Cómo registrar un consumo de almacén paso a paso

Cómo registrar un consumo de almacén paso a paso

No todo lo que sale del inventario sale por una venta. La papelería del área administrativa, las herramientas del taller, el material de empaque y los insumos de mantenimiento se gastan dentro de la propia operación y nadie los factura: son consumos internos. Si se quedan sin registrar, la cantidad que el sistema muestra deja de parecerse a la que hay en el estante y la próxima compra se calcula sobre un dato falso.

Esta guía recorre el proceso completo en la aplicación, desde el módulo «Salidas» hasta la vista de impresión, con una captura por pantalla y el significado de cada recuadro rojo numerado. El ejemplo consume 2 unidades de la silla ergonómica MAN-ES01 en el centro de costos 01 - Bodega Central, con 003 — Empleado Genérico como quien consume y como quien entrega: las existencias pasan de 25.0 a 23.0.

Antes de empezar

• Permiso para registrar documentos de salida en el módulo de almacén.
• El centro de costos correcto activo: «Cambiar cCostos» muestra 01 - Bodega Central.
• El código de quien consume y el de quien entrega el producto (003 — Empleado Genérico, en el ejemplo).
• El producto ya creado y con existencias en ese centro de costos (MAN-ES01, 25.0 unidades en el ejemplo).

Paso a paso

Paso 1 — La ventana principal

KardexTauro V3 abre en esta ventana. A la izquierda están los módulos y arriba el centro de costos activo («Cambiar cCostos» permite cambiarlo). Este consumo se registrará en el centro de costos 01 - Bodega Central.

En la imagen:

• 1) Botón «Salidas»: módulo de salidas (ventas, consumos, mermas).
• 2) «Cambiar cCostos»: centro de costos activo (01 - Bodega Central).

Textos en pantalla: «Salidas», «Almacen», «Entradas», «Contable», «Cambiar cCostos»

Acción: Los botones laterales abren cada módulo; estos pasos se hacen en «Salidas».

Paso 2 — El menú del módulo de salidas

Al pulsar «Salidas» se abre el menú de operaciones de salida. «Consumos de Almacen» es la opción de los consumos de almacén: sirve para dar de baja lo que se consume internamente (papelería, herramientas, insumos de un área).

En la imagen:

• 1) Botón «Consumos de Almacen»: abre los consumos de almacén.
• 2) «Mermas»: otro documento de salida (mermas).

Textos en pantalla: «Consumos de Almacen», «Facturas de Venta», «Traslados Internos», «Mermas»

Acción: Pulse «Consumos de Almacen» para abrir la lista de consumos.

Paso 3 — La lista de consumos de almacén

Se abre «Lista de Documentos». Arriba la cuadrícula maestra lista cada documento con la referencia, quién consume, el ESTADO (CERRADO) y el total (01-CNM-13 | 003 | Empleado Genérico | CERRADO | 700,000.00 | 22/Septiembre/2026); debajo, la cuadrícula de detalle muestra las líneas del consumo seleccionado. A la derecha está el buscador y la barra de botones.

En la imagen:

• 1) Botón «Nuevo Consumo»: abre el consumo en blanco.
• 2) «Ver Consumo»: abre el documento seleccionado.
• 3) «Buscar»: refresca la lista.

Textos en pantalla: «Nuevo Consumo», «Ver Consumo», «Eliminar», «Buscar»

Acción: Pulse «Nuevo Consumo» para registrar un consumo nuevo.

Paso 4 — El documento: quién consume y quién entrega

Se abre el documento «Consumo de Almacén». En la cabecera, «Consume» es quien consume (003 — Empleado Genérico) y «Entrega» quien entrega el producto. «Documento» muestra el número («NEW»: se asigna al guardar) y a la derecha la fecha (22/09/2026).

En la imagen:

• 1) «Consume»: código de quien consume (003).
• 2) Nombre (Empleado Genérico).
• 3) «Entrega»: quién entrega (003).
• 4) «Documento»: número del consumo (NEW).

Textos en pantalla: «Consume», «Entrega», «Documento», «Consume»

Acción: Escriba el código de quien consume en «Consume» (o búsquelo con la lupa).

Paso 5 — El documento: el producto y las unidades

En el cuerpo se arma la lista de lo consumido: «Producto» es el código del producto y «Unidades» la cantidad que se da de baja. Al lado están el buscador de productos y el botón que añade la línea.

En la imagen:

• 1) «Producto»: código del producto (MAN-ES01).
• 2) «Unidades»: cantidad consumida (2).

