Kardex UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

Kardex UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair)

Se você administra um pequeno negócio com estoque, certamente já ouviu as siglas UEPS, PEPS ou a expressão "custo médio" quando se fala em kardex. Elas não são fórmulas mágicas: são métodos que respondem a uma pergunta concreta: quando a mercadoria sai do almoxarifado por uma venda ou um consumo, por qual preço ela deve ser avaliada? Neste artigo explicamos de forma prática o que é o método UEPS, como ele é registrado em um kardex, como calculá-lo com um exemplo numérico real e quais vantagens e desvantagens ele traz para uma pequena empresa.

O que é o método UEPS?

UEPS significa "último a entrar, primeiro a sair". Em inglês, o método é conhecido como LIFO, de last in, first out. O método supõe que as últimas unidades que entraram no estoque são as primeiras a sair no momento em que se registra uma venda, um consumo ou qualquer outra saída de mercadoria.

O UEPS não indica como o almoxarifado deve ser organizado fisicamente: uma empresa pode entregar aos clientes a mercadoria mais antiga, a que está na frente da prateleira, e ainda assim avaliar suas saídas por esse método. Trata-se de uma convenção de custos, não de uma regra de armazenagem: ele atribui às saídas os custos das compras mais recentes e deixa no estoque final os custos das compras mais antigas.

O UEPS ganha destaque em épocas de inflação: como as compras mais recentes costumam ser as mais caras, o custo das vendas sobe, o lucro contábil diminui e, onde a norma permite, a carga tributária é reduzida. Essa aparente vantagem, porém, exige analisar seus efeitos antes de adotar o método.

O que é um kardex e como o UEPS é aplicado nele?

O kardex é o registro cronológico de todos os movimentos de um produto: cada entrada, como compras, devoluções de clientes ou sobras de contagem, e cada saída, como vendas, perdas ou consumo interno. Nele são anotadas as quantidades, os valores e o saldo que permanece disponível após cada movimento. Em palavras simples, é a história de vida do estoque.

Para aplicar o UEPS, o kardex deve separar a mercadoria em camadas ou lotes de compra. Cada vez que a mercadoria entra com um custo diferente, abre-se uma nova camada. Quando ocorre uma saída, consomem-se primeiro as camadas mais recentes e somente depois as mais antigas. Se a venda for menor do que a camada mais nova, desconta-se essa quantidade e o restante da camada fica disponível para o próximo movimento.

Manter esse controle em papel ou em uma planilha é frágil: uma linha somada errado ou uma quantidade digitada com erro quebra os saldos e os custos deixam de bater. Por isso é comum que pequenos almoxarifados usem um programa de estoques. O Kardex Tauro, por exemplo, é um sistema desenvolvido na Colômbia para empresas de até 50 funcionários: ele registra cada compra e gera imediatamente o movimento de kardex do produto, com o saldo e o custo atualizados.

Exemplo prático: kardex UEPS passo a passo

Vamos imaginar um almoxarifado que vende um único produto e trabalha com pesos colombianos; para simplificar, deixamos de fora o IVA e outros tributos. Durante o mês de janeiro, foram registrados os seguintes movimentos:

Tabela 1. Movimentos do produto durante janeiro

Veja como as duas vendas são avaliadas pelo UEPS. Em 15 de janeiro, saem 120 unidades. As mais recentes são as do lote 2, compradas a $12.000: tomam-se as 100 unidades completas desse lote e as 20 restantes são descontadas do lote 1, que custou $10.000. O custo da venda é, então, 100 × $12.000 + 20 × $10.000 = $1.400.000.

Em 28 de janeiro, saem 100 unidades. A camada mais recente é o lote 3, de $13.000, com 80 unidades, que é consumido por completo; as 20 unidades que faltam saem do lote 1, a $10.000. O custo dessa venda é 80 × $13.000 + 20 × $10.000 = $1.240.000.

Ao final do mês, o custo total das vendas foi de $2.640.000 e o estoque final ficou com 60 unidades do lote 1 a $10.000 cada uma, ou seja, $600.000. Repare no detalhe fundamental: pelo UEPS, o estoque final conserva os custos mais antigos, que em época de inflação são os mais baixos, de modo que fica subavaliado em relação ao mercado; essa diferença aparece no balanço patrimonial.

UEPS, PEPS e custo médio: diferenças de relance

Vamos comparar o UEPS com o PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) e com o custo médio ponderado, o método preferido das pequenas empresas por sua simplicidade:

Tabela 2. Comparação entre métodos de avaliação

Com os dados do exemplo, pelo PEPS o custo das vendas teria sido menor e o estoque final teria valido mais; com custo médio, o resultado ficaria em um ponto intermediário. A escolha do método não é uma formalidade menor: ela muda o lucro declarado, o valor do estoque, os impostos e as informações recebidas por bancos e investidores.

Vantagens e desvantagens do UEPS

Vantagens:

• Em contextos inflacionários, o custo das vendas aproxima-se do custo de reposição atual, pois as saídas são avaliadas com as compras mais recentes.
• Permite adiar impostos nas jurisdições em que a norma tributária admite, ao reduzir o lucro contábil.
• É razoável para mercadorias não perecíveis, como peças de reposição, ferramentas ou matérias-primas que não perdem valor com o tempo.
• Ao confrontar receitas com custos da mesma época, mostra margens mais realistas em economias com preços voláteis.

Desvantagens:

• O estoque final fica avaliado com custos antigos, possivelmente muito abaixo do seu valor de reposição.
• Exige um controle rigoroso por lotes ou camadas; sem um kardex disciplinado, os erros se multiplicam.
• Pode se afastar do fluxo físico real do almoxarifado quando o que sai primeiro é o estoque mais antigo.
• Em vários países o UEPS não é aceito sob as normas IFRS para fins contábeis, e muitas legislações tributárias tampouco o admitem na declaração de impostos; seu uso depende da norma de cada país.

O UEPS faz sentido para uma pequena empresa?

A resposta depende do país, do tipo de produto e do comportamento dos preços. Para uma loja ou uma distribuidora pequena, o UEPS costuma ser mais dor de cabeça do que vantagem: exige um registro por camadas muito rigoroso e, na maioria dos mercados, não é aceito para fins contábeis nem fiscais. O PEPS e o custo médio são mais simples, mais amplamente aceitos e dão ao dono informações úteis para decidir.

Mais importante do que o método escolhido é a qualidade do registro. Nenhum método funciona se o kardex estiver desatualizado, se as compras forem registradas tarde ou se os saldos não coincidirem com o que existe fisicamente na prateleira. A disciplina do registro diário é a verdadeira base do controle de estoques.

Conclusão

O UEPS é um método de avaliação com uma lógica clara: as compras mais recentes financiam as primeiras saídas. Entendê-lo ajuda a ler demonstrações financeiras, conversar com o contador e decidir com critério, mesmo que você nunca o aplique no seu negócio. Para a maioria das pequenas empresas, o custo médio ou o PEPS acaba sendo mais prático e menos arriscado.

Se você tem um almoxarifado ou uma loja pequena na Colômbia, não precisa de planilhas intermináveis para manter o kardex em dia. O Kardex Tauro, desenvolvido para empresas de até 50 funcionários, registra cada compra e gera automaticamente o movimento de kardex correspondente, atualizando os saldos e o custo médio do produto. Solicite uma demonstração, coloque ordem no seu estoque e tome decisões com informações confiáveis: seu contador e seu bolso vão agradecer.