Inventário para o comércio atacadista

Inventário para o comércio atacadista

Vender por atacado parece, à primeira vista, mais simples do que vender no varejo: menos clientes, pedidos maiores e menos tempo de balcão. Mas quem opera uma distribuidora sabe que essa aparente simplicidade esconde um desafio de fundo: no atacado, cada erro de estoque é multiplicado pelo volume. Uma unidade contada errada numa loja de bairro dói pouco; um lote mal registrado num depósito pode custar caro antes que alguém perceba. A diferença não está no produto vendido, mas na escala com que ele é movimentado.

Este artigo é pensado para distribuidoras e comércios atacadistas de até cinquenta funcionários que querem sair do caderno e da planilha para um controle organizado. Vamos ver por que o estoque atacadista se comporta de forma diferente, quais são seus desafios típicos e como enfrentá-los com ferramentas concretas: ficha kardex por produto, notas fiscais de venda que baixam o estoque, controle de contas a receber e de entregas, e ordens de compra.

Por que o estoque atacadista é diferente do varejo

Numa loja de varejo o estoque gira em unidades: vendem-se uma ou duas caixas por cliente e as existências mudam aos poucos. Numa distribuidora, ao contrário, o movimento chega em ondas. Uma única venda pode tirar do depósito dezenas de caixas de um mesmo produto numa manhã, e uma compra pode encher de novo as prateleiras numa tarde. Quando as mudanças são tão bruscas, o registro mental ou o apontamento tardio deixam de funcionar: basta um despacho sem anotação para o sistema mostrar existências que já não estão lá.

Além disso, o atacadista trabalha com margens por unidade mais baixas que o varejista. O lucro não vem do que cada artigo vendido rende, mas da quantidade de artigos que saem do depósito. Isso significa que não há espaço para perder unidades: se a margem de uma caixa é pequena, perder dez caixas por um erro de registro apaga muitas vendas feitas à toa.

Por fim, o atacadista vende muito a prazo. O varejista recebe a maior parte dos pagamentos à vista; a distribuidora, por sua vez, entrega a mercadoria hoje e cobra em quinze ou trinta dias. Essa mistura transforma a operação num cruzamento permanente entre mercadoria que sai e dinheiro que ainda não entra, e explica por que o estoque e as contas a receber são administrados juntos.

Os desafios do atacadista e como controlá-los

Estes são os desafios que aparecem uma e outra vez nas distribuidoras, com a forma prática de controlar cada um e a ferramenta que resolve.

A regra é simples: nenhum movimento deve ficar fora do registro, nem uma caixa que entra, nem uma que sai, nem uma que é devolvida. Quando todo movimento tem documento, os desafios deixam de ser adivinhação e viram informação.

A ficha kardex por produto, a base do controle atacadista

No comércio atacadista não basta saber quanto há no total: é preciso saber quanto existe de cada referência, em cada depósito e por quanto custo ela entrou. A ficha kardex por produto é o registro que relaciona em ordem todas as entradas e saídas de uma mesma referência: a data, o documento, a quantidade, o custo unitário e o saldo que resta. Com essa ficha em dia, uma distribuidora pode dizer sem hesitar quantas unidades restam de cada produto e quanto pagou por elas.

Esse detalhe é o que permite decidir bem no atacado: saber quando convém comprar outro lote, quando uma referência está acabando e quando há dinheiro parado em produtos que não giram. Um atacadista sem ficha kardex por produto administra pela memória; com ela, administra com dados. O registro deve ainda separar os depósitos ou centros de custo, porque não é a mesma coisa o que está no depósito principal e o que está no de despachos ou num ponto de venda separado.

Faturar bem: a venda que baixa o estoque e a dívida que fica

Numa distribuidora, a nota fiscal de venda faz dois trabalhos ao mesmo tempo. Por um lado, baixa das existências do produto as unidades vendidas: se foram vendidas cinquenta caixas de um artigo, o saldo do kardex cai em cinquenta naquele mesmo momento. Por outro lado, quando o cliente compra a prazo, a nota deixa registrada a conta a receber: quanto o cliente deve, desde quando e com qual vencimento. Fazer as duas coisas num único passo evita o erro clássico de vender num lugar e anotar em outro.

