Como saber quais produtos estão faltando no inventário

Como saber quais produtos estão faltando no inventário

Há uma cena que se repete muito mais do que deveria em pequenos negócios: o vendedor consulta quantas unidades de um produto existem, o sistema responde que há quinze e, ao chegar à prateleira, o espaço está vazio ou restam apenas três. Essa diferença entre o que os registros dizem e o que existe de fato na loja é uma falta de estoque, e enquanto não for detectada, o negócio perde dinheiro em silêncio, dia após dia.

Descobrir quais produtos estão faltando não é tarefa exclusiva de grandes empresas nem de especialistas em logística. É um hábito simples de gestão: comparar o estoque informado pelo sistema com o resultado de uma contagem física e revisar cada diferença antes que ela vire um problema maior. Este artigo explica como fazer isso passo a passo, quais são as causas mais frequentes, o que acontece quando as faltas são ignoradas e como evitá-las em uma empresa pequena.

O que é uma falta de estoque e por que ela aparece

Uma falta é a diferença negativa entre o estoque que o programa registra para um produto e a quantidade encontrada fisicamente no depósito ou no ponto de venda. Se o sistema indica vinte unidades de um item e a contagem encontra catorze, há uma falta de seis unidades, não importa se essa mercadoria foi vendida sem registro, perdida ou danificada.

As faltas quase nunca têm uma única explicação. Em uma empresa pequena, as causas mais comuns são:

• Vendas não registradas: a mercadoria é entregue ao cliente, mas a venda nunca é faturada nem lançada, de modo que o sistema jamais baixa essas unidades do estoque.
• Furtos e perdas: o furto externo ou interno tira mercadoria da loja sem deixar rastro nos registros.
• Quebras não registradas: produtos que quebram, vencem, derramam ou danificam e são descartados sem anotar a ocorrência. Unidades soltas que, com o tempo, se acumulam.
• Erros de expedição: ao separar um pedido, são entregues mais unidades do que as faturadas, ou um produto diferente daquele que o cliente pagou.
• Erros de recebimento e devoluções: chega menos mercadoria do que indica a nota do fornecedor, ou as devoluções de clientes são aceitas, mas não voltam a entrar no estoque.

Identificar a causa importa, porque cada origem se corrige de um jeito diferente: uma venda não registrada se resolve com disciplina de faturamento; um erro de expedição, com controles na separação de pedidos; uma quebra, com lançamentos de ajuste feitos na hora.

Passo a passo para detectar os produtos que faltam

Primeiro: faça uma contagem física confiável. Não é preciso contar todo o negócio em um único dia: dá para avançar por seções ou por categorias de produtos, em horários de pouco movimento, com um formulário impresso ou digital no qual cada pessoa anota a quantidade real que vê. Se possível, a contagem deve ser feita por alguém diferente de quem autoriza as saídas de mercadoria, para que os erros não se repitam por hábito.

Segundo: compare a contagem com o estoque do sistema. No Kardex Tauro, o kardex é a referência de estoque de cada produto: ali ficam registradas todas as entradas e saídas de cada item. Ao terminar a contagem, compare o número físico com o estoque informado pelo sistema e anote a diferença, produto por produto. Uma tabela como a seguinte ajuda a visualizar as faltas e sua causa provável:

Terceiro: investigue cada diferença antes de ajustar. Vale revisar os documentos do período: notas de venda, remessas, notas de devolução e registros de quebras. Com frequência a falta aparece porque uma venda foi entregue, mas não faturada, porque um pedido saiu com unidades a mais ou porque um ajuste ficou pendente de lançamento. Somente quando não se encontra uma explicação razoável, a diferença deve ser tratada como perda.

Quarto: registre a diferença imediatamente. No Kardex Tauro, as diferenças negativas apontadas pelas contagens são registradas como quebras, de modo que o kardex fica ajustado e a informação volta a refletir a realidade do negócio. Deixar a diferença "para depois" só garante que a próxima contagem carregue o mesmo erro e que os números percam credibilidade.

