Como Registrar Quebras e Baixas de Estoque, Passo a Passo
Como Registrar Quebras e Baixas de Estoque, Passo a Passo
Quando um item quebra, vence ou simplesmente some, a diferença já está na prateleira; o que se decide é apenas se o sistema vai ficar sabendo. Se essa perda não for lançada na hora em que acontece, a próxima contagem física descobre sozinha e ninguém mais consegue dizer de onde veio o buraco: nem quem tinha o item na mão, nem em que data ele desapareceu. Registrar a quebra é deixar essa constatação enquanto o dado ainda tem dono.
Este guia percorre o processo completo na aplicação real, do módulo «Saídas» até a vista de impressão, para que o documento seja conferido antes de ir para o papel. O exemplo dá baixa em uma unidade de MAN-PT01 — CADEIRA ERGONOMICA MANUAL PT por 350.000,00 no centro de custo 01 - Central Warehouse, vinculada ao terceiro 003 — Funcionário Padrão: o mesmo roteiro vale para uma embalagem quebrada, um insumo vencido ou uma caixa que não apareceu na contagem.
Antes de começar
- Acesso ao módulo «Saídas», que é onde as quebras são registradas.
- O centro de custo ativo correto: aqui se trabalha no 01 - Central Warehouse e a troca é feita em «Alterar Centro de Custo».
- O código do item que sofre a baixa, já cadastrado no estoque (no exemplo, MAN-PT01).
- O código do terceiro e o de quem elabora o documento (003 — Funcionário Padrão), além das unidades exatas que sofrem a baixa.
Passo a passo
Passo 1 — A janela principal
KardexTauro V3 abre nesta janela. À esquerda ficam os módulos e em cima o centro de custo ativo («Alterar Centro de Custo» permite trocá-lo). Esta quebra é registrada no centro de custo 01 - Central Warehouse.
Na imagem:
- 1) Botão «Saídas»: módulo de saídas (vendas, consumos, quebras).
- 2) «Alterar Centro de Custo»: centro de custo ativo (01 - Central Warehouse).
Textos na tela: «Saídas», «Estoque», «Entradas», «Financeiro», «Alterar Centro de Custo»
Ação: Os botões laterais abrem cada módulo; estes passos são feitos em «Saídas».
Passo 2 — O menu do módulo de saídas
Ao pressionar «Saídas» abre-se o menu de operações de saída. «Quebras» é a opção das quebras ou reduções de estoque: serve para dar baixa no que se perdeu, quebrou ou venceu, deixando registrado quem o reporta.
Na imagem:
- 1) Botão «Quebras»: abre as quebras e reduções.
- 2) «Consumos de Armazém»: os consumos internos (outro documento).
Textos na tela: «Quebras», «Consumos de Armazém», «Transferências Internas», «Notas Fiscais de Venda»
Ação: Pressione «Quebras» para abrir a lista de quebras.
Passo 3 — A lista de quebras
Abre-se «Lista de Documentos». Em cima a grade mestre lista cada documento com a referência, o terceiro, o STATUS (FECHADA) e o total (01-MRM-9 | 003 | Default Employee | FECHADA | 350,000.00 | 22/Setembro/2026); embaixo, a grade de detalhe mostra as linhas da quebra selecionada. À direita estão a busca e os botões.
Na imagem:
- 1) Botão «Nova Quebra»: abre a quebra em branco.
- 2) «Ver Quebra»: abre o documento selecionado.
- 3) «Procurar»: atualiza a lista.
Textos na tela: «Nova Quebra», «Ver Quebra», «Excluir», «Procurar»
Ação: Pressione «Nova Quebra» para registrar uma quebra nova.
Passo 4 — O documento: o terceiro e quem elabora
Abre-se o documento «Quebra ou Redução». No cabeçalho, «Terceiro» é o terceiro ao qual a quebra se associa (003 — Funcionário Padrão) e «Elaborado por» quem a elabora ou reporta. «Documento» mostra o número («NEW»: é atribuído ao salvar) e à direita a data (22/09/2026).
Na imagem:
- 1) «Terceiro»: código do terceiro (003).
- 2) Nome (Funcionário Padrão).
- 3) «Elaborado por»: elaborado por (003).
- 4) «Documento»: número da quebra (NEW).
Textos na tela: «Terceiro», «Elaborado por», «Documento», «Terceiro»
Ação: Escreva o código do terceiro em «Terceiro» (ou procure-o com a lupa).
Passo 5 — O documento: o produto e as unidades
No corpo monta-se a lista do que se dá baixa: «Produto» é o código do produto e «Unidades» a quantidade perdida. Ao lado estão a busca de produtos e o botão que adiciona a linha.
Na imagem:
- 1) «Produto»: código do produto (MAN-PT01).
