O que é o estoque em trânsito?
O que é o estoque em trânsito?
O estoque em trânsito é a mercadoria que já foi comprada de um fornecedor, mas que ainda não chegou ao depósito do negócio. O pedido de compra já foi emitido e o fornecedor o aceitou, ou a mercadoria já está a caminho com uma transportadora, mas, enquanto isso, o produto não está nas instalações da empresa: não pode ser vendido, não pode ser contado na prateleira nem deve ser registrado como recebido. Numa pequena empresa, esse período pode durar de algumas horas, quando o fornecedor está perto, até várias semanas, quando a mercadoria viaja de outra cidade ou quando a entrega é coordenada com uma transportadora.
Para o dono de um negócio pequeno, o estoque em trânsito cria uma situação dupla: o dinheiro já está comprometido ou até pago, mas o produto ainda não gera uma única venda. Ou seja, há dinheiro a caminho e, enquanto esse dinheiro não virar produto disponível no depósito, o negócio não pode contar com ele para atender os clientes. Entender o que é o estoque em trânsito e como diferenciá-lo do estoque que já está à mão é o primeiro passo para que as compras não virem surpresa: nem faltas de mercadoria, nem promessas de entrega que não podem ser cumpridas.
Por que a mercadoria a caminho importa
Quando uma pequena empresa faz um pedido grande, a tentação é tratar essa compra como se já fizesse parte do estoque, porque o dinheiro já saiu ou já ficou comprometido. No entanto, enquanto a mercadoria não estiver fisicamente no depósito, ela não serve para a única coisa para a qual o estoque serve: vender. Essa distinção importa por vários motivos concretos:
- O dinheiro está imobilizado: os recursos investidos no pedido não estão disponíveis para outras necessidades do negócio, como pagar folha, contas de serviços ou novas compras.
- O produto não está disponível para vender: um cliente que o pedir hoje terá de esperar; se ninguém registrou o pedido a caminho, pode-se prometer algo que ainda não existe.
- As contagens de estoque não o incluem: ao fazer inventário físico ou consultar o saldo do depósito, a mercadoria em trânsito não aparece, porque nunca entrou.
- O custo de ficar sem mercadoria é decidido semanas antes: se o pedido foi feito tarde ou mal calculado, a falta é sentida justamente quando a mercadoria deveria estar chegando.
Por isso, acompanhar o que foi pedido e ainda não chegou é tão importante quanto acompanhar o que já está nas prateleiras. Uma compra não termina quando o pedido é assinado: termina quando a mercadoria entra no depósito e fica pronta para a venda.
Como acompanhar o estoque em trânsito
Acompanhar o estoque em trânsito não exige ferramentas sofisticadas: exige disciplina com três elementos que toda pequena empresa já administra: o pedido de compra aberto, as datas de entrega e a comunicação com o fornecedor.
O pedido de compra é o documento que registra o que foi pedido, a quem, em que quantidade e a que preço. Enquanto a mercadoria não chegar, esse pedido deve permanecer aberto e visível, porque é o registro oficial de que existe um compromisso pendente com o fornecedor. Fechá-lo antes de receber é o erro mais comum: perde-se a rastreabilidade, o pedido é esquecido e ninguém cobra a entrega quando ela é devida.
A data de entrega prometida é o segundo dado para vigiar. Vale anotar, junto a cada pedido, a data em que o fornecedor se comprometeu a entregar e revisar com regularidade os pedidos cuja data já passou ou está próxima. Um pedido que deveria ter chegado há duas semanas não vai se materializar sozinho: é preciso ligar, escrever e exigir uma nova data. Nesse ponto, a comunicação com o fornecedor é a ferramenta de controle mais valiosa que existe, porque é o fornecedor quem sabe se a mercadoria já saiu, se está parada ou se houve um problema de produção.
Quando o pedido sai do depósito do fornecedor, vale pedir o código de rastreio do transporte. Não se trata de perseguir cada pacote, mas de saber em que ponto do trajeto a mercadoria está e de ter uma informação concreta para consultar se a entrega atrasar.
