Estoque mínimo e máximo: como definir para não ficar nem sem nem afogado em mercadoria

Estoque mínimo e máximo: como definir para não ficar nem sem nem afogado em mercadoria

Todo negócio que vende mercadoria vive entre dois medos: ficar sem produto justo quando o cliente pede, ou ter produto demais parado enquanto o dinheiro fica congelado na prateleira. Quem toca um comércio pequeno conhece bem os dois cenários. O primeiro se resolve comprando mais; o segundo se resolve comprando menos. O problema é que as duas respostas juntas não funcionam, e por isso o negócio precisa de números, não de achismo.

Esses números são o estoque mínimo e o estoque máximo de cada produto. Entre os dois fica uma faixa de trabalho: acima do mínimo você tem folga para vender com tranquilidade enquanto o fornecedor entrega, e abaixo do máximo você não está desperdiçando espaço nem dinheiro. Definir bem os dois não é burocracia: é a decisão que você toma a cada pedido, e é a diferença entre ter caixa disponível ou ter o caixa transformado em caixas empilhadas.

O que significa o estoque mínimo

O estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual você começa a arriscar quebras de estoque. Em palavras simples: é o ponto em que, se você não pedir agora, vai ficar sem mercadoria antes de a próxima compra chegar. Para entender, não precisa de teoria, precisa de um exemplo.

Suponha que você venda umas três garrafas de óleo de cozinha por dia e que o seu fornecedor leve oito dias para entregar um pedido. Enquanto esse pedido viaja, você continua vendendo: em oito dias saem umas 24 garrafas. Se hoje você tem dez garrafas na prateleira, na metade do caminho zera o estoque e passa quatro dias com espaço vazio e cliente perguntando. O mínimo existe exatamente para evitar isso: ele precisa cobrir o consumo dos dias que o fornecedor leva para repor, mais uma pequena margem para o caso de a entrega atrasar ou a venda vir mais forte que o normal.

• Vender abaixo do mínimo significa dizer não para clientes que já estavam na sua porta.
• Também significa compras de emergência em cima da hora, que quase sempre saem mais caras e de um fornecedor diferente do habitual.
• E quando a quebra se repete, o cliente aprende a procurar o produto em outro lugar, e esse hábito não volta com desconto.

O que é o estoque máximo (estoque máximo de segurança da prateleira)

O estoque máximo é o teto: a quantidade que não convém ultrapassar nem quando o fornecedor oferece um bom preço, porque acima dela o produto deixa de trabalhar para você e começa a trabalhar contra você. Cada unidade extra ocupa espaço, e o espaço de um ponto pequeno custa o mesmo cheio ou vazio. Mas o custo mais traiçoeiro não é o metro quadrado: é o dinheiro.

Quando você compra demais, esse dinheiro deixa de estar disponível para o resto: o salário do funcionário, o aluguel, a reposição de um produto que está vendendo rápido ou simplesmente a reserva para um imprevisto. Some a isso o risco físico. Um saco de arroz que umedece, um pote que vence, uma embalagem que estraga depois de meses empilhada: tudo isso é dinheiro que você comprou e nunca vai recuperar. O estoque máximo protege você de si mesmo no momento em que é mais difícil resistir: quando o vendedor liga com uma oferta.

Como calcular: duas regras simples

Você não precisa de um engenheiro de supply chain para começar. Duas regras bastam e, com o tempo, você ajusta com os seus próprios dados.

A primeira regra define o mínimo. Calcule o consumo diário dividindo o que você vendeu do produto no último mês por 30 dias. Multiplique pelos dias que o seu fornecedor leva para entregar e some uma margem de segurança de 15 a 25 por cento, ou o equivalente a alguns dias extras de venda. O resultado é o seu estoque mínimo. A lógica é direta: esse número cobre tudo o que você vai vender enquanto o pedido está a caminho.

