¿Se le acaba el producto justo cuando más lo vende? El punto de reorden que evita perder ventas sin congelar su dinero en la bodega

¿Se le acaba el producto justo cuando más lo vende? El punto de reorden que evita perder ventas sin congelar su dinero en la bodega

Hay dos escenas que se repiten cada semana en miles de pymes. La primera ocurre frente al anaquel: un cliente llega por un producto que usted vende todos los días, encuentra el espacio vacío, pregunta si hay más en bodega y, cuando le dicen que no, sale por la puerta decidido a comprárselo a la competencia. La segunda ocurre en silencio, al fondo del almacén: cajas de un producto que casi no sale duermen en los estantes desde hace meses, con el dinero del negocio inmovilizado adentro, acumulando polvo y, en algunos casos, acercándose a su fecha de vencimiento.

La primera escena es una venta perdida. La segunda es capital parado. Las dos le restan plata al negocio todos los meses y las dos nacen de la misma causa: no saber con precisión cuándo hay que pedir mercancía ni cuánta hay que pedir. La buena noticia es que eso tiene solución y no requiere adivinar: se llama stock mínimo y punto de reorden, dos números que se calculan por producto con datos simples que cualquier pyme ya tiene. En este artículo le mostramos cómo hacerlo, con las fórmulas, un ejemplo completo en tabla y los pasos para aplicarlo esta misma semana.

Quedarse sin producto cuesta más que la venta perdida

Cuando el anaquel está vacío no se pierde únicamente el precio de venta de esa unidad. Se pierde al cliente que la iba a comprar, y un cliente que encontró el producto en otro negocio muchas veces no vuelve: la próxima vez irá directo adonde sí lo tenía. Recuperar a un cliente que se fue es más costoso y más lento que conservar a uno que ya conoce su negocio y confía en él.

Póngale números al problema: si un producto le deja $2.000 de margen por unidad y sufre diez quiebres de stock al mes, son $20.000 mensuales que no entran a la caja solo por ese artículo. Ahora multiplíquelo por los tres o cuatro productos que más se venden y por los clientes que no vuelven nunca. Por eso el objetivo no es comprar poco ni comprar mucho: es comprar en el momento justo y en la cantidad justa. Para lograrlo solo necesita dos cifras por producto: el stock mínimo y el punto de reorden.

Paso 1: calcule el consumo promedio mensual de cada producto

Todo empieza por saber cuántas unidades salen de verdad cada mes. Tome los registros de salidas de los últimos tres a seis meses de cada producto y calcule el promedio mensual. Si el negocio tiene temporadas —fin de año, inicio de clases, semana santa—, use al menos seis meses o mida el consumo del mes equivalente del año anterior; un promedio calculado solo sobre el mes flaco lo dejará sin mercancía justo en el mes gordo.

Con el promedio mensual se obtiene el consumo diario: divida entre 30 días. No lo calcule de memoria ni "por lo que se ve": el dato tiene que salir de los registros de salidas. Un sistema de inventarios le entrega ese consumo por producto en segundos; hacerlo a mano sobre un cuaderno también funciona, pero solo si las salidas se anotaron siempre, sin excepciones.

Paso 2: defina el stock mínimo, su colchón contra la demora del proveedor

El stock mínimo, también llamado stock de seguridad, es la cantidad de producto que debe quedar en la bodega para cubrir dos cosas: la demora del proveedor y los imprevistos —un pedido que llega tarde, una semana de más demanda, un cliente que compra al por mayor de golpe. Sin ese colchón, cualquier retraso del proveedor se convierte automáticamente en un anaquel vacío y en una venta perdida.

Una regla práctica sencilla es esta: stock mínimo = consumo diario × días de demora del proveedor × 0,5. Si su proveedor tarda diez días en entregar y usted vende tres unidades diarias, el mínimo es de 15 unidades (3 × 10 × 0,5). Si el proveedor es poco confiable o se acerca una temporada alta, suba el factor a 1 para tener más aire. La fórmula no es sagrada: es un punto de partida que se ajusta con la realidad de cada producto y de cada proveedor.

Paso 3: calcule el punto de reorden, la cifra que le dice "ya es hora de pedir"

El punto de reorden responde a la pregunta más importante del negocio: ¿en qué momento exacto hago el pedido? La idea es sencilla: cuando sus existencias lleguen a ese número, todavía le quedan unidades suficientes para seguir vendiendo mientras el pedido nuevo llega. Si pide antes, acumula inventario; si pide después, se queda sin producto.

La fórmula es: punto de reorden = (consumo diario × días de demora del proveedor) + stock mínimo. Es decir, lo que se vende durante la espera del proveedor más el colchón de seguridad. Ese número se calcula una vez y luego solo se revisa cuando cambian el consumo o el proveedor.

Ejemplo práctico: así se ven los cálculos en una tabla

Para que no quede en teoría, veamos una mini bodega con cinco productos de consumo diario. En la tabla, el consumo mensual sale del promedio real de salidas, la demora es el plazo que tarda cada proveedor en entregar, el stock mínimo usa la regla del 0,5 y el punto de reorden suma el consumo de los días de espera más ese mínimo.

