Cesantias na Colômbia: como são calculadas, depositadas e sacadas

Cesantias na Colômbia: como são calculadas, depositadas e sacadas

As cesantias são um salário por ano trabalhado que a empresa deve a cada empregado, e precisam ser depositadas em um fundo antes de 14 de fevereiro do ano seguinte. Não são uma poupança voluntária, não são o caixa de emergência da empresa e não podem ser usadas para tapar um buraco de caixa em dezembro: são um passivo trabalhista que se acumula mês a mês desde o primeiro dia de trabalho.

Aqui está o cálculo com a base completa, o calendário que quase ninguém cumpre, os juros de 12 % pagos à parte, as únicas hipóteses de saque e um exemplo com números para replicar na sua folha. No final, os erros que terminam em multa.

O que são as cesantias e por que não são poupança voluntária

A cesantia equivale a um salário por ano trabalhado e é apurada com corte em 31 de dezembro. Quem trabalhou os doze meses com a mesma base recebe um salário mensal; quem trabalhou seis, a metade. O dinheiro é do trabalhador desde o momento em que se acumula, ainda que um terceiro o administre.

Por isso não é poupança voluntária. Ninguém assina uma autorização e ninguém escolhe o valor: a obrigação nasce do contrato de trabalho, com ou sem lucro, com ou sem caixa naquele mês. Também não é um benefício que se possa trocar por outro, nem um empréstimo do empregado para a empresa enquanto o depósito não sai.

A diferença em relação ao bônus e às férias está no destino. O bônus é pago ao trabalhador em junho e em dezembro; as férias são gozadas ou compensadas; as cesantias são transferidas para um fundo que as administra em nome do empregado. É o único dos três que sai da empresa e fica em conta de terceiros.

E se acumulam mês a mês, não em fevereiro: cada folha gera um doze avos da obrigação, que deve ser reconhecido como passivo no balanço daquele mesmo mês. Se o registro só acontece no momento do depósito, onze meses de demonstrações financeiras ficam maquiados e as decisões de preço e de caixa são tomadas com dados falsos.

Quem recebe e quem administra: fundo ou empregador

O padrão hoje é o fundo de cesantias. O trabalhador escolhe o fundo e o empregador tem a obrigação de afiliá-lo e depositar ali. A empresa não pode impor o fundo nem trocá-lo por conveniência própria, e essa escolha convém ficar registrada por escrito desde a admissão.

Existem casos em que as cesantias são mantidas em uma conta do empregador, ligados a regimes antigos e a situações específicas. Ali o dinheiro não sai da empresa a cada fevereiro: fica no balanço como obrigação com o trabalhador e é pago quando ele se desliga ou comprova uma das hipóteses legais. É um arranjo excepcional, e convém confirmá-lo trabalhador por trabalhador antes de projetar o fluxo de caixa do ano.

Com fundo, a empresa enfrenta a cada fevereiro uma saída de caixa previsível. Com conta própria, acumula uma dívida que pode passar anos sem aparecer e que surge inteira no dia em que o trabalhador pede demissão.

Como se calcula a base sem deixar pagamentos de fora

A base é o salário ordinário mais o auxílio-transporte e mais os pagamentos salariais habituais. Esse último adjetivo é o que gera as diferenças: não entra qualquer pagamento extra, entra o que se repete. Algumas horas extras isoladas em dezembro não mudam a base do ano; horas extras pagas toda semana mudam, e entram pela média. Com as comissões é igual: se o vendedor recebe comissão mês a mês, essa comissão faz parte do salário real e deve estar na apuração.

O auxílio-transporte entra mesmo não sendo salário para outros efeitos. É a exceção mais esquecida, porque a área contábil o trata como pagamento não salarial e o exclui de tudo. Para as cesantias, ele está dentro da base.

Dois avisos. Se o salário mudou durante o ano, a base não é o último salário: é preciso ponderar o tempo trabalhado com cada valor. E a base das cesantias não é idêntica à da seguridade social.

O corte de 31 de dezembro e o depósito de fevereiro

O corte é 31 de dezembro de cada ano, independentemente do fechamento contábil ou do exercício fiscal da empresa. Com esse corte se apura o que foi gerado e se determina o valor a depositar. O depósito deve estar feito antes de 14 de fevereiro do ano seguinte.

Isso transforma janeiro em um mês de fechamento de verdade, não de formalidade: apurar, revisar a base de cada trabalhador, conciliar com a folha, conferir os dados do fundo e transferir. Quando tudo fica para a segunda semana de fevereiro, o erro de um único trabalhador já não se corrige sem pagar multa.

