¿Qué es el kardex de inventario?

El kardex de inventario es un registro detallado y permanente de las mercancías de un negocio: anota cada entrada y cada salida de productos, el saldo que queda disponible y el costo de cada movimiento. Es la herramienta que responde dos preguntas que todo comerciante necesita resolver todos los días: cuánta mercancía hay en la bodega o en el local y cuánto costó lo que ya se vendió. La palabra kardex se popularizó gracias al sistema de tarjetas de control de existencias que difundió la empresa Kardex a mediados del siglo pasado. Con el tiempo, el término quedó asociado a la ficha en la que se controla un producto específico: por eso se habla de la tarjeta kardex o, simplemente, del kardex de un artículo. Hoy el registro puede hacerse a mano, en una hoja de cálculo o en un programa de inventarios, pero el concepto es el mismo en los tres casos: saber cuánto entra, cuánto sale y cuánto queda, y cuánto vale cada cosa.

Qué registra el kardex de inventario

El kardex trabaja producto por producto. Cada mercancía tiene su propia tarjeta, identificada con el nombre, la referencia y la unidad de medida del artículo. En esa tarjeta se anotan, en orden cronológico, todos los movimientos que afectan la existencia:

Entradas por compras: cuando el negocio recibe mercancía de un proveedor, con la fecha, la cantidad, el valor unitario y el valor total de la compra.
Salidas por ventas: cuando se vende parte de la existencia, se descuenta del kardex la cantidad despachada y su costo.
Devoluciones en compras: si la mercancía llega dañada o por error y se devuelve al proveedor, se registra como una salida que reduce la existencia.
Devoluciones en ventas: si un cliente devuelve un producto, la mercancía vuelve a entrar al inventario y se anota como una entrada.
Ajustes por sobrantes y faltantes: cuando el conteo físico no coincide con lo registrado, el saldo se corrige para que el kardex refleje la realidad de la bodega.
Otros movimientos: mermas, averías, traslados entre locales y salidas para uso interno también deben quedar anotados.

Registrar todo esto tiene un propósito muy concreto: que el saldo del kardex coincida con lo que realmente hay en los estantes. Si el registro está al día, en cualquier momento se sabe cuántas unidades quedan de cada producto, sin necesidad de contar todo el almacén cada vez.

Qué es el saldo y qué es el costo en el kardex

Cada línea del kardex produce dos datos esenciales: el saldo y el costo. El saldo es la cantidad de unidades disponibles después de cada movimiento. Si entran 50 unidades y después salen 20, el saldo queda en 30 unidades. El saldo también se expresa en valor: al multiplicar las unidades por su costo unitario se obtiene cuánto dinero está invertido en esa mercancía. El costo es el valor al que la mercancía entró al inventario: el precio pagado al proveedor más los gastos necesarios para tenerla disponible, como el flete o el seguro. Este dato no es un trámite: cuando el producto se vende, ese valor se convierte en el costo de ventas y se resta de los ingresos para calcular la utilidad real del negocio. Por eso el kardex no solo controla cantidades: también controla el dinero invertido en mercancía y el costo de lo vendido. Aquí aparece una dificultad práctica. Si el mismo producto se compra en fechas distintas y a precios distintos, ¿con qué valor se descarga del inventario cuando se vende? Para responder esa pregunta existen los métodos de valuación de inventarios.

Métodos de valuación: promedio ponderado, PEPS y UEPS

El método de valuación define cómo se calcula el costo de las salidas cuando un producto tiene varios precios de compra. Los más usados en el comercio de mercancías son:

Promedio ponderado: se calcula dividiendo el valor total de la existencia entre el número total de unidades. Cada vez que entra mercancía a un precio diferente, el costo unitario se vuelve a promediar. Es el método más utilizado porque es simple y suaviza los cambios de precio.
PEPS o FIFO (primeras en entrar, primeras en salir): supone que las primeras unidades compradas son las primeras que se venden. Así, el inventario queda valorado con los costos más recientes y el costo de ventas con los más antiguos.
UEPS o LIFO (últimas en entrar, primeras en salir): supone lo contrario: las últimas unidades compradas son las primeras en venderse. Se usa poco y en varios países no está permitido para efectos fiscales.

La elección del método no cambia cuánta mercancía hay en la bodega, pero sí cambia el valor del inventario y el del costo de ventas. Por eso debe definirse una sola vez, aplicarse de manera consistente y no cambiarse entre períodos, para que los resultados sean comparables.

