semana passada, não serve para despachar o pedido de hoje. Se para saber quantas unidades restam é preciso perguntar à pessoa que sabe, então não há controle de estoque, há uma consulta a uma pessoa. O sistema pode ser muito simples; o que ele não pode é chegar tarde.

Controlar o dinheiro e controlar as unidades não é a mesma coisa

Há uma confusão muito comum nas pequenas empresas: acreditar que o controle de estoque é uma tarefa contábil. Não é, ou pelo menos não é só isso. A contabilidade precisa saber quanto vale o estoque no fechamento do período; a operação precisa saber quantas unidades existem e onde estão. São duas perguntas diferentes, as duas são legítimas, e o erro consiste em usar uma resposta para tapar a outra.

Controlar o valor sem controlar as unidades produz relatórios que fecham no papel e depósitos que não contêm o que dizem conter. Controlar as unidades sem controlar o valor produz um depósito organizado e um responsável que não sabe quanto dinheiro está dormindo nas prateleiras. O ponto intermediário é o mesmo registro alimentando as duas visões: cada movimento muda uma quantidade e, no mesmo ato, muda um valor. A tabela a seguir resume as dimensões que precisam ser vigiadas e o que se quebra quando falta uma delas.

A tabela tem uma leitura prática. As duas primeiras linhas são as que quase todo mundo olha; as quatro restantes explicam a maior parte das surpresas. Uma empresa pode ter o valor do estoque perfeitamente calculado e, ao mesmo tempo, não ter ideia de onde está o produto que um cliente veio reclamar.

Por que o estoque que não fecha é quase sempre um problema de processo

Quando uma contagem física encontra menos unidades do que o sistema indica, a reação mais comum é culpar o programa ou procurar um ladrão. As duas explicações existem, mas numa pequena empresa são a minoria. A maior parte das diferenças vem da mesma fonte: o sistema não sabe de algo que aconteceu no mundo real, porque ninguém contou ou contou tarde.

A causa número um são as saídas que nunca são registradas. Sai uma caixa para um pedido urgente, entrega-se, cobra-se, e o registro fica para depois. Esse "depois" não chega. A causa número dois é o registro agrupado: em vez de anotar cada movimento quando ele acontece, anota-se tudo na sexta-feira, de memória. Nesse momento não se registra o que aconteceu, registra-se o que se lembra, e o que se lembra está sempre arredondado.

Depois vêm as causas mais silenciosas, que quase nunca são reconhecidas como causas. Mercadoria que sai sem documento porque foi usada num conserto interno, numa amostra ou no consumo do próprio escritório. Produtos que se danificaram e nunca foram baixados, e que continuam no sistema como se estivessem disponíveis. Diferenças de unidade de medida: o sistema conta caixas e o vendedor despacha unidades soltas, ou o contrário. Erros de digitação ao capturar quantidades, que se compensam sozinhos num mês e se acumulam no seguinte. E, por fim, a contagem mal feita: duas pessoas contam a mesma prateleira, uma pula uma linha, e a diferença aparece como se fosse real.

Nenhuma dessas causas se resolve comprando um programa. Resolvem-se mudando o processo: quem entrega registra; quem registra deixa o documento; quem danifica baixa com um motivo; quem conta, conta a partir de uma lista impressa e numa ordem fixa. Um software pode tornar esse processo muito mais rápido e muito mais difícil de esquecer, e essa é uma contribuição real, mas não pode fazê-lo no lugar da pessoa.

As sete perguntas antes de comprar qualquer software de estoque

Se depois de ler o que está acima o processo já está mais ou menos claro, a decisão sobre o programa fica muito mais fácil. Estas sete perguntas servem para qualquer opção, e nenhuma delas exige conhecimento técnico para ser formulada.

O que o sistema deve mostrar todos os dias

Além da marca, existe uma lista curta de coisas que o responsável pelo depósito deveria conseguir ver sem pedir permissão a ninguém. Se o sistema não as mostra, o controle depende da paciência de alguém e acaba dependendo da memória dessa pessoa. Estes são os itens consultados diariamente num estoque levado a sério.

• Estoques atuais por produto e por depósito, consultáveis a qualquer momento.
• A ficha de estoque por produto: cada movimento com data, documento, conceito, quantidade, custo médio e saldo resultante.
• As entradas e as saídas pelos seus módulos, sem precisar reconstruir o dia à mão.
• Os ajustes manuais, tanto os que somam quanto os que subtraem, cada um com o seu motivo: faltas, sobras, danos ou erros de registro.
• As contagens físicas e a sua comparação com o que o sistema diz.
• Os lotes, com as suas datas de validade e os dias que ainda restam.
• Os seriais, até três identificadores por produto, com a sua rastreabilidade e as suas garantias.
• O relatório de estoque e o de antiguidade do estoque, que mostra os produtos parados.
• O alerta de estoque negativo, que permite vê-los e corrigi-los antes que virem um problema contábil.

Essa lista é exatamente a que o Kardex Tauro cobre. Ele também trabalha com vários depósitos e centros de custo, permite transferências entre depósitos, importa e exporta para Excel e trata de perfis e permissões por usuário e de cópias de segurança. A base de dados pode ser local, em rede ou num servidor web, conforme a estrutura da empresa. Vale esclarecer o que não existe: não há alerta automático de mínimos nem de ponto de pedido, de modo que essa parte do trabalho continua sendo uma decisão de quem compra.

