Recebimento de mercadorias: checklist de 8 pontos para não perder dinheiro ao receber

Recebimento de mercadorias: checklist de 8 pontos para não perder dinheiro ao receber

O recebimento de mercadorias parece a etapa mais simples da operação: o pedido chega, as caixas são descarregadas, você assina e guarda tudo. Na prática é um dos momentos em que o negócio mais perde dinheiro, porque é exatamente ali que o estoque nasce. O que não é conferido naquela meia hora não aparece em uma semana: aparece um mês depois, quando o fornecedor já não atende o telefone e a nota já foi paga.

Este artigo traz um checklist de 8 pontos para receber mercadorias sem deixar brechas: o que ter em mãos antes de abrir a primeira caixa, o que contar, o que conferir e o que assinar. Cada ponto foi pensado para um depósito pequeno ou médio, sem inspetores de qualidade nem equipamentos sofisticados: basta organização, um documento e vinte minutos bem usados.

Por que o recebimento é onde o dinheiro se perde (ou se salva)

Em qualquer negócio que venda produtos físicos, o estoque nasce no recebimento. Antes desse momento, a mercadoria é do fornecedor e está em trânsito; depois da assinatura, ela é sua e entra nas suas contas a pagar. Essa mudança de dono faz do recebimento o único ponto em que você pode recusar, devolver ou descontar algo sem brigar depois. Passado esse momento, qualquer diferença vira uma reclamação: e reclamação demora, é esquecida ou morre quando o fornecedor diz que «saiu daqui assim».

Coloque números em um caso comum. Você recebe 100 unidades de um produto, o transportador entrega 4 caixas e você assina sem abrir nenhuma. Semanas depois, na contagem de estoque, descobre que uma caixa tinha 20 unidades em vez de 25. Nessa altura o fornecedor já faturou as 100, você já pagou e a caixa ficou registrada como recebida em conformidade. Essa diferença de 5 unidades não é paga por ninguém: é paga por você, duas vezes, porque ainda comprou a mais para cobrir uma falta que nunca existiu.

A regra de ouro: primeiro se recebe, depois se paga

Existe uma regra que resume este artigo inteiro: primeiro se recebe, depois se paga. O erro mais caro do negócio não é comprar mal: é assinar sem conferir. A sua assinatura na remessa, na nota ou no documento do transporte tem consequências: ela certifica que você recebeu aquela quantidade, naquele estado e naquele preço. Quando você assina sem olhar, entrega ao fornecedor e ao transportador a prova de que tudo chegou perfeito, mesmo quando não chegou.

Não se trata de desconfiar de todo mundo. Receber bem é grátis; receber mal custa caro. Conferir não ofende ninguém, e um fornecedor sério espera que o cliente conte a mercadoria: é a única forma de os dois lados dormirem tranquilos. O que dói de verdade é o dinheiro perdido por não olhar.

O checklist de 8 pontos para recebimento de mercadorias

Imprima esta tabela, fixe-a na área de recebimento e use-a em cada entrega. São oito pontos, em ordem, e nenhum leva mais do que alguns minutos.

Antes de abrir a primeira caixa: pontos 1 e 2

O ponto 1 é a ordem de compra. Se o pedido chega e você não tem a ordem de compra em mãos, está recebendo às cegas: não tem como saber se mandaram o que você pediu, pelo preço combinado e nas condições acertadas. Deixe o documento por perto, no papel ou no celular, e compare com a nota ou remessa que o fornecedor trouxe. Se os dados não baterem (produto, quantidades, preços), esse é o momento de perguntar, não depois.

O ponto 2 parece óbvio e é o que mais se pula: contar as caixas que descem do veículo. O transportador não conhece o conteúdo do seu pedido: a responsabilidade dele termina nos volumes que entrega. Por isso a contagem de caixas é feita contra o documento de transporte, na frente do motorista, e qualquer falta é anotada nesse documento antes de ele assinar. Se você deixar o transportador ir embora sem a anotação, a reclamação por volumes faltantes fica sem prova.

Aproveite o descarregamento para observar as caixas:

• Caixas reembaladas ou com fita diferente da habitual.
• Caixas com peso estranho ou que fazem barulho ao serem movidas.
• Embalagens amassadas, úmidas ou manchadas.
• Lacres ou selos rompidos no veículo.

Caixa aberta: unidades, estado e validades (pontos 3 a 5)

O ponto 3 é onde a maioria das empresas perde dinheiro sem perceber: abrir e contar unidades contra a ordem de compra, e não contra a remessa do fornecedor. A remessa é escrita por quem vende e pode conter erros a favor dele: quantidades infladas, produtos que você não pediu, preços diferentes. A ordem de compra é o documento que você controla. Se o fornecedor manda 48 unidades e a ordem dizia 50, vale a ordem: a diferença é anotada e reclamada. Se você recebe centenas de unidades e não consegue contar tudo no mesmo dia, priorize: conte sempre 100 por cento do que é caro e do que gira rápido, e não assine o restante como conforme até contar.

