O que é o kardex de estoque?

O kardex de estoque é um registro detalhado e permanente das mercadorias de um negócio: nele são anotadas cada entrada e cada saída de produtos, o saldo que fica disponível e o custo de cada movimento. É a ferramenta que responde a duas perguntas que todo comerciante precisa resolver todos os dias: quanta mercadoria há no depósito ou na loja e quanto custou o que já foi vendido. O termo se popularizou graças ao sistema de fichas de controle de estoque difundido pela empresa Kardex em meados do século passado. Com o tempo, a palavra ficou associada à ficha em que se controla um produto específico: por isso se fala em ficha de kardex ou, simplesmente, no kardex de um item. Hoje o registro pode ser feito à mão, em uma planilha ou em um programa de estoque, mas o conceito é o mesmo nos três casos: saber quanto entra, quanto sai e quanto resta, e quanto vale cada coisa.

O que o kardex de estoque registra

O kardex trabalha produto por produto. Cada mercadoria tem sua própria ficha, identificada pelo nome, pela referência e pela unidade de medida do item. Nessa ficha são registrados, em ordem cronológica, todos os movimentos que afetam a existência:

Entradas por compras: quando o negócio recebe mercadoria de um fornecedor, com data, quantidade, valor unitário e valor total da compra.
Saídas por vendas: quando parte do estoque é vendida, a quantidade despachada e seu custo são baixados do kardex.
Devoluções de compras: se a mercadoria chega danificada ou por engano e é devolvida ao fornecedor, registra-se uma saída que reduz o estoque.
Devoluções de vendas: se um cliente devolve um produto, a mercadoria volta para o estoque e é registrada como entrada.
Ajustes por sobras e faltas: quando a contagem física não confere com o registrado, o saldo é corrigido para que o kardex reflita a realidade do depósito.
Outros movimentos: quebras, perdas, transferências entre lojas e retiradas para uso interno também devem ser anotadas.

Registrar tudo isso tem um propósito bem concreto: fazer o saldo do kardex bater com o que realmente existe nas prateleiras. Se o registro está em dia, a qualquer momento é possível saber quantas unidades restam de cada produto, sem precisar contar o depósito inteiro toda vez.

O que são saldo e custo no kardex

Cada linha do kardex produz dois dados essenciais: o saldo e o custo. O saldo é a quantidade de unidades disponíveis depois de cada movimento. Se entram 50 unidades e depois saem 20, o saldo fica em 30 unidades. O saldo também é expresso em valor: ao multiplicar as unidades pelo custo unitário, obtém-se quanto dinheiro está investido naquela mercadoria. O custo é o valor pelo qual a mercadoria entrou no estoque: o preço pago ao fornecedor mais as despesas necessárias para tê-la disponível, como frete ou seguro. Esse dado não é burocracia: quando o produto é vendido, esse valor vira o custo das vendas e é subtraído da receita para calcular o lucro real do negócio. Por isso o kardex não controla apenas quantidades: ele também controla o dinheiro investido em mercadoria e o custo do que foi vendido. Aqui surge uma dificuldade prática. Se o mesmo produto é comprado em datas diferentes e por preços diferentes, com que valor ele deve ser baixado do estoque na venda? Para responder a essa pergunta existem os métodos de avaliação de estoques.

Métodos de avaliação: custo médio ponderado, PEPS e UEPS

O método de avaliação define como é calculado o custo das saídas quando um produto tem vários preços de compra. Os mais usados no comércio de mercadorias são:

Custo médio ponderado: divide-se o valor total do estoque pelo número total de unidades. Cada vez que entra mercadoria por um preço diferente, o custo unitário é recalculado pela média. É o método mais usado porque é simples e suaviza as variações de preço.
PEPS ou FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair): considera que as primeiras unidades compradas são as primeiras a serem vendidas. Assim, o estoque fica avaliado pelos custos mais recentes e o custo das vendas pelos mais antigos.
UEPS ou LIFO (último a entrar, primeiro a sair): considera o contrário: as últimas unidades compradas são as primeiras a sair. É pouco usado e, em vários países, não é permitido para fins fiscais.

A escolha do método não muda quanta mercadoria existe no depósito, mas muda o valor do estoque e o do custo das vendas. Por isso ele deve ser definido uma única vez, aplicado de forma consistente e não alterado entre períodos, para que os resultados sejam comparáveis.

