Inventário para livraria

Inventário para livraria

Dirigir uma livraria parece simples até um cliente perguntar por um título e você precisar responder em segundos: tem exemplar, em qual prateleira está e quantos restam? Uma livraria trabalha com milhares de referências diferentes e, ao contrário da maioria dos comércios, quase nenhuma se repete em grandes quantidades: normalmente há poucos exemplares de muitos títulos. Por isso o inventário de uma livraria não se parece com o estoque de um depósito de mantimentos nem com o de uma loja de roupas. Aqui a unidade de controle é o exemplar, e cada exemplar pertence a um título com dados próprios: autor, editora, edição, ISBN e preço. Sem um registro organizado dessa informação, decisões tão simples como quanto pedir, o que devolver ou quanto pagar a cada editora viram adivinhação.

Este artigo explica o que uma livraria deve controlar, como organizar a informação de cada título e por que registrar entradas e saídas todos os dias evita que o negócio perca dinheiro com papel impresso que ninguém vê.

Por que uma livraria precisa de controle de estoque

A margem de um livro é apertada e o capital parado nas prateleiras é alto. Um exemplar que fica meses sem vender não é apenas um problema estético: é dinheiro parado que não gera retorno e ocupa um espaço que um título de melhor giro poderia usar. Quando não se sabe ao certo o que há na loja, acontecem três coisas ao mesmo tempo: pedem-se títulos que já estão no depósito, deixam-se de pedir títulos que vendem bem e acumulam-se devoluções atrasadas porque ninguém percebeu a tempo os exemplares que não saíram.

O controle permite medir o giro de cada título, preparar as temporadas com base em dados e separar com clareza a mercadoria própria da recebida em consignação, que ainda não foi paga e que em algum momento precisará ser devolvida ou liquidada.

Que informação cada título deve ter

No inventário de uma livraria o produto não é "um livro" em geral, mas uma referência precisa: um título específico, de uma editora específica e de uma edição específica. Para controlá-lo, cada referência deve ter no mínimo os seguintes dados:

• Título e autor: a forma natural de identificar o livro na busca e na apresentação ao cliente.
• ISBN: o código único que identifica a edição. Duas edições do mesmo título podem ter ISBNs diferentes e devem ser tratadas como produtos separados.
• Editora: serve para organizar o inventário, preparar pedidos e acertar as contas com cada fornecedor.
• Preço de venda e custo: o preço de capa e quanto cada exemplar custou de fato, porque nem toda mercadoria entra nas mesmas condições.
• Estoque: quantos exemplares estão disponíveis para venda naquele momento.

Esses dados são registrados uma única vez, quando o título entra pela primeira vez no sistema. A partir daí, cada movimento —uma compra, uma venda, uma devolução à editora ou um ajuste de contagem— atualiza o estoque automaticamente e deixa o histórico do que aconteceu com aquele título.

Consignações e devoluções: o fluxo típico da livraria

Uma parte importante dos livros que uma livraria recebe chega em consignação: a editora entrega a mercadoria sem cobrá-la de imediato e a livraria paga apenas pelo que vender, devolvendo o restante depois de um período combinado. Esse modelo, tão confortável para o fluxo de caixa, é também a principal fonte de bagunça quando não é registrado. Na prateleira convivem então dois estoques: os exemplares próprios, já pagos ou faturados, e os exemplares em consignação, que continuam sendo da editora até serem vendidos.

Se a livraria não mantiver a conta exata de quantos exemplares de cada título recebeu em consignação, quantos vendeu e quantos deve devolver, acaba pagando a mais para a editora ou devolvendo de menos, e o erro só é descoberto na liquidação, quando já é difícil corrigir. O mesmo vale para as devoluções por dano: um exemplar estragado descartado sem registro é um custo que ninguém assume nos livros. Registrar cada entrada com sua origem —compra, consignação ou reposição— e cada saída com seu motivo —venda, devolução ou ajuste— permite saber a qualquer momento quanto se deve a cada editora e qual mercadoria está pendente de devolução.

Uma tabela de estoque útil para o dia a dia de uma livraria pode ser assim:

A última linha do exemplo diz tanto quanto as demais: um título esgotado, visível de relance, é o sinal para pedir reposição antes da próxima temporada ou para devolver o saldo pendente da consignação.

A temporada escolar: o pico que põe o registro à prova

Para muitas livrarias, o ano se divide entre a temporada escolar e o resto dos meses. Nas semanas anteriores ao início das aulas, a demanda se concentra nos livros didáticos e nas leituras obrigatórias: os pais chegam com listas de títulos e editoras específicas, e a livraria que não tiver o título exato perde a venda. Essa temporada exige preparação com semanas de antecedência: comparar as listas escolares com o estoque, pedir os faltantes com tempo suficiente e receber a mercadoria antes que o fluxo de clientes não deixe tempo nem para registrar.

O risco típico da temporada é a bagunça: vende-se muito e rápido, e se cada saída não for registrada no momento, em duas semanas o número do sistema não tem nada a ver com o que está nas prateleiras. Terminado o pico, começa a segunda parte do ciclo: devolver às editoras os didáticos que não foram vendidos, dentro dos prazos combinados, para não ficar com mercadoria que perderá a validade até o próximo ano letivo.

A contagem física e os ajustes

Por mais disciplinado que seja o registro diário, o inventário de uma livraria precisa ser confrontado com a realidade periodicamente. A contagem física consiste em percorrer as prateleiras, seção por seção ou categoria por categoria, e comparar os exemplares contados com os que aparecem no sistema. As diferenças aparecem por muitos motivos: um cliente que deixa um livro na prateleira errada, um exemplar emprestado que não voltou, um dano que não foi comunicado ou um erro de digitação numa venda. Quando a contagem encontra uma diferença, ela é corrigida com um ajuste documentado, e essa correção deixa registrado quando e por que o estoque mudou.

Numa livraria com poucos funcionários, a contagem não precisa ser feita de uma vez só: pode ser planejada por zonas —literatura num mês, didáticos noutro, quadrinhos e infantis noutro— de modo que toda a loja fique verificada ao longo do ano sem interromper as vendas.

O registro diário com um programa de estoque

Manter esse controle em cadernos ou planilhas funciona até certo tamanho. Quando a livraria passa de algumas centenas de títulos, as vendas de temporada disparam e as consignações se multiplicam, vale apoiar-se num programa que faça o trabalho repetitivo. O Kardex Tauro é um programa pensado para pequenos negócios: registra as entradas e saídas de mercadoria e mantém o estoque atualizado por produto, de modo que cada título da livraria tem sua própria ficha, com código, grupo e saldo de exemplares.

Ao registrar as compras das editoras, o programa atualiza o custo médio de cada título e, quando uma venda é faturada, o exemplar é baixado do estoque e o movimento de kardex correspondente fica gerado, sem etapas extras para o vendedor. Ele também permite organizar o inventário por grupos —literatura, didáticos, infantis, papelaria— e realizar contagens físicas periódicas por seção, comparando o que foi contado com o que está registrado.

Uma livraria organizada não é a que tem as prateleiras mais cheias, mas a que sabe o que há em cada uma, quanto vale e de quem é. Com um registro diário de entradas e saídas, uma contagem periódica e um programa como o Kardex Tauro mantendo o estoque em dia, o dono da livraria recupera o que há de mais valioso: saber, antes de pedir ou devolver, exatamente com o que conta.