Quinto: procure padrões. Se um produto falta mês após mês, ou as faltas se concentram em uma seção, em um turno ou com um vendedor específico, não é mais coincidência: há uma causa estrutural para atacar, como um procedimento de expedição frágil, um depósito sem controle de acesso ou uma promoção executada sem faturamento.

O que acontece quando as faltas não são detectadas a tempo

O primeiro risco é o mais evidente: vender o que não se tem. Se o sistema afirma que um produto existe, mas ele não está fisicamente na loja, o negócio aceita pedidos que não consegue cumprir, o cliente espera uma entrega que atrasa ou é cancelada, e a confiança construída ao longo de meses se perde em uma única compra. Além disso, a pressa de "conseguir" a mercadoria em cima da hora costuma terminar em compras caras ou em substituições que o cliente não pediu.

O segundo risco é o descompasso contábil. Quando o estoque real não coincide com o registrado, o custo das vendas é calculado errado, o valor do estoque nos demonstrativos financeiros não é confiável e o caixa não fecha com os movimentos. Pequenas diferenças se acumulam até virar um descompasso grande que ninguém sabe explicar.

O terceiro risco é a compra mal calculada. Com dados errados, compra-se demais, e o dinheiro fica parado em mercadoria que não gira, ou compra-se de menos, e as prateleiras vazias se tornam permanentes justamente nos produtos de maior saída.

E o quarto, talvez o mais caro, é a perda silenciosa de rentabilidade. Cada unidade que sai do negócio sem ser faturada, registrada ou ajustada é dinheiro perdido para sempre. Não aparece em nenhum relatório, não se reflete no caixa e ninguém percebe, mas, mês após mês, reduz o lucro real do negócio.

Como prevenir as faltas no dia a dia

Prevenir é mais barato do que corrigir, e em estoques a prevenção se constrói com hábitos simples, porém constantes:

• Faturar e registrar toda venda. No Kardex Tauro, a nota de venda baixa o estoque e gera o kardex do produto automaticamente, de modo que o sistema sempre reflete o que sai pela porta. A venda "por fora" ou a mercadoria entregue "de favor" sem faturamento é a primeira semente de uma falta de estoque.
• Programar contagens cíclicas. Em vez de esperar o inventário geral do fim do ano, conte uma seção a cada semana ou a cada quinze dias. Uma contagem curta e frequente encontra os problemas quando ainda são pequenos.
• Registrar quebras na hora. Toda quebra, vencimento ou dano é anotado no mesmo dia, com a causa e o responsável, para que o estoque do sistema nunca diga mais do que existe.
• Conferir expedições e recebimentos. Quem separa um pedido confere com a remessa antes de entregar, e quem recebe mercadoria confere com a nota do fornecedor. Uma segunda pessoa revisando reduz os erros a quase zero.
• Limitar acessos e atribuir responsabilidades. Nem todo mundo precisa entrar no depósito. Com acessos controlados, chaves atribuídas e um responsável claro por área, qualquer perda é localizada rápido.
• Conciliar com frequência e analisar causas. Comparar o kardex com o estoque físico periodicamente, manter um registro das faltas encontradas e perguntar sempre por que elas aconteceram permite corrigir processos, e não apenas repor unidades.

Nenhum negócio elimina as faltas por completo: sempre haverá um produto que danifica, um erro humano ou um imprevisto. A diferença está entre as empresas que as detectam em poucos dias, porque contam com frequência e comparam com um sistema confiável, e as que só descobrem meses depois, quando a perda já é grande e ninguém lembra o que aconteceu. Com uma contagem disciplinada, com o registro de todas as operações e com o kardex atualizado como referência de estoque, saber quais produtos estão faltando deixa de ser um mistério e vira uma decisão de todos os dias: a decisão de não deixar o estoque mentir.