Como controlar fornecedores e estoques

Como controlar fornecedores e estoques

Para uma pequena empresa, fornecedores e estoque são dois lados do mesmo problema. Uma falta quase nunca começa no depósito, mas em uma compra mal planejada ou em um fornecedor que não cumpriu; um custo excessivo, em uma compra que nunca foi comparada com outras ofertas; e um fornecedor que falha repetidamente acaba custando dinheiro em estoque parado e vendas perdidas. Controlar o estoque, então, começa por controlar os fornecedores: quem são, o que se compra deles, em que condições e se cumprem o que prometem.

Cadastre cada fornecedor corretamente

Todo controle de fornecedores começa por ter cada um bem identificado. No Kardex Tauro, os fornecedores são administrados dentro dos terceiros: a base central onde a empresa guarda as informações de clientes, fornecedores, funcionários e transportadoras. Cada um recebe seu cadastro classificado por tipo, e o sistema conserva o histórico de todas as transações feitas com ele.

O erro mais comum é conviver com fornecedores "fantasma": paga-se por um nome e recebe-se mercadoria por outro, e ninguém lembra o CNPJ correto nem quem atende os pedidos. Esse descuido fica caro ao reclamar uma garantia, devolver mercadoria ou conciliar uma nota fiscal. Regra prática: se um fornecedor não está cadastrado, não se compra dele. Manter a ficha leva um minuto e evita semanas de discussão.

O que a ficha de um fornecedor deve conter

Uma ficha útil não é um formulário preenchido por preencher: é a memória do negócio sobre de quem ele compra. Nela deveria ficar a informação que hoje está apenas na cabeça do dono ou do responsável pelas compras:

• Dados de identificação e contato: razão social, CNPJ, telefone, e-mail, endereço e a pessoa que atende os pedidos.
• Condições de pagamento: se a compra é à vista ou a prazo, com o prazo acordado e os descontos por pagamento antecipado.
• Prazos de entrega: quantos dias o fornecedor leva para despachar cada tipo de produto, para planejar sem ficar sem estoque.
• Produtos comprados dele: com as referências habituais, para cotar mais rápido e comparar melhor.
• Observações: canais de pedido, horários, políticas de troca e acordos especiais.

Essa informação muda com o tempo: por isso a ficha é atualizada a cada negociação e revisada ao menos uma vez por ano.

Avaliar fornecedores com critério, não por costume

Muitas pequenas empresas compram sempre do mesmo fornecedor por inércia, sem perguntar se ele continua sendo a melhor opção. Avaliar não é desconfiar: é comprovar, com dados, que o fornecedor continua sendo vantajoso em preço, qualidade e serviço. O Kardex Tauro apoia essa avaliação de duas maneiras: permite enviar cotações a fornecedores para pedir a vários ao mesmo tempo preços, prazos e condições e comparar as ofertas antes de decidir, e conserva o histórico de cada terceiro para ver quanto se comprou dele.

Os critérios que importam são poucos e vale a pena mantê-los em mente a cada compra:

• Preço: não apenas o valor unitário, mas o custo total com fretes, impostos e embalagens.
• Qualidade: o produto chega em bom estado e atende sempre à mesma especificação.
• Pontualidade: entrega no prazo prometido, porque um atraso vira falta.
• Condições comerciais: prazos de pagamento, descontos e políticas de troca ou garantia.
• Atendimento: rapidez para responder, resolver reclamações e repor mercadoria com defeito.

Um sinal de alerta muito concreto são as devoluções: se um fornecedor gera devoluções repetidas, ele está transferindo o problema dele para o seu estoque. As devoluções a fornecedores ficam registradas e são um indicador valioso para essa avaliação. Diante de um padrão de falhas, o próximo pedido grande deve ir para um fornecedor alternativo.

A ordem de compra: o acordo por escrito

Comprar por telefone ou por mensagem deixa o negócio sem respaldo: não há como provar o que foi combinado. A ordem de compra existe para isso: deixar por escrito o que foi pedido, quanto, a que preço e em que condições. No Kardex Tauro, a compra é formalizada com a ordem de compra, que registra o fornecedor, os produtos com quantidades e valores, e as condições pactuadas; o documento é criado, aprovado e só então impresso e enviado ao fornecedor, com espaço para assinaturas e carimbos.