Textos en pantalla: «Producto», «Unidades»

Acción: Escriba el producto («MAN-ES01») y las unidades («2») y pulse el botón de agregar: la línea entra en la cuadrícula.

Paso 6 — La línea agregada y el total

La cuadrícula muestra la línea con el producto, las unidades, el valor unitario, el IVA y el subtotal. «Total Consumo» (Total Consumo) resume el valor de lo consumido: 700,000.00.

En la imagen:

• 1) Cuadrícula: la línea consumida (MAN-ES01 | SILLA ERGONOMICA MANUAL ES | 2.00 | 350,000.00 | 19.00 | 111,764.71 | 588,235.29 | 700,000.00).

Textos en pantalla: «SubTotal», «Total Consumo»

Acción: Compruebe la línea y el total antes de guardar.

Paso 7 — Guardar: el diálogo de finalizar

Al pulsar «Guardar Documento» el programa pide finalizar el consumo: pregunta «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?» y ofrece «Finalizar Ahora» (lo guarda y lo cierra para poder imprimirlo) o «Finalizar Despúes» (lo deja abierto para seguir editándolo). Arriba se ve «Total Consumo»: 700,000.00. Este diálogo no pide forma de pago: un consumo no se cobra, solo descuenta existencias.

En la imagen:

• 1) «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?»
• 2) Opción «Finalizar Ahora».
• 3) Botón «Aceptar»: aplica la opción elegida y guarda.

Textos en pantalla: «Aceptar», «Finalizar Ahora», «Finalizar Despúes», «Cancelar», «Total Consumo»

Acción: Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar»: sin «Aceptar» el consumo no se guarda.

Paso 8 — El consumo guardado y listo para imprimir

El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: el consumo quedó registrado como «01-CNM-14» y las existencias de MAN-ES01 bajaron de 25.0 a 23.0; el kardex asentó «-CONSUMO 01-CNM-14 · entra=0.0 · sale=2.0 · saldo=23.0». El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y su botón de guardado se rotula «Imprimir Documento».

En la imagen:

• 1) Botón «Imprimir Documento»: abre la vista de impresión del consumo.

Textos en pantalla: «Imprimir Documento»

Acción: Pulse «Imprimir Documento» para abrir la vista de impresión.

Paso 9 — La vista de impresión

Se abre el «Visor de Reportes» con el consumo tal como saldría impreso: encabezado, quién consume, la línea dada de baja y los totales. Su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Acción: Revise el documento y use esos botones si quiere imprimirlo, exportarlo a PDF o guardar el reporte.

Resultado

El consumo quedó guardado como 01-CNM-14 y las existencias de MAN-ES01 bajaron de 25.0 a 23.0; el kardex asentó «-CONSUMO 01-CNM-14 · entra=0.0 · sale=2.0 · saldo=23.0». El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y su botón pasa a rotularse «Imprimir Documento». La comprobación se hizo leyendo la base de datos del programa (kardex.db) y no solo la pantalla.

Buenas prácticas

• Separe el consumo interno de la venta desde el primer movimiento: un consumo no se cobra ni pide forma de pago, así que registrarlo en «Consumos de Almacen» deja intactas las cifras de facturación y de cartera.
• Elija «Finalizar Ahora» cuando el consumo ya esté revisado: guarda y cierra el documento para poder imprimirlo, mientras que «Finalizar Despúes» lo deja abierto para seguir editándolo.
• Compruebe la línea de la cuadrícula y el «Total Consumo» antes de guardar: unidades, valor unitario, IVA y subtotal son lo que la baja descuenta, y al finalizar el documento pasa a modo consulta.
• Anote quién consume y quién entrega con los códigos reales: son los datos que después permiten cargar el insumo al área que lo usó y seguirle la pista al retiro.

Preguntas frecuentes

¿El consumo pide forma de pago o genera algún cobro?

No. El diálogo de finalizar no pide forma de pago: un consumo no se cobra, solo descuenta existencias.

¿Qué diferencia hay entre «Finalizar Ahora» y «Finalizar Despúes»?

«Finalizar Ahora» guarda y cierra el documento para poder imprimirlo; «Finalizar Despúes» lo deja ABIERTO para terminar de editarlo después. Sin pulsar «Aceptar» el consumo no se guarda.

¿Puedo imprimir o exportar el consumo después de guardarlo?

Sí. Al guardarlo el documento sigue abierto en modo consulta y el botón pasa a «Imprimir Documento», que abre el «Visor de Reportes» con «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.