Cómo hacer una cotización a un cliente paso a paso
Cómo hacer una cotización a un cliente paso a paso
Una cotización apuntada en un papel aparte se pierde en cuanto el cliente pide una segunda versión: hay que volver a escribir el precio, a buscar al cliente, y nadie sabe qué se ofreció ni hasta cuándo. Dentro del sistema queda registrada con su número, guarda el cliente, el precio con que salió y su vigencia, y lleva un estado que dice si sigue abierta o ya quedó cerrada. Como vive en el mismo módulo de salidas que las ventas, después se convierte en factura sin volver a digitar.
Esta guía reproduce el proceso completo sobre la aplicación, con una captura por pantalla y el significado de cada recuadro rojo numerado, hasta la vista de impresión. El ejemplo cotiza 3 unidades del producto MAN-ES01 (SILLA ERGONOMICA MANUAL ES) al cliente 100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS en el centro de costos 01 - Bodega Central, por un total de 1,920,000.00: los mismos nueve pasos sirven para cualquier producto y cualquier cliente.
Antes de empezar
- El cliente ya registrado: en «Cliente» se escribe su código (100) o se busca con el botón de la lupa.
- El producto ya creado en el inventario: en «Producto» se escribe su código (MAN-ES01).
- El centro de costos correcto activo (01 - Bodega Central), que se cambia con «Cambiar cCostos».
- La cantidad que se va a cotizar y quién cotiza: «Unidades» y «Empleado» quedan impresos en el documento.
Paso a paso
Paso 1 — La ventana principal
KardexTauro V3 abre en esta ventana. A la izquierda están los módulos y arriba el centro de costos activo («Cambiar cCostos» permite cambiarlo). Esta cotización se hará en el centro de costos 01 - Bodega Central.
En la imagen:
- 1) Botón «Salidas»: módulo de salidas (cotizaciones a clientes, ventas).
- 2) «Cambiar cCostos»: centro de costos activo (01 - Bodega Central).
Textos en pantalla: «Salidas», «Almacen», «Entradas», «Contable», «Cambiar cCostos»
Acción: Los botones laterales abren cada módulo; estos pasos se hacen en «Salidas».
Paso 2 — El menú del módulo de salidas
Al pulsar «Salidas» se abre el menú de operaciones de salida. «Cotizar a Clientes» es la opción de las cotizaciones a clientes; las demás son otros documentos de salida.
En la imagen:
- 1) Botón «Cotizar a Clientes»: abre las cotizaciones a clientes.
- 2) «Facturas de Venta»: facturas de venta (otro documento).
Textos en pantalla: «Cotizar a Clientes», «Facturas de Venta», «Consumos de Almacen», «Traslados Internos», «Mermas»
Acción: Pulse «Cotizar a Clientes» para abrir la lista de cotizaciones a clientes.
Paso 3 — La lista de cotizaciones a clientes
Se abre «Lista de Documentos»: cada fila es una cotización con su referencia, el cliente, el ESTADO (ABIERTA o CERRADA) y el total. Arriba está el buscador y la barra de botones que actúan sobre la fila seleccionada.
En la imagen:
- 1) Botón «Nueva Cotización»: abre la cotización en blanco.
- 2) «Ver Cotización»: abre la cotización seleccionada.
- 3) «Buscar»: refresca la lista.
Textos en pantalla: «Nueva Cotización», «Ver Cotización», «Eliminar», «Buscar»
Acción: Pulse «Nueva Cotización» para crear una cotización nueva.
Paso 4 — El documento: el cliente y el vendedor
Se abre el documento «Cotización a Cliente». En la cabecera, «Cliente» es el cliente (100 — DISTRIBUIDORA HERMES SAS) y «Empleado» el empleado que cotiza (Vendedor Genérico). «Documento» es el número del documento.
En la imagen:
- 1) «Cliente»: código del cliente (100).
- 2) Nombre del cliente (DISTRIBUIDORA HERMES SAS).
- 3) «Empleado»: quién cotiza (Vendedor Genérico).
Textos en pantalla: «Cliente», «Empleado», «Documento»
Acción: Escriba el código del cliente en «Cliente» (o búsquelo con el botón de la lupa).
Paso 5 — El documento: el producto y las unidades
En el cuerpo del documento se arma la lista de lo que se cotiza: «Producto» es el código del producto y «Unidades» la cantidad cotizada. A su lado está el botón que añade la línea a la cuadrícula.
En la imagen:
- 1) «Producto»: código del producto (MAN-ES01).
- 2) «Unidades»: cantidad cotizada (3).
