Cesantías: cómo se calculan, cuándo se consignan y cuándo se retiran

Cesantías: cómo se calculan, cuándo se consignan y cuándo se retiran

Las cesantías son un salario por año trabajado que la empresa le debe a cada empleado, y se consignan en un fondo antes del 14 de febrero del año siguiente. No son un ahorro voluntario, no son un fondo de emergencia de la empresa y no se pueden usar para tapar un faltante de caja en diciembre: son un pasivo laboral que se causa mes a mes desde el primer día de trabajo.

Aquí está el cálculo con la base completa, el calendario que casi nadie cumple, el 12 % de intereses que se paga aparte, las únicas causales de retiro y un ejemplo con cifras para replicar en su nómina. Al final, los errores que terminan en sanción.

Qué son las cesantías y por qué no son un ahorro voluntario

La cesantía equivale a un salario por año trabajado y se liquida con corte al 31 de diciembre. Quien trabajó los doce meses con la misma base recibe un salario mensual; quien trabajó seis, la mitad. El dinero es del trabajador desde que se causa, aunque lo administre un tercero.

Por eso no es un ahorro voluntario. Nadie firma una autorización ni decide el monto: la obligación nace del contrato de trabajo, exista o no utilidad, haya o no caja ese mes. Tampoco es un beneficio canjeable por otro, ni un préstamo del empleado a la empresa mientras llega la consignación.

La diferencia con la prima y con las vacaciones está en el destino. La prima se paga al trabajador en junio y en diciembre; las vacaciones se disfrutan o se compensan; las cesantías se trasladan a un fondo que las administra a nombre del empleado. Es el único de los tres rubros que sale de la empresa y queda en una cuenta ajena.

Y se causan mes a mes, no en febrero: cada nómina genera una doceava parte que debe quedar como pasivo en el balance de ese mismo mes. Si solo se registra al consignar, once meses de estados financieros quedan maquillados y las decisiones de precio y de caja se toman con datos falsos.

Quién las recibe y quién las administra: fondo o empleador

Lo estándar hoy es el fondo de cesantías. El trabajador elige el fondo y el empleador tiene la obligación de afiliarlo y consignar allí. La empresa no puede imponerlo ni cambiarlo por conveniencia propia, y esa elección conviene tenerla por escrito desde el ingreso.

Hay casos en los que las cesantías se manejan en una cuenta del empleador, asociados a regímenes antiguos y a situaciones puntuales. Allí el dinero no sale de la empresa cada febrero: se queda en el balance como obligación con el trabajador y se paga cuando él se retira o acredita una causal. Es un manejo excepcional y conviene confirmarlo trabajador por trabajador antes de proyectar el flujo de caja del año.

Con fondo, la empresa enfrenta cada febrero una salida de efectivo previsible. Con cuenta propia, acumula una deuda que puede pasar años sin reflejarse y que aparece completa el día en que el trabajador renuncia.

Cómo se calcula la base sin dejar pagos por fuera

La base es el salario ordinario más el auxilio de transporte y más los pagos salariales habituales. Ese último adjetivo genera las diferencias: no entra cualquier pago extra, entra el que se repite. Unas horas extras aisladas en diciembre no modifican la base del año; unas horas extras pagadas todas las semanas sí, y se incorporan por su promedio. Con las comisiones pasa lo mismo: si el vendedor comisiona mes a mes, esa comisión es parte de su salario real y debe estar en la liquidación.

El auxilio de transporte se suma aunque no sea salario para otros efectos. Es la excepción que más se olvida, porque el área contable lo trata como pago no salarial y lo excluye de todo. Para cesantías, está dentro de la base.

Dos advertencias. Si el salario cambió durante el año, la base no es el último salario: hay que ponderar el tiempo trabajado con cada valor. Y la base de cesantías no es idéntica a la de seguridad social.

El corte del 31 de diciembre y la consignación de febrero

El corte es el 31 de diciembre de cada año, sin importar el cierre contable ni el año fiscal de la empresa. Con ese corte se liquida lo causado y se determina el valor a consignar. La consignación debe quedar hecha antes del 14 de febrero del año siguiente.

Eso convierte enero en un mes de cierre real, no de trámite: liquidar, revisar la base de cada trabajador, conciliar con la nómina, verificar los datos del fondo y girar. Cuando todo se deja para la segunda semana de febrero, el error de un solo trabajador ya no se corrige sin pagar sanción.