- 2) «Unidades»: quantidade baixada (1).
Textos na tela: «Produto», «Unidades»
Ação: Escreva o produto («MAN-PT01») e as unidades («1») e pressione o botão de adicionar: a linha entra na grade.
Passo 6 — A linha adicionada e o total
A grade mostra a linha com o produto, as unidades, o valor unitário, o imposto e o subtotal. «Total Merma» resume o valor dado de baixa: 350,000.00.
Na imagem:
- 1) Grade: a linha baixada (MAN-PT01 | CADEIRA ERGONOMICA MANUAL PT | 1.00 | 350,000.00 | 19.00 | 55,882.35 | 294,117.65 | 350,000.00).
Textos na tela: «SubTotal», «Total Merma»
Ação: Confira a linha e o total antes de salvar.
Passo 7 — Salvar: a janela de finalização
Ao pressionar «Salvar Documento» o programa pede para finalizar a quebra: pergunta «Deseja finalizar agora? Ou prefere deixar o documento aberto para terminar mais tarde?» e oferece «Finalizar Agora» (salva e fecha para poder imprimir) ou «Terminar mais tarde» (deixa aberta para continuar editando). Em cima aparece «Total da Quebra»: 350,000.00. Esta janela não pede forma de pagamento: uma quebra não é cobrada, apenas dá baixa no estoque.
Na imagem:
- 1) «Deseja finalizar agora? Ou prefere deixar o documento aberto para terminar mais tarde?»
- 2) Opção «Finalizar Agora».
- 3) Botão «OK»: aplica a opção escolhida e salva.
Textos na tela: «OK», «Finalizar Agora», «Terminar mais tarde», «Cancelar», «Total da Quebra»
Ação: Escolha «Finalizar Agora» e pressione «OK»: sem «OK» a quebra não é salva.
Passo 8 — A quebra salva e pronta para imprimir
O programa avisa «Documento processado com sucesso»: a quebra ficou registrada como «01-MRM-10» e o estoque de MAN-PT01 caiu de 23.0 para 22.0; a ficha de estoque lançou «-QUEBRA 01-MRM-10 · entra=0.0 · sale=1.0 · saldo=22.0». O documento continua aberto, agora em modo consulta, e o seu botão de salvar rotula-se «Imprimir Documento».
Na imagem:
- 1) Botão «Imprimir Documento»: abre a vista de impressão da quebra.
Textos na tela: «Imprimir Documento»
Ação: Pressione «Imprimir Documento» para abrir a vista de impressão.
Passo 9 — A vista de impressão
Abre-se a «Visualizador de Relatórios» com a quebra tal como sairia impressa: cabeçalho, o terceiro, a linha baixada e os totais. A barra superior oferece «Imprimir, Exportar PDF, Salvar Relatório».
Ação: Revise o documento e use esses botões se quiser imprimi-lo, exportá-lo em PDF ou guardar o relatório.
Resultado
O programa avisa «Documento processado com sucesso» e a quebra fica registrada com o seu número (01-MRM-10), com o status FECHADA. A conferência foi feita lendo o banco de dados do programa, não só a tela: o estoque de MAN-PT01 caiu de 23.0 para 22.0 e a ficha de estoque lançou o movimento correspondente. O documento continua aberto, agora em modo de consulta, e é de lá que se abre a vista de impressão.
Boas práticas
- Lance a quebra no mesmo turno em que ela acontece: se as perdas se acumulam até o fim do mês, o terceiro e a data se perdem.
- Vincule sempre o terceiro real, e não um genérico: é esse registro que mostra quem reportou a perda.
- Confira a linha e o total antes de salvar: depois de fechado, o documento já deu baixa no estoque.
- Guarde a via impressa ou o PDF junto com o número do documento como comprovação da baixa.
Perguntas frequentes
O que acontece se eu deixar o documento aberto em vez de finalizá-lo?
Em «Terminar mais tarde» ele fica aberto para você continuar editando; em «Finalizar Agora» é salvo e fechado para poder ser impresso. Nos dois casos é preciso pressionar «OK»: sem ele a quebra não é salva.
A quebra pede forma de pagamento, como uma venda?
Não. A janela de finalização não pede forma de pagamento: uma quebra não é cobrada, apenas dá baixa no estoque.
Posso conferir a quebra antes de imprimi-la?
Sim. Depois de salva, o botão de salvar passa a se chamar «Imprimir Documento» e abre o «Visualizador de Relatórios» com o documento tal como sairia impresso; na barra superior dá para imprimir, exportar em PDF ou salvar o relatório.
Este artigo faz parte do Manual do Usuário do Kardex Tauro V3, que reúne todos os processos do sistema explicados passo a passo.
