O que é um kardex? (guia em inglês)
O que é um kardex? (guia em inglês)
Se você já passou tempo em um armazém, em um depósito atacadista ou nos fundos de uma loja na América Latina, quase certamente ouviu a palavra kardex. As pessoas pronunciam "cárdex", guardam em pastas, discutem na hora do inventário físico e entregam aos contadores no fechamento de cada mês. O nome parece marca ou programa de computador, mas o kardex é mais antigo do que a maioria dos negócios que o utilizam. É um registro — mantido em fichas de papel por décadas e hoje quase sempre dentro de um computador — que mostra, movimento por movimento, exatamente o que aconteceu com cada produto que você vende: quantas unidades entraram, quantas saíram e quantas restam. Quem lê este guia em português talvez tenha encontrado o termo em inglês — "what is a kardex" — ao falar com um fornecedor, revisar um manual de franquia ou consultar documentação contábil escrita para quem fala inglês. Este artigo explica o que é um kardex, por que as empresas insistem em manter um, como são suas colunas, como ele se relaciona com o custo das mercadorias vendidas e com o inventário permanente, e se você ainda precisa de um quando o software faz as contas por você. Ao final, você não só entenderá o termo: saberá ler um kardex e até construir o seu.Uma definição simples de kardex
Um kardex é um registro de controle de estoque — originalmente uma ficha física, hoje em geral um registro eletrônico — que acompanha cada movimento de um único produto. Cada entrada que soma estoque (compras, devoluções de clientes, produção, ajustes positivos) e cada saída que reduz estoque (vendas, perdas, devoluções ao fornecedor, ajustes negativos) é anotada em ordem cronológica, seguida do saldo que permanece depois daquele movimento. Muitos kardex vão além e registram custos unitários e valores, de modo que a mesma folha que controla quantidades também alimenta os livros contábeis. A ideia essencial é a ordem por meio do detalhe. Uma loja com quinhentos produtos não administra uma lista gigante; ela mantém quinhentos kardex, um por produto, cada um como um diário cronológico da vida daquele item. Como os movimentos são registrados no momento em que acontecem, o kardex é também a ferramenta básica do sistema de inventário permanente, no qual o estoque registrado deve coincidir com o estoque físico a qualquer momento, e não apenas depois da contagem anual.De onde vem a palavra "kardex"?
Kardex nasceu como nome de marca, não como termo contábil. No início do século XX, a Kardex Company — absorvida depois pela Remington Rand — vendia arquivos de fichas "visíveis", projetados para guardar e atualizar registros rapidamente, deslizando uma ficha nova em um bolso etiquetado. O sistema ficou tão popular que, na América Latina, o nome da marca virou substantivo comum: qualquer ficha que controlasse estoque passou a ser chamada de kardex, assim como se diz "hoover" para qualquer aspirador de pó ou "kleenex" para qualquer lenço de papel. Essa história também explica por que você verá grafias diferentes. Kardex com K é a forma mais comum nos mercados de língua espanhola e portuguesa. Cardex com C também aparece, como variante simplificada. Em inglês corrente, o mesmo objeto costuma ser chamado de inventory card, stock card ou stock ledger card, ou seja, ficha de estoque. Quando um fornecedor do México, da Colômbia ou do Peru diz que vai lhe enviar "o kardex", está oferecendo exatamente isso: o histórico de movimentações e o saldo atual de um produto.Por que o kardex importa
Sem um kardex, a única forma de saber o que você tem é contar tudo, e entre uma contagem e outra você opera no chute ou na memória. Com um, vários problemas práticos desaparecem na hora:- Você sabe o saldo sem contar. O registro responde "quantas unidades eu tenho?" em segundos, para qualquer produto, de hoje ou de qualquer data do passado.
- Você pode planejar as compras. Quando o saldo de um item se aproxima do nível mínimo, o kardex mostra a que ritmo o produto vem girando, e isso apoia a decisão de repor com dados, não com achismo.
- Você detecta perdas e erros. Comparar a contagem física com o saldo do kardex revela quebras por furto, dano, extravio ou mau registro — e ainda ajuda a localizar o momento em que aconteceram.
- Você consegue valorizar o estoque. Um kardex valorizado entrega o valor total da mercadoria em qualquer data, algo necessário para demonstrações financeiras, seguros e pedidos de crédito.