Consignar no es pagar un impuesto ni un aporte parafiscal: es trasladar al fondo un dinero que ya es del trabajador. La consignación no genera ningún beneficio tributario para la empresa; extingue el pasivo y deja el dinero fuera de su control.

Los intereses sobre cesantías: el 12 % que casi nadie paga a tiempo

Las cesantías generan intereses del 12 % anual. Es el rubro que más se olvida porque no pasa por el fondo: se paga directamente al trabajador, en efectivo o por nómina, antes del 31 de enero. No se consigna, no se afilia y no aparece en el extracto del fondo, así que queda por fuera de casi todos los cierres.

El cálculo se hace sobre el saldo de cesantías, no sobre el salario del mes: saldo por 12 % por días, dividido entre 360. Como la cesantía se causa mes a mes, el interés también se acumula mes a mes. Si el trabajador se retira en agosto, los intereses se calculan hasta la fecha de retiro y se pagan en la liquidación.

El interés se causa aunque la cesantía no se haya consignado. Un retraso en la consignación no suspende el 12 %: el trabajador puede terminar cobrando intereses sobre un dinero que nunca llegó al fondo, y ese sobrecosto lo asume la empresa.

Cesantías proporcionales: cuando no se trabajó el año completo

Si el trabajador estuvo menos de un año, la liquidación es proporcional a los días trabajados: base por días, dividido entre 360. Con una base de ejemplo de 2.200.000 pesos y 100 días, el resultado es 611.111 pesos.

No es un castigo ni una excepción: es la misma regla de la doceava parte aplicada al tiempo real. Quien ingresó el 1 de octubre solo causó tres meses, y eso es lo que se consigna en febrero. Si se retira antes del corte, se liquida hasta el día del retiro, con los mismos días como divisor.

En el régimen general las cesantías se liquidan cada año y no se acumulan por todo el tiempo trabajado: cada 31 de diciembre el saldo se corta y se consigna. Las cesantías retroactivas, que acumulan el historial completo y se liquidan sobre el último salario, existen solo para ciertos regímenes antiguos; si su empresa tiene trabajadores en esa situación, el cálculo cambia y conviene revisarlo con su contador.

Cuándo se pueden retirar y cuándo no

Al terminar el contrato el retiro es libre: no hay condición, no hay soporte distinto de la terminación misma y no importa la causa. Renuncia, despido, terminación de obra o mutuo acuerdo producen el mismo derecho. El trabajador solicita al fondo y el fondo paga.

Durante la relación laboral la regla es la contraria: solo se retiran por vivienda o por educación, con los soportes que exige el fondo en cada caso. El fondo define qué documento acredita cada causal y puede devolver la solicitud si el soporte no coincide. Por eso conviene revisar la lista antes de prometerle al trabajador que el dinero estará listo esta semana.

• Vivienda: la causal existe y se acredita con los soportes del fondo, no con una carta de la empresa.
• Educación: misma lógica; el soporte debe corresponder al destino declarado.
• Terminación del contrato: retiro total, sin condición y sin justificar la causa.
• Otras necesidades: viajes, deudas, vehículo o gastos médicos no son causales legales durante la relación laboral.

Un retiro parcial reduce el saldo y, por lo tanto, los intereses del periodo siguiente. Si la empresa lleva control del pasivo, ese movimiento debe quedar registrado el mismo mes, no cuando llegue el extracto del fondo.

Qué pasa si el empleador no consigna

Si el empleador no consigna, hay una sanción de un día de salario por cada día de retraso. No es una multa a favor del Estado: es un valor que se reconoce al trabajador por el incumplimiento, y se causa por el solo hecho del retraso, sin que haya que demostrar un perjuicio concreto.

La sanción no reemplaza la obligación. El dinero se sigue debiendo, se sigue consignando tarde o temprano y el 12 % se sigue causando sobre el saldo. El costo del error se compone: capital, intereses y sanción, cada uno por su lado.

Hay dos efectos que no aparecen en la norma pero sí en la operación. El trabajador queda sin acceso a su dinero para vivienda o educación justo cuando lo necesita, y eso se vuelve conflicto interno. Y la empresa pierde el paz y salvo del fondo que suele pedir en créditos, licitaciones o venta del negocio: un pasivo pequeño puede bloquear una operación grande.

