Cómo registrar una merma paso a paso

Cómo registrar una merma paso a paso

Cuando un producto se rompe, se vence o simplemente falta, la diferencia ya existe en el estante; lo único que se decide es si el sistema se va a enterar. Si esa pérdida no se asienta en el momento, la próxima toma física la descubre sola y ya nadie puede decir de dónde salió el faltante: ni quién lo tuvo en la mano, ni en qué fecha desapareció. Registrar la merma es dejar la constancia mientras el dato todavía tiene dueño.

Esta guía recorre el proceso completo sobre la aplicación real, desde el módulo «Salidas» hasta la vista de impresión, para que el documento se revise antes de ir al papel. El ejemplo da de baja una unidad de MAN-ES01 — SILLA ERGONOMICA MANUAL ES por 350.000,00 en el centro de costos 01 - Bodega Central, asociada al tercero 003 — Empleado Genérico: el mismo recorrido sirve para un envase roto, un insumo vencido o una caja que no apareció en el conteo.

Antes de empezar

• Acceso al módulo «Salidas», que es donde se registran las mermas.
• El centro de costos activo correcto: aquí se trabaja en 01 - Bodega Central y se cambia con «Cambiar cCostos».
• El código del producto que se pierde, ya creado en el inventario (en el ejemplo, MAN-ES01).
• El código del tercero y el de quien elabora el documento (003 — Empleado Genérico), más las unidades exactas que se dan de baja.

Paso a paso

Paso 1 — La ventana principal

KardexTauro V3 abre en esta ventana. A la izquierda están los módulos y arriba el centro de costos activo («Cambiar cCostos» permite cambiarlo). Esta merma se registrará en el centro de costos 01 - Bodega Central.

En la imagen:

• 1) Botón «Salidas»: módulo de salidas (ventas, consumos, mermas).
• 2) «Cambiar cCostos»: centro de costos activo (01 - Bodega Central).

Textos en pantalla: «Salidas», «Almacen», «Entradas», «Contable», «Cambiar cCostos»

Acción: Los botones laterales abren cada módulo; estos pasos se hacen en «Salidas».

Paso 2 — El menú del módulo de salidas

Al pulsar «Salidas» se abre el menú de operaciones de salida. «Mermas» es la opción de las mermas o disminuciones de inventario: sirve para dar de baja lo que se perdió, se rompió o se venció, dejando constancia de quién lo reporta.

En la imagen:

• 1) Botón «Mermas»: abre las mermas y disminuciones.
• 2) «Consumos de Almacen»: los consumos internos (otro documento).

Textos en pantalla: «Mermas», «Consumos de Almacen», «Traslados Internos», «Facturas de Venta»

Acción: Pulse «Mermas» para abrir la lista de mermas.

Paso 3 — La lista de mermas

Se abre «Lista de Documentos». Arriba la cuadrícula maestra lista cada documento con la referencia, el tercero, el ESTADO (CERRADA) y el total (01-MRM-7 | 003 | Empleado Genérico | CERRADA | 350,000.00 | 22/Septiembre/2026); debajo, la cuadrícula de detalle muestra las líneas de la merma seleccionada. A la derecha está el buscador y la barra de botones.

En la imagen:

• 1) Botón «Nueva Merma»: abre la merma en blanco.
• 2) «Ver Merma»: abre el documento seleccionado.
• 3) «Buscar»: refresca la lista.

Textos en pantalla: «Nueva Merma», «Ver Merma», «Eliminar», «Buscar»

Acción: Pulse «Nueva Merma» para registrar una merma nueva.

Paso 4 — El documento: el tercero y quién elabora

Se abre el documento «Merma o Disminución». En la cabecera, «Tercero» es el tercero al que se asocia la merma (003 — Empleado Genérico) y «Elabora» quien la elabora o reporta. «Documento» muestra el número («NEW»: se asigna al guardar) y a la derecha la fecha (22/09/2026).

En la imagen:

• 1) «Tercero»: código del tercero (003).
• 2) Nombre (Empleado Genérico).
• 3) «Elabora»: quién elabora (003).
• 4) «Documento»: número de la merma (NEW).

Textos en pantalla: «Tercero», «Elabora», «Documento», «Tercero»

Acción: Escriba el código del tercero en «Tercero» (o búsquelo con la lupa).

Paso 5 — El documento: el producto y las unidades

En el cuerpo se arma la lista de lo dado de baja: «Producto» es el código del producto y «Unidades» la cantidad que se pierde. Al lado están el buscador de productos y el botón que añade la línea.

