Como criar códigos de barras para produtos

Como criar códigos de barras para produtos

Toda vez que alguém no seu depósito escreve uma referência à mão, digita um serial no computador ou anota uma quantidade num caderno, o seu estoque corre o risco de errar: um número lido errado, um código com os dígitos fora de ordem ou uma cifra que não bate com o que realmente saiu da prateleira. Em negócios pequenos, esse tipo de erro se multiplica conforme cresce a quantidade de produtos e acaba em faltas, sobras, notas mal feitas e horas perdidas tentando descobrir onde o erro aconteceu.

A forma mais prática de evitar esse caos é criar códigos de barras próprios para cada produto e lê-los com um leitor em vez de digitar. Não é preciso ser especialista nem comprar equipamentos caros: gerar os códigos leva minutos, imprimi-los é barato e a economia de tempo aparece já no primeiro movimento de estoque. Aqui mostramos o que é um código de barras, qual simbologia escolher, que informação codificar e como imprimir e fixar as etiquetas sem cometer erros.

O que é um código de barras e como funciona?

Um código de barras é uma representação gráfica de informação que uma máquina consegue ler: uma série de barras e espaços que codifica números ou letras, ou uma matriz de pontos no caso do código QR. O leitor ilumina o código, interpreta esse padrão e o transforma em texto que chega direto ao computador, por exemplo o código do produto 000123 ou o serial de uma ferramenta. Essa é a sua grande vantagem sobre a digitação manual: a informação entra sozinha, sem erros de teclado e numa fração de segundo.

Vale distinguir duas coisas: o código em si, que é o padrão gráfico impresso, e o dado que ele representa, que é o número ou texto impresso abaixo dele e reconhecido pelo seu programa de estoque. Quando você cria um código de barras, na verdade está traduzindo um dado que já existe, como o código interno de um produto, para uma linguagem que o leitor entende. Nada mais, nada menos.

Simbologias mais usadas: qual escolher

Nem todos os códigos de barras são iguais. Existem várias simbologias, cada uma pensada para um tipo de uso, e escolher a certa evita dores de cabeça mais adiante.

Para o controle de estoque de uma pequena empresa, o mais comum é usar EAN-13 quando o produto passa por canais de varejo e Code 128 quando o código é interno, como a referência ou o serial que você mesmo define. Se tiver dúvida, pergunte quem vai ler o código: se for o seu próprio pessoal no depósito, o Code 128 é uma opção simples e confiável; se forem clientes ou distribuidores externos, o EAN-13 é o padrão esperado.

Que informação codificar

A regra de ouro é codificar a identificação do produto, não a sua descrição. O código de barras deve representar um dado curto, único e permanente, porque todos os movimentos seguintes dependem dele: entradas, saídas, faturamento e contagens.

• Código do produto: a referência interna que o seu sistema de estoque já usa. Um código para cada produto diferente.
• Variações: se você trabalha com tamanhos, cores ou apresentações, cada variação precisa do seu próprio código, nunca um código compartilhado.
• Serial ou lote: quando é preciso rastrear cada unidade, por exemplo em garantias ou produtos com validade, codifique o serial individual ou o número do lote.

Na prática: para manter o controle por referência, codifique o código do produto; para rastrear cada unidade, codifique o serial. Evite codificar preços ou descrições longas: eles mudam com frequência e obrigariam a reimprimir todas as etiquetas.

Como gerar os códigos de barras

Gerar um código de barras é um processo simples: você digita o dado e a ferramenta desenha o padrão correspondente. Existem três caminhos principais, conforme os seus recursos.

1. Geradores on-line: sites gratuitos em que você cola o código ou serial, escolhe a simbologia e baixa a imagem pronta para imprimir. Ideais para começar ou para poucos produtos.
2. Fontes de código de barras: tipografias especiais instaladas no computador; você digita o dado no Excel ou no Word, aplica a fonte e obtém o código na hora. Ótimas para listas grandes de referências.
3. Programas e modelos: ferramentas de design ou modelos com complementos de código de barras que permitem combinar o código com o nome do produto e o logotipo numa mesma etiqueta.

Seja qual for o caminho, confira sempre se o número impresso abaixo do código corresponde ao dado que você digitou. O padrão de barras pode parecer perfeito e representar um número errado, e esse erro só aparece quando a leitura falha.

Como imprimir e fixar as etiquetas

Com os códigos gerados, o próximo passo é levá-los ao papel e ao produto. O processo muda conforme o volume, mas a lógica é a mesma.

1. Desenhe a etiqueta: deixe uma margem branca ao redor do código, porque o leitor precisa dessa área limpa para interpretá-lo.
2. Escolha a impressora: para poucas etiquetas, uma impressora a laser ou jato de tinta com folhas adesivas resolve; para volume alto, uma impressora térmica de etiquetas é mais rápida e mais barata por etiqueta.
3. Imprima um teste e leia: antes de imprimir centenas, confira com o leitor se o código é lido bem e se devolve o dado correto.
4. Fixe numa superfície plana e limpa: evite curvas muito acentuadas, dobras e áreas engorduradas que impedem uma boa leitura.

Se você ainda não tem leitor, pode validar a impressão com a câmera do celular usando um aplicativo leitor: é um teste rápido e gratuito de que o código saiu bem impresso.

Boas práticas na etiquetagem

Um código mal impresso ou mal posicionado custa mais do que economiza. Estas práticas evitam surpresas:

• Um código por produto: nunca repita o mesmo código em dois produtos diferentes, porque o sistema não conseguirá distingui-los.
• Tamanho legível: imprima o código grande o bastante para o leitor capturá-lo na distância de trabalho; se for reduzido demais, deixa de ser confiável.
• Posição constante: fixe sempre a etiqueta no mesmo lugar da embalagem, de preferência numa face plana e sem dobras, para ler rápido sem procurar o código.
• Resistência: use etiquetas que aguentem o manuseio do produto; no depósito, uma etiqueta que apaga ou descola torna o produto ilegível.
• Controle de qualidade: confira os primeiros códigos impressos de cada lote de etiquetas antes de fixar todas.

Do código de barras ao controle de estoque

Ter os códigos impressos é só metade do trabalho; a outra metade é fazer esses códigos alimentarem o seu registro de estoque. O Kardex Tauro integra leitores de código de barras, de modo que os códigos que você criar sejam capturados com um único disparo do leitor para agilizar entradas, saídas e faturamento: o programa identifica o produto na hora, sem digitação manual nem erros de digitação.

Além disso, quando você trabalha com seriais, o Kardex Tauro agrupa os movimentos por lote e valida se o formato do serial é o esperado, avisando quando um código lido não corresponde ao padrão definido. Isso significa que uma etiqueta bem feita hoje vira registros confiáveis todos os dias: leia, confirme e siga com a sua operação.

Comece com um único produto, se quiser: gere o código, imprima, fixe e teste com o leitor. Quando você perceber a rapidez com que uma mercadoria entra ou uma venda é faturada sem digitar nada, vai querer etiquetar o depósito inteiro.