Programa para Controlar Almoxarifados

Programa para Controlar Almoxarifados

Se a sua empresa tem um almoxarifado, por menor que seja, a cena será familiar: prateleiras onde se acumulam caixas, alguns produtos que se repetem em todas as notas e uma pessoa que é a única que sabe onde cada coisa está. Quando essa pessoa falta, ninguém encontra a mercadoria; quando chega um pedido, ninguém o registra; e quando o mês termina, a contagem física não bate com o que deveria haver. Controlar um almoxarifado não é burocracia: é o que separa um negócio que sabe o que tem de um que apenas adivinha.

Um programa para controlar almoxarifados coloca ordem nesse caos sem transformar o encarregado do estoque em contador. Em vez de depender da memória, do caderno ou de planilhas soltas, o negócio registra cada produto, cada movimento e cada localização em um só lugar, e obtém o estoque atualizado no momento em que precisa. Neste artigo, revisamos as funções que esse programa deve ter e como elas se aplicam a uma pequena empresa, de até cinquenta funcionários, com um ou mais almoxarifados.

Caderno, planilha ou programa?

Muitas empresas começam com um caderno de anotações e depois passam para uma planilha. Os dois são melhores que nada, mas têm um limite: a informação fica nas mãos de poucas pessoas, nunca é validada e fica desatualizada rápido. Um programa para controlar almoxarifados muda as regras do jogo porque a informação é única, é centralizada e se atualiza sozinha a cada movimento. A diferença aparece na tabela a seguir.

Essa diferença é sentida todos os dias: na rapidez para responder quanto há de um produto, na confiança para prometer uma entrega e na tranquilidade de que o que se informa coincide com o que realmente está nas prateleiras. Agora vamos ver, uma a uma, as funções concretas que o programa deve incluir.

Produtos com código próprio

A base de tudo é o cadastro de produtos. Cada item deve existir uma única vez no sistema, identificado por um código exclusivo e com suas informações básicas: nome, unidade de medida, o grupo a que pertence e, se desejar, um estoque mínimo para saber quando convém repor. Quando um produto é criado com um código, esse código fica ligado a todos os seus movimentos; por isso, em um bom programa, o código não pode ser alterado depois de criado: é a identidade do produto e garante que o histórico nunca se quebre.

Com um cadastro organizado, registrar uma entrada ou uma saída vira questão de digitar ou ler o código do produto. Isso elimina os clássicos erros de "quase o mesmo nome" que estragam as planilhas, como confundir duas referências parecidas ou criar o mesmo item duas vezes. Além disso, a classificação em grupos e subgrupos permite consultar o estoque por família de produtos e torna os relatórios mais úteis.

Localizações: saber onde cada coisa está

Ter a quantidade certa no sistema não adianta muito se ninguém encontra o produto na prateleira. Por isso, um programa para controlar almoxarifados deve permitir atribuir a cada produto uma localização física. A prática recomendada é usar coordenadas simples, almoxarifado, fila, coluna e nível, de modo que a localização funcione como um endereço postal dentro do depósito. O Kardex Tauro, por exemplo, registra a localização com essas quatro coordenadas e permite que cada almoxarifado ou filial mantenha seu próprio mapa de localizações.

Essa função tem um benefício silencioso, mas enorme: elimina a dependência do "funcionário antigo", o único que sabe onde cada coisa está. Qualquer pessoa, mesmo alguém que entrou ontem, pode olhar a tela, ler as coordenadas e ir direto ao lugar certo. O tempo de busca diminui, evita-se pegar o produto errado e as contagens e auditorias ficam mais rápidas, porque cada item tem um lugar conhecido para onde voltar.

Entradas e saídas com histórico

O coração de um programa de almoxarifado é o registro de movimentos. Tudo o que entra, por compra, devolução ou reintegração, aumenta o estoque; e tudo o que sai, por venda, consumo interno ou perda, diminui. O programa deve fazer esse cálculo automaticamente e, além disso, deixar registro de cada movimento em um histórico por produto, o que no mundo dos estoques se chama kardex.

Esse histórico é a ferramenta de auditoria do negócio: para qualquer produto, ele responde quando entrou, quando saiu, em qual documento e em qual quantidade. Se um dia a contagem física não bater com o sistema, o histórico é o primeiro lugar onde procurar a explicação. Em um bom programa, os movimentos são registrados de forma automática e cronológica e não podem ser alterados, o que protege a informação de erros e de correções por conveniência.

