Ordem de compra: o que é, quais partes tem e como fazer direito

Ordem de compra: o que é, quais partes tem e como fazer direito

Poucas cenas são mais desconfortáveis numa pequena empresa do que esta: você pediu mercadoria por telefone ou WhatsApp, o fornecedor despachou, e quando a nota chega os preços não são os que você combinou. Ou pior: chegam 80 unidades quando você pediu 120, e o valor cobrado é o das 120. Sem um documento escrito no meio, a discussão vira a sua palavra contra a do vendedor, e quem normalmente ganha é quem está com a nota na mão.

A ordem de compra, também chamada de OC, é a ferramenta que evita esse cenário. É um documento tão simples que parece não merecer um artigo inteiro, e mesmo assim é a peça que sustenta todo o ciclo de compras de empresas que compram bem. Neste artigo eu explico o que é exatamente uma ordem de compra, por que vale a pena emitir uma mesmo com fornecedores de confiança, quais partes ela deve ter, como é um modelo bem feito, qual é o fluxo correto desde o pedido até o pagamento e o que fazer quando a mercadoria chega diferente do combinado. No final, deixo critérios para você decidir se uma ordem simples basta ou se o seu negócio já precisa de um controle formal de compras.

O que é uma ordem de compra e o que ela não é

Uma ordem de compra é o pedido formal e por escrito que você faz a um fornecedor para que ele entregue mercadorias ou serviços em condições concretas: quais itens, em quais quantidades, a que preço, para quando e com quais condições de pagamento. Quando o fornecedor aceita, ela vira um compromisso dos dois lados: ele se obriga a entregar o que a ordem diz, e você se obriga a receber e a pagar conforme o combinado.

Para usar bem, é preciso ter claro o que ela não é. Não é a nota fiscal: a nota fiscal é emitida pelo fornecedor, normalmente depois da entrega, e serve para cobrar você. Não é o comprovante de pagamento: pagar é uma etapa separada, que deve acontecer depois de receber e conferir. Também não é o romaneio nem o documento de transporte, que registram o envio. A ordem de compra vive no começo do ciclo: ela é emitida antes de a mercadoria chegar ao seu negócio, e por isso é a referência contra a qual todo o resto é recebido e pago.

Por que você precisa de uma ordem de compra mesmo comprando de quem confia

O argumento mais comum para não fazer ordens de compra é também o mais perigoso: 'compro com esse fornecedor há dez anos e nunca tivemos problema'. A confiança é valiosa, mas não substitui o registro — e não digo isso por desconfiar do seu fornecedor, mas pela forma como pessoas e negócios falham. O vendedor que atende você hoje não é o mesmo que anotou o pedido; preços mudam sem aviso; quantidades se confundem; as correrias de fim de mês geram entregas parciais; e quando algo dá errado, ninguém lembra com precisão o que foi combinado por telefone há três semanas.

A ordem de compra resolve tudo isso antes de o problema começar, porque fixa por escrito, com data e número, o preço, a quantidade, a data de entrega e as condições. Os benefícios são concretos:

• Fixa o preço e as condições ANTES de a mercadoria chegar: se o fornecedor cobrar mais caro na nota, a ordem é a sua evidência.
• É a referência para o recebimento: você sabe exatamente quanto deve chegar e percebe faltas ou sobras na hora.
• É a base para pagar e para reclamar: você só paga o que pediu, recebeu e foi cobrado, e qualquer diferença se resolve com o documento na mão.

Além disso, a ordem de compra organiza as suas compras por dentro: quem pediu, quando foi pedido, quanto deve chegar e o que está pendente. Essa informação vale tanto quanto o próprio papel.

Quais partes uma ordem de compra tem

Uma OC bem feita não precisa de design nem de complicação, mas precisa de certos campos, porque cada um cumpre uma função. As partes essenciais são:

1. Número sequencial: identifica a ordem e permite referenciá-la no recebimento, na nota e no pagamento. Sem número, é só mais um papel.
2. Dados do fornecedor: nome ou razão social, documento fiscal e o contato de quem atende o pedido.
3. Data de emissão: quando você pediu. Parece óbvio, mas é ela que define prazos e reclamações.
4. Data de entrega prometida: para quando você espera a mercadoria. Sem ela, um 'já vai' pode significar qualquer coisa.
5. Condições de pagamento: prazo (à vista, 15, 30 ou 60 dias) e forma de pagamento. É aqui que se evita a surpresa de cobrarem à vista quando o combinado foi 30 dias.
6. Linhas do pedido: cada uma com código, descrição, quantidade, preço unitário e subtotal. É o coração do documento.
7. Impostos e total: o valor que você vai pagar de fato se tudo o que foi combinado for cumprido.
8. Condições de entrega e observações: quem paga o frete, onde entregar, validade da oferta e instruções especiais.

