Como saber quanto material uma ordem de produção precisa

Como saber quanto material uma ordem de produção precisa

Quando uma pequena oficina ou fábrica recebe um pedido grande, a primeira pergunta prática não é quanto tempo a produção vai levar, mas quanto material precisa ser comprado ou reservado para cumpri-lo. Calcular errado esse número tem dois lados igualmente caros. Se o cálculo fica abaixo do necessário, a produção para no meio do caminho esperando insumos que não chegaram; se passa do ponto, o dinheiro fica congelado no depósito em forma de material que talvez não seja usado por semanas. Para uma pequena empresa, onde o capital de giro é justo e cada centavo conta, nenhuma das duas situações é aceitável.

A boa notícia é que saber quanto material uma ordem de produção precisa não exige fórmulas complicadas nem planilhas gigantes. Exige, isso sim, organização: ter documentada a receita de cada produto, decidir quantas unidades serão fabricadas, multiplicar corretamente, somar o desperdício esperado e comparar o resultado com o que já existe em estoque. Este artigo explica esses passos um a um, com um exemplo numérico completo, para que qualquer pessoa na oficina consiga fazer o cálculo em poucos minutos e com dados confiáveis.

A base do cálculo: a receita de cada produto

Todo produto fabricado tem uma receita, mesmo que a oficina nunca a tenha escrito. Uma mesa precisa de tábuas, parafusos, verniz e lixa; uma peça de roupa precisa de tecido, linha, botões e entretela; um lote de pão precisa de farinha, água, fermento e sal. Essa lista ordenada de componentes, com a quantidade exata de cada um para fabricar uma única unidade acabada, é o que a indústria chama de lista de materiais, ou BOM. Sem essa lista não há cálculo possível: se cada operário fabrica «de olho», ninguém consegue dizer quanto material um pedido de cem unidades exige nem quanto foi gasto a mais na última ordem.

Por isso o primeiro passo é documentar cada produto fabricado: anotar seus componentes e a quantidade por unidade, e manter essa informação atualizada quando mudam o projeto ou o fornecedor. No Kardex Tauro essa receita fica guardada na janela de Kits, onde cada componente de um produto do tipo Linha de Produção é cadastrado com a quantidade necessária para montar uma unidade do produto. Com a receita registrada, o cálculo de materiais deixa de depender da memória de quem está de turno.

Passo 1: definir quantas unidades serão fabricadas

O segundo dado indispensável é o tamanho do lote. Toda ordem de produção deve responder a uma pergunta concreta: quantas unidades acabadas devem sair desta ordem? Esse número pode vir de um pedido de um cliente, de uma previsão de vendas ou da decisão de repor um produto que está acabando. O importante é que seja um número explícito e aprovado, porque dele dependem todos os cálculos seguintes e também a compra de materiais.

Vale ainda revisar se o lote deve ser dividido em etapas. Fabricar tudo de uma vez parece eficiente, mas se o produto tem baixa rotatividade ou o cliente recebe entregas parciais, pode ser melhor emitir a ordem por etapas e calcular os materiais de cada etapa separadamente. O que nunca se deve fazer é iniciar a produção sem saber quantas unidades se deseja: se o lote não está definido, o consumo de material também não pode ser planejado nem controlado, e a ordem acaba custando mais do que o orçado.

Passo 2: multiplicar a receita pelo tamanho do lote

Com a receita e o lote definidos, o cálculo central é uma multiplicação: a quantidade de cada material por unidade é multiplicada pelo número de unidades que serão fabricadas. Para que o resultado seja confiável, a receita e o lote devem usar as mesmas unidades de medida, e a quantidade por unidade deve ser realista: medida em produções reais e não inflada com uma margem escondida «por via das dúvidas», porque essa margem acaba encarecendo as compras.

Suponha que uma marcenaria receba uma ordem para fabricar 120 bancos de madeira e que a receita de cada banco seja a seguinte:

A última coluna é o resultado da multiplicação da terceira por 120: 2,0 metros de madeira por unidade dão 240 metros para o lote; 8 parafusos por unidade dão 960; 0,15 litro de verniz por unidade dá 18 litros; e 0,25 folha de lixa por unidade dá 30 folhas. Esse total é o material teórico: o que a receita diz que será consumido se tudo sair perfeito. Como na prática quase nada sai perfeito, falta o próximo passo.