Colunas típicas de uma ficha de kardex

Uma ficha de kardex tradicional é organizada em seções que permitem ler o histórico completo de um produto de uma só olhada:

Identificação do produto: nome, referência ou código, unidade de medida e localização dentro do depósito.
Data e detalhe do movimento: o dia do evento e uma observação breve, como o número da nota fiscal ou do comprovante.
Entradas: quantidade, valor unitário e valor total das unidades que entram.
Saídas: quantidade, valor unitário e valor total das unidades que saem por venda ou por qualquer outro motivo.
Existência ou saldo: as unidades disponíveis após cada movimento, com seu valor unitário e seu valor total.

Com essa estrutura, a última linha do kardex mostra sempre a situação atual do produto: quantas unidades existem e por quanto cada uma está avaliada. Nas versões digitais, esses cálculos são automáticos: registra-se a compra ou a venda e o sistema atualiza o saldo e o custo na hora.

Exemplo prático: kardex com custo médio ponderado

Para ver como funciona, vamos usar um exemplo simples e genérico. Um negócio vende um único produto, a caixa de café de 500 g, e usa o método do custo médio ponderado. Para simplificar, os valores são mostrados em uma moeda genérica, representada pelo símbolo $. O kardex desse produto durante o mês fica assim:

Data	Detalhe	Entradas	Saídas	Saldo (unid.)	Custo unitário	Valor da saída	Valor do saldo
01-mar	Saldo inicial	—	—	40	$12.000	—	$480.000
05-mar	Compra de fornecedor	60	—	100	$12.600	—	$1.260.000
10-mar	Venda	—	45	55	$12.600	$567.000	$693.000
15-mar	Compra de fornecedor	45	—	100	$12.780	—	$1.278.000
20-mar	Venda	—	60	40	$12.780	$766.800	$511.200

Passo a passo, o movimento foi o seguinte:

No 1º de março, o negócio abre o mês com 40 unidades avaliadas em $12.000 cada, ou seja, $480.000 no total.
No 5 de março, compra 60 unidades a $13.000. Agora há 100 unidades no valor total de $1.260.000, o que dá um custo médio de $12.600 por unidade.
No 10 de março, vende 45 unidades. Pelo custo médio ponderado, a saída é avaliada em $567.000 (45 vezes $12.600) e ficam 55 unidades no valor de $693.000.
No 15 de março, compra 45 unidades a $13.000. O estoque volta a 100 unidades, avaliado em $1.278.000, com nova média de $12.780 por unidade.
No 20 de março, vende 60 unidades. A saída custa $766.800 (60 vezes $12.780) e o mês termina com 40 unidades avaliadas em $511.200.

O exemplo mostra a essência do kardex: basta olhar a última linha para saber quanto existe (40 unidades) e quanto vale ($511.200). E somando a coluna de saídas obtém-se o custo das vendas do mês: $567.000 + $766.800 = $1.333.800. Se o negócio vendeu essas 105 unidades por um total de $1.890.000, o lucro bruto foi de $556.200, antes de descontar qualquer outra despesa.

Para que serve o kardex de estoque

Manter um kardex para cada produto traz benefícios que aparecem todos os dias:

Saber quanto existe a todo momento: evita ficar sem estoque de um produto que vende muito e também evita deixar dinheiro parado em mercadoria que não gira.
Saber quanto custa o que foi vendido: o custo das vendas sai direto do kardex e é indispensável para calcular o lucro e para definir preços com margem.
Detectar perdas cedo: ao comparar o saldo registrado com a contagem física, aparecem faltas por roubo, erro ou quebra que de outro modo passariam despercebidas.
Valorizar o estoque em dinheiro: o saldo do kardex alimenta o balanço do negócio e serve para declarar impostos ou para pedir crédito.
Comprar com base, não no palpite: com o histórico de saídas, sabe-se quais produtos giram mais e quanto pedir a cada fornecedor.

Em resumo, o kardex de estoque transforma um depósito cheio de caixas em informação organizada: quantas unidades existem de cada produto, quanto elas valem e quanto custou o que já foi vendido. É um registro simples, mas é a espinha dorsal do controle de mercadorias em qualquer negócio, grande ou pequeno. Se você quer manter o kardex de todos os seus produtos sem erros de cálculo nem fórmulas complicadas, ferramentas como o Kardex Tauro fazem o trabalho por você: registre suas compras e vendas e o saldo, o custo e o valor do seu estoque ficarão sempre em dia.

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