Columnas de una tarjeta kardex

Una tarjeta kardex tradicional está organizada en secciones que permiten leer el historial completo de un producto de un vistazo:

Identificación del producto: nombre, referencia o código, unidad de medida y ubicación dentro de la bodega.
Fecha y detalle del movimiento: el día del evento y una nota breve, como el número de la factura o del comprobante.
Entradas: cantidad, valor unitario y valor total de las unidades que ingresan.
Salidas: cantidad, valor unitario y valor total de las unidades que salen por venta o por cualquier otro motivo.
Existencias o saldo: las unidades disponibles después de cada movimiento, con su valor unitario y su valor total.

Con esta estructura, la última línea del kardex muestra siempre la situación actual del producto: cuántas unidades hay y a cuánto está valorada cada una. En las versiones digitales esos cálculos se automatizan: se registra la compra o la venta y el sistema actualiza el saldo y el costo al instante.

Ejemplo práctico: kardex con promedio ponderado

Para ver cómo funciona, tomemos un ejemplo sencillo y genérico. Un negocio vende un único producto, la caja de café de 500 gramos, y utiliza el método de promedio ponderado. Para simplificar, los valores se muestran en una moneda genérica representada con el signo $. El kardex de ese producto durante el mes queda así:

Fecha	Detalle	Entradas	Salidas	Saldo (unid.)	Costo unitario	Valor de la salida	Valor del saldo
01-mar	Saldo inicial	—	—	40	$12.000	—	$480.000
05-mar	Compra a proveedor	60	—	100	$12.600	—	$1.260.000
10-mar	Venta	—	45	55	$12.600	$567.000	$693.000
15-mar	Compra a proveedor	45	—	100	$12.780	—	$1.278.000
20-mar	Venta	—	60	40	$12.780	$766.800	$511.200

Paso a paso, el movimiento fue el siguiente:

El 1 de marzo el negocio abre el mes con 40 unidades valoradas en $12.000 cada una, es decir, $480.000 en total.
El 5 de marzo compra 60 unidades a $13.000. Ahora hay 100 unidades por un valor total de $1.260.000, lo que da un costo promedio de $12.600 por unidad.
El 10 de marzo vende 45 unidades. Con el promedio ponderado, la salida se valora en $567.000 (45 por $12.600) y quedan 55 unidades por $693.000.
El 15 de marzo compra 45 unidades a $13.000. La existencia vuelve a 100 unidades, valorada en $1.278.000, con un nuevo promedio de $12.780 por unidad.
El 20 de marzo vende 60 unidades. La salida cuesta $766.800 (60 por $12.780) y el mes cierra con 40 unidades valoradas en $511.200.

El ejemplo muestra la esencia del kardex: con solo mirar la última fila se sabe cuánto hay (40 unidades) y cuánto vale ($511.200). Y sumando la columna de salidas se obtiene el costo de ventas del mes: $567.000 + $766.800 = $1.333.800. Si el negocio vendió esas 105 unidades por un total de $1.890.000, su utilidad bruta fue de $556.200, antes de descontar cualquier otro gasto.

Para qué sirve el kardex de inventario

Llevar un kardex por cada producto genera beneficios que se notan todos los días:

Saber cuánto hay en todo momento: evita quedarse sin existencias de un producto que se vende mucho y también evita tener dinero parado en mercancía que no rota.
Saber cuánto cuesta lo vendido: el costo de ventas sale directamente del kardex y es indispensable para calcular la utilidad y para fijar precios con margen.
Detectar pérdidas a tiempo: al comparar el saldo registrado con el conteo físico aparecen faltantes por robo, error o merma que de otro modo pasarían desapercibidos.
Valorar el inventario en dinero: el saldo del kardex alimenta el balance del negocio y sirve para declarar impuestos o para solicitar un crédito.
Comprar con base y no con corazonadas: con el histórico de salidas se sabe qué productos rotan más y cuánto conviene pedirle a cada proveedor.

En resumen, el kardex de inventario convierte un almacén lleno de cajas en información ordenada: cuántas unidades hay de cada producto, cuánto valen y cuánto costó lo que ya se vendió. Es un registro sencillo, pero es la columna vertebral del control de mercancías en cualquier negocio, grande o pequeño. Si quieres llevar el kardex de todos tus productos sin errores de cálculo ni fórmulas complicadas, herramientas como Kardex Tauro hacen el trabajo por ti: registra tus compras y ventas y tendrás el saldo, el costo y el valor de tu inventario siempre al día.

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