É aqui que um sistema feito para esses negócios faz a diferença. O Kardex Tauro emite notas fiscais de venda que baixam o estoque e registram as contas a receber ao mesmo tempo, de modo que o inventário e a carteira contam sempre a mesma história. Para o atacadista isso vale ouro: a mercadoria que sai e o dinheiro devido ficam amarrados ao mesmo documento, sem cadernos para conciliar no fim do mês.

Comprar por lotes com ordens de compra

As compras do atacadista são grandes e pouco frequentes, e por isso doem mais quando dão errado. Comprar demais deixa dinheiro parado no depósito; comprar de menos deixa clientes esperando. A ordem de compra resolve esse dilema: é o documento feito antes de comprar, onde ficam o fornecedor, o produto, a quantidade e o preço acordado. Quando a mercadoria chega, ela é recebida contra essa ordem e o que foi pedido é comparado com o que foi entregue.

Para o controle de estoque, a ordem de compra é uma entrada limpa: a mercadoria entra no kardex com custo conhecido e com um documento ao qual responder se algo não bater. No atacado, onde um pedido pode ser de centenas de unidades, receber contra ordem de compra é a diferença entre saber o que chegou e supor.

Controle de entregas e despachos grandes

Na distribuidora, o momento de maior risco não é a venda no escritório, mas o despacho na porta do depósito. Um pedido grande é montado, carregado e entregue em vários pontos; no caminho é fácil uma caixa ficar para trás, uma referência ser trocada ou o cliente receber menos do que pagou. Por isso o controle de entregas deve estar ligado à nota: o que sai do depósito deve ser exatamente o que o documento diz, nem mais nem menos.

A rotina que funciona é simples. Primeiro, montar o pedido contra a nota. Segundo, conferir o conteúdo antes do despacho, revisando referência por referência. Terceiro, registrar qualquer diferença antes de o veículo sair, não depois. Quarto, fazer o cliente assinar um comprovante do que recebeu. Cada um desses passos protege uma margem que, sendo baixa, não perdoa distrações.

Atacado contra varejo, num relance

As diferenças de fundo se resumem assim:

• O varejo gira unidades; o atacado gira caixas e lotes inteiros.
• O varejo quase não concede crédito; o atacado vive das contas a receber.
• O varejo conhece os clientes pelo nome; o atacado os conhece pela empresa e pelo histórico de pagamentos.
• O varejo ganha pela margem de cada venda; o atacado ganha pelo volume que movimenta.
• O varejo pode corrigir um erro de estoque em dias; o atacado muitas vezes só o descobre na contagem do fim do mês.

Essa última diferença é a que vale atacar: o atacadista não deveria saber dos próprios erros uma vez por mês, e sim vê-los no mesmo dia em que acontecem, quando ainda dá para corrigir.

Por onde começar a organizar o estoque atacadista

Não é preciso mudar toda a operação da noite para o dia. A ordem vem em passos. Primeiro, criar a ficha kardex dos produtos que mais giram e mantê-la em dia com cada entrada e saída. Segundo, emitir todas as vendas pelo sistema para que cada saída baixe a existência e cada venda a prazo fique na carteira. Terceiro, receber as compras contra ordens de compra. E quarto, revisar toda semana os produtos que estão acabando e as contas a receber que estão vencendo.

O Kardex Tauro reúne essas peças num único programa: ficha kardex por produto, notas fiscais que baixam o estoque, contas a receber, depósitos e centros de custo, e ordens de compra. Para uma distribuidora de até cinquenta funcionários, essa combinação é suficiente para movimentar volumes grandes sem perder o detalhe. O estoque atacadista não é difícil de controlar: só exige que cada caixa tenha seu registro e que cada registro seja feito na hora. Quem consegue isso transforma o depósito no melhor vendedor do negócio.