O que é o nível de reposição?

O que é o nível de reposição?

O nível de reposição é a quantidade de unidades de um produto que deve haver no estoque para saber com precisão quando fazer um novo pedido ao fornecedor. Em palavras simples: é o número de unidades que, ao ser atingido, indica que já é hora de comprar de novo, porque, se esperar mais, o produto pode acabar antes de a mercadoria chegar. Não existe um nível único para todo o negócio: cada item tem o seu, calculado com três dados que qualquer pequena empresa já tem: quantas unidades vende por dia, quanto tempo o fornecedor leva para entregar e quanto estoque extra quer manter como proteção.

Esse número é essencial no controle de estoque porque transforma em decisão objetiva algo que muitos donos resolvem no olho: compro agora ou espero mais uma semana? Se o estoque cair abaixo do nível de reposição, o negócio perde vendas por falta de produto; se ficar muito acima, há dinheiro parado no depósito. O nível marca o meio-termo: o estoque com o qual ainda dá para vender com normalidade enquanto o fornecedor prepara e entrega o novo pedido.

Para que serve o nível de reposição

Conhecer o nível de reposição de cada produto responde as perguntas que se repetem diariamente numa pequena empresa: quando compro? Posso esperar ou já é hora de pedir? Estou comprando demais ou de menos? Com o número calculado, as respostas deixam de depender da memória. Na prática, ele permite:

• Evitar ficar sem produto: a compra é feita enquanto ainda há estoque para vender, não quando a prateleira já está vazia.
• Não imobilizar dinheiro à toa: se o estoque está bem acima do nível, o pedido pode esperar sem risco.
• Comprar com antecedência os itens de fornecedores demorados: quanto maior o prazo de entrega, maior deve ser o nível.
• Planejar várias compras de uma vez: ao identificar quais produtos estão perto do seu nível, os pedidos são consolidados e as viagens de compra ficam mais aproveitadas.

Nível de reposição, ponto de pedido e estoque mínimo: não os confunda

Na linguagem diária do comércio, nível de reposição e ponto de pedido são usados como sinônimos, e não é raro dois negócios chamarem o mesmo número de nomes diferentes. A diferença está mais na função do que no cálculo. O ponto de pedido funciona como o sinal de compra: a quantidade de unidades em estoque que, ao ser atingida, dispara o pedido ao fornecedor. Ele responde à pergunta "quando comprar?".

O nível de reposição, por sua vez, é o nível de estoque que o negócio quer voltar a ter para se sentir coberto: cobre a demanda que haverá enquanto o pedido chega e soma uma margem contra atrasos ou semanas de venda maior que o esperado. Além de indicar quando comprar, ajuda a decidir quanto pedir: se a política é repor até um nível máximo por produto, a quantidade do pedido é obtida subtraindo o estoque atual desse nível máximo. O estoque mínimo, por sua vez, é o colchão: a quantidade mais baixa que não deveria ser atingida em condições normais.

A tabela a seguir resume as diferenças mais práticas:

Como calcular o nível de reposição

A fórmula é simples e se aplica produto por produto:

Nível de reposição = (demanda diária média × dias de reposição) + estoque de segurança

Cada componente significa o seguinte:

• Demanda diária média: as unidades vendidas num dia típico; é obtida dividindo as saídas de um período, por exemplo um trimestre, pelos dias do período.
• Dias de reposição: o tempo que o fornecedor leva desde o pedido até a mercadoria ficar pronta para venda, incluindo a entrega e o tempo de receber e armazenar o produto.
• Estoque de segurança: as unidades extras que cobrem atrasos do fornecedor, pedidos incompletos ou semanas de venda acima do esperado.

