Como controlar o estoque de uma farmácia

Como controlar o estoque de uma farmácia

Uma farmácia não é como os outros negócios de balcão. Cada produto tem uma data limite de validade, as caixas que chegam da distribuidora trazem lotes diferentes e o dinheiro investido nas prateleiras só volta quando a mercadoria gira. Um antibiótico em falta quando chega uma receita é uma venda perdida; um analgésico comprado em excesso que vence no depósito é capital que se evapora. Por isso, saber controlar o estoque de uma farmácia não é um assunto de escritório: é o que decide se o negócio está abastecido, organizado e lucrativo, ou se trabalha no escuro.

Controlar o estoque, na prática, significa manter um registro ordenado de todas as entradas e saídas de mercadoria para poder responder a qualquer momento três perguntas: o que há nas prateleiras, quantas unidades existem de cada produto e de qual lote elas vêm. Quando essas respostas estão em dia, comprar, vender e atender o público se tornam decisões muito mais seguras.

Passo 1: classificar os produtos antes de registrar qualquer coisa

O primeiro passo não é comprar um programa nem imprimir etiquetas, e sim organizar o catálogo. Em uma farmácia convivem dois grupos que se comportam de maneiras diferentes. O primeiro são os medicamentos, que convém identificar pelo princípio ativo e pela concentração antes que pela marca: por exemplo, "paracetamol 500 mg comprimidos" ou "ibuprofeno 400 mg". Se o mesmo princípio ativo é vendido em várias apresentações (comprimidos, xarope, gotas), cada apresentação precisa de sua própria ficha, porque mudam a embalagem, o preço e a velocidade de giro.

O segundo grupo reúne o que não é medicamento: cuidados pessoais, higiene, suplementos, dispositivos e artigos de conveniência. Eles não exigem o mesmo acompanhamento de validade, mas ocupam espaço e capital, então também precisam ficar registrados. Cada produto recebe um código e uma unidade de medida clara (caixa, unidade, blister ou frasco), de modo que uma contagem, uma compra e uma venda sempre se refiram à mesma embalagem. Esse catálogo organizado é a base de tudo o mais.

Passo 2: registrar as compras com lote e data de validade

A maior parte da mercadoria de uma farmácia entra por compras de distribuidoras. Ao receber o pedido, é preciso conferi-lo com a nota fiscal do fornecedor: verificar se chegou tudo o que foi solicitado, se as embalagens estão em bom estado e, no caso dos medicamentos, se o número do lote e a data de validade estão impressos e legíveis. Essa revisão de poucos minutos evita dores de cabeça que ficam caras semanas depois.

O registro da compra deve capturar, além das quantidades e dos preços, o lote e a data de validade de cada medicamento. Esse dado não é um luxo administrativo: é o que depois permite saber qual caixa deve ser despachada primeiro e quantas unidades restam de um lote específico. O Kardex Tauro permite registrar esses dois dados no momento da entrada e agrupa automaticamente o estoque por lote, de modo que a consulta de um produto mostra quantas unidades existem de cada lote e qual vence primeiro.

Registrar a compra também mantém em dia o custo da mercadoria. Quando entra um pedido a um preço diferente do anterior, o custo médio do produto é atualizado com esse novo valor. Assim, a margem vista em cada venda é calculada sobre um custo real e recente, e não sobre o preço pago há três meses.

Passo 3: deixar que a venda baixe o estoque sozinha

A saída natural do estoque é a venda no balcão. Aqui vale a pena o sistema fazer o trabalho pesado: quando uma venda é faturada, a nota de venda baixa as quantidades em estoque e gera o movimento de kardex no mesmo ato. Ninguém precisa subtrair unidades em um caderno nem lembrar de atualizar uma planilha no fim do dia; o estoque fica sincronizado com as vendas reais do negócio, sem depender da memória de quem atende.