En la imagen:

• 1) «Producto»: código del producto (MAN-ES01).
• 2) «Unidades»: cantidad dada de baja (1).

Textos en pantalla: «Producto», «Unidades»

Acción: Escriba el producto («MAN-ES01») y las unidades («1») y pulse el botón de agregar: la línea entra en la cuadrícula.

Paso 6 — La línea agregada y el total

La cuadrícula muestra la línea con el producto, las unidades, el valor unitario, el IVA y el subtotal. «Total Merma» resume el valor de lo dado de baja: 350,000.00.

En la imagen:

• 1) Cuadrícula: la línea dada de baja (MAN-ES01 | SILLA ERGONOMICA MANUAL ES | 1.00 | 350,000.00 | 19.00 | 55,882.35 | 294,117.65 | 350,000.00).

Textos en pantalla: «SubTotal», «Total Merma»

Acción: Compruebe la línea y el total antes de guardar.

Paso 7 — Guardar: el diálogo de finalizar

Al pulsar «Guardar Documento» el programa pide finalizar la merma: pregunta «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?» y ofrece «Finalizar Ahora» (la guarda y la cierra para poder imprimirla) o «Finalizar Despúes» (la deja abierta para seguir editándola). Arriba se ve «Total Merma»: 350,000.00. Este diálogo no pide forma de pago: una merma no se cobra, solo descuenta existencias.

En la imagen:

• 1) «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?»
• 2) Opción «Finalizar Ahora».
• 3) Botón «Aceptar»: aplica la opción elegida y guarda.

Textos en pantalla: «Aceptar», «Finalizar Ahora», «Finalizar Despúes», «Cancelar», «Total Merma»

Acción: Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar»: sin «Aceptar» la merma no se guarda.

Paso 8 — La merma guardada y lista para imprimir

El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: la merma quedó registrada como «01-MRM-8» y las existencias de MAN-ES01 bajaron de 23.0 a 22.0; el kardex asentó «-MERMA 01-MRM-8 · entra=0.0 · sale=1.0 · saldo=22.0». El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y su botón de guardado se rotula «Imprimir Documento».

En la imagen:

• 1) Botón «Imprimir Documento»: abre la vista de impresión de la merma.

Textos en pantalla: «Imprimir Documento»

Acción: Pulse «Imprimir Documento» para abrir la vista de impresión.

Paso 9 — La vista de impresión

Se abre el «Visor de Reportes» con la merma tal como saldría impresa: encabezado, el tercero, la línea dada de baja y los totales. Su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».

Acción: Revise el documento y use esos botones si quiere imprimirlo, exportarlo a PDF o guardar el reporte.

Resultado

El programa avisa «Documento procesado exitosamente» y la merma queda registrada con su número (01-MRM-8), en estado CERRADA. La verificación se hizo leyendo la base de datos del programa (kardex.db), no solo la pantalla: las existencias de MAN-ES01 bajaron de 23.0 a 22.0 y el kardex asentó el movimiento «-MERMA 01-MRM-8 · entra=0.0 · sale=1.0 · saldo=22.0». El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y desde ahí se abre la vista de impresión.

Buenas prácticas

• Registre la merma en el mismo turno en que aparece: si las pérdidas se acumulan hasta fin de mes, el tercero y la fecha se pierden.
• Asocie siempre el tercero real y no uno genérico: es el registro de quién reportó la pérdida.
• Compruebe la línea y el total antes de guardar: una vez cerrada, la merma ya descontó existencias.
• Conserve la impresión o el PDF con el número del documento como soporte de la baja.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si dejo el documento abierto en vez de finalizarlo?

Con «Finalizar Despúes» el documento queda abierto para seguir editándolo; con «Finalizar Ahora» se guarda y se cierra para poder imprimirlo. En los dos casos hay que pulsar «Aceptar»: sin ese botón la merma no se guarda.

¿La merma pide forma de pago, como una venta?

No. El diálogo de finalizar no pide forma de pago: una merma no se cobra, solo descuenta existencias.

¿Puedo revisar la merma antes de imprimirla?

Sí. Al guardarla, el botón de guardado pasa a rotularse «Imprimir Documento» y abre el «Visor de Reportes» con el documento tal como saldría impreso; en su barra superior se imprime, se exporta a PDF o se guarda el reporte.

Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.