Estoque Máximo

Estoque Máximo

Ter mais mercadoria do que se vende não é um luxo: é uma decisão que custa dinheiro a cada dia em que a caixa permanece na prateleira. Todo negócio precisa de estoque para atender os clientes sem ficar sem produto, mas também precisa saber em que ponto comprar mais deixa de ser conveniente. Esse ponto é o estoque máximo: a quantidade-limite de um produto que não vale a pena ultrapassar.

Definir um limite para cada referência parece assunto de grandes armazéns, mas é exatamente o contrário: quanto menor o negócio, menos margem existe para deixar dinheiro parado no depósito. Uma loja de ferramentas, uma papelaria ou um minimercado podem descobrir em pouco tempo quanto lhes convém ter de cada item. Este artigo explica o que é o estoque máximo, por que vale a pena respeitá-lo e como calculá-lo com dados simples.

O que é o estoque máximo

O estoque máximo é a maior quantidade de um produto que o negócio deve manter em estoque em condições normais. Não é um limite físico do depósito, embora o espaço disponível ajude a defini-lo: é um limite econômico. Ele responde a uma pergunta concreta: até quanto convém ter de cada referência?

Acima desse teto, a mercadoria deixa de trabalhar para o negócio. Cada unidade extra ocupa um lugar, exigiu dinheiro para ser comprada e espera ser vendida em um futuro incerto. Abaixo do teto, ao contrário, o estoque cumpre sua função: permite atender a demanda com normalidade e repor o que é vendido antes que falte. Assim, cada produto tem um teto, que é o estoque máximo, e um piso, que é o estoque de segurança; entre os dois circula o estoque útil, o que realmente trabalha para o negócio.

Por que é importante respeitar o nível máximo

Acumular estoque acima do necessário traz várias consequências, e quase todas são evitadas com um teto bem definido:

• Dinheiro imobilizado. Cada peso aplicado em mercadoria que não gira deixa de estar disponível para pagar fornecedores, folha de pagamento ou contas. Um estoque superdimensionado é dinheiro guardado em caixas que não produz nada.
• Espaço desperdiçado. O depósito tem capacidade limitada: se um produto ocupa demais, outros esperam e o trabalho fica mais lento e sujeito a erros.
• Validade, deterioração e obsolescência. Alimentos vencem, produtos de limpeza perdem apresentação e itens de temporada ficam velhos. Quanto maior o estoque, maior a chance de parte dele virar prejuízo.
• Mais trabalho de controle. Contar, organizar e conciliar grandes quantidades exige horas das mesmas pessoas que deveriam estar atendendo clientes. O estoque inflado multiplica o esforço sem multiplicar as vendas.

Como calcular o estoque máximo

O estoque máximo não se inventa nem se copia de outro negócio: calcula-se a partir da demanda real de cada produto e da forma como o negócio compra. A ideia é simples: o teto deve ser suficiente para cobrir as vendas esperadas entre uma compra e a seguinte, mais uma margem de segurança para imprevistos.

Se a compra é mensal, o teto deve ficar perto de um mês de demanda mais uma reserva; se a compra é semanal, o teto pode ser menor, porque a reposição chega logo.

Passo a passo

1. Calcule a demanda mensal. Com o histórico de vendas registrado no kardex —por exemplo, o que você pode manter com o Kardex Tauro— obtém-se uma média confiável: se 360 unidades de um produto foram vendidas em seis meses, a demanda é de 60 por mês.
2. Defina o período entre compras. O negócio compra toda semana, a cada quinze dias ou todo mês, conforme o fornecedor e o fluxo de caixa. Esse intervalo é a base do cálculo.
3. Estime a demanda do período. Se a compra é a cada quinze dias e a demanda mensal é de 60 unidades, cerca de 30 serão vendidas no período.
4. Some o estoque de segurança. Acrescenta-se uma reserva para cobrir as semanas em que a venda aumenta ou o fornecedor atrasa. Com 20 unidades de reserva, o exemplo fica em 50.
5. Compare com o espaço disponível. Se o depósito não comporta o resultado, ajusta-se o teto à capacidade real e revisa-se a frequência de compra.

A fórmula prática fica assim: estoque máximo = demanda do período entre compras + estoque de segurança. Se a demanda mensal é de 60 unidades, o negócio compra todo mês e quer uma reserva de 20, o teto será de 80. Esse número orienta o próximo pedido: se hoje há 35 unidades em estoque, pedem-se 45, não mais.

Um exemplo com números

A tabela a seguir mostra como o teto é definido para quatro produtos de um mercadinho de bairro com fornecedores que entregam semanalmente ou a cada quinze dias:

O teto não é igual para todos os produtos: um item de alto giro aceita um número alto sem problemas, enquanto um de venda lenta deve mantê-lo baixo mesmo que o fornecedor visite raramente.

Como usar o nível máximo na hora de comprar

O estoque máximo só é útil se for consultado antes de cada pedido. A regra é simples: a quantidade a comprar é a diferença entre o teto e o que já existe em estoque, incluindo o que está pendente de chegada. Se o teto é de 80 unidades e há 35 no depósito, o pedido deve ser de 45 no máximo. Se o estoque atual já ultrapassa o teto, o correto é não comprar e deixar as vendas baixarem o nível antes do próximo pedido.

Algumas recomendações para colocar em prática:

• Verifique referência por referência. Antes de pedir, compare o estoque de cada produto com o seu teto; assim você compra apenas o que falta e evita pedir por hábito.
• Desconfie das compras de oportunidade. Uma oferta por volume só compensa se o produto gira o suficiente para vender o excedente em um prazo razoável. Ultrapassar o teto de vez em quando é aceitável, desde que se saiba quando essa mercadoria será vendida.
• Ajuste o teto quando a demanda mudar. Uma promoção, uma temporada alta ou um cliente novo justificam um teto temporariamente maior; quando a venda cai, o teto volta ao nível anterior.

Estoque máximo e estoque de segurança: dois limites que se complementam

Os dois limites do estoque são frequentemente confundidos. O estoque de segurança é a quantidade mínima que o negócio mantém como reserva para não ficar sem produto se a venda aumentar ou o fornecedor atrasar. O estoque máximo é a quantidade-limite que não se deve ultrapassar. Entre o mínimo e o máximo fica a zona saudável:

Os dois números se complementam: o mínimo diz quando pedir e o máximo, quanto pedir. Quem administra ambos evita os dois problemas clássicos: faltar e sobrar.

Colocando um teto no dinheiro do depósito

Definir o estoque máximo não é um exercício de uma vez só: vale revisar de tempos em tempos e ajustar se um produto muda o ritmo de venda ou o fornecedor atrasa mais. A chave é decidir com base em dados e não em achismos.

Manter o registro de entradas e saídas, por exemplo com um kardex como o que você pode administrar com o Kardex Tauro, deixa a evidência de quanto se vende de cada referência e de quanto em quanto tempo ela é reposta. Com esse histórico, definem-se tetos realistas e as compras deixam de ser uma loteria para virar uma decisão calculada. O estoque máximo é, no fundo, uma forma de pôr ordem no dinheiro do negócio: nem falta que afaste clientes, nem excesso que durma no depósito.