Como registrar perda de estoque no kardex

Como registrar perda de estoque no kardex

Todo depósito ou pequena loja que mantém estoque físico acaba, mais cedo ou mais tarde, com produtos danificados, vencidos ou estragados. O problema é que esses itens continuam aparecendo no kardex como se estivessem prontos para a venda, quando na realidade não podem mais ser comercializados. Se essa perda nunca for registrada, o saldo do sistema se afasta cada vez mais do que existe de fato nas prateleiras. Neste artigo você vai entender o que é uma perda de estoque (também chamada de merma), por que ela precisa ser registrada no kardex e como fazer isso passo a passo, com um exemplo numérico completo.

O que é perda de estoque?

A perda de estoque, também conhecida como merma ou quebra, é uma redução física das existências por causas diferentes da venda. Entram aqui os produtos que foram danificados, venceram, quebraram, derramaram ou se deterioraram por armazenamento inadequado ou manuseio descuidado. A mercadoria ainda existe fisicamente, mas não pode mais ser entregue a um cliente em condições normais: deixa de ser um ativo vendável e vira uma perda que o negócio precisa reconhecer.

No kardex, a perda é tratada como uma saída ou baixa de estoque: a quantidade afetada é subtraída do saldo e o seu custo também é retirado, de forma parecida com o que acontece em uma venda, mas por um motivo diferente. Por isso um bom programa de estoques não mistura essa baixa com as vendas e a classifica como uma diminuição separada, para que você possa analisá-la depois com clareza.

Perda normal e perda anormal

Nem toda perda é igual. Para controlá-las, vale a pena separá-las em dois grupos:

• Perda normal ou natural: é a que se espera da operação do dia a dia, como a evaporação de um líquido, o pó que sobra no fundo de uma embalagem ou as frações mínimas perdidas ao manusear produtos a granel. É pequena, constante e quase impossível de eliminar por completo.
• Perda anormal: é a que passa do razoável: lotes inteiros vencidos por má rotação, caixas amassadas por empilhamento errado, mercadoria danificada por umidade ou pragas, ou perdas por descuido da equipe. Esse tipo de perda precisa ser investigado, porque quase sempre revela um problema de processo que pode ser corrigido.

Essa distinção ajuda a interpretar o kardex: uma perda normal é aceita como custo da operação, enquanto uma perda anormal deve levar você a revisar compras, armazenagem e expedição.

Por que a perda precisa ser registrada no kardex

O motivo mais importante é simples: se a perda não for registrada, o kardex vai informar mais estoque do que você realmente tem. Imagine que o sistema diz que existem 100 unidades de um produto, mas na prateleira só há 92, porque 8 foram danificadas. Se essa saída não for lançada, toda decisão tomada com base no sistema fica errada: você continua comprando em excesso, não descobre qual produto está se deteriorando e, na contagem física, aparece uma diferença que não consegue explicar.

Registrar a perda no momento em que ela é detectada traz vários benefícios: o saldo do kardex fica atualizado, você guarda evidência do ocorrido, consegue calcular o custo real da perda e evita que a diferença seja confundida com roubo ou erro de expedição. No Kardex Tauro, as diferenças negativas encontradas nas contagens físicas são registradas como perdas (mermas), de modo que o sistema desconta exatamente o que faltou e o saldo volta a bater com a realidade do depósito.

Como registrar uma perda no Kardex Tauro

O programa tem uma janela chamada Crear Merma (Criar Merma), feita para registrar a saída de produtos danificados, vencidos ou estragados sem precisar faturá-los. O processo geral é este:

1. Entre na seção Mermas y Disminuciones (Mermas e Diminuições) do programa e abra a janela Crear Merma para iniciar o registro.
2. Selecione o produto que sofreu a perda. O sistema vai usar como referência o saldo atual do kardex e o custo unitário vigente do item, por exemplo o custo médio.
3. Informe a quantidade de unidades afetadas e, quando o registro pedir, a causa da perda, como vencimento, dano, derramamento ou avaria.
4. Salve o registro. A baixa por perda gera um movimento no kardex que desconta a quantidade do saldo de existências e retira o custo do estoque.
5. Confira o resultado: o novo saldo deve coincidir com o que restou no depósito, e o movimento deve aparecer listado na seção Mermas y Disminuciones.

Exemplo numérico de registro de perda

Veja um caso concreto. Suponha que um minimercado faça uma contagem física e encontre três produtos com unidades danificadas ou perto de vencer, e que o custo unitário seja calculado pelo método do custo médio:

Para cada produto, o valor da perda é calculado multiplicando a quantidade pelo custo unitário vigente. No óleo, por exemplo: 6 unidades vezes $9.500 resultam em uma perda de $57.000. Depois que essas baixas são registradas, o kardex de cada item fica com um movimento de saída por perda e o saldo cai automaticamente. Se uma nova contagem física for feita em seguida, o saldo do sistema vai bater com o que está nas prateleiras, e o negócio saberá exatamente quanto dinheiro perdeu com mermas nesse período.

Perda, venda e roubo: diferenças importantes

É comum a equipe confundir uma perda com uma venda sem nota ou com um roubo, mas são situações bem diferentes:

• Venda: a mercadoria sai do depósito em troca de dinheiro e fica registrada com a sua nota fiscal. É receita, não é perda.
• Perda (merma): a mercadoria sai sem gerar dinheiro, mas de forma autorizada e documentada, porque o produto não estava mais em condições de venda. É uma perda reconhecida e controlada.
• Roubo ou perda não documentada: a mercadoria desaparece sem autorização e sem registro. É uma diferença que não pode ser justificada e precisa ser investigada.

Se uma saída sem nota não for registrada como perda, o sistema vai tratá-la como uma diferença inexplicável: a contagem física nunca vai bater e você não vai saber se o problema é roubo, erro ou simplesmente um produto danificado que ninguém deu baixa.

Dicas para controlar as perdas

• Registre a perda no mesmo dia em que você a detectar; quanto mais tempo passar, mais difícil será identificar a causa.
• Faça contagens físicas periódicas dos produtos mais sensíveis. As diferenças negativas encontradas devem ser registradas como mermas para deixar o kardex em dia.
• Consulte com frequência a seção Mermas y Disminuciones para saber quais produtos perdem mais e por quê.
• Mantenha os produtos danificados ou vencidos separados fisicamente dos que estão próprios para venda, para que ninguém os despache por engano.
• Capacite a equipe em rotação de estoques, por exemplo aplicando a regra do primeiro que entra, primeiro que sai nos produtos perecíveis.

Conclusão

Registrar uma perda no kardex não é um procedimento contábil menor: é a forma de fazer o seu sistema de estoque dizer a verdade sobre o que você tem. Cada produto danificado ou vencido dado baixa na hora certa evita compras desnecessárias, diferenças inexplicáveis e surpresas na contagem física.

Com o Kardex Tauro, registrar uma perda leva poucos minutos: você abre a janela Crear Merma, informa o produto e a quantidade, e a baixa desconta automaticamente as existências do kardex. Seu estoque fica confiável, sua perda fica quantificada e o seu negócio pode decidir com informação real.