Depositar não é pagar imposto nem contribuição parafiscal: é transferir ao fundo um dinheiro que já é do trabalhador. O depósito não gera nenhum benefício tributário para a empresa; ele extingue o passivo e deixa o dinheiro fora do seu controle.

Os juros sobre cesantias: os 12 % que quase ninguém paga em dia

As cesantias rendem juros de 12 % ao ano. É o item que mais se esquece porque não passa pelo fundo: paga-se diretamente ao trabalhador, em dinheiro ou pela folha, antes de 31 de janeiro. Não é depositado, não é afiliado e não aparece no extrato do fundo, então fica fora de quase todos os fechamentos.

O cálculo é feito sobre o saldo de cesantias, não sobre o salário do mês: saldo vezes 12 % vezes dias, dividido por 360. Como a cesantia se acumula mês a mês, o juro também se acumula mês a mês. Se o trabalhador se desliga em agosto, os juros são calculados até a data de saída e pagos na rescisão.

O juro se acumula mesmo que a cesantia não tenha sido depositada. Um atraso no depósito não suspende os 12 %: o trabalhador pode acabar recebendo juros sobre um dinheiro que nunca chegou ao fundo, e esse custo extra fica com a empresa.

Cesantias proporcionais: quando o ano não foi trabalhado inteiro

Se o trabalhador ficou menos de um ano, a apuração é proporcional aos dias trabalhados: base vezes dias, dividido por 360. Com uma base de exemplo de 2.200.000 pesos e 100 dias, o resultado é 611.111 pesos.

Não é castigo nem exceção: é a mesma regra do doze avos aplicada ao tempo real. Quem entrou em 1º de outubro gerou apenas três meses, e é isso que se deposita em fevereiro. Se se desligar antes do corte, apura-se até a data de saída, com os mesmos dias como divisor.

No regime geral as cesantias são apuradas a cada ano e não se acumulam por todo o tempo trabalhado: a cada 31 de dezembro o saldo é cortado e depositado. As cesantias retroativas, que acumulam todo o histórico e são apuradas sobre o último salário, existem apenas para certos regimes antigos; se a sua empresa tem trabalhadores nessa situação, o cálculo muda e convém revisá-lo com o contador.

Quando se pode sacar e quando não se pode

No fim do contrato o saque é livre: não há condição, não há documento além do próprio término e não importa a causa. Pedido de demissão, dispensa, fim de obra ou acordo mútuo geram o mesmo direito. O trabalhador solicita ao fundo e o fundo paga.

Durante a relação de trabalho a regra é a oposta: só se saca por moradia ou por educação, com os documentos que o fundo exige em cada caso. O fundo define qual documento comprova cada hipótese e pode devolver o pedido se o comprovante não corresponder. Por isso convém conferir a lista antes de prometer ao trabalhador que o dinheiro estará pronto nesta semana.

• Moradia: a hipótese existe e se comprova com os documentos do fundo, não com uma carta da empresa.
• Educação: mesma lógica; o comprovante deve corresponder ao destino declarado.
• Fim do contrato: saque total, sem condição e sem justificar a causa.
• Outras necessidades: viagens, dívidas, veículo ou gastos médicos não são hipóteses legais durante a relação de trabalho.

Um saque parcial reduz o saldo e, portanto, os juros do período seguinte. Se a empresa controla o passivo, esse movimento precisa ser registrado no mesmo mês, não quando chegar o extrato do fundo.

O que acontece se o empregador não deposita

Se o empregador não deposita, há uma multa de um dia de salário por cada dia de atraso. Não é uma multa a favor do Estado: é um valor reconhecido ao trabalhador pelo descumprimento, e se acumula pelo simples fato do atraso, sem necessidade de comprovar prejuízo concreto.

A multa não substitui a obrigação. O dinheiro continua devido, continua sendo depositado tarde ou cedo e os 12 % continuam se acumulando sobre o saldo. O custo do erro se compõe: capital, juros e multa, cada um por seu lado.

Dois efeitos não aparecem na norma, mas aparecem na operação. O trabalhador fica sem acesso ao seu dinheiro para moradia ou educação justamente quando precisa, e isso vira conflito interno. E a empresa perde a certidão de quitação do fundo, documento limpo que costuma ser pedido em crédito, licitações ou venda do negócio: um passivo pequeno pode travar uma operação grande.