O dado da demanda é o mais valioso quando sai de um registro real. É aí que entra o histórico de movimentos do kardex: a ficha kardex de cada produto guarda as entradas e as saídas com suas datas, e com ela se calcula quantas unidades saem por dia em média, sem depender do que o dono lembra. Registrar essas operações num programa como o Kardex Tauro facilita o trabalho: cada saída fica anotada quando a venda ou o consumo é registrado, e depois basta consultar o histórico de movimentos do item para obter a demanda real dos últimos meses.

Exemplo de cálculo do nível de reposição

Vamos calcular com três produtos de um armazém de mantimentos. O óleo de cozinha vende em média 12 unidades por dia; o fornecedor leva 5 dias para entregar e o negócio mantém um estoque de segurança de 20 unidades. O nível de reposição é (12 × 5) + 20 = 80 unidades: quando a ficha kardex do óleo marcar 80 unidades ou menos, é hora de pedir. O mesmo procedimento se aplica aos outros produtos:

Repare no detergente: vende menos que o atum, mas o nível dele é parecido porque o fornecedor demora quase o dobro para entregar. Esse é o valor da fórmula: não se trata de comprar quando se "sente" que falta produto, mas de deixar cada variável fazer o seu trabalho. A fórmula pode ser repetida para todo o catálogo, começando pelos itens de maior giro ou pelos que representam mais dinheiro. Com o tempo, os níveis são ajustados: se o fornecedor melhora as entregas ou o produto vende mais, o nível cai ou sobe junto com essas mudanças.

Como usar o nível de reposição para saber quando comprar

Ter o número calculado não adianta se ele não for usado. A regra é simples: confira com uma frequência fixa o estoque de cada produto e compare com o nível de reposição. Se o estoque atual for igual ou menor que o nível, faça o pedido; se estiver acima, espere. Para colocar em prática:

1. Consulte o saldo atual do produto no kardex, depois de registrar as vendas e as entradas do dia.
2. Compare com o nível de reposição dele: se o saldo está no nível ou abaixo, o item entra na zona de compra.
3. Defina quantas unidades pedir conforme a sua política: um lote fixo acordado com o fornecedor ou a quantidade que devolve o estoque ao seu nível máximo.
4. Registre a mercadoria quando ela chegar como entrada no kardex, e o ciclo de revisão recomeça.

Se o negócio não consegue conferir o depósito todos os dias, faça isso semanalmente: com as vendas da semana registradas, identifique os produtos que ficaram no nível ou abaixo dele e faça um único pedido com tudo o que é necessário. O importante é que a revisão se apoie nos saldos reais do kardex, e não no que "parece" haver na prateleira.

Erros comuns ao definir o nível de reposição

• Calcular a demanda com suposições: usar um "mais ou menos vendo dez por dia" em vez de revisar as saídas reais do kardex leva a níveis errados; o histórico de movimentos é a fonte correta.
• Aplicar um mesmo nível para todo o depósito: deixa os produtos de alto giro sem proteção e os lentos com excesso de estoque; o nível é calculado por item.
• Nunca atualizar os níveis: a demanda muda com as temporadas e os fornecedores mudam os prazos; convém revisá-los pelo menos a cada trimestre.
• Confundir o nível com a quantidade a pedir: o nível diz quando comprar; quantas unidades pedir depende do lote, do espaço disponível e do acordado com o fornecedor.
• Ignorar o prazo real de entrega: se o fornecedor disse cinco dias mas demora dez, o nível calculado com cinco deixará a prateleira vazia; use prazos reais e alguma margem.

O nível de reposição é um dos números mais simples e úteis do estoque: com três dados que qualquer negócio conhece, transforma a compra de mercadoria numa decisão organizada. Para funcionar, precisa de um cálculo baseado na demanda real e de uma revisão periódica dos saldos. O histórico do kardex, como o que se constrói ao registrar cada movimento no Kardex Tauro, é o ponto de partida para as duas: ali fica quanto se vende, quanto entra e quanto sobra, e com essa evidência qualquer pequena empresa pode definir seus níveis, comprar no momento certo e proteger as vendas e o caixa.