Como controlar o estoque de peças de reposição

Como controlar o estoque de peças de reposição

Em uma oficina mecânica ou em uma loja de autopeças, o estoque não se parece com o de um comércio comum: um negócio de peças pode lidar facilmente com mais de mil referências, de filtros e rolamentos a pastilhas de freio e uma infinidade de peças pequenas que chegam em caixas quase idênticas. Com tantos produtos dividindo as mesmas prateleiras, os registros e a realidade se distanciam com facilidade: o sistema diz que há cinco conjuntos de pastilhas, mas na gaveta só existem dois. Controlar esse estoque é o que separa um negócio que atende bem os clientes de outro que perde vendas por peças extraviadas ou mal registradas.

A boa notícia é que o controle não exige mágica, apenas um código claro para cada peça, um registro organizado de entradas e saídas e a disciplina de conferir os saldos com frequência.

Por que as peças de reposição são tão difíceis de controlar

Se você já tentou manter o controle com cadernos ou planilhas soltas, certamente reconheceu alguns destes sintomas:

• Muitas referências parecidas: um rolamento 6203 e um 6204 parecem quase iguais, mas não são intercambiáveis: a diferença de um dígito pode acabar em uma peça errada entregue ao cliente.
• Compatibilidade por veículo e marca: uma peça pode servir para vários modelos, e o mesmo modelo pode usar versões diferentes conforme o ano ou o motor. Sem essa informação registrada, cada consulta depende da memória de alguém.
• Peças pequenas: parafusos, arruelas e retentores perdem a etiqueta, se misturam na mesma gaveta e ninguém sabe o que há dentro.
• Giros muito diferentes: algumas peças saem várias vezes por semana e outras esperam meses na prateleira.
• Entradas e saídas constantes: cada compra, venda ou instalação é um movimento que precisa ser registrado no mesmo dia.

Quando esses sintomas se acumulam, o resultado é dinheiro parado em peças que não são encontradas, compras duplicadas e faltas exatamente quando o cliente mais precisa. A solução começa por dar a cada peça uma identidade única e um lugar fixo.

Codifique cada peça com referência e grupo

Todo controle de estoque de peças começa pelo código. Cada peça precisa ter uma referência única que a distinga de qualquer outra, por mais parecida que seja. Uma boa forma é combinar um prefixo de família com um número sequencial: FIL para filtros, ROD para rolamentos, PAST para pastilhas, COR para correias, BUJ para velas. Assim, FIL-001 será sempre o mesmo produto e ninguém precisará descrevê-lo por inteiro para pedi-lo.

O código sozinho não basta: cada peça também precisa pertencer a um grupo para ser consultada e contada com facilidade. O Kardex Tauro permite criar cada produto com seu código e seu grupo, de modo que a ficha fica pronta desde o primeiro dia. É assim que somem os estoques paralelos, em que cada funcionário anota do seu jeito.

Uma ficha básica captura pelo menos estes dados, que depois aparecem na tabela do estoque:

Observe o campo Aplica-se a: ali se anota para quais veículos, marcas ou motores a peça serve, com a informação validada com o fornecedor ou a ficha técnica do fabricante. Essa compatibilidade é registrada manualmente em cada produto; nenhum sistema descobre isso sozinho. Mas, uma vez documentada, qualquer pessoa da equipe pode responder com segurança.

Organize as prateleiras para que o código seja cumprido

Um código perfeito não adianta nada se a peça não está onde deveria. Cada peça precisa de uma localização fixa e conhecida: uma prateleira ou uma gaveta identificada com o próprio código do produto. Na tabela acima, A-03 significa corredor A, prateleira 3. Uma peça sem localização definida é uma peça perdida.

• Peças pequenas: guarde-as em gavetas ou caixas etiquetadas por fora e por dentro, nunca soltas em um gaveteiro comum.
• Alto giro: mantenha o que mais vende perto do balcão ou do ponto de despacho, para não atravessar o depósito a cada venda.
• Baixo giro: reserve as prateleiras altas ou o fundo do depósito para peças de modelos pouco comuns, sempre identificadas.
• Devoluções: tenha um espaço separado para peças devolvidas ou em análise; não as misture com o estoque disponível.

Essa organização também agiliza as contagens: quando cada coisa tem seu lugar, contar é apenas conferir quantidades.

Controle as entradas: toda compra precisa ser registrada

O estoque começa a se movimentar quando chega uma compra do fornecedor. Se a entrada não for registrada no mesmo dia, o saldo do sistema fica abaixo da realidade e alguém vai comprar mais do que já está no depósito. Cada compra deve gerar um registro com data, fornecedor, referência, quantidade e custo unitário.

Na prática: receba a mercadoria, confira com a nota ou fatura do fornecedor e registre a compra. O Kardex Tauro registra as compras e atualiza com elas o estoque de cada produto, de modo que o inventário reflete na hora o que entrou. Conferir o documento peça por peça evita que uma caixa incompleta ou uma referência errada contamine o estoque por semanas.

Controle as saídas: vendas e instalações

Se as entradas alimentam o estoque, as saídas o esvaziam, e são as mais esquecidas. Em uma oficina, a peça sai quando é vendida no balcão ou instalada em um veículo em reparo, e nos dois casos a saída precisa ser registrada no mesmo dia.

O ideal é vincular a saída ao documento que a originou. Quando você fatura uma venda de peças no Kardex Tauro, a fatura baixa automaticamente o estoque dos produtos vendidos e gera o movimento de kardex correspondente. Para instalações internas, registre a saída no momento em que a peça for usada, mesmo que a cobrança ao cliente esteja incluída na mão de obra.

Defina um estoque mínimo para o que mais gira

Nem todas as peças merecem a mesma atenção: as de maior giro sustentam o negócio. Para cada uma delas convém definir um estoque mínimo, ou seja, a quantidade abaixo da qual é preciso comprar de novo. O cálculo básico soma a demanda média durante o prazo de reposição do fornecedor mais uma margem de segurança.

Para as peças de baixo giro, a regra é não acumular: compre sob pedido do cliente ou em quantidades mínimas, porque cada unidade parada é capital imobilizado. Conferir o estoque dos itens de alto giro uma vez por semana é suficiente para se antecipar às faltas.

Conte, ajuste e repita

Nenhum sistema elimina por completo a diferença entre o registrado e o real: algumas peças quebram, se perdem ou são devolvidas sem aviso. Por isso o controle se fecha com contagens periódicas. Para peças, a contagem cíclica funciona bem: a cada semana, uma ou duas famílias de produtos são contadas por inteiro, de modo que todo o estoque seja verificado várias vezes ao ano sem fechar o negócio.

Quando a contagem encontra uma diferença, o importante não é apenas corrigir o número, mas entender por que aconteceu: uma saída não registrada? uma compra digitada errado? Se a causa for corrigida, o problema não volta.

Controlar o estoque de peças de reposição é melhoria contínua: codificar bem cada peça, mantê-la em seu lugar, registrar cada entrada e saída na hora e cuidar do nível do que mais gira. Com um registro organizado como o que o Kardex Tauro permite, o dono de uma oficina ou loja de autopeças decide com números confiáveis o que comprar, quando e quanto dinheiro está realmente investido nas prateleiras.