Exemplo completo de um ano e de um desligamento

Vamos trabalhar com valores de exemplo, não com os números vigentes deste ano: salário de 2.000.000 de pesos e auxílio-transporte de 200.000 pesos. A base é 2.200.000 pesos. Confira sempre o salário mínimo e o auxílio vigentes no ano que está apurando, porque mudam a cada janeiro.

1. Base: 2.000.000 + 200.000 = 2.200.000.
2. Cesantias do ano completo: 2.200.000.
3. Provisão mensal: 2.200.000 / 12 = 183.333.
4. Juros do ano: 2.200.000 x 12 % = 264.000, pagos antes de 31 de janeiro.
5. Depósito: 2.200.000 ao fundo, antes de 14 de fevereiro.

Agora o desligamento. O trabalhador encerra o contrato com 2 anos e 4 meses. Os dois primeiros anos já estão depositados no fundo, um salário por ano com a base de cada período. O último trecho são 4 meses do ano em curso, que não chegaram a ser depositados:

1. Cesantias do último trecho: 2.200.000 x 120 / 360 = 733.333.
2. Juros do último trecho: 733.333 x 12 % x 120 / 360 = 29.333.
3. Total deste item na rescisão: 733.333 + 29.333 = 762.666.

Os 4.400.000 dos dois anos anteriores não são pagos pela empresa: são pagos pelo fundo quando o trabalhador apresenta o pedido de saque. Se os dois fluxos se confundem, a rescisão sai inflada e a empresa acaba pagando duas vezes o mesmo ano.

Um detalhe que muda o resultado: se nesses 4 meses o trabalhador sacou cesantias para moradia, o saldo sobre o qual se calculam os juros cai e os 29.333 deixam de estar corretos. Os juros são calculados sobre o saldo real, não sobre o que foi gerado teoricamente.

Como se contabiliza e se provisiona

As cesantias são um passivo, não uma despesa do mês em que se pagam. Acumulam-se mês a mês: cada folha reconhece a despesa e aumenta a obrigação. No exemplo, a despesa mensal é de 183.333 por cesantias e 22.000 por juros, ou seja, 205.333. Esse é o custo trabalhista real de ter essa pessoa na folha e deve estar no custo do produto ou do serviço, não em uma linha de fevereiro.

Quando chega o depósito não surge despesa nova: cai o passivo e cai o caixa. Se a empresa reconhece a despesa só em fevereiro, o resultado dos meses anteriores fica melhor do que é e o lucro que se projeta ou se distribui está superestimado.

A conciliação mensal evita surpresas: provisão acumulada contra apuração definitiva no corte. Se há diferença, quase sempre vem de mudança de salário, de um bônus que entrou ou saiu da base, ou de um saque parcial não registrado. Ajustar em janeiro custa menos do que corrigir em uma auditoria.

Convém separar três saldos: cesantias, juros e contribuições ao fundo. São pagos em datas diferentes, a destinatários diferentes e com regras diferentes. Misturá-los em uma única conta a pagar impede saber o que está pendente e o que já foi transferido.

Erros que terminam em multa

Quase todos esses erros têm a mesma origem: o cálculo é feito uma vez por ano, com pressa, sobre dados que ninguém revisou nos onze meses anteriores. A multa não vem de má-fé, vem da pressa.

Um fechamento honesto antes de decidir

Este texto explica o mecanismo geral e não substitui a orientação do seu contador nem a revisão da norma vigente. O salário mínimo, o auxílio-transporte e alguns procedimentos dos fundos mudam a cada ano; o calendário de fevereiro e os 12 % são a parte estável, mas os valores precisam ser conferidos no ano que se apura.

Se a sua empresa tem trabalhadores em regimes antigos com cesantias retroativas, ou paga uma parte importante por comissões variáveis, o cálculo deste artigo fica curto e convém um estudo caso a caso. Também não se aplica do mesmo jeito a prestadores independentes, que não geram cesantias, nem a empresas que mantêm as cesantias em conta própria, onde o risco é de liquidez e não de depósito.

Antes de agir, revise três coisas: em que regime está cada trabalhador, qual foi a base real do ano e se o pagamento dos juros ficou feito em janeiro. Com isso claro, o depósito de fevereiro é formalidade. Se a folha e a contabilidade vivem em sistemas que não se falam, é aí que as diferenças se perdem; o Kardex Tauro conecta faturamento, estoque e folha para que o passivo apareça enquanto se acumula e não quando já virou multa.

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