Textos en pantalla: «Producto», «Unidades»
Acción: Escriba el producto («MAN-ES01») y las unidades («3») y pulse el botón de agregar: la línea aparece en la cuadrícula.
Paso 6 — La línea agregada a la cuadrícula
La cuadrícula muestra la línea con el producto, las unidades, el valor unitario, el IVA y el total. «Total Cotización» resume el valor de la cotización (1,920,000.00).
En la imagen:
- 1) Cuadrícula: la línea cotizada (MAN-ES01 | SILLA ERGONOMICA MANUAL ES | 3.00 | 640,000.00 | 19.00 | 306,554.62 | 1,613,445.38 | 1,920,000.00).
Textos en pantalla: «SubTotal», «Descuento», «Total Cotización»
Acción: Compruebe la línea y el total antes de guardar el documento.
Paso 7 — Guardar: el diálogo de finalizar
Al pulsar «Guardar Documento» el programa llama a finalizar la cotización: pregunta «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?» y ofrece «Finalizar Ahora» (guarda y cierra la cotización para poder imprimirla) o «Finalizar Despúes» (la deja abierta para seguir editándola). El total cotizado se ve en «Total Cotización»: 1,920,000.00.
En la imagen:
- 1) «Desea Finalizar Ahora ?? O prefiere dejar ABIERTO el Documento para terminar despues ?»
- 2) Opción «Finalizar Ahora».
- 3) Botón «Aceptar»: aplica la opción elegida y guarda.
Textos en pantalla: «Aceptar», «Finalizar Ahora», «Finalizar Despúes», «Cancelar», «Total Cotización»
Acción: Elija «Finalizar Ahora» y pulse «Aceptar»: sin «Aceptar» la cotización no se guarda.
Paso 8 — La cotización guardada y lista para imprimir
El programa avisa «Documento procesado exitosamente»: la cotización quedó registrada como «01-CTZV-11» en estado CERRADA. El documento sigue abierto, ahora en modo consulta, y su botón de guardado se rotula «Imprimir Documento»: eso es lo que se pulsa para verla antes de imprimir.
En la imagen:
- 1) Botón «Imprimir Documento»: abre la vista de impresión de la cotización.
Textos en pantalla: «Imprimir Documento»
Acción: Pulse «Imprimir Documento» para abrir la vista de impresión.
Paso 9 — La vista de impresión
Se abre el «Visor de Reportes» con la cotización tal como saldría impresa: encabezado, cliente, la línea cotizada y los totales. Su barra superior ofrece «Imprimir, Exportar PDF, Guardar Reporte».
Acción: Revise la cotización y use esos botones si quiere imprimirla, exportarla a PDF o guardar el reporte.
Resultado
La cotización quedó registrada como 01-CTZV-11 en estado CERRADA, con el total de 1,920,000.00 en «Total Cotización», y el documento siguió abierto en modo consulta con su botón rotulado «Imprimir Documento». La verificación se hizo leyendo la base de datos del programa (kardex.db), no solo la pantalla.
Buenas prácticas
- Compruebe la línea en la cuadrícula antes de guardar: producto, unidades, valor unitario, IVA y el total que resume «Total Cotización».
- Elija «Finalizar Ahora» cuando la cotización ya esté lista para el cliente: guarda y cierra el documento, y es lo que habilita la impresión; «Finalizar Despúes» la deja abierta para seguir editándola.
- Revise siempre la cotización en la vista de impresión antes de enviarla y use «Exportar PDF» para mandársela al cliente en un archivo, o «Guardar Reporte» si necesita conservarla.
- Confirme en la lista que la cotización quedó guardada: cada fila muestra la referencia, el cliente, el estado y el total, y «Buscar» refresca la lista para que aparezca la recién creada.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el botón de guardar pasa a decir «Imprimir Documento»?
Porque después de guardar el documento sigue abierto, pero en modo consulta: «Guardar Documento» se rotula «Imprimir Documento» y es el botón que abre la vista de impresión.
¿Qué diferencia hay entre «Finalizar Ahora» y «Finalizar Despúes»?
«Finalizar Ahora» guarda y cierra la cotización para poder imprimirla; «Finalizar Despúes» la deja abierta para terminar después. En los dos casos hay que pulsar «Aceptar», porque sin él la cotización no se guarda.
¿Cómo sé que la cotización quedó registrada?
El programa avisa «Documento procesado exitosamente» y la cotización aparece en la lista con su referencia (01-CTZV-11) y el estado CERRADA, distinto del estado ABIERTA de las que siguen en edición.
Este artículo forma parte del Manual Usuario de Kardex Tauro V3, que reúne todos los procesos del sistema explicados paso a paso.