Essa aprovação é mais importante do que parece em uma empresa pequena: obriga alguém com autoridade a revisar a compra antes de comprometer dinheiro. O fluxo recomendado é simples:

1. Criar a ordem de compra com os produtos, quantidades e preços acordados.
2. Aprovar a ordem para autorizar a compra.
3. Imprimi-la e enviá-la ao fornecedor como documento oficial.
4. Receber a mercadoria contra essa mesma ordem.
5. Registrar o pagamento ou programá-lo dentro das contas a pagar.

Receber contra a ordem: conferir antes de aceitar

O recebimento é onde o controle de fornecedores se conecta diretamente com o estoque. Quando a mercadoria chega, alguém deve conferir contra a ordem de compra que cada produto chegou, na quantidade pedida e em bom estado. O recebimento é feito com o botão "Receber Compra", disponível sobre a ordem aprovada: o sistema mostra os produtos com as quantidades solicitadas e quem recebe confirma quanto chega de cada um, recebendo tudo, parte ou nada.

Ao confirmar, o sistema atualiza as existências, registra os movimentos no kardex e muda a ordem para "recebida"; se o fornecedor entrega em várias remessas, são feitos recebimentos parciais e a ordem fica pendente pelo saldo. A regra de ouro é não registrar a mais: se chegaram 48 unidades e foram pedidas 60, recebem-se 48 e a falta é reclamada. Registrar o que não chegou infla o estoque e descarrega o kardex.

A compra registrada também atualiza o custo

Receber mercadoria não é só somar unidades: é atualizar quanto vale cada uma. Quando uma compra é registrada pelo módulo de compras, o sistema gera o movimento e atualiza automaticamente o custo médio do produto. Assim, o custo usado depois para valorizar a mercadoria vendida reflete o que foi realmente pago na última compra, e o negócio sabe se está ganhando ou perdendo em cada venda.

E se a compra é a prazo, o mesmo registro se reflete nas contas a pagar: o sistema controla as dívidas com os fornecedores e cada conta passa por estados claros enquanto é abatida ou quitada. Saber quanto se deve e a quem, e pagar nas datas acordadas, evita ficar sem mercadoria por dívidas não pagas ou pagar juros de atraso. O controle de compras e o controle do caixa acabam sendo o mesmo controle.

Não depender de um único fornecedor

A dependência de um único fornecedor é um dos riscos mais silenciosos de uma pequena empresa: se ele ficar sem estoque ou aumentar os preços, o negócio fica sem mercadoria da noite para o dia. Convém ter pelo menos duas opções para os produtos-chave: o fornecedor principal, com quem se mantém volume e melhor preço, e um reserva comprovado, para que a primeira compra não aconteça em uma emergência.

Manter o reserva não sai caro se for usado com critério: cotar periodicamente com ambos, dividir alguns pedidos e conservar o histórico permite comparar com dados e negociar melhor. Quando o fornecedor principal sabe que há alternativas, os preços e o atendimento dele tendem a melhorar sozinhos.

Um exemplo prático

Uma loja de ferragens que vende tinta, rolos e acessórios poderia manter uma tabela como esta e atualizá-la depois de cada compra ou recebimento:

Com essa tabela, a decisão de compra deixa de ser um ato de fé: se o fornecedor principal não tiver tinta, sabe-se que o reserva entrega em cinco dias e compra-se com antecedência; se um acumula devoluções, reduz-se a participação dele e testa-se um substituto. Avaliar fornecedores é, no fundo, uma forma de controlar o estoque sem correr atrás de cada falta depois que ela acontece.

Cada falta, custo excessivo ou dívida mal calculada com um fornecedor acaba afetando o estoque e o fluxo de caixa. Por isso o controle não começa na prateleira: começa na ficha do fornecedor, continua na ordem de compra e termina no recebimento conferido. Quem controla seus fornecedores com ordem e registros, controla o estoque quase sem perceber.