A segunda regra define o máximo. Ao estoque mínimo você soma o seu lote habitual de compra: a quantidade que normalmente pede de cada vez, que quase sempre acompanha a embalagem do fornecedor ou a caixa fechada. Se o seu negócio compra pouco e com frequência, também pode usar o consumo de um ou dois meses como referência de máximo. Assim você tem um teto que permite pedir com tranquilidade toda vez que encosta no mínimo, sabendo que o pedido inteiro cabe no seu depósito sem exageros.

1. Levante o consumo real dos últimos três a seis meses, produto por produto. Não invente o número: use as vendas registradas.
2. Meça os dias de entrega reais de cada fornecedor, não os que ele promete. Se promete três e leva seis, trabalhe com seis.
3. Escolha a margem por produto: curta para mercadoria barata que gira rápido, mais folgada para a que demora a repor.
4. Defina o mínimo e o máximo, anote no seu controle de estoque e opere com eles por um mês.
5. Ajuste: nenhum número sai perfeito de primeira, e por isso o passo cinco faz parte do método.

Exemplo com cinco produtos de velocidades diferentes

A melhor forma de enxergar é com números reais de um mercadinho de bairro. Abaixo estão cinco produtos com velocidades de venda bem diferentes, seus prazos de entrega e o mínimo e o máximo que resultam das regras. Repare que o mínimo sempre cobre o consumo durante o prazo de entrega mais uma margem, e o máximo soma o lote habitual de compra.

Por que cada produto pede níveis diferentes

Vamos conferir duas linhas para a tabela não ficar só no papel. O óleo vende 90 garrafas por mês, umas três por dia. Com oito dias de entrega, durante o pedido saem 24 garrafas; o mínimo de 30 soma uma margem de seis, mais ou menos dois dias extras de venda. Como o lote habitual de compra é de 60 garrafas, ao receber o pedido o estoque sobe de 30 para 90, que é exatamente o máximo. O ciclo inteiro fica dentro da faixa.

Agora olhe o molho de tomate: vende menos de uma unidade por dia. Se você aplicasse a mesma receita mental do óleo, poderia achar que dez frascos é até demais, mas o fornecedor dele leva 15 dias. Nesse período saem umas nove unidades, então o mínimo de 12 é apenas o suficiente para chegar ao dia da entrega. Produtos lentos com fornecedores lentos são os que mais escondem quebras, porque o olho diz que tem bastante e a conta diz que não alcança. Por isso vale registrar os níveis e deixar o número mandar.

Não se obceque com decimais nem com arredondamentos perfeitos. Um mínimo de 12 ou de 15 cumpre o mesmo papel se o seu fornecedor for confiável; o importante é a ordem de grandeza e a revisão periódica. Para produtos perecíveis ou de moda passageira, encurte o máximo para o que você vende em poucas semanas, mesmo que o lote do fornecedor seja maior.

Quando o sistema avisa que você encostou no mínimo

Chegar ao estoque mínimo não é notícia ruim: é o sinal de que chegou a hora de pedir. Esse é o ponto exato em que você faz o pedido de reposição com a tranquilidade de que ainda tem mercadoria para vender enquanto ele chega. O problema prático é que, com centenas de itens, ninguém vai contar um por um todas as manhãs.

É aí que entra o registro organizado. Se você leva o estoque num sistema de kardex, como dá para fazer no Kardex Tauro, o programa pode avisar quando um produto encosta no nível mínimo, e você cuida só dos que realmente precisam. O aviso evita dois erros clássicos: comprar em pânico quando a prateleira já está vazia e comprar por impulso quando alguém acha que "está faltando" sem olhar os números.

Quando o aviso chegar, o procedimento é simples: confirme que o consumo continua o esperado, veja se vem uma temporada por perto e peça o lote habitual. Com o máximo bem definido, você já sabe que esse pedido não vai encher o depósito: apenas se aproxima do teto, e o próximo aviso de mínimo vem quando o estoque voltar a cair.