- Você respalda a contabilidade e os impostos. Em vários países da América Latina, o custo das mercadorias vendidas declarado ao fisco ou apresentado a um auditor precisa ser rastreável até documentos de apoio, e o kardex é a prova padrão.
As colunas típicas de um kardex
Os modelos de kardex variam conforme o país, o software e a preferência de cada um, mas quase todos compartilham a mesma anatomia. No topo, um cabeçalho identifica o produto: código, descrição, unidade de medida, localização no depósito, estoque mínimo e máximo, fornecedor principal e período coberto. Abaixo, a tabela de movimentos costuma incluir:- Data — quando o movimento ocorreu.
- Número do documento — a nota fiscal de compra, a nota fiscal de venda, o romaneio ou o formulário de ajuste que o respalda.
- Descrição ou tipo de movimento — compra, venda, devolução, perda, ajuste.
- Entradas — quantidade, custo unitário e valor total do que entrou.
- Saídas — quantidade, custo unitário e valor total do que saiu; em uma venda, esse total é o custo da mercadoria vendida.
- Saldo — quantidade, custo unitário e valor total que resta depois do movimento.
Kardex, inventory card e cardex: o mesmo registro com nomes diferentes
São coisas diferentes? Para fins práticos, não. Uma inventory card, uma stock card e um cardex são nomes para o mesmo tipo de registro, e kardex é simplesmente a palavra mais difundida no mundo de língua espanhola e portuguesa. Se há uma nuance que vale conhecer, é que uma simples ficha de prateleira às vezes registra apenas quantidades, enquanto um kardex completo — o de tipo contábil — valoriza cada movimento. Quando alguém pede um kardex em um contexto de negócio ou contabilidade, assuma que quer a versão valorizada, quantidades mais custos, porque é essa que sustenta as demonstrações financeiras e as declarações de imposto.O kardex, o custo das mercadorias vendidas e o inventário permanente
Duas ideias contábeis são inseparáveis do kardex. A primeira é o inventário permanente. Em um sistema permanente, o saldo do estoque é atualizado continuamente, depois de cada compra e de cada venda, e não apenas quando se faz uma contagem física no fim do período. O kardex é exatamente isso: um livro permanente, produto por produto. A segunda ideia é o custo das mercadorias vendidas (CMV). A fórmula clássica é: CMV = estoque inicial + compras − estoque final. Um kardex valorizado chega ao mesmo resultado por um caminho mais direto: cada vez que você vende, a coluna de saídas registra o custo das unidades vendidas, e o custo das mercadorias vendidas do mês é simplesmente a soma dessa coluna. A fórmula clássica passa então a funcionar como conferência, e não como o único método disponível. O custo unitário usado em cada linha depende do método de avaliação que a empresa adota e aplica de forma consistente: custo médio ponderado, o mais comum na América Latina e aceito pelas IFRS (IAS 2); PEPS, primeiro a entrar, primeiro a sair; ou identificação específica para itens únicos. Por fim, pelo menos uma vez por ano a contagem física é conciliada com o kardex, e qualquer diferença é lançada como ajuste para que o registro e a realidade voltem a coincidir.Um kardex na prática: um exemplo simples
Suponha que você venda uma garrafa de aço inoxidável e use o método do custo médio ponderado. Em 1º de junho, seu kardex abre com 10 garrafas compradas a US$ 10,00 cada. Cada movimento é acrescentado à tabela, linha por linha:| Data | Movimento | Entradas | Saídas | Saldo | Custo unitário | Valor entradas | Valor saídas | Valor saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 jun | Saldo inicial | — | — | 10 | US$ 10,00 | — | — | US$ 100,00 |
| 3 jun | Compra, NF 1042 | 20 | — | 30 | US$ 10,00 | US$ 200,00 | — | US$ 300,00 |
| 7 jun | Venda, NF 0051 | — | 15 | 15 | US$ 10,00 | — | US$ 150,00 | US$ 150,00 |
| 12 jun | Compra, NF 1067 | 10 | — | 25 | US$ 13,00 | US$ 130,00 | — | US$ 280,00 |
| 18 jun | Venda, NF 0087 | — | 10 | 15 | US$ 11,20 | — | US$ 112,00 | US$ 168,00 |
| 30 jun | Saldo final | — | — | 15 | US$ 11,20 | — | — | US$ 168,00 |