Estoque para minimercado ou mercearia de bairro: controle simples

Estoque para minimercado ou mercearia de bairro: controle simples

Cuidar de um minimercado ou de uma mercearia de bairro não é a mesma coisa que administrar um supermercado grande, mas tem uma dificuldade da qual poucos falam: o sortimento cresce toda semana, as vendas são muitas e de valor baixo, e quase todo o controle mora na cabeça do dono. Quando a loja começa, com trinta ou quarenta produtos, a memória dá conta. Sabe-se quanto arroz sobrou, quantos refrigerantes estão na geladeira e qual caixa de leite está perto de vencer. Mas quando o sortimento passa de cento e cinquenta ou duzentos itens, o controle mental começa a falhar: acaba o que achávamos que tínhamos, sobra o que achávamos que tinha saído, e a falta do dia não aparece em lugar nenhum.

A boa notícia é que controlar o estoque de uma mercearia de bairro não exige virar contador nem preencher planilhas intermináveis. Exige cinco regras simples, aplicadas com constância. Este artigo explica cada uma delas, com a rotina diária, semanal e mensal de um dono de mercearia de verdade, para que o controle tome poucos minutos por dia e evite prejuízos dos quais quase ninguém fala.

Por que a mercearia de bairro perde dinheiro sem perceber

Antes de falar de métodos, vale olhar de frente os problemas típicos do minimercado. O primeiro é o sortimento: centenas de itens pequenos, de preço baixo mas de muita rotatividade: pão, leite, refrigerante, bolachas, cigarros, produtos de limpeza. Cada um parece insignificante, mas juntos representam a maior parte do dinheiro e do espaço. Com preços tão baixos, basta que alguns se percam para o lucro do dia desaparecer.

O segundo problema é a validade. Numa mercearia de bairro convivem alimentos com prazo curto: laticínios, sucos, embutidos, pão de forma. Uma única caixa de leite vencida deixada na prateleira não é só dinheiro perdido: é uma imagem péssima para o cliente que a vê ou, pior, que a compra por engano. O terceiro problema é o dinheiro vivo. No minimercado, o dinheiro das vendas se mistura com o gasto da casa, a compra do mês da família e o troco da geladeira, e no fim do dia ninguém sabe quanto vendeu de verdade.

O quarto problema são os fornecedores que deixam mercadoria fiada ou na conta: o entregador deixa os produtos, anota no caderno dele e volta para cobrar em poucos dias. É prática normal, mas se o dono não registrar essa entrada no mesmo dia, perde a conta do que deve e do que recebeu. E o quinto problema é o mais silencioso: a família. O dono pega um produto da prateleira, um filho toma um refrigerante, um doce é dado de presente a um vizinho, e nada disso é anotado. Não é maldade: é falta de regras. No fim do mês, o estoque não bate e ninguém sabe explicar por quê.

Regra 1: tudo o que entra é registrado no mesmo dia

A primeira regra é a mais importante e a mais simples: tudo o que entra na loja é anotado no dia em que entra, sem exceção. Não importa se foi uma compra à vista no atacado, um pedido que será pago em quinze dias ou a mercadoria fiada que o entregador de refrigerante deixou. Se entrou, registra-se: qual produto, quantas unidades e a que preço.

Isso parece óbvio, mas na prática é a primeira coisa que se abandona. O entregador chega na hora do almoço, quando a loja está cheia; o dono recebe a mercadoria na correria, arruma na prateleira e jura que vai anotar amanhã. Amanhã chegam outras três entregas e a nota do entregador fica perdida. Semanas depois, quando o entregador volta para cobrar, começam as discussões sobre quantas caixas eram e qual preço foi combinado. Registrar no mesmo dia, logo ao receber, evita esse tipo de discussão e dá razão ao dono quando ele a tem.

Para isso não é preciso um sistema elegante: um caderno de entradas, uma planilha ou o celular bastam. O importante é a constância e que a anotação tenha a data, porque o preço de compra muda de uma entrega para outra e é esse dado que permite calcular o lucro real mais adiante.

Regra 2: as saídas grandes também são anotadas

A segunda regra é irmã da primeira e quase ninguém a cumpre: as saídas que não são venda também são registradas. As principais são três. Devoluções ao fornecedor: produto que chegou danificado, amassado ou perto de vencer e volta; se não for anotado, o estoque diz que ele ainda está no depósito e o fornecedor diz que já o recolheu. Consumo da família: o que é tirado, comido ou usado da loja para a casa deve ser anotado, mesmo que a preço de custo, porque senão esse consumo aparece como falta e como prejuízo. E as perdas: produto vencido ou danificado que sai da prateleira.

Sobre as perdas vale ser direto: o produto vencido não fica na prateleira nem é consertado com uma nova data escrita à mão. Ele é retirado no mesmo dia em que é encontrado e a perda é anotada. Anotar dói, mas essa dor é o que obriga a comprar melhor, a girar melhor o estoque e a não pedir demais. Uma loja que nunca registra uma perda não é uma loja perfeita: é uma loja que não sabe quanto perde.

Regra 3: a geladeira e os laticínios são conferidos todo dia com FEFO

A geladeira é o coração do minimercado: refrigerantes, cervejas, laticínios, sucos e produtos frios concentram boa parte das vendas diárias e, ao mesmo tempo, os vencimentos mais urgentes. A regra para a geladeira se chama FEFO, pela sigla em inglês: o que vence primeiro sai primeiro. Na prática: cada vez que chega mercadoria nova, ela vai para trás, e o que já estava passa para a frente. Assim o cliente pega sempre o item mais antigo e o produto não envelhece escondido contra a parede do fundo.

