Como Controlar Preços de Compra

Como Controlar Preços de Compra

Em um negócio comercial, o lucro é decidido duas vezes: quando se vende e, muito antes, quando se compra. Um produto pode ter o melhor preço de venda da região e ainda assim gerar prejuízo se entrou no depósito com um custo mal calculado, um frete que ninguém somou ou um desconto do qual ninguém aproveitou. Comprar barato não é questão de memória nem de sorte: é um processo que se controla com registros organizados e comparações feitas com base em dados.

Este artigo explica como manter o histórico de preços por produto e por fornecedor, como comparar cotações sem se enganar com o preço de tabela, como negociar por volumes com argumentos reais e como registrar o custo correto no momento de receber a mercadoria, incluindo fretes e descontos. Todo esse trabalho termina em um único número: o custo médio do estoque, que o Kardex Tauro atualiza automaticamente sempre que uma compra é registrada.

Por que o custo de compra define a margem

A margem de um produto é a diferença entre o preço pelo qual ele é vendido e o custo pelo qual foi comprado. Se o custo está mal calculado, a margem é uma ilusão: um negócio pode estar vendendo muito e ganhando pouco, ou até perdendo dinheiro, sem perceber. Um erro de $1.000 por unidade não parece grave, mas multiplicado por milhares de unidades por ano vira a diferença entre um lucro saudável e um ano difícil.

Além da margem, o custo de compra define a competitividade. Quem conhece o custo real pode decidir com tranquilidade se vale a pena baixar um preço para igualar a concorrência ou se essa guerra de preços deixaria o negócio vendendo abaixo do custo. Quem não conhece, só pode adivinhar. Por isso, controlar os preços de compra traz três benefícios concretos:

• Margem protegida: cada venda se sabe de antemão, antes de realizá-la, se deixa lucro ou não.
• Decisões de preço com base: é possível competir sem colocar a operação em risco.
• Melhor planejamento de caixa: saber quanto custará a próxima compra permite programar pagamentos e evitar surpresas nas contas a pagar.

O histórico de preços: o ponto de partida

Para controlar um preço é preciso conhecê-lo. E conhecê-lo significa ter registrado, para cada produto e cada fornecedor, quanto foi pago na última compra, quanto foi pago nos últimos meses e qual foi o melhor preço conseguido. Sem esse histórico, cada cotação é avaliada às cegas, e a memória do comprador, que costuma favorecer a última compra, substitui os dados.

Uma forma prática de organizar isso é uma tabela simples como esta:

O exemplo mostra, entre outras coisas, que a farinha é mais barata na Granos del Sur do que na Alimentos del Valle. Esse dado vale dinheiro: cada vez que a farinha for cotada, o registro diz qual foi o melhor preço e com quem ele foi conseguido. No Kardex Tauro, os fornecedores são administrados como terceiros: cada compra fica associada ao seu terceiro e gera a conta a pagar correspondente, de modo que o histórico de preços pode ser complementado com os prazos e os pagamentos reais de cada fornecedor.

Comparar cotações: o preço de tabela não é o custo final

Comparar cotações apenas pelo preço de tabela é o erro mais comum. Duas cotações do mesmo produto podem mostrar valores unitários diferentes e, ainda assim, a mais cara da tabela pode ser a mais econômica no final, ou o contrário. A diferença está nas condições: o frete está incluído ou é cobrado à parte, o desconto por volume existe ou não, e o prazo de pagamento permite vender antes de pagar ou exige pagamento à vista.

Para comparar bem, convém pedir a cotação por escrito, com validade e condições claras, e levar tudo para o mesmo terreno: o custo total do pedido. A tabela a seguir compara duas cotações para um pedido de 200 unidades do mesmo produto:

O fornecedor B oferece um preço unitário menor, mas o custo total do pedido dele é maior quando se soma o frete e se deduz o desconto. Se o negócio tivesse decidido apenas pelo preço unitário, teria pago $40.000 a mais. Comparar o custo total do pedido, e não só o valor de tabela, é o que separa uma boa compra de uma que apenas parece boa.

Negociar por volumes com argumentos

O histórico de preços também é a melhor ferramenta de negociação. Quando o comprador sabe quantas unidades de um produto comprou nos últimos seis meses, de qual fornecedor e a que preço, ele pode negociar com argumentos e não com súplicas. Um fornecedor escuta de forma diferente um cliente que diz compro muito daquele que comprova, com registros, que compra dele todos os meses.

Algumas práticas úteis: consolidar as compras do mesmo produto com um único fornecedor quando o preço dele for competitivo; montar um calendário de compras para os produtos de giro constante, para que os pedidos sejam maiores e menos frequentes; e pedir condições por volume, como desconto adicional, frete incluído ou um prazo de pagamento maior. Mas o volume só compensa se a mercadoria for girar: comprar demais para aproveitar um desconto, com o dinheiro parado no depósito, pode custar mais do que o próprio desconto.

Registrar o custo correto ao receber a mercadoria

O momento que mais afeta o custo do estoque é o recebimento da compra, porque ali se define o valor pelo qual a mercadoria entra no registro de estoque. Esse valor não é apenas o da nota fiscal: se o negócio pagou frete, essa despesa faz parte do custo da mercadoria; se o fornecedor concedeu um desconto, esse benefício o reduz. Registrar só a nota e esquecer o frete deixa cada unidade subvalorizada, e essa subvalorização viaja com o produto até o custo da venda.

Um exemplo com números:

Se o frete não for registrado, o custo por unidade fica em $4.750 em vez de $5.150: cada unidade entra no estoque com um valor menor do que o real. Quando o Kardex Tauro registra a compra, ele soma as unidades e o valor total ao estoque e recalcula o custo médio do produto imediatamente; basta digitar os valores corretos no momento da entrada para que todo o sistema fique bem valorizado.

O efeito no custo médio do estoque

O custo médio é calculado dividindo o valor total disponível, o que havia mais o que entrou, pelo total de unidades. Se o negócio tinha 150 unidades avaliadas em $720.000 e entra uma compra de 200 unidades por $1.030.000, o valor disponível passa a $1.750.000 e as unidades passam a 350. O novo custo médio é de $5.000 por unidade, um ponto intermediário entre o custo anterior e o da última compra.

Esse número é o que se usa para valorizar as saídas e calcular o custo da venda. Por isso, uma compra bem negociada não só economiza dinheiro hoje: ela reduz o custo médio, melhora a margem das vendas seguintes e permite oferecer preços melhores sem perder lucro. Uma compra mal registrada produz o efeito contrário e distorce os resultados do período, mesmo que a nota tenha sido paga completa e no prazo.

Controlar os preços de compra é, no fim, uma disciplina de três passos: manter o histórico por produto e fornecedor, comparar cotações pelo custo total e registrar cada entrada pelo seu valor real. Com esses três hábitos, decisões como quanto comprar, de quem e a que preço deixam de ser intuições e se tornam decisões informadas que protegem a margem do negócio.