Transferências entre almoxarifados

Quando o negócio cresce e surge um segundo almoxarifado ou uma filial, a mercadoria começa a circular entre eles. Esse movimento também precisa ficar registrado, e é para isso que existe a transferência interna: um documento que formaliza o envio de produtos de um almoxarifado para outro da mesma empresa, sem a participação de cliente ou fornecedor. No Kardex Tauro, a transferência baixa automaticamente o estoque do almoxarifado que envia e deixa a saída registrada no histórico, enquanto o almoxarifado que recebe confirma a entrada com o seu próprio documento.

Feita dessa forma, a mercadoria nunca fica "no ar": sempre se sabe em qual almoxarifado ela está e em qual documento viajou. Sem essa função, mover caixas entre filiais é o caminho mais rápido para perder o controle do estoque. Vale lembrar, ainda, que as transferências só fazem sentido quando existem pelo menos dois almoxarifados no sistema; com apenas um, o controle é mais simples, mas a estrutura já fica pronta para crescer.

Vários almoxarifados, cada um com seu controle

Um ponto que muitas empresas descobrem tarde é que o estoque não é um número global: é um número por almoxarifado. O inventário do almoxarifado central não deve se misturar com o da filial, mesmo quando o produto é o mesmo. Um programa para controlar almoxarifados deve permitir operar vários almoxarifados ao mesmo tempo, mantendo o controle independente de cada um.

Uma forma prática de organizar isso é registrar cada almoxarifado, filial ou loja como um centro de custo, com seu próprio código e suas próprias informações. O Kardex Tauro trata os almoxarifados exatamente assim: o cadastro de produtos é único para toda a empresa, mas as quantidades, os movimentos, o kardex e as localizações são gerenciados separadamente em cada centro. De uma olhada, sabe-se quanto há do produto no almoxarifado principal e quanto há em cada filial, e cada almoxarifado gera seus próprios documentos sem afetar os demais.

Contagens físicas e ajustes

Por melhor que seja o registro, o estoque se confere com os olhos: de tempos em tempos, é preciso contar o que realmente está nas prateleiras e comparar com o que o sistema diz. Um programa de almoxarifado deve facilitar esse trabalho, permitindo consultar o estoque na hora e registrar os ajustes quando a contagem revela diferenças. As localizações organizadas ajudam nessa tarefa, porque cada produto tem um lugar definido para conferir.

Em pequenas empresas, convém fazer contagens periódicas por zona ou por família de produtos, em vez de esperar a grande contagem de fim de ano. Se aparecer uma diferença, revisa-se o histórico do produto para encontrar a causa, uma entrada não registrada, uma saída digitada com quantidade errada ou um produto mal localizado, e corrige-se. Quando as diferenças se repetem, o histórico também ajuda a encontrar o problema de fundo, que quase sempre está no processo e não no programa.

Usuários: quem faz cada movimento

O controle de um almoxarifado também é controle de pessoas. Um programa sério deve permitir criar usuários com perfis e permissões, para que nem todos possam fazer tudo. O administrador configura o sistema, o encarregado do estoque registra entradas e saídas, e o gerente consulta relatórios sem risco de alterar dados. Cada movimento fica associado a um responsável, e só isso já melhora a disciplina do registro.

Além das permissões por função, por exemplo quem pode criar produtos ou quem pode ver o histórico, convém que o programa permita limitar cada usuário aos almoxarifados em que trabalha. Um funcionário da filial vê e opera apenas a sua filial; o administrador vê tudo. Dessa forma, a informação sensível não circula entre quem não precisa dela e cada centro de custo conserva sua autonomia.

Um programa que cresce com o negócio

A conclusão é simples: um programa para controlar almoxarifados não é uma ferramenta reservada às grandes empresas, mas uma necessidade para qualquer negócio que lide com mercadorias e queira deixar de operar no escuro. As funções que revisamos, produtos com código, localizações, entradas e saídas com histórico, transferências entre almoxarifados, controle independente por almoxarifado, contagens e usuários com permissões, formam o mínimo que uma pequena empresa precisa para saber o que tem, onde está e quanto vale.

Se hoje o seu almoxarifado funciona com caderno, memória ou uma planilha que ninguém mais atualiza, o primeiro passo não é comprar o maior programa do mercado, mas um que se ajuste ao tamanho real do negócio e que possa crescer com ele: primeiro um almoxarifado bem controlado e, depois, quando a filial chegar, um sistema que já esteja pronto para recebê-la.