Seu produto mais vendido acaba justo no dia de maior movimento? O ponto de pedido que evita perder vendas sem prender seu caixa no estoque

Seu produto mais vendido acaba justo no dia de maior movimento? O ponto de pedido que evita perder vendas sem prender seu caixa no estoque

Duas cenas se repetem toda semana em milhares de pequenas empresas. A primeira acontece em frente à prateleira: um cliente chega atrás de um produto que você vende todos os dias, encontra o espaço vazio, pergunta se tem mais no estoque e, quando ouve que não tem, sai pela porta decidido a comprar do concorrente. A segunda acontece em silêncio, no fundo do depósito: caixas de um produto que quase não sai dormem nas estantes há meses, com o dinheiro do negócio imobilizado dentro delas, acumulando poeira e, em alguns casos, se aproximando da data de validade.

A primeira cena é uma venda perdida. A segunda é capital parado. As duas tiram dinheiro do negócio todos os meses e as duas nascem da mesma causa: não saber com precisão quando pedir mercadoria nem quanto pedir. A boa notícia é que isso tem solução e não exige adivinhação: chama-se estoque mínimo e ponto de pedido, dois números calculados por produto com dados simples que qualquer pequena empresa já tem. Neste artigo mostramos como fazer, com as fórmulas, um exemplo completo em tabela e os passos para aplicar ainda esta semana.

Ficar sem produto custa mais do que a venda perdida

Quando a prateleira está vazia, não se perde apenas o preço de venda daquela unidade. Perde-se o cliente que ia comprá-la, e um cliente que encontrou o produto em outro lugar muitas vezes não volta: na próxima vez, irá direto aonde realmente tinha. Reconquistar um cliente que foi embora é mais caro e mais lento do que manter um que já conhece seu negócio e confia nele.

Coloque números no problema: se um produto lhe dá R$ 2.000 de margem por unidade e ele falta dez vezes por mês, são R$ 20.000 mensais que não entram no caixa apenas por causa desse item. Agora multiplique isso pelos três ou quatro produtos que você mais vende e pelos clientes que nunca voltam. Por isso o objetivo não é comprar pouco nem comprar muito: é comprar no momento certo e na quantidade certa. Para conseguir isso, você só precisa de dois números por produto: o estoque mínimo e o ponto de pedido.

Passo 1: calcule o consumo médio mensal de cada produto

Tudo começa por saber quantas unidades realmente saem por mês. Pegue os registros de saídas dos últimos três a seis meses de cada produto e calcule a média mensal. Se o negócio tem sazonalidade —fim de ano, volta às aulas, semana santa—, use pelo menos seis meses ou meça o consumo do mês equivalente do ano anterior; uma média calculada só sobre o mês fraco vai deixar você sem mercadoria justo no mês forte.

Com a média mensal, obtém-se o consumo diário: basta dividir por 30 dias. Não calcule de memória nem "pelo que parece": o número tem que sair dos registros de saídas. Um sistema de estoque entrega esse consumo por produto em segundos; fazer na mão, num caderno, também funciona, mas só se todas as saídas foram anotadas, sem exceção.

Passo 2: defina o estoque mínimo, sua proteção contra a demora do fornecedor

O estoque mínimo, também chamado de estoque de segurança, é a quantidade de produto que deve permanecer no depósito para cobrir duas coisas: a demora do fornecedor e os imprevistos —um pedido que chega atrasado, uma semana de demanda maior, um cliente que compra no atacado de uma vez. Sem essa reserva, qualquer atraso do fornecedor vira automaticamente prateleira vazia e venda perdida.

Uma regra prática simples é esta: estoque mínimo = consumo diário × dias de demora do fornecedor × 0,5. Se o seu fornecedor leva dez dias para entregar e você vende três unidades por dia, o mínimo é de 15 unidades (3 × 10 × 0,5). Se o fornecedor não é confiável ou se aproxima uma temporada alta, eleve o fator para 1 e ganhe mais folga. A fórmula não é sagrada: é um ponto de partida que se ajusta à realidade de cada produto e de cada fornecedor.

Passo 3: calcule o ponto de pedido, o número que diz "está na hora de comprar"

O ponto de pedido responde à pergunta mais importante do negócio: em que momento exato eu faço o pedido? A ideia é simples: quando o estoque chegar naquele número, ainda restam unidades suficientes para continuar vendendo enquanto o pedido novo chega. Pedir antes acumula estoque; pedir depois deixa você sem produto.

A fórmula é: ponto de pedido = (consumo diário × dias de demora do fornecedor) + estoque mínimo. Ou seja, o que será vendido durante a espera do fornecedor mais a reserva de segurança. Esse número é calculado uma vez e só é revisto quando mudam o consumo ou o fornecedor.

Exemplo prático: os cálculos em uma tabela

Para não ficar só na teoria, vejamos um pequeno depósito com cinco produtos de consumo diário. Na tabela, o consumo mensal vem da média real de saídas, a demora é o prazo de cada fornecedor, o estoque mínimo usa a regra do 0,5 e o ponto de pedido soma o consumo dos dias de espera mais esse mínimo.