A conferência da geladeira é diária e leva dois minutos. Olha-se a primeira fileira de cada produto, retira-se o que está perto de vencer nos próximos dias e coloca-se onde venda primeiro: na prateleira de ofertas, na cesta perto do caixa ou, se estiver muito próximo da data, decide-se se vai ser consumido, liquidado ou descartado e anotado. Os laticínios exigem cuidado especial porque o prazo é curto e o cliente confere antes de comprar: um leite vencido na geladeira pode custar a venda do corredor inteiro.

Regra 4: contagem semanal do que mais vende e contagem geral mensal

Nenhum dono de mercearia precisa contar a loja inteira toda semana. O que faz sentido é uma contagem semanal rápida dos vinte itens que mais vendem: em quase qualquer minimercado, um punhado pequeno de produtos, como pão, leite, refrigerante, cigarros, ovos ou café, explica a maior parte das vendas do dia. Se esses vinte estão controlados, a loja respira. A contagem é simples: confere-se quanto sobrou de cada um, anota-se e compara-se com o que diz o registro. Dez minutos num dia fixo da semana bastam.

Uma vez por mês, faz-se a contagem geral do depósito, de preferência no mesmo dia do inventário físico. É a única forma de descobrir as faltas silenciosas: o doce que foi dado, o pacote que se danificou, a caixa que o entregador disse que trouxe e nunca chegou. A contagem mensal é também o momento de ajustar o registro à realidade e de perguntar, com números na mão, o que está sendo pedido demais e o que falta permanentemente.

Regra 5: conferência diária do caixa

A quinta regra é a que mais dá tranquilidade e a menos praticada: conferir o caixa todos os dias. No fechamento, somam-se as vendas do dia, conta-se o dinheiro no caixa e compara-se. Se sobrar ou faltar dinheiro, não é o fim do mundo: é informação. A experiência diz que o que não bate quase sempre está em dois lugares: em mercadoria entregue a um cliente que já vai pagar, o famoso fiado, ou em gastos feitos com o dinheiro do caixa e nunca anotados: o cafezinho, a passagem, a compra da casa.

A conferência diária leva cinco minutos e vale a pena fazê-la com o familiar que atende, para que os dois vejam os números e nenhum carregue suspeitas injustas. Quando a falta se repete, a regra de ouro é procurar a causa antes de pagar a diferença do próprio bolso: quase sempre é um procedimento que falta, não uma pessoa desonesta.

A rotina do dono da mercearia, numa tabela

Para que as regras não fiquem só na teoria, esta tabela resume a rotina prática, com o que conferir todos os dias, toda semana e todo mês. Imprimi-la e deixá-la perto do caixa ajuda mais do que qualquer conselho.

Fiado para clientes: por escrito e com limite

O fiado faz parte da vida da mercearia de bairro e proibi-lo de uma hora para outra pode afastar clientes de uma vida inteira. O que dá para fazer é colocar ordem nele. Todo fiado é anotado no mesmo dia, com o nome do cliente, a data e o produto; combina-se um limite por cliente, dito em voz alta, e a cobrança segue método: quem deve paga primeiro a dívida mais antiga. Um caderno de fiados é suficiente, embora um registro simples no celular ou no caixa ajude a não perder páginas. Fiado sem anotação não é confiança: é um buraco no caixa que alguém vai ter de pagar.

Por que o controle mental deixa de funcionar

Nenhum dono de mercearia é negligente por confiar na memória: ele é negligente por não se adaptar quando o negócio cresce. Com cinquenta itens, a cabeça dá conta. Com duzentos, é impossível lembrar quantas unidades de cada produto sobraram, qual lote vence primeiro e quanto cada cliente deve. O controle mental não falha por descuido: falha porque o sortimento cresceu mais rápido do que a memória. A prova está nos sintomas clássicos: pedidos repetidos do que há em abundância, prateleiras cheias do que não vende, faltas que nenhum membro da família explica e discussões de caixa no fim do mês.

Sair do controle mental para um controle anotado não é burocracia: é a diferença entre adivinhar e saber. E a mudança começa com uma única decisão: registrar tudo o que entra, registrar as saídas grandes e conferir o caixa toda noite.

Começar sem virar contador

Se esta leitura deixou a sensação de que são muitas coisas, comece por menos: esta semana, anote todas as entradas no mesmo dia e confira o caixa toda noite. Na próxima, acrescente a contagem dos vinte itens principais. Na seguinte, a conferência diária da geladeira. Em um mês você terá a rotina completa funcionando com menos de vinte minutos por dia, sem deixar de atender nenhum cliente.

Quando as anotações no caderno começarem a atrapalhar, um sistema simples de estoque com faturamento, como o Kardex Tauro, faz o registro de entradas, saídas e conferências de forma automática e deixa o tempo livre para o que realmente importa: atender bem as pessoas que entram pela porta. O controle do estoque não precisa virar um segundo emprego. Com regras simples e constância, a mercearia de bairro pode saber, todos os dias, quanto vendeu, quanto ganhou e quanto tem. E isso, para um negócio que vive do dia a dia, vale mais do que qualquer sistema sofisticado.