Quando o fornecedor pede para usar o formato dele, tudo bem, mas confira se os campos estão lá. E quando o fornecedor não tem formato, o seu é o que vale.

Modelo de ordem de compra: assim se faz uma boa

Isto é o que você quer ver nas linhas da sua ordem. As quantidades e os preços são de exemplo, na sua moeda local:

Veja como este quadro fica poderoso quando a nota chega: se cobrarem 380.000 sem explicação, a diferença salta aos olhos e você tem uma pergunta concreta para fazer. E se tentarem cobrar uma taxa que nunca foi combinada, a ordem diz o contrário. Esse quadro, aliás, é o mesmo que você usa para receber: confere o que chega contra cada linha, e qualquer diferença fica identificada na hora.

O fluxo correto: ordem, recebimento, nota e pagamento

A ordem de compra não trabalha sozinha; ela trabalha como o primeiro elo de um fluxo. A sequência correta é esta:

1. Você emite e envia a ordem de compra, e o fornecedor aceita.
2. Quando a mercadoria chega, você recebe contra a ordem: confere quantidades, estado e anota diferenças.
3. O fornecedor envia a nota, e você cruza com a ordem e com o que realmente recebeu: os três documentos precisam contar a mesma história.
4. Só então você paga, e paga exatamente o que confere.

Esse fluxo parece burocrático, mas na prática é dinheiro. Quando ele é respeitado, é quase impossível pagar a mais ou receber a menos sem perceber, porque cada etapa deixa um documento que é comparado com o anterior. Quando o fluxo é pulado, começam a aparecer pagamentos em dobro, notas que ninguém sabe se correspondem e estoques que nunca fecham.

Aqui entra também o seu estoque: a mercadoria recebida contra uma ordem de compra deve virar uma entrada de estoque, com as quantidades e o custo real. Se você registrar essa entrada assim que ela chega, o seu controle reflete a realidade, e o próximo ciclo de compras é decidido com dados, e não no achismo. Um sistema como Kardex Tauro permite registrar a entrada da mercadoria e ter o estoque e os custos atualizados na hora, sem reescrever nada à mão.

O que fazer quando a mercadoria não confere com a ordem

Por mais organizado que você seja, de vez em quando vai chegar algo diferente do combinado: unidades a menos, unidades a mais, produtos danificados ou preços alterados. A regra de ouro é nunca receber no escuro: confira contra a ordem antes de assinar ou confirmar qualquer coisa e anote a diferença na hora. Se o entregador está esperando, prefira anotar e receber sob protesto a assinar uma concordância que depois você não possa questionar.

Cada diferença resolvida a tempo é dinheiro que você não perde, e em todas essas conversas a ordem de compra é o seu respaldo: não é a sua palavra contra a do vendedor, é um documento com número, data e assinatura.

Quando uma ordem simples basta e quando você precisa de controle formal

Nem todo negócio precisa do mesmo nível de formalidade. Se você compra pouco, dos mesmos dois ou três fornecedores, e você mesmo recebe e paga tudo, uma ordem simples por escrito — até uma mensagem com número, data, quantidades e preços — pode funcionar, com uma condição: que ela fique guardada e possa ser recuperada. O problema do WhatsApp não é o formato; é que a conversa se perde, se mistura com outras e ninguém consegue conferir no fim do mês.

Você precisa partir para um controle formal de compras, com ordens numeradas e registro de cada etapa, quando começam a aparecer estes sinais:

• Compras com volume ou frequência altos, em que um erro de preço se multiplica por muitas unidades.
• Vários fornecedores ou várias pessoas comprando, e você precisa saber quem pediu o quê, de quem e a que preço.
• Sua contabilidade ou seu estoque exigem conferência: você precisa saber quanto comprou no mês, para quem deve e o que está pendente de recebimento.
• Reclamações e diferenças com fornecedores são frequentes, e você quer resolver em minutos, e não em discussões.

Quando o volume cresce, o controle formal deixa de ser perda de tempo e vira economia, porque a informação já está organizada no momento em que você precisa. Registrar ordens, recebimentos e notas em um mesmo lugar, como o Kardex Tauro permite, faz com que cruzar documentos e acertar contas com fornecedores leve minutos em vez de tardes inteiras.

Para fechar

A ordem de compra é daqueles documentos que parecem burocracia até o dia em que salvam você de um mau negócio. Começar custa quase nada: um modelo com os campos que você viu acima, numeração sequencial e a disciplina de emitir antes de cada pedido, mesmo para o fornecedor mais antigo. Com isso, você já tem preços fixados por escrito, recebimentos que podem ser conferidos e pagamentos feitos com a tranquilidade de saber exatamente o que está pagando e por quê.

Da próxima vez que fizer um pedido, faça com uma ordem de compra. Seu depósito, sua contabilidade e seu bolso vão agradecer.