Leia a linha do óleo: você vende 120 unidades por mês (4 por dia) e o fornecedor leva 7 dias. O estoque mínimo é de 14 unidades. O ponto de pedido é 42: quando o sistema marcar 42 garrafas, é o momento de pedir. As 28 unidades vendidas durante os 7 dias de espera ficam cobertas e as 14 restantes são a reserva de segurança. O pedido sugerido, 120 unidades, repõe cerca de um mês de vendas sem inchar o depósito.

Repare no contraste: o arroz e o atum, que giram rápido, têm pontos de pedido altos porque saem em volume; o café, que sai mais devagar, precisa de menos unidades, mesmo com um fornecedor mais demorado. Cada produto tem seus próprios números, e por isso o cálculo é feito um a um.

Passo 4: decida quanto pedir e resista ao "compre mais, sai mais barato"

O ponto de pedido diz quando comprar; a quantidade do pedido diz quanto. A regra mais simples: peça o que você vende entre um pedido e o próximo. Se você compra semanalmente, peça uma semana de consumo; se compra mensalmente, peça o consumo mensal. Assim o depósito fica cheio do que gira e vazio do que não gira.

Cuidado com as ofertas: comprar 300 unidades de um produto do qual você vende 40 por mês só para aproveitar um desconto não é economia, é dinheiro parado, com risco de vencimento, deterioração ou obsolescência. O desconto só compensa quando o produto gira rápido o bastante para ser vendido antes que o custo de mantê-lo guardado coma a economia.

Os itens "lentos": o dinheiro que dorme no seu depósito

Nem todos os produtos merecem o mesmo tratamento. O giro —quantas vezes o estoque é vendido em um período— separa os itens que geram caixa dos que o prendem. Revise a lista todo mês e marque tudo o que está há 60 a 90 dias sem sair: isso é capital imobilizado. Para um item lento há três caminhos: empurrá-lo com uma promoção, devolvê-lo ao fornecedor se houver acordo ou liquidá-lo. O que nunca se deve fazer é continuar comprando "por via das dúvidas": cada reposição de um lento aprofunda o problema.

Uma regra prática evita a maioria dos excessos de estoque: separe sempre a reposição da oportunidade. A reposição é a compra automática do produto que gira e que acabou por causa da venda normal: ela segue o ponto de pedido. A oportunidade é a oferta pontual do fornecedor ou a compra de temporada: decide-se com outro critério, outro orçamento e, idealmente, outra pessoa. Quando a oferta "de oportunidade" entra dentro do pedido de reposição, o depósito acaba cheio de produtos que ninguém pediu.

Alertas de estoque baixo: deixe o sistema avisar antes que a prateleira esvazie

Conferir o depósito "no olho" ou confiar na memória do encarregado não é controle: é loteria. Com várias centenas de produtos, ninguém consegue lembrar o nível exato de cada um. A solução é um alerta automático: o sistema avisa quando o estoque de um produto chega ao ponto de pedido, e o pedido sai na hora, todo mês, sem depender de alguém lembrar de olhar.

Um sistema de estoque como o Kardex Tauro, feito para pequenas empresas, faz exatamente isso: mostra o estoque em tempo real de cada produto, alerta quando um nível está baixo e entrega relatórios de giro para você saber quais produtos rendem e quais estão dormindo. Com essa informação, a decisão de compra deixa de ser um palpite e vira um número.

Métricas para acompanhar todo mês

• Faltas de estoque: se um produto falta mais de duas ou três vezes por mês, aumente o estoque mínimo ou negocie prazos menores com o fornecedor.
• Giro: quantas vezes o estoque é vendido por mês. Sobe com boas compras de reposição e cai quando entram "oportunidades" mal calculadas.
• Dias de estoque: quantos dias de venda cabem no seu depósito. Menos do que o necessário gera faltas; muito mais, dinheiro parado.
• Valor em itens lentos: se mais de 20% do dinheiro do estoque não gira há mais de 60 dias, há excesso a liberar.

Coloque em prática esta semana em seis passos

1. Liste os produtos que movimentam mais dinheiro, os 20% que geram 80% das vendas.
2. Calcule o consumo médio mensal de cada um com as últimas três a seis meses de saídas.
3. Anote o prazo real de entrega de cada fornecedor, não o que ele promete no catálogo.
4. Defina o estoque mínimo com a regra do 0,5 e ajuste conforme a confiabilidade do fornecedor.
5. Calcule o ponto de pedido e defina a quantidade do pedido de acordo com a frequência de compra.
6. Ative alertas de estoque baixo e revise o giro uma vez por mês, separando os itens lentos.

Ficar sem produto e afogar-se em estoque são as duas faces do mesmo erro: comprar sem números. O estoque mínimo protege você da demora do fornecedor, o ponto de pedido diz quando comprar, a quantidade do pedido diz quanto, e a revisão mensal do giro libera o dinheiro que dorme nos itens lentos.

Você não precisa adivinhar quando pedir. O Kardex Tauro mostra o estoque em tempo real, avisa quando um produto chega ao ponto de pedido e entrega os relatórios de giro para você comprar com dados e não com palpites. Comece hoje: cadastre seus produtos, defina os níveis mínimos e deixe o sistema avisar quando for hora de pedir.