Lea la fila del aceite: vende 120 unidades al mes (4 por día) y su proveedor tarda 7 días. El stock mínimo son 14 unidades. El punto de reorden es 42: cuando el sistema marque 42 botellas, ese es el momento de pedir. Las 28 unidades que se venderán durante los 7 días de espera quedan cubiertas y las 14 restantes son el colchón de seguridad. La cantidad a pedir, 120 unidades, repone aproximadamente un mes de venta sin inflar la bodega.

Note el contraste: el arroz y el atún, que rotan rápido, tienen puntos de reorden altos porque salen en volumen; el café, que sale más despacio, necesita menos unidades, aunque su proveedor tarde más. Cada producto tiene sus propios números, y por eso el cálculo se hace uno por uno.

Paso 4: decida cuánto pedir y no se deje tentar por el "compre más, le sale más barato"

El punto de reorden le dice cuándo pedir; la cantidad de pedido le dice cuánto. La regla más simple: pida lo que vende entre un pedido y el siguiente. Si hace pedidos semanales, pida una semana de consumo; si los hace mensuales, pida el consumo mensual. Así la bodega se mantiene llena de lo que rota y vacía de lo que no.

Cuidado con las ofertas: comprar 300 unidades de un producto que vende 40 al mes solo para aprovechar un descuento no es un ahorro, es dinero parado con riesgo de vencimiento, deterioro u obsolescencia. El descuento solo conviene cuando el producto rota lo bastante rápido como para venderse antes de que el costo de tenerlo guardado se coma el ahorro.

Los "lentos": el dinero que duerme en su bodega

No todos los productos merecen el mismo tratamiento. La rotación —cuántas veces se vende el inventario en un periodo— separa a los que generan caja de los que la atan. Revise el listado cada mes y marque todo lo que lleva de 60 a 90 días sin salir: eso es capital inmovilizado. Con un producto lento hay tres caminos: empujarlo con una promoción, devolverlo al proveedor si hay acuerdo o liquidarlo. Lo que nunca se debe hacer es seguir comprándolo "por si acaso": cada reposición de un lento profundiza el problema.

Aquí vale una regla práctica que evita la mayoría de los excesos de inventario: separe siempre la reposición de la oportunidad. La reposición es la compra automática del producto que rota y que se agotó por venta normal: se rige por el punto de reorden. La oportunidad es la oferta puntual del proveedor o la compra de temporada: se decide con otro criterio, otro presupuesto e idealmente otra persona. Cuando la oferta "de oportunidad" se cuela dentro del pedido de reposición, la bodega termina llena de productos que nadie pidió.

Alertas de existencias bajas: que el sistema avise antes de que el anaquel se vacíe

Revisar la bodega "con el ojo" o confiar en la memoria del encargado no es un control: es una lotería. Con varios cientos de productos nadie puede recordar el nivel exacto de cada uno. La solución es una alerta automática: el sistema avisa cuando las existencias de un producto llegan a su punto de reorden, y el pedido se dispara a tiempo, todos los meses, sin depender de que alguien se acuerde de mirar.

Un sistema de inventarios como Kardex Tauro, pensado para pymes, hace justamente eso: le muestra las existencias en tiempo real de cada producto, le alerta cuando un nivel está bajo y le entrega reportes de rotación para que sepa qué productos rinden y cuáles están durmiendo. Con esa información, la decisión de compra deja de ser una corazonada y se convierte en un número.

Métricas que debe vigilar cada mes

• Quiebres de stock: si un producto se agota más de dos o tres veces al mes, suba su stock mínimo o negocie plazos más cortos con el proveedor.
• Rotación: cuántas veces se vende el inventario al mes. Sube con buenas compras de reposición y baja cuando entran "oportunidades" mal calculadas.
• Días de inventario: cuántos días de venta le caben en la bodega. Menos de lo necesario genera quiebres; mucho más, dinero parado.
• Valor en productos lentos: si más del 20 % del dinero del inventario lleva más de 60 días sin rotar, hay exceso que liberar.

Póngalo en marcha esta semana en seis pasos

1. Liste los productos que más dinero mueven, el 20 % que genera el 80 % de las ventas.
2. Calcule el consumo promedio mensual de cada uno con los últimos tres a seis meses de salidas.
3. Anote el plazo real de entrega de cada proveedor, no el que promete en el catálogo.
4. Fije el stock mínimo con la regla del 0,5 y ajuste según la confiabilidad del proveedor.
5. Calcule el punto de reorden y defina la cantidad de pedido según la frecuencia de compra.
6. Active alertas de existencias bajas y revise la rotación una vez al mes, separando los productos lentos.

Quedarse sin producto y ahogarse en inventario son las dos caras del mismo error: comprar sin números. El stock mínimo lo protege de la demora del proveedor, el punto de reorden le dice cuándo pedir, la cantidad de pedido le dice cuánto, y la revisión mensual de rotación libera el dinero que está dormido en los productos lentos.

No tiene que adivinar cuándo pedir. Kardex Tauro le muestra las existencias en tiempo real, le avisa cuando un producto llega a su punto de reorden y le entrega los reportes de rotación para comprar con datos y no con corazonadas. Empiece hoy: registre sus productos, defina los niveles mínimos y deje que el sistema le avise cuándo es hora de pedir.