Um exemplo com números

Para que a discussão deixe de ser abstrata, vale fazer a conta com um caso concreto e pequeno. Suponhamos um produto que o sistema informa com mil e quinhentas unidades de estoque teórico. Chega a contagem física e encontra mil quatrocentas e sessenta e três. A diferença são trinta e sete unidades. Com um custo médio de oito mil e quatrocentos por unidade, essa diferença vale trezentas e dez mil e oitocentas.

Vale a pena olhar a proporção antes de tirar conclusões. Trinta e sete unidades em mil e quinhentas são cerca de duas unidades e meia a cada cem: uma diferença pequena, daquelas que quase ninguém reporta porque parecem normais. E é justamente por isso que ela importa. Uma falta pequena que aparece uma vez é um episódio; a mesma falta repetida todos os meses deixa de ser um problema de contagem e passa a ser um problema no registro das saídas. Contar melhor não vai resolver, porque a contagem já foi feita corretamente: o número errado é o do sistema, e o sistema está errado porque ninguém lhe contou todas as saídas.

O exercício também serve para o contrário. Se a diferença não se repete, se aparece num mês e desaparece no seguinte, então vale revisar o procedimento de contagem, a calibração da balança, a unidade de medida ou o produto que foi capturado com um código que não era o dele. O mesmo número leva a duas decisões opostas conforme o que aconteceu nos meses anteriores, e é por isso que a ficha de estoque de cada produto vale mais do que o total do estoque.

Como saber se o controle está melhorando

Um sistema de estoque não se avalia pela quantidade de relatórios que produz, mas por três sinais simples que podem ser revistos todos os meses sem ser contador.

O primeiro é a exatidão do estoque: a diferença entre o que o sistema diz e o que a contagem encontra, medida produto por produto e não como uma grande média. Uma empresa pode ter uma diferença total pequena e alguns produtos com diferenças enormes que se compensam entre si; olhar só o total esconde o problema. O segundo é o giro: quantas vezes o estoque sai e é reposto num período. Um produto que gira muito quase nunca fica velho, e um produto que gira pouco é candidato a ficar parado. O terceiro são as faltas: as vezes em que um produto que costuma vender não estava disponível quando alguém o pediu. Uma falta não aparece no relatório de estoque, porque o estoque estava em zero e zero é um número válido; ela aparece no caixa, quando a venda não aconteceu.

Os três sinais têm algo em comum: não podem ser calculados no primeiro dia. São necessários vários meses de registro constante para ter uma linha de base, e é essa linha que depois permite dizer se o controle melhorou ou piorou. Uma empresa que começa a registrar hoje não vai saber se melhorou até daqui a algum tempo; o que ela pode saber desde o primeiro dia é se o registro está completo, que é a única condição que depende dela.

Erros comuns

Quase todas as tentativas de controlar estoque que fracassam o fazem por algum destes motivos, e nenhum deles tem a ver com a qualidade do programa escolhido.

• Comprar o software antes de decidir o processo, na esperança de que a ferramenta organize o que ninguém decidiu organizar.
• Usar o sistema apenas para faturar e deixar o estoque para depois, com o que a fatura e a realidade se separam desde o primeiro dia.
• Registrar tudo no fim do mês de memória, que é a forma mais rápida de transformar um registro numa estimativa.
• Contar uma única vez por ano, quando a contagem deveria fazer parte da rotina e não ser um evento anual.
• Misturar produtos parecidos sob um mesmo código para "simplificar", com o que se perde justamente o detalhe que se queria ter.
• Não usar lotes quando o produto vence, e descobrir que algo venceu só quando já não se pode vender.
• Ajustar o sistema para que coincida com a contagem sem investigar a causa, que é a maneira de apagar a evidência e ficar com o mesmo problema.
• Deixar que qualquer pessoa mude quantidades sem deixar rastro de quem fez e por quê.

Um encerramento honesto

Depois de tudo o que foi dito, vale dizê-lo sem rodeios: há empresas que não precisam de um software de estoque. Se o catálogo é curto, se uma única pessoa cuida dele e se essa pessoa sabe de cor onde está cada coisa, um caderno bem mantido ou uma planilha de Excel organizada é suficiente, e sai mais barato. O software começa a se pagar quando aparece alguma destas condições: mais de uma pessoa mexendo no estoque, mais de um depósito, produtos que vencem ou que levam serial, contagens que já não se terminam, ou um valor de perdas que supera com folga o trabalho de manter o registro em dia.

Quando essas condições estão presentes, o Kardex Tauro é uma opção que cobre o que este artigo descreveu: estoque por produto e por depósito, ficha de estoque com custo médio, ajustes com motivo, contagens comparadas, lotes com validade, seriais, relatórios de estoque e de antiguidade, alerta de estoque negativo, transferências entre depósitos e exportação para Excel. Não promete outra coisa, e a ideia é essa: uma ferramenta não conserta um processo desorganizado, mas um processo organizado sem ferramenta só se sustenta enquanto durar a memória de quem o conduz.

A decisão útil não é qual programa comprar, mas qual é o primeiro movimento que vai ficar registrado hoje. Se essa resposta existe, qualquer ferramenta razoável serve. Se não existe, nenhuma vai servir, nem a mais completa nem a mais cara, porque o problema não estava no software. O Kardex Tauro foi feito para o momento em que essa resposta já existe e é preciso parar de sustentá-la com a memória.