Passo 3: somar o desperdício esperado

Todo processo real perde material: ao cortar a madeira sobram retalhos, o tecido se perde nas bordas, a farinha se espalha ou fica grudada nos recipientes e os parafusos se danificam ou se perdem. Esse percentual que se perde em condições normais de operação é o desperdício esperado, também chamado de quebra ou perda, e deve ser somado ao cálculo desde o início. Ignorá-lo é a causa mais comum de compras de material que ficam curtas no meio da ordem.

O desperdício esperado é expresso como um percentual aplicado sobre a quantidade teórica. No exemplo do banco, se a marcenaria sabe por experiência que cortar, furar e lixar perde cerca de 5% da madeira e do verniz, o cálculo fica assim: 240 metros de madeira vezes 1,05 dão 252 metros; 18 litros de verniz vezes 1,05 dão 18,9 litros, arredondados para 19 litros. Parafusos e lixa são tratados em unidades e folhas inteiras, então o arredondamento é para cima: 960 parafusos viram 1.000 se o fornecedor vende em caixas de 1.000, e 30 folhas de lixa viram 32 para ter margem.

O percentual de perda não se inventa: ele sai da comparação, em várias ordens anteriores, entre o que foi solicitado e o que realmente foi consumido. Uma oficina que nunca mediu pode começar com uma margem prudente e ajustá-la com o tempo; o objetivo é que o cálculo teórico fique cada vez mais próximo do consumo real.

Passo 4: comparar a necessidade com o estoque disponível

A necessidade total calculada não é a mesma coisa que o que precisa ser comprado. Antes de pedir um único parafuso ao fornecedor, é preciso subtrair o estoque disponível de cada material. Se há 80 metros de madeira no depósito, dos 252 metros que o lote exige faltam apenas 172 metros. Se há 400 parafusos disponíveis, dos 960 necessários faltam 560. Essa comparação, material por material, evita os dois erros típicos: comprar demais porque não se olhou o depósito, ou ficar sem material porque o mesmo item foi contado duas vezes.

Por isso uma ordem de produção bem feita não diz apenas o que será fabricado e em que quantidade: ela também permite saber, antes de começar, se os componentes são suficientes ou se é preciso emitir uma compra. Quando a receita está registrada e o estoque está atualizado, a pergunta sobre faltar material é respondida em minutos, e não quando a produção já parou esperando insumos.

Um hábito que se repete em cada ordem

Saber quanto material uma ordem de produção precisa não é um exercício de uma vez só: é um hábito que se repete em cada ordem e que melhora a cada repetição. Quando a receita está documentada, o lote está definido, o desperdício está medido e o estoque está atualizado, calcular os materiais leva poucos minutos e os erros de compra viram exceção. Quando a empresa trabalha com um programa de estoque, esse hábito se apoia em dados reais: o Kardex Tauro, por exemplo, vincula automaticamente os consumos de matérias-primas à ordem de produção específica, de modo que cada saída de material fica associada à ordem que a originou e baixa o estoque no momento do registro do consumo.

Esse registro não apenas mantém o depósito atualizado: com o tempo, ele permite comparar quanto material a receita disse que seria gasto contra quanto foi realmente gasto. Essa comparação é o que afina o percentual de desperdício, detecta processos que perdem mais do que o normal e transforma o cálculo de materiais em uma ferramenta de controle e não em um jogo de adivinhação. Para colocar em prática na oficina, vale seguir estas regras básicas:

• Documente a receita de cada produto com a quantidade por unidade e atualize-a quando mudarem o projeto, a embalagem ou o fornecedor.
• Defina o lote antes de calcular e, se mudá-lo no meio do caminho, recalcule todos os materiais.
• Meça o desperdício real de várias ordens e use esse percentual, não um inventado.
• Subtraia sempre o estoque disponível antes de pedir material ao fornecedor.
• Compare o consumo real de cada ordem com a receita para validar se os dados continuam corretos.

Cinco regras que, aplicadas com constância, evitam que uma ordem de produção pare por falta de material ou que o depósito fique cheio de insumos que ninguém pediu.