Ejemplo completo de un año y de un retiro

Trabajemos con valores de ejemplo, no con las cifras vigentes de este año: salario de 2.000.000 pesos y auxilio de transporte de 200.000 pesos. La base es 2.200.000 pesos. Verifique el salario mínimo y el auxilio vigentes del año que esté liquidando, porque cambian cada enero.

1. Base: 2.000.000 + 200.000 = 2.200.000.
2. Cesantías del año completo: 2.200.000.
3. Provisión mensual: 2.200.000 / 12 = 183.333.
4. Intereses del año: 2.200.000 x 12 % = 264.000, que se pagan antes del 31 de enero.
5. Consignación: 2.200.000 al fondo, antes del 14 de febrero.

Ahora el retiro. El trabajador termina el contrato con 2 años y 4 meses. Los dos primeros años ya están consignados en el fondo, un salario por año con la base de cada periodo. El último tramo son 4 meses del año en curso, que no alcanzaron a consignarse:

1. Cesantías del último tramo: 2.200.000 x 120 / 360 = 733.333.
2. Intereses del último tramo: 733.333 x 12 % x 120 / 360 = 29.333.
3. Total por este concepto en la liquidación: 733.333 + 29.333 = 762.666.

Los 4.400.000 de los dos años anteriores no los paga la empresa: los paga el fondo cuando el trabajador presenta la solicitud. Si se confunden los dos flujos, la liquidación sale inflada y la empresa termina pagando dos veces el mismo año.

Un detalle que cambia el resultado: si en esos 4 meses el trabajador retiró cesantías para vivienda, el saldo sobre el que se calculan los intereses baja y el 29.333 deja de ser correcto. Los intereses se calculan sobre el saldo real, no sobre lo causado en teoría.

Cómo se contabilizan y se provisionan

Las cesantías son un pasivo, no un gasto del mes en que se pagan. Se causan mes a mes: cada nómina reconoce el gasto y aumenta la obligación. En el ejemplo, el gasto mensual es de 183.333 por cesantías y 22.000 por intereses, es decir 205.333. Ese es el costo laboral real de tener a esa persona en nómina y debe estar en el costo del producto o del servicio, no en un rubro de febrero.

Cuando llega la consignación no aparece un gasto nuevo: baja el pasivo y baja el efectivo. Si la empresa reconoce el gasto solo en febrero, el resultado de los meses anteriores queda mejor de lo que es y la utilidad que se proyecta o se reparte está sobreestimada.

La conciliación mensual evita sorpresas: provisión acumulada contra liquidación definitiva al corte. Si hay diferencia, casi siempre viene de un cambio de salario, de un bono que entró o salió de la base, o de un retiro parcial no registrado. Ajustar en enero cuesta menos que corregir en una revisión.

Conviene separar tres saldos: cesantías, intereses y aportes al fondo. Se pagan en fechas distintas, a destinatarios distintos y con reglas distintas. Mezclarlos en una sola cuenta por pagar impide saber qué está pendiente y qué ya se giró.

Errores que terminan en sanción

Casi todos estos errores comparten un origen: el cálculo se hace una vez al año, con afán, sobre datos que nadie revisó en los once meses anteriores. La sanción no llega por mala fe, llega por prisa.

Un cierre honesto antes de decidir

Este texto explica el mecanismo general y no sustituye la asesoría de su contador ni la revisión de la norma vigente. Cambian el salario mínimo, el auxilio de transporte y algunos procedimientos de los fondos cada año; el calendario de febrero y el 12 % son la parte estable, pero los valores hay que verificarlos en el año que se liquida.

Si su empresa tiene trabajadores en regímenes antiguos con cesantías retroactivas, o si paga una parte importante por comisiones variables, el cálculo de este artículo se queda corto y conviene un estudio caso por caso. Tampoco aplica igual a contratistas independientes, que no generan cesantías, ni a empresas que las manejan en cuenta propia, donde el riesgo es de liquidez y no de consignación.

Antes de actuar, revise tres cosas: en qué régimen está cada trabajador, cuál fue la base real del año y si el pago de intereses quedó hecho en enero. Con eso claro, la consignación de febrero es un trámite. Si la nómina y la contabilidad viven en sistemas que no se hablan, ahí se pierden las diferencias; Kardex Tauro conecta facturación, inventario y nómina para que el pasivo se vea mientras se causa y no cuando ya es una sanción.

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