Estado da mercadoria: pedida, em trânsito e recebida
Uma forma simples de visualizar o estoque em trânsito é classificar cada compra de acordo com o seu estado. A tabela a seguir resume os três estados pelos quais a mercadoria passa, onde ela está em cada um e o que a empresa deve registrar:
| Estado da mercadoria | Onde está | O que registrar |
|---|---|---|
| Pedida | Ainda no fornecedor; não saiu e não tem data firme de despacho | O pedido de compra aberto, com quantidades, datas e condições acordadas |
| Em trânsito | Já saiu do fornecedor e está a caminho: na transportadora, numa viagem ou em processo de entrega | O mesmo pedido de compra, agora com data estimada de chegada e código de rastreio, se houver |
| Recebida | Fisicamente no depósito, conferida contra o pedido e pronta para a venda | A entrada da mercadoria no estoque, que atualiza as quantidades e a ficha de estoque de cada produto |
A regra prática é simples: se a mercadoria não foi recebida, não é estoque; é um compromisso a caminho. Registrar corretamente cada estado evita dois males muito comuns nas pequenas empresas: pagar e esquecer (quando o pedido se perde porque ninguém o cobrou) e contar duas vezes (quando a mercadoria a caminho é somada mentalmente ao estoque que já está no depósito).
O que acontece quando a mercadoria chega
O momento da recepção é o que transforma o estoque em trânsito em estoque disponível. Quando a transportadora entrega o pedido, a pessoa responsável deve conferir se as quantidades batem com o pedido de compra, verificar se os produtos não chegaram danificados ou incompletos e registrar a diferença se faltar ou sobrar algo. Somente depois dessa verificação a mercadoria entra no estoque: a partir daí ela conta como existência, pode ser vendida e aparece na ficha do produto.
No Kardex Tauro, esse processo é apoiado por duas peças que trabalham juntas: os pedidos de compra, onde fica registrado o pedido feito ao fornecedor, e o processo de receber produtos, usado quando a mercadoria chega ao depósito. É importante ter claro que a mercadoria só afeta o estoque quando é recebida: enquanto o pedido estiver aberto e o produto não tiver entrado, ela não soma unidades ao estoque disponível, por mais que o dinheiro já tenha sido investido nela.
Diferença entre a mercadoria em trânsito e a que já está no depósito
A diferença entre os dois tipos de estoque se resume numa palavra: disponibilidade. A mercadoria que está no depósito pode ser vendida hoje, pode ser despachada, pode ser contada e gera receita imediatamente. A mercadoria em trânsito não pode fazer nada disso: ela representa apenas uma promessa de que, se tudo correr bem, haverá produto no futuro.
Essa diferença tem efeitos práticos nas decisões diárias:
- Vendas: um cliente não pode levar para casa uma mercadoria que está num caminhão; só pode levar a que está no depósito.
- Contagens e relatórios: o estoque em trânsito não aparece nos saldos de existências nem nas contagens físicas até ser recebido.
- Indicadores de giro: incluir nos cálculos mercadoria que ainda não chegou distorce os números e faz parecer que o negócio vende mais devagar do que realmente vende.
- Planejamento de compras: quem confunde o que foi pedido com o que está disponível tende a comprar demais, porque acha que tem menos do que realmente tem.
Dicas práticas para a pequena empresa
Para terminar, estas são as práticas que separam os negócios que controlam o estoque em trânsito daqueles que simplesmente esperam os pedidos na torcida:
- Registre cada compra como pedido de compra aberto no momento em que o pedido é feito, não quando a fatura chega.
- Anote a data de entrega prometida e revise-a toda semana; se a data passou, cobre imediatamente.
- Não considere recebido o que não chegou: a mercadoria só é estoque quando está fisicamente no depósito.
- Confira contra o pedido ao receber: conte, verifique danos e registre as diferenças antes de aceitar a entrega.
- Dê entrada na mercadoria no mesmo dia da recepção para que as existências e a ficha de estoque reflitam a realidade.
O estoque em trânsito é, no fundo, dinheiro trabalhando para o negócio antes de chegar: se for vigiado com pedidos de compra claros e datas de entrega controladas, transforma-se em vendas assim que a mercadoria toca o depósito. Com ferramentas como o Kardex Tauro, em que o pedido é registrado como pedido de compra e o estoque é atualizado ao receber os produtos, uma pequena empresa pode saber sempre o que pediu, o que falta chegar e o que realmente tem disponível para vender.