Além disso, a venda registrada deixa rastro: se mais tarde aparecer uma diferença, é possível revisar o que foi vendido, para quem e em que momento. O kardex se torna assim o histórico confiável de tudo o que entrou e saiu, e qualquer inconsistência pode ser rastreada até a sua origem.

Passo 4: despachar por lotes com o critério FEFO

Em uma farmácia não basta saber quantas unidades existem: também é preciso saber quais devem ser vendidas primeiro. O critério recomendado para produtos com validade é conhecido como FEFO, do inglês First Expired, First Out, ou seja, o que vence primeiro sai primeiro. Um produto vencido não pode ser vendido nem doado: ele vira perda, então cada unidade despachada a tempo é dinheiro economizado. Por isso, quem atende deve tirar da prateleira a mercadoria mais próxima de vencer e deixar atrás o estoque que tem mais vida pela frente.

Um exemplo com números ajuda a entender o fluxo. A tabela abaixo resume os movimentos de um medicamento ao longo de um trimestre, com dois lotes diferentes na prateleira:

Observe a última linha: para vender 90 unidades, foi despachado primeiro o restante do lote B (20 unidades) e depois 70 do lote A, que vence mais tarde. No final, restam 30 unidades, todas do lote A, e o lote B se esgotou por completo antes de vencer. Para aplicar o FEFO dessa maneira, é preciso ter a validade de cada lote registrada desde a compra e poder vê-la no momento da venda, porque a decisão de qual caixa pegar é tomada em segundos, diante do cliente.

Passo 5: fazer contagens físicas periódicas

Nenhum registro vale se não for confrontado com a realidade das prateleiras. As contagens físicas são o raio-x do negócio: contam-se as unidades que estão na gôndola, no depósito e na geladeira, e compara-se com o estoque registrado no sistema. Em uma farmácia pequena, funciona bem contar por seções: uma semana a de xaropes e pediatria, outra a de analgésicos, outra o depósito; ou fazer um inventário geral a cada três ou seis meses, conforme o volume de vendas.

No Kardex Tauro, o estoque de cada produto é consultado na hora, o que transforma a contagem em um exercício rápido de verificação e não em um jogo de adivinhação. Quando uma contagem aponta diferença, o primeiro passo é investigar antes de ajustar: pode ter ficado uma compra sem registrar, uma venda faturada errado, um despacho trocado ou um furto. A diferença é documentada com a sua causa e o saldo é ajustado, deixando registro para a próxima revisão.

Passo 6: documentar as perdas

Mesmo aplicando bem o FEFO, sempre aparecem medicamentos vencidos, embalagens danificadas ou unidades extraviadas. Essas saídas não correspondem a nenhuma venda e devem ser registradas à parte, com a sua causa: validade vencida, dano, furto ou ajuste de contagem. Documentar a perda não é um castigo: é informação. Se um produto aparece uma vez e outra no relatório de vencidos, a conclusão é simples: está sendo pedido em excesso, e a próxima compra deve ser mais conservadora.

Com esses registros também é possível conversar melhor com o fornecedor: as devoluções de mercadoria próxima de vencer são negociadas melhor quando se tem o dado claro do que foi recebido, quando e em que condições.

Um fluxo simples que se sustenta sozinho

Controlar o estoque de uma farmácia se resume então a um fluxo de cinco momentos: receber a mercadoria e registrar a compra com lote e validade; deixar que a nota de venda baixe o estoque; despachar com o critério FEFO; contar fisicamente com periodicidade; e documentar cada perda com a sua causa.

O Kardex Tauro concentra esse fluxo em uma única ferramenta: registra entradas e saídas, mostra o estoque por produto, baixa o inventário a cada nota de venda, atualiza o custo médio a cada compra e agrupa a mercadoria por lote. É uma forma prática de uma farmácia de bairro, ou de uma pequena rede com pouca equipe, manter o controle sem virar um departamento de contabilidade. O resultado aparece no balcão: menos faltas, menos vencidos e um negócio que sabe, todos os dias, exatamente o que tem.