O ponto 4 é o estado do que chega. Uma caixa amassada pode esconder produto danificado, e uma embalagem úmida pode estragar da noite para o dia o que estava bom. Separe fisicamente o que veio danificado, úmido ou amassado em uma área à parte, fotografe cada peça afetada junto com o documento de entrega e anote o detalhe. Essa foto e essa anotação são a sua única prova se depois você precisar de reposição ou de um desconto.

O ponto 5 vale para tudo o que vence ou é rastreado por lote: alimentos, bebidas, cosméticos, medicamentos, materiais com prazo de validade. Confira a data de validade de cada lote e registre-a junto com a quantidade recebida: assim você sabe o que sai primeiro da prateleira e o que deve ser despachado antes. Se o fornecedor manda produto que vence logo, decida no recebimento se aceita com desconto ou devolve; decidir depois é muito mais difícil.

Preços, condições e a assinatura: pontos 6 e 7

O ponto 6 são trinta segundos de aritmética que quase ninguém faz: comparar o preço unitário da nota com o da ordem de compra e conferir descontos, fretes e impostos. Erros de preço raramente acontecem uma vez só: se o fornecedor cobra a mais neste pedido e ninguém percebe, é bem provável que repita nos próximos. Conferir hoje evita reclamar todo mês.

O ponto 7 é a assinatura, e merece toda a sua atenção. Quando tudo confere, assine normalmente. Quando não confere, você tem duas opções: não assinar e reter a mercadoria enquanto se resolve, ou assinar anotando a ocorrência no próprio documento. A segunda é a prática comum e válida: escreva «recebi 45 de 50 unidades» ou «faltam 2 caixas» ao lado da assinatura e peça uma cópia assinada ou carimbada. Nunca assine «conforme» e guarde a reclamação só na memória: memória não é prova.

A entrada no estoque: ponto 8, o mais rentável

O ponto 8 é o que transforma o recebimento em estoque. Enquanto a mercadoria recebida não estiver registrada, o seu estoque diz uma coisa e a realidade diz outra: o sistema mostra menos unidades do que você tem, você compra a mais para cobrir uma falta que não existe e vende com números errados. Registrar a entrada no mesmo dia, com as quantidades reais já conferidas e o seu custo, faz o estoque não mentir: as contagens batem, as compras são planejadas sobre dados verdadeiros e o custo da mercadoria vendida é calculado certo. Registrar a entrada assim que a conferência termina evita que o estoque minta, e fazer isso dentro de um sistema de kardex como o Kardex Tauro deixa a rastreabilidade pronta: quem recebeu, em que dia, a que custo e contra qual pedido.

Se você recebe mercadoria todos os dias, transforme em rotina: a entrada é registrada no mesmo dia, ou o responsável explica por que não foi. Uma hora de recebimento descuidado se paga com dias de conciliação depois.

O que fazer com as ocorrências: faltas, sobras e danos

Uma entrega que chega perfeita é o desejável, mas não é o normal. Faltam caixas, sobram unidades, chega produto danificado; a diferença entre perder dinheiro e não perder está no procedimento, não na sorte. Diante de qualquer ocorrência, a ordem é sempre a mesma: anota, notifica e combina a solução.

Os prazos importam. Notifique a ocorrência por escrito nas primeiras 24 a 48 horas: muitos fornecedores têm janelas de reclamação que, se deixadas passar, deixam você sem direito nenhum. Na mensagem vão a data, o número do pedido, o detalhe da diferença e a foto, se houver. Depois, combine a saída: reposição da mercadoria, nota de crédito ou desconto na próxima nota. E não pague a mais: pague o que você recebeu em conformidade e deixe documentado o saldo em discussão.

Vamos resumir. O recebimento é o único momento do ciclo de compras em que você consegue corrigir sem brigar. Com oito pontos (documentos em mãos, volumes contados, unidades conferidas contra o pedido, estado verificado, validades anotadas, preços comparados, assinatura com ocorrências e entrada no mesmo dia) o momento de receber deixa de ser loteria e vira procedimento. No dia em que você registrar no seu kardex uma entrada conferida, vai dormir sabendo que o que o seu estoque diz é verdade; ferramentas como o Kardex Tauro foram feitas para que essa entrada fique registrada na hora, com cada número verificado. Receber bem não custa nada; receber mal custa caro. Escolha de que lado dessa conta você quer ficar.