Como o máximo evita as compras em excesso

A compra em excesso quase nunca começa com má intenção. Começa com um vendedor oferecendo 15 por cento de desconto se você levar o dobro, ou com a ideia de que comprar muito de uma vez resolve o problema. O estoque máximo obriga você a fazer uma pergunta incômoda antes de aceitar: quantas semanas de venda essa oferta representa e cabe no meu negócio?

Se o seu máximo de atum é 108 latas e o fornecedor oferece 200 com desconto, o preço por lata cai alguns centavos, mas você paga a diferença em espaço, em caixa e em risco. São 92 latas acima do seu teto, que vão ocupar prateleira por mais de dois meses, e se o consumo cair por qualquer motivo, esse lote vira um problema que ainda foi pago adiantado. A regra prática é simples: o desconto por volume só compensa quando o lote cabe dentro do seu máximo, ou quando você tem certeza de que o giro vai justificar em poucas semanas.

O dinheiro tem uma vida só num negócio pequeno: ou está trabalhando na venda ou está parado. Cada real investido em mercadoria que não gira é um real que não está disponível para pagar a folha, o aluguel ou o próximo pedido do produto que realmente vende. O estoque máximo é a ferramenta que mantém esse equilíbrio, e ele aparece mais no extrato do banco do que na prateleira.

Ponto de pedido, estoque de segurança e estoque mínimo: vizinhos, não gêmeos

É fácil confundir o estoque mínimo com outros dois conceitos de nome parecido, mas vale saber o que é cada um, mesmo que no começo você use os três como um número só.

• O estoque mínimo é a sua regra operacional: o nível abaixo do qual você pede para não ficar sem mercadoria. É o que você usa no dia a dia.
• O ponto de pedido é o nível calculado com mais precisão que dispara a compra quando o estoque desce até ele; em negócios simples ele costuma ficar bem perto do mínimo, e por isso os dois se confundem.
• O estoque de segurança é a margem extra que protege contra a variação: uma semana de venda acima do normal ou uma entrega que atrasa. Ele faz parte do mínimo quando você soma a margem, mas também pode ser tratado como uma camada separada.

Para uma pequena empresa que está começando a organizar os níveis de estoque, não precisa separar os três com cirurgia. Use o mínimo com a margem embutida como seu sinal de compra e, mais adiante, se um produto específico falhar por picos de demanda, acrescente um estoque de segurança extra só para ele e pronto. O importante é não achar que são livremente intercambiáveis: o mínimo com margem já é uma versão prática que junta ponto de pedido e segurança num único número fácil de explicar para quem fica no balcão.

Revise os níveis com as suas vendas reais

Nenhum mínimo ou máximo é eterno. As vendas mudam com a temporada, os fornecedores mudam de prazo e os produtos mudam de posição no catálogo. Um nível que estava perfeito em janeiro pode estar fora da realidade em março, quando o consumo de arroz sobe ou o fornecedor passa a demorar três dias a mais. Por isso a regra de ouro é revisar os níveis a cada um ou três meses, e sempre depois de uma mudança grande: produto novo, fornecedor diferente ou alta temporada.

A revisão é trabalho de dados, não de memória. Com um kardex em dia, como o que se mantém no Kardex Tauro, você compara em minutos o consumo real dos últimos meses com os níveis que definiu e ajusta os números que fugiram da meta. Sem registro confiável, a revisão vira opinião; com registro, vira uma decisão de uma tarde por mês que evita quebras e excessos durante o resto do ano.

Comece simples: defina mínimo e máximo para os seus vinte produtos mais importantes, opere por um mês e corrija. Você não busca perfeição matemática, busca não ficar sem mercadoria quando o cliente chega e não ficar afogado em estoque quando o fornecedor liga. Com esses dois números bem colocados, a compra deixa de ser adivinhação e passa a ser um procedimento que qualquer pessoa encarregada da loja consegue seguir.